Kế hoạch tạo là gì?
Kế hoạch tạo là một tính năng nhằm xác định các SOP dự kiến bảo trì theo từng thư mục và quản lý tập trung người phụ trách, thời hạn và tiến độ. Nó tạo ra một danh sách hiển thị "thư mục nào, SOP nào, ai, đến khi nào" và cho phép bạn so sánh các SOP được lên kế hoạch (dự kiến) với những SOP thực sự được công bố (kết quả thực tế).
Trong khi SOP mong muốn (sổ tay ý tưởng) đại diện cho việc thu thập nhu cầu từ dưới lên từ hiện trường, Kế hoạch tạo là bảng để đặt "lịch bảo trì" từ trên xuống trước.
●Màn hình: Bản đồ kế hoạch được mở từ trình đơn bên trái "Kế hoạch tạo" trên bảng điều khiển
Yêu cầu
- Quyền hạn: Người tạo hoặc cao hơn (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo). Trình đơn không được hiển thị cho Người dùng chỉ xem hoặc Khách.
- Gói: Lượt xem "Việc tôi phụ trách" và xem Kế hoạch tạo có sẵn cho tất cả các gói. Các hoạt động quản lý trên Kế hoạch tạo (thêm/liên kết các SOP dự kiến, nhập/xuất Excel, v.v.) có sẵn cho gói Pro trở lên.
- Vị trí: Mở từ trình đơn bên trái của bảng điều khiển: [Quản lý] → [Kế hoạch tạo]
Hai lượt xem
Kế hoạch tạo có hai lượt xem: "Bản đồ kế hoạch" và "Việc tôi phụ trách", mà bạn có thể chuyển đổi bằng cách sử dụng nút chuyển đổi ở đầu trang. Lượt xem mặc định thay đổi theo vai trò—quản trị viên thấy "Bản đồ kế hoạch" và những người tạo thấy "Việc tôi phụ trách". Đầu trang hiển thị các số liệu tiến độ: số lượng các mục dự kiến, hoàn thành, đang tạo, chưa bắt đầu, quá hạn và tỷ lệ hoàn thành.
Bản đồ kế hoạch
Một bản đồ canvas tập trung vào các thư mục hiển thị toàn bộ trạng thái bảo trì của toàn bộ nhóm. Dưới mỗi thư mục, nó hiển thị các SOP dự kiến (dự kiến) và, khi cần thiết, các SOP hiện có (kết quả thực tế).
- Kéo để di chuyển: Bạn có thể gán lại các thẻ kế hoạch cho các thư mục khác
- Phóng to và di chuyển: Sử dụng các điều khiển ở góc dưới cùng bên phải của canvas để phóng to/thu nhỏ và căn giữa
- Thu gọn tiêu đề: Sử dụng ▼ ở góc trên cùng bên trái để thu gọn tiêu đề, KPI và trình đơn trên cùng để tối đa hóa diện tích làm việc
Việc tôi phụ trách
Lượt xem danh sách chỉ hiển thị các SOP dự kiến nơi bạn được gán làm người chịu trách nhiệm. Bạn có thể xem trạng thái, tên SOP, trạng thái tạo, thư mục lưu trữ, thời hạn và ghi chú trong các cột. Những người được gán sử dụng màn hình này để tạo SOP và cập nhật trạng thái của họ.
●Màn hình: "Bản đồ kế hoạch / Việc tôi phụ trách" chuyển đổi ở đầu trang
Các bước
1. Tạo thư mục
Từ trình đơn tác vụ (⋮) bên cạnh "Trang chủ" ở góc trên cùng bên trái của bản đồ kế hoạch, chọn "Tạo thư mục", nhập tên thư mục và tạo nó. Thư mục được tạo được chia sẻ với các thư mục trong danh sách SOP. Từ trình đơn tác vụ (⋮) của một thư mục hiện có, bạn cũng có thể tạo thư mục con, đổi tên thư mục, di chuyển, đặt giới hạn truy cập và xóa.
2. Lên kế hoạch SOP
Từ trình đơn tác vụ (⋮) của thư mục nơi bạn muốn thêm kế hoạch, chọn "Lên kế hoạch SOP", nhập tên của SOP được tạo và chọn "Thêm". SOP dự kiến được thêm được hiển thị với trạng thái "Chưa bắt đầu". Khi đăng ký nhiều mục cùng một lúc, sử dụng "Thêm từ Excel" trong thanh công cụ ở đầu bản đồ kế hoạch (xem bên dưới).
●Màn hình: Hộp thoại nhập cho "Lên kế hoạch SOP"
3. Đặt người chịu trách nhiệm và thời hạn
Nhấp vào thẻ SOP dự kiến (trên bản đồ kế hoạch) hoặc hàng (trong Việc tôi phụ trách) để mở bảng điều khiển và đặt người chịu trách nhiệm và thời hạn. Người chịu trách nhiệm chỉ có thể được gán cho các thành viên có Người tạo hoặc cao hơn (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo). Khi một người chịu trách nhiệm được gán và khi thời hạn được đặt hoặc thay đổi, người được gán sẽ nhận được thông báo qua email. Các mục vượt quá thời hạn mà không hoàn thành được tính là "Quá hạn".
●Màn hình: Bảng điều khiển để đặt người chịu trách nhiệm và thời hạn
4. Tạo SOP và liên kết nó
Những người được gán có thể chọn "Tạo SOP" từ hàng của họ trong lượt xem "Việc tôi phụ trách" để tạo một SOP mới. Nếu thư mục lưu trữ không được đặt, trước tiên hãy chọn một thư mục. Bản nháp được tạo được liên kết tự động với SOP dự kiến đó và trạng thái thay đổi thành "Đang tạo". Từ cột "SOP" trong danh sách, bạn có thể điều hướng để chỉnh sửa bản nháp, kiểm tra trạng thái phê duyệt hoặc xem SOP được công bố.
Những người được gán cũng có thể để lại ghi chú cá nhân trên các SOP dự kiến (mục tiêu tạo, tài liệu tham khảo, ghi chú nghiên cứu, v.v.).
5. Quản lý tiến độ (trạng thái)
Trạng thái của SOP dự kiến tiến qua ba giai đoạn: "Chưa bắt đầu" → "Đang tạo" → "Hoàn thành". Chỉ quản trị viên và người chịu trách nhiệm chính họ mới có thể tiến bộ trạng thái. Khi một SOP được công bố, SOP dự kiến được liên kết tự động trở thành "Hoàn thành". Để đặt trạng thái thành "Hoàn thành" theo cách thủ công, hãy chọn và liên kết SOP thực tế tương ứng với SOP dự kiến đó.
6. Liên kết với các SOP hiện có (tùy chọn)
Bạn cũng có thể coi các SOP đã được công bố làm kết quả cho các SOP dự kiến. Khi bạn bật "Hiển thị cả SOP hiện có" ở đầu bản đồ kế hoạch, các SOP được công bố được hiển thị dưới thư mục. Từ nút liên kết của SOP hiện có, hãy chọn SOP dự kiến chưa được liên kết trong thư mục đó để liên kết nó. SOP dự kiến sau đó trở thành "Hoàn thành".
Thêm hoặc cập nhật hàng loạt từ Excel
Từ thanh công cụ [Thêm từ Excel] ở đầu bản đồ kế hoạch, bạn có thể đăng ký nhiều SOP dự kiến cùng một lúc theo cùng định dạng với xuất Excel từ danh sách SOP hiện có (với loại / đường dẫn thư mục / tiêu đề, và tùy chọn người chịu trách nhiệm / thời hạn).
- Nhấp [Thêm từ Excel] trong thanh công cụ
- Nhấp [Mẫu Excel] ở góc trên cùng bên phải để tải xuống mẫu, hoặc dán dữ liệu được phân tách bằng tab trực tiếp trong khu vực dán
- Kéo và thả tệp, hoặc dán nội dung
- Kiểm tra bản xem trước khác biệt (thêm / cập nhật / bỏ qua / lỗi) để xác minh nội dung
- Nếu mọi thứ trông ổn, nhấp [Đăng ký N mục] để xác nhận
-
Đường dẫn thư mục sử dụng định dạng được phân tách bằng dấu gạch chéo như
root/parent/child. Các thư mục không tồn tại sẽ được tạo tự động - Người chịu trách nhiệm được so khớp theo địa chỉ email (tên cũng hoạt động, nhưng email được khuyên dùng để tránh sự mơ hồ)
- Nếu SOP có cùng thư mục và tiêu đề đã tồn tại, chỉ các trường người chịu trách nhiệm và thời hạn được cập nhật (không cập nhật nếu không có khác biệt)
- Các hàng có loại "Thư mục" tạo thư mục đến đường dẫn đó (các thư mục hiện có bị bỏ qua)
Xuất trạng thái bảo trì sang Excel
- Xuất Excel đầy đủ (Pro+): Từ [Xuất ra Excel] ở cuối bên phải của tiêu đề tiến độ trên bản đồ kế hoạch, bạn có thể xuất một danh sách hoàn chỉnh theo cấu trúc thư mục
- Xuất Excel Việc tôi phụ trách (tất cả các gói): Từ [Xuất ra Excel] ở góc trên cùng bên phải của lượt xem Việc tôi phụ trách, bạn có thể xuất danh sách được làm phẳng các mục được gán cho bạn
Nâng cấp từ "SOP mong muốn" lên Kế hoạch tạo
Các yêu cầu được thu thập trong "SOP mong muốn" (sổ tay ý tưởng) được quyết định sẽ được tạo có thể được nâng cấp lên Kế hoạch tạo, nơi chúng có thể được theo dõi với trách nhiệm được gán và thời hạn. Các SOP dự kiến được nâng cấp hiển thị chỉ báo "Từ đề xuất Muốn có" và khi bạn tiến bộ trạng thái trong Kế hoạch tạo, nó cũng phản ánh trên bảng SOP mong muốn. Khi hoàn thành, các thông báo được gửi đến tác giả gốc và tất cả những người đã nhấn "muốn có".
Nhắc nhở thời hạn (email tự động)
Khi thời hạn cho SOP dự kiến gần đến hoặc trôi qua, người được gán sẽ tự động nhận được email.
- 3 ngày trước / 1 ngày trước / quá hạn (gửi một lần khi quá hạn)
- Được gửi hàng ngày lúc 08:00 (JST)
- Khi thời hạn được thay đổi, các nhắc nhở được gửi lại với thời hạn mới (bảo vệ trùng lặp được đặt lại)
- Các SOP dự kiến có trạng thái "Hoàn thành" bị loại khỏi nhắc nhở
Các câu hỏi thường gặp
Q. Tôi có thể thêm các SOP dự kiến trên bất kỳ gói nào không?
A. Lượt xem "Việc tôi phụ trách" và xem Kế hoạch tạo có sẵn trên tất cả các gói. Tuy nhiên, các hoạt động để thêm/liên kết các SOP với kế hoạch và nhập/xuất với Excel có sẵn cho gói Pro trở lên.
Q. Tôi có thể kết hợp "SOP mong muốn" được thu thập từ hiện trường vào kế hoạch không?
A. Có, bạn có thể. Các mục được kết hợp hiển thị chỉ báo "Từ đề xuất Muốn có" và khi bạn tiến bộ trạng thái trong Kế hoạch tạo, nó cũng phản ánh trên bảng SOP mong muốn.
Q. Những người khác ngoài người được gán có thể thay đổi trạng thái không?
A. Chỉ quản trị viên và người chịu trách nhiệm chính họ mới có thể tiến bộ trạng thái.