Khi sử dụng Dive trong hoạt động nhiều phòng ban, việc cấu hình "những SOP nào có thể được xem bởi những người ở từng phòng ban" là rất quan trọng. Trang này cung cấp hướng dẫn về cách thực hiện cấu hình này.
Quy trình Thiết lập Ban đầu
- Áp dụng cấu trúc tổ chức (được thực hiện bởi Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm)
- Tạo Thư mục cho công ty, nhiều phòng ban và sử dụng từng phòng ban
Áp dụng Cấu trúc Tổ chức
Những SOP mà người dùng có thể truy cập phụ thuộc vào cài đặt Giới hạn truy cập của Thư mục nơi SOP được lưu trữ. Giới hạn truy cập này áp dụng như sau: "Những người dùng thuộc về Nhóm được cấu hình có thể truy cập nó".
Tại đây là tài liệu tham khảo cho cấu hình của bạn. Như một quy trình cấu hình hiệu quả, chúng tôi khuyến nghị như sau:
Số lượng Nhóm được tạo và các cấp của các nhóm con khác nhau tùy theo Gói. Các Gói Free và Lite không thể tạo Nhóm. Để biết chi tiết, hãy tham khảo Quản lý Nhiều Công ty và Nhà máy (Các tác vụ Thường xuyên của Quản trị viên và Thiết kế Quyền).
- Trước tiên, xác định cấu trúc tổ chức trong Dive
- Sau đó, Áp dụng hàng loạt Nhóm trực thuộc cho từng người dùng thông qua nhập Excel
Tạo Thư mục cho Công ty, Nhiều Phòng ban và Sử dụng Từng Phòng ban
Áp dụng Giới hạn truy cập cho mỗi Thư mục. Các Thư mục có thể được cấu trúc trong một hệ thống phân cấp. Mẹo là cấu hình chúng theo quy trình sau:
- Người dùng Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm trước tiên Tạo các Thư mục cấp cao nhất dựa trên cấu trúc tổ chức (ví dụ: cho Bộ phận Kinh doanh XXX).
- Cấu hình Giới hạn truy cập cho mỗi Thư mục được tạo. Để biết chính xác phương pháp cấu hình, hãy tham khảo tại đây.
- Sau đó, Quản trị viên Nhóm Tạo các Thư mục cấp thấp hơn dựa trên cấu trúc tổ chức hoặc mục đích.
* Trong một số trường hợp, người dùng Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm cũng có thể thực hiện bước này. -
Người dùng Chủ sở hữu hoặc Quản trị viên Nhóm Tạo một Thư mục dành cho công ty ở cấp cao nhất. Không áp dụng cài đặt Giới hạn truy cập cho Thư mục này.
Lưu ý: Khi Giới hạn truy cập được đặt trên cả Thư mục cha và con, chỉ những người dùng thuộc cả hai Nhóm mới có thể truy cập. Nếu bạn chỉ định một chi nhánh ở cấp cha và một phần tại cấp con, những người dùng thuộc về phần đó nhưng không nằm trong Nhóm chi nhánh không thể xem nó. Áp dụng các hạn chế chỉ ở các cấp cần thiết.
Ghi chú cho Hoạt động
Chính sách Tạo đến Phát hành SOP
Khi Tạo và Phát hành một SOP, bạn cần chỉ định một Thư mục để lưu trữ nó. Các Thư mục có sẵn để lưu trữ được giới hạn ở những cái mà người dùng tạo có thể truy cập. Với cấu hình ở trên, bạn có thể khuyến khích lưu trữ Thư mục thích hợp.
* Lưu ý: Vì Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể truy cập tất cả các Thư mục, vui lòng lưu ý điều này khi họ cũng Tạo SOP.
Hoạt động Trong Sửa đổi
Sau khi Phát hành, những người dùng khác ngoài người tạo ban đầu cũng có thể Sửa đổi SOP nếu họ có thể truy cập nó (có nghĩa là họ có thể truy cập Thư mục). Tuy nhiên, nếu "Nhóm cũng có thể chỉnh sửa" được chỉ định trong Giới hạn truy cập Thư mục, chỉ Quản trị viên Nhóm và những người dùng được tạo trong Nhóm đó mới có thể Sửa đổi (Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm luôn có thể Sửa đổi). Khi người tạo thay đổi, hoạt động liên tục có thể thực hiện được nếu người dùng mới được cấu hình thích hợp trong cài đặt Nhóm.
Lưu ý: Ngay cả khi người tạo mới không có Video đối tượng nào trong Tư liệu, họ có thể truy cập Tư liệu sẽ được Tải lên từ Sửa đổi.