"Tìm bản sửa đổi" giúp bạn xác định các SOP bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong tên bộ phận, mã bộ phận, tên vật liệu, tên dụng cụ, số tài liệu, v.v. Bạn yêu cầu sửa đổi bằng cách giao chúng cho nhân viên và đặt hạn chót. Mở tính năng này từ "Kế hoạch tạo" trong menu bên. Bạn có thể tìm kiếm với bất kỳ gói nào, nhưng giao các bản sửa đổi cho nhân viên yêu cầu Pro hoặc cao hơn.
Tìm kiếm bằng cách nhập các từ
- Mở "Kế hoạch tạo" trong menu bên và chọn tab "Tìm bản sửa đổi"
- Nhập những gì đã thay đổi (mã bộ phận, tên bộ phận, tên vật liệu, tên dụng cụ, số tài liệu, v.v.). Nếu có nhiều mục, hãy tách chúng bằng dấu ngắt dòng hoặc dấu phẩy
- Nhấp vào "Tìm"
Cách đọc kết quả
Kết quả hiển thị "Cách khớp".
- Vật dụng sử dụng / Số tài liệu … Khớp với các giá trị của vật dụng sử dụng hoặc số tài liệu được đăng ký trong SOP. Những mục này xuất hiện ở đầu danh sách
- Nội dung bài viết … Các từ xuất hiện trong nội dung của bước. Các số bước khớp cũng được hiển thị
Bạn có thể sử dụng các bộ lọc giống như trên màn hình tìm kiếm SOP. Các bộ lọc được áp dụng sau khi kết quả tìm kiếm được hiển thị, vì vậy thay đổi điều kiện bộ lọc không yêu cầu tìm kiếm mới.
Nếu bạn không tìm thấy những gì đang tìm, hãy kiểm tra sự khác biệt trong cách đặt tên của các mục (ví dụ: "bu lông lục giác" so với "bu lông"). Sẽ hữu ích nếu thử các từ ngắn hơn hoặc các cách diễn đạt khác.
Yêu cầu sửa đổi
- Đánh dấu SOP đích trong danh sách
- Nhấp vào "Gửi yêu cầu"
- Nhập chi tiết sửa đổi (sửa cái gì và sửa thế nào), người phụ trách, hạn chót và lý do sửa đổi. Người phụ trách là bắt buộc
- Nhấp vào "Gửi yêu cầu"
- Yêu cầu xuất hiện trong "Việc tôi phụ trách" của nhân viên được giao
- Khi SOP đích được xuất bản, yêu cầu được tự động đánh dấu là hoàn thành
- SOP đích và vị trí khớp được tự động ghi lại cho mỗi yêu cầu
- Khi hạn chót gần đến, một email nhắc nhở được gửi đến nhân viên được giao
Về lý do sửa đổi
Lý do sửa đổi bạn chọn ở đây trở thành mặc định khi nhân viên được giao xuất bản SOP. Nếu bạn đã liên kết một quy trình phê duyệt với một lý do sửa đổi, quy trình phê duyệt tương ứng cũng được chọn tự động (điều này ưu tiên hơn mặc định của nhóm). Người nộp bản sửa đổi có thể thay đổi nó nếu cần.
Tìm theo điểm thay đổi: So sánh sổ cái Excel tại hai thời điểm
Nếu bạn có tệp Excel ghi lại các thay đổi — chẳng hạn như nhật ký thay đổi bộ phận hoặc bảng sửa đổi bản vẽ — bạn có thể so sánh hai thời điểm, trích xuất các giá trị đã thay đổi và tìm kiếm trực tiếp với chúng. Thực hiện việc này từ "Tìm theo điểm thay đổi" trên màn hình "Tìm bản sửa đổi".
Đăng ký sổ cái
- Mở "Tìm theo điểm thay đổi" và tạo sổ cái mới
- Tải lên tệp Excel (.xlsx / .xlsm). Bạn cũng có thể chỉ định các tệp trên Teams, SharePoint hoặc OneDrive
Nếu bạn chỉ định tệp Microsoft 365, bạn có thể thêm các điểm thời gian mới bằng cách nhấp vào "Nhập bản mới nhất của tệp gốc". Nếu nội dung không thay đổi, điểm mới không được thêm.
So sánh hai thời điểm
- Chọn hai thời điểm để so sánh
- Các hàng đã thay đổi, được thêm vào hoặc xóa sẽ xuất hiện trong danh sách
- Đánh dấu các ứng cử viên từ tạo từ danh sách đó và tìm kiếm SOP trực tiếp
Cột khóa sổ cái
Đối với mỗi sổ cái, bạn có thể chỉ định một cột khóa (chẳng hạn như số bộ phận) để khớp các hàng chính xác hơn. Nếu bạn không chỉ định cột nào, hệ thống vẫn khớp các hàng dựa trên nội dung của chúng, vì vậy việc thêm một hàng duy nhất không khiến tất cả các hàng tiếp theo được đánh dấu là đã thay đổi.