Đây là tính năng quản lý tập trung các định nghĩa kỹ năng dùng chung trong toàn đội (danh mục, danh mục con, mục kỹ năng và tiêu chí đánh giá), để nhập vào từng nhóm và chia sẻ. Dùng khi bạn muốn thống nhất các định nghĩa kỹ năng vốn thường được tạo rời rạc ở từng nhóm, trên toàn đội.

Việc thêm, chỉnh sửa và lưu Kỹ năng chung của nhóm (danh mục kỹ năng) có thể sử dụng trên gói Enterprise. Trên các gói khác, bạn vẫn có thể mở màn hình và xem nội dung. Để biết cách xử lý khi chuyển sang gói khác ngoài Enterprise, xem mục “Trường hợp chuyển sang gói khác ngoài Enterprise” ở cuối bài viết này. [Tiêu chí đánh giá] và [Đánh giá tự động] trên cùng màn hình có thể cài đặt trên mọi gói có Bản đồ kỹ năng (Core / Pro / Enterprise). Tất cả thao tác chỉnh sửa này chỉ do Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm thực hiện.

Bản đồ kỹ năng (đào tạo), là điểm vào của danh mục kỹ năng, có thể sử dụng trên các gói Core, Pro, Enterprise. Tất cả đều thao tác từ trình duyệt trên PC.

Danh mục kỹ năng là cài đặt theo đội, nên bạn có thể tạo trước ngay cả khi đội chưa tạo nhóm nào (việc nhập vào từng nhóm thực hiện sau khi đã tạo nhóm).

Về danh mục kỹ năng

Danh mục là nơi lưu trữ các định nghĩa kỹ năng chung của đội. Nội dung đăng ký ở đây có thể nhập và dùng từ màn hình chỉnh sửa định nghĩa trên Bản đồ kỹ năng của từng nhóm, bằng [Nhập] → [Từ kỹ năng chung của Nhóm].

Các mục có thể đăng ký trong danh mục gồm:

Cấu trúc phân cấp gồm danh mục, danh mục con và kỹ năng
Mô tả và cấp độ mục tiêu chuẩn của từng kỹ năng
Tiêu chí đánh giá (Lv1 đến Lv4) của từng kỹ năng
Các SOP liên quan đến từng kỹ năng
Khóa học giúp đạt được từng kỹ năng và chứng chỉ chứng minh kỹ năng đó

Ngoài ra, bạn cũng có thể cài đặt riêng tiêu chí đánh giá (Lv1 đến Lv4) chung của đội, áp dụng cho tất cả kỹ năng.

Cách mở trang

Mở [Quản lý đào tạo] → [Đào tạo] ở thanh bên, rồi nhấn nút [Cài đặt chung]. Nút này chỉ hiển thị với Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm. Khi nhấn, “Cài đặt chung của Bản đồ kỹ năng” sẽ mở ngay. Có ba tab: [Kỹ năng chung của nhóm] (danh mục kỹ năng), [Tiêu chí đánh giá] và [Đánh giá tự động].

Chỉnh sửa danh mục

Thêm danh mục, danh mục con và kỹ năng

Trên màn hình chỉnh sửa của tab [Kỹ năng chung của nhóm], hãy xây dựng cấu trúc phân cấp theo cách giống với Bản đồ kỹ năng của nhóm.

Thêm danh mục (ví dụ: An toàn vệ sinh lao động)
Thêm danh mục con trong danh mục (ví dụ: An toàn cơ bản)
Thêm kỹ năng trong danh mục con (ví dụ: Hoạt động 5S)
Với từng kỹ năng, cài đặt mô tả, cấp độ mục tiêu, tiêu chí đánh giá và SOP liên quan nếu cần
Khi chỉnh sửa xong, nhấn [Lưu và đồng bộ]

Khi nhấn [Lưu và đồng bộ], thay đổi sẽ được lưu vào danh mục, đồng thời áp dụng cho tất cả nhóm đang dùng danh mục này (đồng bộ tự động, mô tả bên dưới).

Nhập từ mẫu theo ngành

Nếu không cần định nghĩa kỹ năng từ đầu, bạn có thể dùng mẫu theo ngành để bắt đầu nhanh hơn.

Nhấn [Nhập] → [Từ mẫu theo ngành]
Chọn ngành và phân ngành, rồi chọn mẫu muốn áp dụng
Kiểm tra các kỹ năng sẽ được nhập trong phần xem trước, rồi chọn giữ lại hoặc bỏ mục nào tùy nhu cầu
Thực hiện nhập

Sau khi nhập, bạn vẫn có thể tự do chỉnh sửa để phù hợp với cách diễn đạt trong công ty.

Nhập từ Excel

Bạn cũng có thể nhập trực tiếp bảng quản lý kỹ năng Excel đang dùng.

Nhấn [Nhập] → [Từ Excel]
Chọn tệp Excel
Ở màn hình [Xem trước nhập], kiểm tra số lượng theo từng loại “Thêm”, “Khôi phục”, “Thay thế”, “Bỏ qua” và “Xóa”. (Nếu đã có kỹ năng được đăng ký, bạn có thể chọn cách gộp trong [Thêm vào cái hiện có (bỏ qua trùng tên)] và [Xóa nội dung hiện có và thay thế].)
Thực hiện nhập

Bảng Excel được tự động đọc theo tên cột ở dòng tiêu đề. Cần có cột tương ứng với “Danh mục” và “Kỹ năng”; ngoài ra hệ thống nhận diện “Danh mục con”, “Số người mục tiêu”, “Cấp độ mục tiêu” và “Mô tả”. Thứ tự các cột không quan trọng, cột không được nhận diện sẽ bị bỏ qua. Nếu ô Danh mục hoặc Danh mục con trong một dòng để trống, dòng đó sẽ lấy giá trị của dòng ngay phía trên, nên bảng có ô gộp theo chiều dọc cũng có thể nhập nguyên như vậy.

Hệ thống chấp nhận các cách ghi khác nhau của tên cột. Ví dụ, cột Danh mục cũng được nhận diện khi viết theo biến thể chính tả khác hoặc là “đại phân loại”; cột Danh mục con được nhận diện theo biến thể chính tả khác hoặc là “tiểu phân loại”; cột Kỹ năng được nhận diện là “tên kỹ năng” hoặc “mục”.

Thứ được nhập là định nghĩa kỹ năng (cấu trúc phân cấp, mô tả, cấp độ mục tiêu và số người mục tiêu). Nội dung văn bản của tiêu chí đánh giá (Lv1 đến Lv4) và cấp độ đánh giá của từng thành viên không được nhập từ Excel. Tiêu chí đánh giá được cài đặt theo các bước sau. Cấp độ đánh giá của từng thành viên có thể nhập trực tiếp trên Bản đồ kỹ năng của nhóm, hoặc nhập từ Excel bằng [Nhập cấp độ]. Bạn cũng có thể đọc tệp đã xuất bằng [Xuất ra Excel] trong đó đã điền 1 đến 4 ở các cột thành viên, cũng như bảng năng lực đang dùng hiện tại (bảng có người ở hàng và kỹ năng ở cột). ([Nhập cấp độ] dùng được trên các gói Core, Pro, Enterprise; [Xuất ra Excel] dùng được trên các gói Pro, Enterprise. Chi tiết xem bài Chuyển bảng quản lý năng lực hiện có (Excel) sang Dive).

Việc nhập từ Excel tương tự cũng có thể thực hiện trên màn hình chỉnh sửa định nghĩa của Bản đồ kỹ năng từng nhóm ([Nhập] → [Từ Excel]). Tính năng này dùng được trên mọi gói có Bản đồ kỹ năng.

Cài đặt tiêu chí đánh giá chung của đội

Bạn có thể cài đặt tiêu chí đánh giá Lv1 đến Lv4 áp dụng mặc định cho tất cả kỹ năng, từ tab [Tiêu chí đánh giá].

Mở tab [Tiêu chí đánh giá]
Nhập mô tả cho từng cấp Lv1 đến Lv4
Nhấn [Lưu]

Việc lưu trên tab [Tiêu chí đánh giá] này có thể thực hiện trên các gói có Bản đồ kỹ năng (Core / Pro / Enterprise).

Nếu một kỹ năng chưa được cài đặt tiêu chí đánh giá riêng, nội dung cài đặt ở đây sẽ được dùng làm mặc định. Nếu muốn ghi đè tiêu chí đánh giá cho từng kỹ năng, hãy cài đặt riêng trên màn hình chỉnh sửa của kỹ năng đó.

Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng theo kết quả (đánh giá tự động)

Tại tab [Đánh giá tự động], bạn cài đặt cách cấp độ kỹ năng được cập nhật tự động theo kết quả. Cài đặt này áp dụng cho toàn đội. Mặc định là ON. Tab được chia thành hai phần: “Nâng khi hoàn thành khóa học hoặc đạt chứng chỉ” và “Nâng theo kết quả SOP liên quan”.

Khi nâng cấp độ theo việc hoàn thành khóa học hoặc đạt chứng chỉ, có hai lựa chọn:

Tự động xác định luôn cả cấp độ (mặc định): Bản đồ kỹ năng được cập nhật mà không cần người kiểm tra. Lịch sử thay đổi ghi nhận là đánh giá tự động.
Chỉ lưu hồ sơ đào tạo, còn cấp độ do con người xác định: Chọn mục này khi bạn luôn muốn người thực hiện đánh giá được ghi nhận là một người cụ thể. Việc hoàn thành khóa học hoặc đạt chứng chỉ vẫn được tự động ghi vào hồ sơ đào tạo.

Đánh giá tự động chỉ chạy khi tất cả các điều kiện sau đều được đáp ứng:

Khóa học đã được đặt “Kỹ năng đạt được”, và chứng chỉ đã được đặt “Kỹ năng chứng minh”
Người thuộc đối tượng là thành viên của một nhóm có kỹ năng đó
Người đã đặt kỹ năng đó thành “Ngoài phạm vi” thì không bị thay đổi
Với người có cấp độ kỹ năng đó do con người quyết định sau kết quả đó, cấp độ không đổi và chỉ lưu hồ sơ đào tạo (áp dụng khi đã gán, thay đổi hoặc đưa về trạng thái chưa đánh giá; không tính việc nhập từ Excel)
Người đã ở cùng cấp độ hoặc cao hơn sẽ không bị hạ (đánh giá tự động không bao giờ hạ cấp độ)

Khi nâng cấp độ theo kết quả SOP liên quan, hãy chọn điều kiện được coi là hoàn thành trong số: “Chỉ khi hoàn thành ở chế độ Tự làm độc lập (mặc định)”, “Nếu đã thực hiện đến cuối”, hoặc “Không nâng theo kết quả SOP”. Cấp độ sẽ nâng lên đến mức nào được đặt cho từng kỹ năng bằng [Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả] trên tab [Liên kết] của màn hình chỉnh sửa định nghĩa kỹ năng. Cấp độ được nâng khi tất cả SOP đã liên kết đều đáp ứng điều kiện.

Trong cùng khung đó, [Số lần để được coi là tự làm độc lập] cho phép chọn cần bao nhiêu lần để công nhận tự làm độc lập (“Một lần là đủ” (mặc định) / “2 đến 5 lần liên tiếp vào các ngày khác nhau”). Số lần này cũng được dùng để hiển thị “Tự làm độc lập” trong chi tiết kỹ năng và trong bản ghi xem SOP. Chi tiết xem bài Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng từ việc hoàn thành khóa học, đạt chứng chỉ và kết quả SOP.

Nếu muốn áp dụng lại cho toàn đội mà không thay đổi cài đặt, hãy nhấn [Áp dụng lại theo thiết lập hiện tại] trên tab. Những người đã đáp ứng điều kiện sẽ được áp dụng lần lượt trên máy chủ. (Việc này vẫn tiếp tục ngay cả khi bạn đóng màn hình.)

Chi tiết các bước cài đặt của ba đường dẫn, xem Tự động cập nhật cấp độ kỹ năng từ việc hoàn thành khóa học, đạt chứng chỉ và kết quả SOP.

Liên kết có thể đặt từ [Kỹ năng đạt được] phía khóa học, hoặc [Kỹ năng chứng minh] phía chứng chỉ, và cũng có thể đặt từ phía kỹ năng qua [Khóa học giúp đạt được kỹ năng này] hoặc [Chứng chỉ chứng minh kỹ năng này]. Dù đặt từ đâu thì đó vẫn là cùng một liên kết. Liên kết đặt trên kỹ năng trong danh mục sẽ áp dụng cho tất cả nhóm đã nhập kỹ năng đó.

Thêm và chỉnh sửa kỹ năng chung của đội chỉ dành cho gói Enterprise, nhưng cài đặt [Đánh giá tự động] và [Tiêu chí đánh giá] có thể thay đổi trên mọi gói có Bản đồ kỹ năng (Core / Pro / Enterprise). Chỉ Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm mới có thể thay đổi các cài đặt này.

Sử dụng danh mục trong nhóm

Nhập các kỹ năng đã đăng ký trong danh mục từ Bản đồ kỹ năng của từng nhóm.

Cần có một nhóm để nhập vào. Nếu chưa tạo nhóm, trước tiên hãy tạo nhóm và gán thành viên theo các bước trong Bước 5 Thiết lập nhóm (dành cho quản trị viên).

Mở Bản đồ kỹ năng của nhóm đích, rồi mở màn hình chỉnh sửa định nghĩa từ [Chỉnh sửa bản đồ kỹ năng]
Nhấn [Nhập] → [Từ kỹ năng chung của Nhóm]
Trong danh sách kỹ năng của danh mục, đánh dấu các kỹ năng muốn nhập
Thực hiện [Nhập]

Các kỹ năng đã nhập sẽ tự động tạo trong nhóm cấu trúc phân cấp trùng tên với danh mục và danh mục con của danh mục, rồi được đặt bên dưới. Nếu đã có cấu trúc cùng tên, kỹ năng sẽ được thêm vào đó.

Thay đổi danh mục và đồng bộ tự động sang nhóm

Khi bạn thay đổi kỹ năng đã đăng ký trong danh mục, thay đổi sẽ được áp dụng tự động cho tất cả nhóm đang dùng kỹ năng đó (khi nhấn [Lưu và đồng bộ]). Nội dung được đồng bộ gồm:

Thay đổi tên kỹ năng, mô tả, cấp độ mục tiêu, tiêu chí đánh giá và SOP liên quan
Liên kết đến khóa học giúp đạt được kỹ năng và đến chứng chỉ chứng minh kỹ năng (vì được gắn vào kỹ năng trong danh mục, nên áp dụng cho tất cả nhóm đã nhập kỹ năng đó)
Đổi tên danh mục và danh mục con mà kỹ năng thuộc về (vị trí sẽ theo thay đổi)
Kỹ năng đã bị xóa khỏi danh mục (tự động gỡ liên kết khỏi các nhóm đã áp dụng)

Số nhóm đang áp dụng từng kỹ năng có thể xem ở cột [Nhóm áp dụng] trong danh sách mở từ [Nhập] → [Từ kỹ năng chung của Nhóm] phía nhóm.

Đăng ký kỹ năng riêng của nhóm vào danh mục

Bạn cũng có thể đăng ký sau các kỹ năng mà từng nhóm đã định nghĩa riêng vào danh mục, như kỹ năng chung của đội. Việc đăng ký thực hiện từ màn hình định nghĩa Bản đồ kỹ năng của nhóm đích. Chi tiết xem bài viết về quản lý Bản đồ kỹ năng phía nhóm.

Trường hợp chuyển sang gói khác ngoài Enterprise

Ngay cả khi chuyển sang gói khác ngoài Enterprise, ví dụ khi hết thời gian dùng thử, danh mục kỹ năng, các kỹ năng đã nhập vào từng nhóm, đánh giá thành viên, hồ sơ đào tạo và kế hoạch đào tạo đều không bị xóa.

Với gói Core / Pro, bạn có thể sử dụng như sau:

Bạn có thể mở [Kỹ năng chung của nhóm] trong [Cài đặt chung] để xem nội dung. Không thể thêm, chỉnh sửa, lưu kỹ năng, nhập từ mẫu theo ngành hoặc từ Excel, cũng như đăng ký kỹ năng riêng của nhóm vào danh mục.
Các kỹ năng chung của đội đã nhập vào từng nhóm vẫn được giữ nguyên trên Bản đồ kỹ năng. Vẫn có thể tiếp tục đăng ký đánh giá, hồ sơ đào tạo và kế hoạch đào tạo.
Bạn cũng có thể nhập kỹ năng từ danh mục bằng [Nhập] → [Từ kỹ năng chung của Nhóm] trên Bản đồ kỹ năng của nhóm.
Khi chọn kỹ năng chung của đội trong [Phân tích kỹ năng], bạn có thể xem tình trạng đạt được trên tất cả các nhóm.
[Tiêu chí đánh giá] và [Đánh giá tự động] vẫn có thể cài đặt như trước.

Ngay cả nhóm đã đăng ký kỹ năng riêng của mình thành kỹ năng chung của đội, chỉ gói Enterprise mới có thể chỉnh sửa tên, mô tả và tiêu chí đánh giá của kỹ năng chung đó. Nếu muốn thay đổi nội dung kỹ năng đó trên gói Core / Pro, Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm trước hết phải đưa kỹ năng về thành kỹ năng riêng của nhóm bằng [Chuyển thành kỹ năng chung của nhóm] → [Hủy] trên màn hình định nghĩa Bản đồ kỹ năng của nhóm, rồi mới chỉnh sửa.

Ngay cả khi đã hủy, các đánh giá, hồ sơ đào tạo và kế hoạch đào tạo của nhóm đó vẫn được giữ nguyên.
Nếu sau này nhập lại cùng kỹ năng chung của đội bằng [Nhập] → [Từ kỹ năng chung của Nhóm], sẽ không tạo kỹ năng mới mà được gắn lại vào kỹ năng gốc cùng với hồ sơ (tên, mô tả và tiêu chí đánh giá trở về nội dung của kỹ năng chung của đội).
Trong thời gian đã hủy, các SOP, khóa học và chứng chỉ được liên kết ở phía kỹ năng chung của đội sẽ không có hiệu lực đối với nhóm đó.
Nội dung mà các nhóm khác đã nhập không thay đổi ngay cả khi hủy.

Bản đồ kỹ năng không dùng được trên gói Free / Lite. Dữ liệu vẫn được giữ lại, và nếu chuyển sang gói Core trở lên thì sẽ hiển thị như trước. Nếu quay lại gói Enterprise, bạn lại có thể chỉnh sửa danh mục.