Khi Bản đồ kỹ năng đã hoàn thành đầy đủ, hãy thực hiện [Bản lưu]. Khi thực hiện Bản lưu, nội dung của Bản đồ kỹ năng tại thời điểm đó sẽ được chuyển thành Excel và lưu vào cơ sở dữ liệu.
Bạn có thể kiểm tra trạng thái trước đây và đồng thời giữ lại như một hồ sơ phê duyệt, nên hữu ích cho việc ứng phó kiểm toán và các nhu cầu tương tự. Chúng tôi khuyên bạn vận hành theo tình hình thực tế, chẳng hạn mỗi quý một lần.
Để xem tổng quan về Bản đồ kỹ năng, hãy tham khảo Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách đọc dấu kỹ năng.
Các bước Lưu ảnh chụp
Thực hiện từ [Khác] → [Bản lưu] trên màn hình Bản đồ kỹ năng. Bạn có thể kiểm tra và tải xuống các bản lưu trước đây từ [Khác] → [Lịch sử ảnh chụp].
Bạn có thể kiểm tra Bản đồ kỹ năng đã lưu và tải xuống dưới dạng Excel từ danh sách lịch sử các bản lưu trước đây.
Nội dung được lưu trong Bản lưu
Bản lưu ghi lại định nghĩa kỹ năng tại thời điểm đó, cấp độ đánh giá của thành viên và kế hoạch phát triển, cùng với liên kết kỹ năng (các khóa học giúp hình thành kỹ năng, các chứng chỉ chứng minh kỹ năng, và Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả). Vì căn cứ của việc tăng cấp độ được giữ lại, bạn vẫn có thể kiểm tra trạng thái tại thời điểm lưu ngay cả khi sau này thay đổi liên kết.
Tệp xuất từ [Khác] → [Xuất ra Excel] trên màn hình Bản đồ kỹ năng có sheet "Liên kết kỹ năng". Tại đây, bạn có thể xem danh sách theo từng kỹ năng: các khóa học giúp hình thành kỹ năng, các chứng chỉ chứng minh kỹ năng, Chứng chỉ cần thiết, Số lượng SOP liên quan và Cấp độ đạt được khi hoàn thành SOP (Xuất ra Excel áp dụng cho gói Pro / Enterprise).
Excel "Chi tiết đánh giá"
Cả tệp xuất bằng [Xuất ra Excel] lẫn Excel lấy ra từ bản lưu đều có sheet "Chi tiết đánh giá". Mỗi dòng ứng với một thành viên × một kỹ năng, và liệt kê Cấp độ, Ngày đánh giá, người đánh giá, nguồn (Nhập bằng tay, Đánh giá tự động, Nhập Excel, hoặc Thay đổi hàng loạt) và căn cứ (Bình luận). Excel lấy ra từ bản lưu cho thấy nội dung đúng như tại thời điểm lưu. Tên của người đã xuất tệp sẽ xuất hiện ở đầu bảng và trong phần chi tiết.
Chỉ liệt kê cấp độ chính thức, không bao gồm tự đánh giá. Bạn có thể xem lịch sử các thay đổi trước đây trong Xuất Excel của Trang cá nhân (Lịch sử thay đổi cấp độ).
Nếu Nhóm của bạn đã đăng ký Phòng ban / Chức vụ, thì các cột Phòng ban / Chức vụ sẽ được thêm ở phía bên phải cùng của các sheet "Chi tiết đánh giá" và "Thành viên" trong tệp xuất bằng [Xuất ra Excel]. Các cột này không có trong Excel lấy ra từ bản lưu, để Phòng ban và Chức vụ hiện tại không bị lẫn vào hồ sơ như tại thời điểm lưu. Về phòng ban và chức vụ, xem Đăng ký Phòng ban / Chức vụ (Phòng ban / Chức vụ, Furigana và Mục nhân sự trong danh bạ).
Xóa bản lưu đã phê duyệt
Bản lưu đã phê duyệt không thể xóa cho đến khi hủy phê duyệt. Khi muốn xóa, trước tiên hãy hoàn tác phê duyệt trong [Lịch sử ảnh chụp] rồi mới xóa (lý do sẽ được ghi lại khi hoàn tác). Điều này cũng áp dụng cho các bản lưu trên Trang cá nhân.
Hữu ích trong những trường hợp sau
- Ứng phó kiểm toán: Lưu bản lưu mỗi quý như bằng chứng cho quản lý năng lực theo ISO9001 (7.2)
- Hồ sơ phê duyệt: Giữ lại Tình trạng kỹ năng ở thời điểm sau khi quản lý đã phê duyệt
- Rà soát thay đổi: So sánh Tình trạng kỹ năng đã thay đổi thế nào sau mỗi nửa năm hoặc 1 năm
Mẹo sử dụng hiệu quả
- Thực hiện định kỳ: Quyết định trước các thời điểm cố định, chẳng hạn khi chốt quý hoặc cuối kỳ, sẽ giúp việc vận hành ổn định
- Quyết định người phụ trách: Làm rõ ai là người thực hiện Bản lưu để tránh bỏ sót
- Thực hiện Bản lưu tại các mốc thay đổi: Lưu trước và sau khi có thay đổi tổ chức lớn hoặc khi rà soát định nghĩa kỹ năng sẽ giúp bạn nhìn lại tác động của những thay đổi đó