Kế hoạch tạo là gì
Kế hoạch tạo là tính năng xác định các SOP cần phát triển theo thư mục, và quản lý tập trung người phụ trách, hạn chót và tiến độ. Bạn có thể tạo danh sách thể hiện "thư mục nào, SOP nào, ai sẽ tạo, khi nào", và quản lý bằng cách so sánh các SOP dự định với các SOP thực tế đã xuất bản.
Trong khi "SOP mong muốn (Sổ ghi chép ý tưởng)" thu thập từ hiện trường là nhu cầu thu thập từ dưới lên, Kế hoạch tạo là bảng dành cho đặt phát triển dự định trước tiên theo kiểu từ trên xuống.
Màn hình: Trạng thái kế hoạch tạo mở từ menu bên trái trên bảng điều khiển (Bản đồ kế hoạch)
Yêu cầu
- Quyền hạn: Vai trò Người tạo hoặc cao hơn (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo). Menu không hiển thị cho Người dùng chỉ xem hoặc khách
- Gói: Chế độ xem "Việc tôi phụ trách" và xem Bản đồ kế hoạch có sẵn trên tất cả các gói. Các hoạt động quản lý Bản đồ kế hoạch (thêm SOP dự định, liên kết, nhập/xuất Excel, v.v.) có sẵn trên Gói Pro trở lên
- Vị trí: Mở từ [Quản lý] → [Kế hoạch tạo] trong menu bên trái trên bảng điều khiển
Hai chế độ xem
Kế hoạch tạo có hai chế độ xem: "Bản đồ kế hoạch" và "Việc tôi phụ trách", và bạn chuyển đổi giữa chúng ở đầu màn hình. Chế độ xem mặc định thay đổi theo vai trò - quản trị viên xem "Bản đồ kế hoạch", và người tạo xem "Việc tôi phụ trách". Ở đầu trang, tiến độ hiển thị số lượng các mục dự định, hoàn thành, đang tạo, chưa bắt đầu, quá hạn và tỷ lệ hoàn thành.
Bản đồ kế hoạch
Một bản đồ canvas được tổ chức theo thư mục, cung cấp tổng quan về tình trạng phát triển trên toàn bộ Nhóm. Dưới mỗi thư mục, các SOP dự định và, khi cần, các SOP hiện có được chồng lên nhau.
- Kéo để di chuyển: Bạn có thể gán lại thẻ kế hoạch cho một thư mục khác
- Phóng to và di chuyển: Sử dụng các điều khiển ở dưới cùng bên phải của canvas để phóng to/thu nhỏ và căn giữa lại
- Thu gọn tiêu đề: Nhấp vào ▼ ở trên cùng bên trái để thu gọn tiêu đề, KPI và menu trên cùng để tối đa hóa khu vực làm việc
Việc tôi phụ trách
Chế độ xem chỉ hiển thị các SOP dự định được gán cho bạn trong danh sách. Bạn có thể xem trạng thái, tên SOP, trạng thái tạo, thư mục lưu trữ, hạn chót và ghi chú trong các cột, và người tạo thực hiện tạo SOP và cập nhật trạng thái từ màn hình này.
Màn hình: Chuyển đổi "Bản đồ kế hoạch / Việc tôi phụ trách" ở phía trên
Các bước
1. Tạo thư mục
Từ menu hành động (⋮) bên cạnh "Trang chủ" ở trên cùng bên trái của Bản đồ kế hoạch, chọn "Tạo thư mục" và nhập tên thư mục. Thư mục bạn tạo là thư mục chung với thư mục trong danh sách SOP. Từ menu hành động (⋮) của một thư mục hiện có, bạn cũng có thể tạo các thư mục con, đổi tên thư mục, di chuyển, đặt hạn chế truy cập và xóa.
2. Lên kế hoạch SOP
Từ menu hành động (⋮) của thư mục nơi bạn muốn thêm kế hoạch, chọn "Lên kế hoạch SOP", nhập tên SOP cần tạo, rồi nhấp "Thêm". SOP dự định xuất hiện với trạng thái "Chưa bắt đầu". Để đăng ký nhiều lần một lúc, hãy sử dụng "Thêm từ Excel" trong thanh công cụ ở phía trên Bản đồ kế hoạch (xem bên dưới).
Màn hình: Hộp thoại nhập "Lên kế hoạch SOP"
3. Đặt người phụ trách và hạn chót
Nhấp vào thẻ SOP dự định (Bản đồ kế hoạch) hoặc hàng (Việc tôi phụ trách) để mở bảng, sau đó đặt người phụ trách và hạn chót. Bạn có thể gán cho những thành viên có Vai trò Người tạo hoặc cao hơn (Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo). Khi bạn gán hoặc đặt/thay đổi hạn chót, người phụ trách sẽ nhận được thông báo qua email. Các mục không hoàn thành quá hạn được tính là "Quá hạn".
Màn hình: Bảng cài đặt người phụ trách và hạn chót
4. Tạo SOP và liên kết nó
Từ một hàng trong "Việc tôi phụ trách", người phụ trách có thể chọn "Tạo SOP" để tạo SOP mới. Nếu thư mục lưu trữ chưa được đặt, trước tiên hãy chọn thư mục. Dự thảo bạn tạo sẽ tự động được liên kết với SOP dự định đó, và trạng thái của nó sẽ thay đổi thành "Đang tạo". Từ cột "SOP" trong danh sách, bạn có thể chỉnh sửa dự thảo, kiểm tra trạng thái phê duyệt và xem các SOP đã xuất bản.
Người phụ trách có thể để lại ghi chú cá nhân trên các SOP dự định (mục tiêu tạo, thông tin tham khảo, ghi chú nghiên cứu, v.v.).
5. Quản lý tiến độ (trạng thái)
Trạng thái SOP dự định tiến triển theo ba bước: "Chưa bắt đầu" → "Đang tạo" → "Hoàn thành". Chỉ quản trị viên và người phụ trách của mục đó có thể nâng cao trạng thái. Khi SOP được xuất bản, SOP dự định được liên kết tự động trở thành "Hoàn thành". Để thủ công đặt trạng thái thành "Hoàn thành", hãy chọn và liên kết SOP thực tế tương ứng với SOP dự định đó.
6. Liên kết với các SOP hiện có (tùy chọn)
Bạn có thể coi một SOP đã xuất bản là kết quả thực tế của SOP dự định. Khi bạn bật "Hiển thị cả SOP hiện có" ở phía trên Bản đồ kế hoạch, các SOP đã xuất bản sẽ xuất hiện dưới thư mục. Từ nút liên kết của SOP hiện có, chọn SOP dự định chưa liên kết trong thư mục đó để liên kết nó, và SOP dự định sẽ trở thành "Hoàn thành".
Thêm và cập nhật hàng loạt từ Excel
Từ nút [Thêm từ Excel] trong thanh công cụ ở phía trên Bản đồ kế hoạch, bạn có thể đăng ký nhiều SOP dự định một lúc theo cùng định dạng với xuất Excel danh sách SOP hiện có (Loại / Đường dẫn thư mục / Tiêu đề, tùy chọn Người phụ trách / Hạn chót).
- Nhấp [Thêm từ Excel] trong thanh công cụ
- Nhấp [Mẫu Excel] ở trên cùng bên phải để tải xuống mẫu, hoặc dán dữ liệu phân cách tab trực tiếp vào trường dán
- Kéo và thả tệp hoặc dán nội dung
- Xem trước sự khác biệt (thêm / cập nhật / bỏ qua / lỗi) để xác minh nội dung
- Nếu mọi thứ trông tốt, nhấp [Đăng ký N mục] để xác nhận
-
Đường dẫn thư mục là cách viết phân cách bằng dấu gạch chéo như
root/parent/child. Các thư mục không tồn tại sẽ được tạo tự động - Người phụ trách được so khớp theo địa chỉ email (tên cũng hoạt động, nhưng email được khuyến nghị để tránh xung đột)
- Nếu cùng thư mục và tiêu đề đã tồn tại, chỉ có sự khác biệt về người phụ trách và hạn chót mới được cập nhật (không có sự khác biệt có nghĩa là bỏ qua)
- Các hàng có loại "Thư mục" tạo các thư mục lên đến đường dẫn đó (các thư mục hiện có sẽ bị bỏ qua)
Xuất tình trạng phát triển sang Excel
- Xuất Excel đầy đủ (Pro+): Từ [Xuất ra Excel] ở đầu bên phải của tiêu đề tiến độ trên Bản đồ kế hoạch, bạn có thể xuất danh sách đầy đủ được sắp xếp theo cấu trúc thư mục
- Xuất Excel Việc tôi phụ trách (tất cả các gói): Từ [Xuất ra Excel] ở trên cùng bên phải của chế độ xem Việc tôi phụ trách, bạn có thể xuất các công việc của bạn dưới dạng danh sách phẳng
Nâng cấp từ "SOP mong muốn" lên Kế hoạch tạo
Các yêu cầu được thu thập trong "SOP mong muốn (Sổ ghi chép ý tưởng)" mà bạn quyết định thực sự tạo có thể được nâng cấp lên Kế hoạch tạo, với người phụ trách và hạn chót đính kèm để theo dõi. Các SOP dự định được nâng cấp sẽ hiển thị "Từ đề xuất Muốn có" và khi bạn nâng cao trạng thái của chúng trong Kế hoạch tạo, trạng thái cũng phản ánh trong bảng SOP mong muốn. Khi hoàn thành, người đăng bài gốc và tất cả mọi người đã đánh dấu "Muốn có" sẽ nhận được thông báo.
Nhắc nhở hạn chót (email tự động)
Khi hạn chót SOP dự định gần đến hoặc quá, người phụ trách sẽ tự động nhận được email.
- 3 ngày trước / hôm trước / quá hạn (quá hạn chỉ gửi một lần)
- Gửi hàng ngày lúc 08:00 (JST)
- Khi bạn thay đổi hạn chót, nó sẽ được gửi lại với ngày mới (bảo vệ trùng lặp được đặt lại)
- Các SOP dự định được đánh dấu "Hoàn thành" sẽ bị xóa khỏi các mục tiêu nhắc nhở
Các câu hỏi thường gặp
Q. Tôi có thể thêm các SOP dự định trên bất kỳ gói nào không?
A. "Việc tôi phụ trách" và xem Bản đồ kế hoạch có sẵn trên tất cả các gói, nhưng các hoạt động quản lý kế hoạch (thêm các SOP dự định, liên kết, nhập/xuất bằng Excel) có sẵn trên Gói Pro trở lên.
Q. Tôi có thể đưa "SOP mong muốn" được thu thập từ hiện trường vào kế hoạch không?
A. Có, bạn có thể. Các mục được đưa vào sẽ hiển thị "Từ đề xuất Muốn có" và khi bạn nâng cao trạng thái của chúng trong Kế hoạch tạo, trạng thái cũng phản ánh trong bảng SOP mong muốn.
Q. Có ai khác ngoài người phụ trách có thể thay đổi trạng thái không?
A. Chỉ quản trị viên và người phụ trách của mục đó có thể nâng cao trạng thái.