Khi sử dụng Dive cho hoạt động liên phòng ban, điều quan trọng là phải cấu hình "những thành viên phòng ban nào có thể xem được những SOP nào". Trang này cung cấp hướng dẫn về cách thực hiện cấu hình này.
Quy trình thiết lập ban đầu
- Phản ánh cấu trúc tổ chức (được thực hiện bởi Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm)
- Tạo thư mục cho công ty toàn bộ, nhiều phòng ban và từng phòng ban riêng lẻ
Phản ánh cấu trúc tổ chức
Các SOP mà một người dùng có thể truy cập phụ thuộc vào giới hạn truy cập được cấu hình trên thư mục nơi lưu trữ SOP đó. Giới hạn truy cập này có nghĩa là "những người dùng thuộc dưới các nhóm được cấu hình có thể truy cập".
Tại đây là tài liệu tham khảo cho cấu hình. Chúng tôi khuyến nghị quy trình thiết lập hiệu quả sau:
Số lượng nhóm có thể được tạo và số cấp của nhóm phụ khác nhau theo gói. Bạn không thể tạo nhóm trong các gói Free hoặc Lite. Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo Hoạt động với nhiều công ty/nhà máy (Công việc định kỳ của quản trị viên và thiết kế quyền).
- Đầu tiên xác định cấu trúc tổ chức trong Dive
- Sau đó sử dụng nhập Excel để phản ánh nhóm trực thuộc cho từng người dùng hàng loạt
Tạo thư mục cho công ty toàn bộ, nhiều phòng ban và từng phòng ban riêng lẻ
Cấu hình giới hạn truy cập cho từng thư mục. Các thư mục có thể có cấu trúc cây. Dưới đây là quy trình được khuyến nghị để cấu hình:
- Người dùng Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm trước tiên tạo thư mục cấp cao nhất dựa trên cấu trúc tổ chức (ví dụ: "Bộ phận kinh doanh XXX").
- Cấu hình giới hạn truy cập cho từng thư mục được tạo. Để biết chính phương pháp cấu hình, vui lòng tham khảo tại đây.
- Sau đó, Quản trị viên Nhóm tạo thư mục cấp thấp hơn dựa trên cấu trúc tổ chức hoặc mục đích.
*Trong một số trường hợp, người dùng Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm cũng có thể thực hiện bước này. -
Người dùng Chủ sở hữu/Quản trị viên Nhóm tạo thư mục toàn công ty ở cấp cao nhất. Không cấu hình giới hạn truy cập cho thư mục này.
Lưu ý: Khi giới hạn truy cập được cấu hình trên cả thư mục cha và thư mục con, chỉ những người dùng thuộc cả hai nhóm mới có thể truy cập. Nếu bạn chỉ định một vị trí ở cấp cha và một bộ phận ở cấp con, những người dùng thuộc bộ phận đó nhưng không thuộc nhóm vị trí sẽ không thể xem. Cấu hình giới hạn chỉ ở những cấp cần thiết.
Ghi chú về hoạt động
Phương châm tạo SOP và phân phối
Khi tạo SOP và phát hành, bạn cần lưu trữ chúng trong thư mục. Bạn chỉ có thể lưu trữ SOP trong các thư mục mà người dùng tạo có thể truy cập. Nếu cấu hình trên đã được hoàn thành, bạn có thể khuyến khích lưu trữ trong thư mục thích hợp.
*Lưu ý: Người dùng Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể truy cập tất cả các thư mục, vui lòng lưu ý điều này nếu việc tạo cũng sẽ diễn ra.
Hoạt động trong quá trình sửa đổi
Sau khi phát hành, những người dùng khác ngoài người dùng ban đầu đã tạo cũng có thể sửa đổi nó nếu họ có thể truy cập SOP (tức là có thể truy cập thư mục). Tuy nhiên, nếu "Nhóm cũng có thể chỉnh sửa" được chỉ định trong giới hạn truy cập của thư mục, chỉ Quản trị viên Nhóm và người dùng tạo trong nhóm đó mới có thể sửa đổi (Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm luôn có thể sửa đổi). Ngay cả khi người tạo thay đổi, hoạt động liên tục cũng có thể thực hiện được nếu người dùng liên quan được thiết lập thích hợp trong nhóm.
Lưu ý: Sau khi thay đổi, ngay cả khi người tạo mới không có video mục tiêu trong tư liệu, họ vẫn có thể truy cập tư liệu mà là mục tiêu tải lên từ màn hình chỉnh sửa sửa đổi.