Nếu bạn tải lên Dive các tài liệu hướng dẫn Excel, tiêu chuẩn thao tác và bảng kiểm tra có sẵn, SOP dạng Word hoặc slide PowerPoint, AI sẽ tự động tạo cả tiêu đề, phần tóm tắt và các bước (bao gồm câu hỏi và đánh giá đạt/không đạt). Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa và chia sẻ chúng trên cùng màn hình với SOP video.
Hiện nay nhiều khách hàng đang quản lý SOP bằng Excel. Tính năng này cho phép bạn chuyển nguyên trạng các tài sản SOP hiện có sang Dive, mà không cần quay lại video hay viết lại nội dung.
Các định dạng tệp được hỗ trợ
- PDF (đã hỗ trợ từ trước)
- Excel: .xlsx / .xlsm / .xls
- Word: .docx / .doc
- PowerPoint: .pptx / .ppt
- OpenDocument: .odt / .ods / .odp
Khi tải tệp lên, tệp sẽ được chuyển thành PDF trên cloud, và AI sẽ dựng các bước từ PDF đó. (Tệp Excel, Word hoặc PPT gốc cũng được giữ lại làm tư liệu.)
Bạn cũng có thể tạo SOP từ ảnh chụp và các hình ảnh khác (JPEG / PNG / WebP / HEIC) theo các bước tương tự, bằng cách chọn ảnh trong tab [Hình ảnh] ở mục [Chọn từ tư liệu]. Mỗi ảnh sẽ thành một bước. Nếu bạn chọn nhiều ảnh, các ảnh sẽ thành một SOP theo thứ tự bạn đã sắp xếp. Với ảnh, không dùng “Cách chọn cách nhập tệp” và “Cách chia Bước” được nêu trong bài viết này.
Các bước tạo SOP
- Nhấn nút [+] ở thanh bên, rồi nhấn [Đăng ký SOP hiện có]
- Ở màn hình mở ra, nhấn [Chọn từ tư liệu] ở phía dưới. Nếu bạn chỉ muốn đăng ký tệp theo đúng định dạng gốc mà không chia thành các bước, hãy kéo tệp vào màn hình này (Đăng ký SOP hiện có dưới dạng tệp (SOP dạng tệp)).
- Màn hình chọn tệp sẽ mở ra. Để tải tệp mới lên, hãy kéo và thả tệp vào, hoặc tải lên bằng [Chọn tệp].
- Sau khi tải lên, các tùy chọn xử lý AI sẽ mở ra. Hãy điều chỉnh khi cần (xem chi tiết ở mục tiếp theo), rồi nhấn [Chạy].
- Khi xử lý AI hoàn tất, hãy chọn tệp đó. Các tệp đã có trong [Tư liệu] và đã xử lý AI cũng có thể chọn trực tiếp.
- [Bạn muốn nhập tệp như thế nào?] sẽ mở ra, hãy chọn cách nhập (xem “Cách chọn cách nhập tệp” bên dưới).
- Trong [Cài đặt chuyển thành bước], kiểm tra phần đọc thành tiếng, câu hỏi và các mục khác, rồi nhấn [Xác nhận với nội dung này].
- Màn hình chỉnh sửa SOP sẽ mở ra. Kiểm tra và chỉnh sửa nội dung, rồi xuất bản.
Nếu muốn làm lại quá trình xử lý, hãy mở hộp thoại chi tiết tư liệu, nhấn [Chạy lại AI], thay đổi tùy chọn và phân tích lại. (Bạn có thể thử bao nhiêu lần tùy ý với cùng một tệp.)
Cách chọn cách nhập tệp
Sau khi chọn tệp, bạn có thể chọn cách nhập tại [Bạn muốn nhập tệp như thế nào?]. Tùy chọn trên cùng là [Giữ nguyên tệp], và bên dưới tiêu đề “Xem như SOP của Dive” có ba tùy chọn. Ba tùy chọn dưới “Xem như SOP của Dive” chỉ chọn được với các tệp đã hoàn tất xử lý AI. Đưa chuột lên từng nút để xem phần mô tả.
- Giữ nguyên tệp: Không chia thành các bước, tệp được giữ nguyên thành một SOP (SOP dạng tệp). Khi mở ra, tệp được hiển thị đúng như vậy. Tùy chọn này cũng chọn được với tệp chưa xử lý AI. Chi tiết xem Đăng ký SOP hiện có dưới dạng tệp (SOP dạng tệp).
- Toàn bộ thành 1 bước: Toàn bộ tệp trở thành một bước. Tiêu đề và phần tóm tắt được điền theo nội dung AI đã đọc.
- 1 bước 1 slide: Nhập toàn bộ các bước mà AI đã chia. Khi đưa chuột lên nút, số bước sẽ được tạo sẽ hiển thị, ví dụ “10 trang → 12 bước”. Vì các bước theo [Cách chia Bước] trong tùy chọn xử lý AI, số trang và số bước có thể không khớp nhau.
- Chọn slide: Chọn các trang muốn dùng, và chỉ các bước của những trang đó được nhập. Nếu chọn trang mà AI không tạo bước (như trang bìa, hoặc nội dung tràn từ trang trước), trang đó sẽ trở thành một bước chỉ hiển thị trang ấy.
Với các bước tạo từ Excel, Word hoặc PowerPoint, các trang hiển thị trong bước là những trang đã chuyển sang PDF.
Khi thêm bước vào SOP đã tạo
Khi thêm bước trên màn hình chỉnh sửa SOP, nếu bạn chọn [Tệp] tại [Bạn muốn thêm Bước với loại nội dung nào?], bạn có thể chọn Excel, Word và PowerPoint ngoài PDF. Sau khi chọn, hãy chọn cách nhập từ [Toàn bộ thành 1 bước] / [1 bước 1 slide] / [Chọn slide], giống như trên. [Giữ nguyên tệp] chỉ chọn được khi tạo mới.
Tệp Excel, Word và PowerPoint chỉ chọn được khi đã hoàn tất xử lý AI. Tệp PDF vẫn có thể thêm bằng [Toàn bộ thành 1 bước] dù chưa xử lý AI ([1 bước 1 slide] và [Chọn slide]: Cần xử lý AI).
Chi tiết các tùy chọn xử lý AI
Bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn sau cho phù hợp với nội dung tệp và hình dung về SOP bạn muốn tạo.
Chế độ nội dung (cách nhập nội dung)
- Tinh chỉnh (tóm tắt) (mặc định): AI đọc phần nội dung và chỉnh lại thành câu văn dễ đọc như các bước thao tác. Các giải thích dài dòng được gom lại, và chủ ngữ, tân ngữ của mỗi thao tác được làm rõ.
- Chép lại (đúng nguyên bản): Đưa nội dung văn bản trong tệp vào phần nội dung bước giữ nguyên cách diễn đạt. Dùng khi muốn giữ nghiêm ngặt cách nói và đuôi câu của công ty.
Cách chia Bước
- Theo từng nội dung (mặc định): AI chia bước theo các đoạn có ý nghĩa trong nội dung văn bản. Ngay cả khi một bước trong Excel nằm rải rác trên nhiều ô, vẫn được gom theo nội dung.
- Theo từng trang: Chia sao cho 1 trang PDF = 1 bước. Phù hợp với tệp Excel và slide PowerPoint đã được chỉnh thành 1 trang tính = 1 trang.
Kiểu câu
- Mệnh lệnh (ví dụ: “Bật nguồn điện.”)
- Lịch sự (ví dụ: “Vui lòng bật nguồn điện.”)
- Đề nghị (ví dụ: “Chúng ta cùng bật nguồn điện nhé.”)
- Cách viết: Nếu nhóm của bạn đã thiết lập Cách viết SOP, kết quả sẽ theo cách viết đó.
Chế độ chuyển đổi (bố cục khi chuyển sang PDF)
Với Excel, đây là thiết lập bố cục khi chuyển các trang tính sang PDF.
- Theo cài đặt in (mặc định): Chuyển đổi theo cài đặt in của tệp Excel (ngắt trang và vùng in).
- Vừa chiều rộng 1 trang: Thu nhỏ theo chiều ngang để chiều rộng vừa một trang khi chuyển đổi. Cách này tránh tình trạng trang tính rộng bị cắt giữa chừng.
- 1 trang tính = 1 trang: Ép mỗi trang tính vừa trong một trang.
Tạo câu hỏi
Khi đánh dấu [Tạo câu hỏi] trong các tùy chọn xử lý AI, AI sẽ tạo câu hỏi dành cho người thao tác dựa trên nội dung tài liệu. Mặc định là BẬT. Nếu TẮT, chỉ các câu hỏi được viết sẵn trong tài liệu gốc mới được nhập (hành vi như trước đây). Các trang không có nội dung công việc như bìa, mục lục hoặc lịch sử sửa đổi sẽ không được tạo câu hỏi.
Khi đã đánh dấu, bạn có thể chọn [Loại câu hỏi] (Kiểm tra tại hiện trường / Bài kiểm tra mức độ hiểu). Mặc định là [Kiểm tra tại hiện trường]. Chi tiết xem Các mục tùy chọn xử lý AI và cách chọn.
Khi [Cách viết nội dung] là [Chép lại], vì chế độ này sao chép nguyên văn, nên không thể chọn [Tạo câu hỏi]. Chỉ các câu hỏi có sẵn trong tài liệu gốc được nhập.
Cài đặt khi tạo SOP
Sau khi xử lý AI xong, hãy chỉ định các mục sau trong [Cài đặt chuyển thành bước] khi tạo SOP.
- Áp dụng Câu hỏi vào các Bước: Quyết định có gắn các câu hỏi đã tạo vào bước hay không. Nếu tắt, SOP chỉ gồm nội dung bước.
- Đi tiếp dù khác dự kiến: Đánh giá câu hỏi theo bình thường / bất thường thay vì đúng / sai. Phù hợp với việc vận hành phiếu kiểm tra và bảng kiểm tra. Với tư liệu đã chọn [Kiểm tra tại hiện trường] trong tùy chọn xử lý AI, mục này được BẬT ngay từ đầu.
- Đối tượng đọc: Quyết định có đọc thành tiếng nội dung khi phát SOP đã tạo hay không.
Chi tiết xem Cài đặt chuyển thành bước (đọc thành tiếng, phụ đề, câu hỏi, tệp liên quan).
Chỉ định SOP tham khảo (beta, tính năng liên quan)
Khi tạo SOP từ video, bạn cũng có thể chỉ định SOP hoặc tệp hiện có (như Excel) làm tài liệu tham khảo và để nó được phản ánh trong phân tích video. Nếu bạn muốn tạo hướng dẫn video dựa trên SOP Excel đã chuẩn bị sẵn, hãy thử dùng tính năng này (đang trong giai đoạn beta). Chi tiết xem Chỉ định SOP tham khảo trong phân tích video (beta).
Câu hỏi thường gặp
Q. Biểu đồ và hình ảnh trong Excel có được phản ánh vào SOP không?
A. Sau khi chuyển sang PDF, biểu đồ và hình ảnh được nhập dưới dạng ảnh trang. AI chủ yếu đọc văn bản trong nội dung, còn hình ảnh được đính kèm vào các bước dưới dạng hình thu nhỏ và tư liệu tham khảo. Nếu muốn tận dụng ảnh trang, cách chia “Theo từng trang” là phù hợp.
Q. Có thể nhập tệp .xlsm có chứa macro không?
A. Có. .xlsm cũng là định dạng được hỗ trợ. Bản thân macro không được chạy; nội dung trang tính đang hiển thị được chuyển sang PDF và nhập vào.
Q. AI không chia các bước theo cách tôi mong đợi.
A. Bạn có thể mở hộp thoại chi tiết tư liệu, nhấn [Chạy lại AI], thay đổi tùy chọn và phân tích lại. Chỉ cần chuyển “Cách chia Bước” giữa [Theo từng nội dung] và [Theo từng trang] cũng có thể làm kết quả thay đổi đáng kể. Nếu vẫn chưa khớp, cách chắc chắn nhất là chỉnh sửa thủ công trên trình soạn SOP.
Q. Có thể tạo SOP từ cùng một tệp bao nhiêu lần tùy ý không?
A. Có. Tệp được lưu trong [Tư liệu] có thể phân tích lại bao nhiêu lần tùy ý bằng [Chạy lại AI], và bạn cũng có thể tạo SOP mới mỗi lần.
Q. Giới hạn kích thước tệp hỗ trợ là bao nhiêu?
A. Áp dụng cùng giới hạn tải lên như với tư liệu video. Nếu tệp Excel hoặc PowerPoint quá lớn (tương đương vài trăm trang), hãy chia nhỏ và tải lên từng phần để xử lý ổn định.