Trước khi bắt đầu tạo SOP, bạn có thể thông qua cuộc trò chuyện với AI để làm rõ "SOP này dùng để làm gì", "ai sẽ đọc nó", "lưu trữ ở đâu" và "xuất theo biểu mẫu nào". Nội dung bạn xác định sẽ được lưu trữ cùng với SOP. Sau đó, khi bạn chạy "Kiểm tra trước khi công bố", những quyết định này sẽ trở thành tiêu chuẩn để so sánh với SOP hoàn thành. Nếu bạn tiếp tục phân tích tài liệu bằng AI, mục đích, người đọc và phạm vi bạn quyết định sẽ được tự động chuyển vào trường "Mô tả" của phân tích AI.

Có sẵn cho khách hàng trên gói Core, Pro và Enterprise. Bạn có thể sử dụng từ trình duyệt PC và điện thoại thông minh. Tính năng này đang trong giai đoạn phát hành thử nghiệm. Tài liệu cuộc trò chuyện và các mục được quyết định trong cuộc trò chuyện thay đổi tùy theo gói dịch vụ của bạn.

Cách mở

Từ "Tạo mới" trong thanh bên, bắt đầu tạo SOP.
Bên dưới thẻ phương pháp tạo, nhấp vào "Nếu muốn bắt đầu từ mục đích và người đọc Tư vấn AI trước khi làm".

Màn hình "Tư vấn AI trước khi làm" sẽ mở ra. Lối vào nằm bên dưới thẻ phương pháp tạo. Nếu bạn trước tiên chọn một trong những thẻ phương pháp tạo (Tạo từ video / Tạo từ tệp / Tạo từ đầu), bạn sẽ không thấy màn hình này.

Lối vào để tư vấn AI trước khi làm bên dưới thẻ phương pháp tạo

Những gì bạn có thể quyết định

Khi bạn trò chuyện với AI ở bên trái, bảng "Những điều đã quyết định" ở bên phải sẽ được điền với những quyết định của bạn theo thứ tự.

Mục đích: SOP này dùng để làm gì?
Loại: Quy trình công việc, quy trình kiểm tra, v.v. Nếu chúng tôi đang đọc tài liệu quy định của công ty, loại được chọn từ tài liệu đó.
Người đọc: Nhân viên mới, nhân viên có kinh nghiệm hay những người bên ngoài công ty của bạn?
Phạm vi: Phần nào nên được đưa vào một SOP duy nhất?
Thư mục chứa: Nó nên được lưu trữ trong thư mục nào?
Định dạng xuất: Nếu bạn đã đăng ký định dạng xuất, nó nên ở biểu mẫu nào?
Lý do xuất bản: Được chọn từ những lý do xuất bản được đăng ký trong nhóm của bạn. Quy trình phê duyệt được rút ra từ lý do đó, vì vậy AI không đặt tên quy trình trực tiếp. Bạn có thể thay đổi khi yêu cầu công bố.

Cuộc trò chuyện không bắt đầu từ tờ trắng. Nó bắt đầu với các quy định công ty, định dạng xuất, hướng dẫn viết và lý do xuất bản đã được đăng ký. Ngay cả đối với các nhóm chưa đăng ký bất kỳ thứ gì trong số này, cuộc trò chuyện vẫn hoạt động—chỉ theo cách hợp lý hóa. Những mục nào bạn có thể đăng ký tùy thuộc vào gói của bạn (xem "Những gì thay đổi theo gói" bên dưới).

Bạn cũng có thể trả lời bằng giọng nói—nhấp vào biểu tượng microphone trong trường nhập liệu.

Màn hình trò chuyện để tư vấn AI trước khi làm và những điều đã quyết định ở bên phải

Sau khi bạn quyết định

Khi mục đích và loại được quyết định, bạn có thể tiến hành. Khi tất cả đã được quyết định, nó sẽ hiển thị "Đã quyết định xong".

Trong "Việc tiếp theo" ở phía dưới bên phải, bạn sẽ thấy một phương pháp tạo phù hợp với những quyết định của bạn và lý do tại sao. Đôi khi nó bao gồm lời khuyên về những cảnh nào để ghi hình trên video. Nhấp vào "Tiếp tục tạo với nội dung này" để chuyển đến phương pháp tạo đó.

Những gì bạn quyết định sẽ được lưu giữ cùng với SOP cho mỗi phiên bản. Kiểm tra trước khi công bố sẽ so sánh những quyết định này với những gì thực sự nằm trong SOP.

Làm lại hoặc xem xét lại cuộc trò chuyện

"Lịch sử": Mở lại các cuộc trò chuyện trong quá khứ. Số trong ngoặc đơn cho biết có bao nhiêu cuộc trò chuyện được lưu.
"Bắt đầu cái mới": Giữ cuộc trò chuyện hiện tại của bạn và bắt đầu lại cho một SOP khác.

Những gì thay đổi theo gói

Bạn có thể sử dụng tư vấn trên gói Core, Pro và Enterprise. Trên các gói Free và Lite, lối vào hiển thị nhưng nhấp vào nó sẽ cho bạn biết gói của bạn không hỗ trợ nó.

Tài liệu mà cuộc trò chuyện rút ra bị giới hạn ở những gì bạn có thể đăng ký theo gói của bạn. Những mục bạn chưa đăng ký sẽ bị loại khỏi cuộc trò chuyện—điều này có nghĩa là bạn sẽ được hỏi nhiều câu hỏi hơn—nhưng tư vấn vẫn hoạt động.

Quy định công ty: Gói Enterprise. Nếu được đăng ký, loại SOP của bạn được chọn từ các loại được trích xuất từ quy định của bạn, và các trường bắt buộc và mức độ chi tiết được kiểm tra so với những quy định đó. Nếu các quy định xung đột, AI sẽ hỏi bạn để chọn thay vì tự quyết định.
Cách viết SOP: Gói Enterprise. Nếu được đăng ký, nó sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện dưới dạng tiêu chuẩn của tổ chức bạn. Nếu không, màn hình sẽ nói "Nếu bạn cấu hình cách viết SOP, bạn có thể kiểm tra theo tiêu chuẩn của công ty."
Định dạng xuất: Gói Enterprise. Nếu không được đăng ký, nó sẽ nói "Không có định dạng xuất được đăng ký (chúng tôi sẽ xuất bằng tiêu chuẩn Dive)", và không có định dạng nào được quyết định.
Lý do xuất bản: Gói Pro và Enterprise. Quy trình phê duyệt được rút ra từ lý do xuất bản, vì vậy cả hai thay đổi cùng nhau. Nếu không được đăng ký, nó sẽ nói "Không có lý do xuất bản được đăng ký (bạn có thể chọn khi yêu cầu công bố)."
Mục đích, người đọc, phạm vi, thư mục chứa: Giống nhau trên tất cả các gói hỗ trợ tư vấn.

Đối với các loại SOP có quy định công ty, định dạng được rút ra từ những quy định đó. Nếu bạn chưa đăng ký quy định công ty, AI sẽ chọn từ các định dạng xuất được đăng ký dựa trên những gì phù hợp với cuộc trò chuyện. Nếu cả hai đều không được đăng ký, định dạng vẫn chưa được quyết định và bạn tiếp tục dù sao.

Dòng chảy của những quyết định được chuyển vào trường "Mô tả" của phân tích tài liệu AI là giống nhau trên tất cả các gói hỗ trợ tư vấn. Khi kiểm tra trước khi công bố so sánh những quyết định đó, các gói khác nhau được yêu cầu cho các kích thước khác nhau. Để xem kích thước nào cần gói nào, hãy đọc Xem xét SOP của bạn theo 7 kích thước (kiểm tra trước khi công bố). Xem xét lại những quyết định trong cuộc trò chuyện (quyết định lại) sử dụng cùng một gói với tư vấn này.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể thay đổi những gì tôi quyết định sau không?

Bạn có thể thay đổi đích đến hoặc định dạng sau khi tạo SOP. Kiểm tra trước khi công bố sẽ hiển thị "Điều này khác với những gì bạn quyết định khi tạo nó", và bạn có thể chọn tiếp tục như hiện tại hoặc căn chỉnh với quyết định ban đầu của bạn.

Tôi có thể sử dụng nó trên điện thoại thông minh không?

Có. Trên điện thoại thông minh, cuộc trò chuyện lan rộng trên màn hình, và những gì được quyết định xuất hiện trong một thanh ở phía dưới. Nhấp vào thanh để mở một tờ từ phía dưới, nơi bạn cũng có thể xác nhận.

Có ổn không nếu tôi dừng lại giữa chừng?

Những gì bạn đã quyết định cho đến nay sẽ được lưu giữ dưới dạng cuộc trò chuyện của bạn. Bạn có thể tiếp tục từ "Lịch sử".

Lối vào cũng hiển thị trên các gói Free và Lite?

Lối vào hiển thị, nhưng nhấp vào nó sẽ cho bạn biết gói của bạn không hỗ trợ nó.