Bạn có thể đăng ký các SOP đang sử dụng, được tạo bằng Word, Excel, PowerPoint, PDF và các định dạng tương tự, làm SOP của Dive với bố cục gốc mà không cần chia thành các bước (SOP dạng tệp). Các tính năng quản lý SOP như sắp xếp theo thư mục, thiết lập quyền xem, tìm kiếm, phê duyệt và sửa đổi, và ghi nhận xem đều hoạt động như bình thường. Hãy dùng khi bạn muốn phân phát các tệp đang dùng đến hiện trường mà không thay đổi diện mạo của chúng.

Việc đăng ký và thay thế tệp được thực hiện từ trình duyệt trên máy tính bởi người dùng có quyền chỉnh sửa SOP. Tính năng này có sẵn ở tất cả các gói. Chỉnh sửa trực tiếp trong Office trên Windows, mở ở chế độ chỉ đọc (Mở trên máy tính), và dịch tệp, có sẵn ở gói Pro và Enterprise.

SOP dạng tệp là gì?

SOP thông thường được tạo bằng cách gán video, hình ảnh và văn bản cho từng bước. SOP dạng tệp không có bước. Đây là định dạng SOP mở và hiển thị một tệp đã đăng ký.

Nếu muốn dùng AI để chia nội dung tệp thành các bước, hãy dùng Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel, Word và PowerPoint). Về cách chọn giữa hai cách, xem mục "Phân biệt cách này với cách tạo bước bằng AI" trong bài viết này.

Các tệp có thể đăng ký

Từ màn hình [Đăng ký SOP hiện có], và từ [Tải lên từ máy tính], [Teams / SharePoint] và [Google Drive] trong [Cài đặt SOP dạng tệp], bạn có thể đăng ký tệp PDF, Word, Excel và PowerPoint (Google Tài liệu, Google Trang tính và Google Trang trình bày được nhập dưới dạng tệp Word, Excel và PowerPoint). URL, tệp nén zip và các định dạng khác được đăng ký từ [Chọn từ tư liệu] trong [Cài đặt SOP dạng tệp]. Cách tệp hiển thị khi xem tùy thuộc vào định dạng.

PDF

Tệp PDF được hiển thị nguyên dạng ngay trong màn hình Dive.

Word, Excel và PowerPoint

Khi đăng ký tệp, một PDF để hiển thị được tạo ra để hiện trên màn hình. Không sử dụng xử lý AI. Khi tải xuống, bạn sẽ nhận được tệp gốc (ví dụ .xlsx).

Với Excel (.xlsx và .xlsm), bạn có thể chọn cách tạo PDF để hiển thị trong [Phương thức chuyển đổi] thuộc [Cài đặt SOP dạng tệp]. Nếu chọn lại, PDF sẽ được tạo lại ngay từ tệp gốc.

[Cài đặt in] (Mặc định): Theo cài đặt in của tệp gốc (vùng in, ngắt trang và tỷ lệ thu phóng). Nếu cài đặt in đã đúng, hiển thị sẽ gần nhất với bản gốc.
[Vừa chiều rộng 1 trang]: Chỉ điều chỉnh chiều rộng để vừa một trang, nhờ đó các cột không bị cắt (chiều cao sẽ kéo dài qua nhiều trang). Phù hợp với bảng rộng.
[1 trang tính = 1 trang]: Điều chỉnh mỗi trang tính vừa trong một trang.

Nếu không thể tạo PDF để hiển thị, thông báo "Không có PDF để hiển thị" sẽ xuất hiện trong [Cài đặt SOP dạng tệp]. Nhấn [Tạo PDF để hiển thị] để tạo lại từ tệp gốc. Bạn cũng có thể tạo theo cách tương tự cho các tệp Word, Excel và PowerPoint chưa qua xử lý AI, được chọn từ [Chọn từ tư liệu]. (Tệp đã qua xử lý AI sẽ dùng PDF do xử lý AI tạo ra như hiện có.)

URL

Bạn có thể đăng ký các trang như cổng thông tin nội bộ của công ty. Hãy chọn từ tab [URL] trong [Chọn từ tư liệu]. Nếu trang đích cho phép nhúng, trang sẽ hiển thị trên màn hình. Nếu không cho phép, trang sẽ hiển thị bằng [Mở trong cửa sổ mới].

Excel, v.v., Khác

Các tệp nén như zip, tệp CAD và tệp văn bản (txt, csv, md, v.v.) cũng có thể đăng ký từ tab [Excel, v.v., Khác] trong [Chọn từ tư liệu].

Tuy nhiên, video, hình ảnh, PDF và mô hình 3D (fbx) được xử lý trong các tab riêng nên không thể tải lên [Khác]. (Sẽ hiển thị thông báo "Không thể tải lên loại tệp này dưới dạng 'Khác'".) Nếu muốn dùng video hoặc hình ảnh làm SOP, hãy tạo SOP thông thường.

Tệp trong [Khác] không thể hiển thị trên trình duyệt, nên khi xem sẽ có nút "Tải xuống" và tệp mở ra sau khi tải về (các tệp văn bản như txt và csv có thể hiển thị trên màn hình).

Việc có thể tải xuống hay không tùy thuộc vào cài đặt quyền của từng vai trò. Để biết chi tiết, xem Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng (giới hạn vai trò cho tải xuống, xuất và chia sẻ).

Cách đăng ký

Có hai cách đăng ký. Để đăng ký tệp mới, hãy làm theo các bước trong "Đăng ký từ màn hình Đăng ký SOP hiện có". Để chuyển một SOP đã tạo thành SOP dạng tệp, hãy làm theo các bước trong "Đăng ký từ tab Thông tin cơ bản".

Đăng ký từ màn hình Đăng ký SOP hiện có

Trên thanh bên, chọn [+] → [Đăng ký SOP hiện có]
Kéo tệp cần đăng ký (PDF, Word, Excel, PowerPoint) vào màn hình, hoặc nhấp để chọn. Nếu chọn nhiều tệp cùng lúc, một bản nháp sẽ được tạo cho mỗi tệp. Với tệp nằm trên Teams, SharePoint, OneDrive hoặc Google Drive, hãy chọn [Teams / SharePoint] hoặc [Google Drive] trong [Lấy từ trên mây]
Nếu chỉ chọn một tệp, bản nháp được tạo sẽ mở ngay. Nếu chọn từ hai tệp trở lên, hãy mở từ danh sách bản nháp đã tạo bằng [Mở]. Các tệp không tạo được sẽ hiển thị lý do, và bạn có thể thử lại bằng [Thử lại]
Tiêu đề được đặt theo tên tệp, và ảnh bìa là trang đầu tiên của tệp. Kiểm tra nội dung rồi xuất bản. Để mở lại sau này, hãy dùng [Danh sách bản nháp / phê duyệt]

Các tệp đăng ký theo cách này sẽ không xuất hiện trong danh sách [Tư liệu]. Vì không dùng AI nên cũng không tính vào số lần xử lý AI.

Để dùng tệp trong [Tư liệu], hãy chọn từ [Chọn từ tư liệu] trên cùng màn hình, rồi chọn [Giữ nguyên tệp] ở đầu mục [Bạn muốn nhập tệp như thế nào?]. Cũng có thể chọn các tệp PDF, Word, Excel và PowerPoint chưa qua xử lý AI.

今ある手順書を登録の画面

Đăng ký từ tab Thông tin cơ bản

Mở màn hình chỉnh sửa SOP. Để tạo mới, chọn [Tạo từ đầu] trong phần chọn phương thức tạo. Để chuyển một SOP đã xuất bản, hãy tạo bản sửa đổi và mở bản nháp
Mở tab [Thông tin cơ bản]
Mở [Cài đặt SOP dạng tệp] và bật [Dùng làm SOP dạng tệp]
Mở tab [Nội dung bước] (cũng có thể mở từ [Mở nội dung bước]), rồi thiết lập tệp bằng một trong các mục [Tải lên từ máy tính], [Teams / SharePoint], [Google Drive] hoặc [Chọn từ tư liệu] trong [Cài đặt SOP dạng tệp]. Với [Chọn từ tư liệu], bạn có thể chọn từ các tab [PDF], [URL] và [Excel, v.v., Khác]
Nhập tiêu đề, mô tả tổng quan, Hình thu nhỏ và các mục khác, rồi lưu và xuất bản

手順内容タブのファイル手順書の設定と表示用のPDF

Khi bật [Dùng làm SOP dạng tệp], tab [Nội dung bước] sẽ hiển thị nội dung của PDF để hiển thị thay cho các bước. Người có quyền chỉnh sửa cũng sẽ thấy [Cài đặt SOP dạng tệp], nhờ đó có thể thiết lập trong khi xem tệp. (Có thể kéo để thay đổi độ rộng của khung trái và phải.) Màn hình chỉnh sửa SOP luôn mở từ tab [Nội dung bước]. Với tệp không có PDF để hiển thị (như URL), tab [Nội dung bước] của người chỉ có quyền xem sẽ hiển thị "SOP này được thiết lập là 'SOP dạng tệp'". Để quay lại định dạng tạo bước, hãy tắt [Dùng làm SOP dạng tệp].

Thay thế hoặc gỡ tệp đã đăng ký

Việc thay tệp được thực hiện trên màn hình chỉnh sửa bản nháp. Với SOP đã xuất bản, hãy tạo bản sửa đổi để có bản nháp, rồi thay tệp, sau đó phê duyệt và xuất bản.

Từ [Thay thế] trong [Cài đặt SOP dạng tệp] trên tab [Nội dung bước], chọn [Tải lên từ máy tính], [Teams / SharePoint], [Google Drive] hoặc [Chọn từ tư liệu] để thay tệp. Tệp được tải lên bằng [Tải lên từ máy tính] hoặc tương tự sẽ được thay trực tiếp làm tệp của bản nháp (không xuất hiện trong danh sách [Tư liệu]). Để gỡ tệp khỏi bản nháp này, hãy dùng biểu tượng thùng rác bên phải tên tệp. Bản thân tệp không bị xóa.

Khi chọn từ [Chọn từ tư liệu], [Áp dụng nội dung của tệp cho cả SOP?] sẽ hiển thị. Các mục được đánh dấu sẽ được thay bằng nội dung của tệp đã chọn (lúc đầu tất cả đều được đánh dấu sẵn).

Ảnh thu nhỏ
Tiêu đề
Mô tả tổng quan
Vật tư sử dụng (được thêm vào vật tư đang dùng)
Tệp liên quan (tệp gốc sẽ được thêm vào)

Các mục không có nội dung đọc được từ tệp sẽ không hiển thị. Nhấn [Áp dụng] để thay thế, hoặc nhấn [Giữ nguyên] để chỉ thay tệp.

Lấy lại tệp của Rev trước

Ngay cả khi đã thay tệp, tệp của Rev trước vẫn được giữ lại. Mở [Xem lịch sử sửa đổi] trong phần thông tin xuất bản trên màn hình chỉnh sửa SOP, rồi từ [Tải xuống tệp của Rev này] trên dòng của từng Rev, bạn có thể lấy tệp gốc của Rev đó (tên tệp sẽ có dạng "Số Rev_tên tệp gốc").

Mục này chỉ hiển thị cho những người được phép Tải xuống SOP dạng tệp. Người không thể chỉnh sửa SOP chỉ thấy các Rev đã xuất bản.

Chỉnh sửa trực tiếp trong Office trên Windows

Trên máy tính Windows, từ [Chỉnh sửa trên máy tính] trong [Cài đặt SOP dạng tệp], bạn có thể mở tệp Word, Excel và PowerPoint trong Office để chỉnh sửa, rồi lưu (Ctrl+S) trực tiếp vào bản nháp (gói Pro và Enterprise). Để biết chi tiết, xem Chỉnh sửa trực tiếp SOP dạng tệp trong Office trên Windows (Chỉnh sửa trên máy tính).

Cách hiển thị tại hiện trường

Khi mở SOP từ thư mục hoặc tìm kiếm, tệp đã đăng ký sẽ hiển thị toàn màn hình. Ở phía trên màn hình có các thao tác sau. (Trên màn hình hẹp như điện thoại thông minh, [Tệp đính kèm] và [Tải xuống] chỉ hiển thị dưới dạng biểu tượng.)

Bản dịch: Khi chọn ngôn ngữ, tệp sẽ hiển thị dưới dạng bản dịch máy (gói Pro và Enterprise. Xem SOP dạng tệp và PDF của các bước dưới dạng bản dịch (dịch máy))
Tệp đính kèm: Mở danh sách các tệp liên quan được gắn với SOP này (chỉ hiển thị khi có tệp liên quan)
Tải xuống / Mở trong cửa sổ mới: Lấy tệp về. Khi Excel, Word hoặc PowerPoint đang hiển thị dưới dạng PDF đã chuyển đổi, tệp gốc (ví dụ .xlsx) sẽ được lấy về (khi ngoại tuyến, PDF đang hiển thị sẽ được lấy về). Khi đang xem bản dịch, tệp đã dịch sẽ được lấy về. Nếu đã đăng ký URL, trang sẽ mở trong cửa sổ mới
Báo cáo hoàn thành: Ghi lại rằng công việc đã xong, kèm theo bình luận

Bản ghi mở tệp được lưu giống như SOP thông thường, nên bạn có thể kiểm tra ai đã mở và lúc nào. SOP dạng tệp đã mở cũng xuất hiện trong [Lịch sử xem] ở trang chủ và thanh bên. Có thể xem từ kính thông minh và thiết bị di động. (Trên kính thông minh, nút [Tệp đính kèm] và [Tải xuống] không hiển thị.)

SOP dạng tệp đã mở một lần sẽ được lưu trên thiết bị và có thể mở khi ngoại tuyến. (Không áp dụng cho các nhóm được đặt không lưu Dữ liệu xem trên thiết bị, và các PDF lớn hơn 50 MB.) Để dùng khi ngoại tuyến một SOP dạng tệp chưa từng mở, hãy tải trước.

Cách phân biệt trong thư mục và tìm kiếm

Trong danh sách thư mục, SOP dạng tệp có nhãn "SOP dạng tệp" (hoặc "Tệp" khi danh sách hiển thị dạng bảng), và có biểu tượng loại tệp gốc (Word, Excel, PowerPoint, PDF, v.v.). Trong bộ lọc danh sách thư mục và mục [Đặc điểm] của màn hình tìm kiếm có [SOP dạng tệp], nên bạn có thể chỉ liệt kê SOP dạng tệp.

Nội dung văn bản bên trong tệp cũng được tìm kiếm. Khi khớp với nội dung, trang khớp sẽ hiển thị, và nhấn vào sẽ mở trang đó. PDF quét không có chữ thì không thể tìm theo nội dung (vẫn có thể tìm theo tên SOP, v.v.). Để biết chi tiết, xem Tìm kiếm toàn văn.

Khác biệt về tính năng so với SOP thông thường

Vì không có bước, các tính năng sau không khả dụng.

Xuất SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4)
Câu hỏi và kiểm tra theo từng bước
Phụ đề và đọc to (có thể dùng bản dịch bằng cách dịch máy tệp, dành cho gói Pro và Enterprise)
Tìm kiếm trong SOP, và URL nhảy đến từng bước

Các tính năng sau có thể dùng giống như SOP thông thường.

Sắp xếp theo thư mục và giới hạn truy cập
Quy trình phê duyệt và sửa đổi
Chia sẻ ra ngoài công ty qua URL chia sẻ và lời mời khách
Ghi nhận xem và báo cáo hoàn thành
Đính kèm tệp liên quan
Tìm kiếm (bao gồm Nội dung tệp)

Phân biệt cách này với cách tạo bước bằng AI

Muốn phân phát và quản lý tệp hiện tại mà không thay đổi bố cục → Đăng ký làm SOP dạng tệp
Muốn chia nội dung tệp thành các bước và thêm video hoặc câu hỏi sau này → Tạo SOP từ tệp
Muốn giữ tệp hiện tại và liên kết từ tệp đó đến các bước của Dive → Tự động thêm liên kết đến bước vào tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện có

Câu hỏi thường gặp

H. Tôi đã đăng ký một tệp Excel nhưng tệp không hiển thị trên màn hình mà lại tải xuống.
Đ. Khi không có PDF để hiển thị, tệp không thể xem trên trình duyệt nên được cung cấp dưới dạng tải xuống. Nếu [Cài đặt SOP dạng tệp] trên tab [Thông tin cơ bản] hiển thị "Không có PDF để hiển thị", hãy nhấn [Tạo PDF để hiển thị]. Nếu vẫn không tạo được, lý do sẽ được hiển thị.

H. Sau này có thể chuyển lại thành SOP thông thường không?
Đ. Nếu tắt [Dùng làm SOP dạng tệp] trong [Cài đặt SOP dạng tệp], tab [Nội dung bước] sẽ có thể chỉnh sửa. Tuy nhiên các bước không được tạo tự động, nên bạn hãy tự tạo các bước, hoặc tạo lại SOP bằng Tạo SOP từ tệp.

H. Có thể thay tệp đã đăng ký bằng phiên bản mới không?
Đ. Hãy tạo bản sửa đổi, rồi thay tệp từ [Thay thế] trong [Cài đặt SOP dạng tệp] trên tab [Thông tin cơ bản]. URL của SOP không thay đổi. Tệp của Rev trước vẫn được giữ lại và có thể lấy từ [Xem lịch sử sửa đổi].

H. Có thể đăng ký tệp zip không?
Đ. Có thể. Trong [Cài đặt SOP dạng tệp], chọn [Chọn từ tư liệu], rồi tải lên từ tab [Excel, v.v., Khác]. Khi xem, tệp không hiển thị trên màn hình mà sẽ mở sau khi tải xuống. Lưu ý rằng tệp zip không nằm trong phạm vi của Tạo SOP từ tệp.

H. Có thể đăng ký một trang trên cổng thông tin nội bộ của công ty không?
Đ. Trong [Cài đặt SOP dạng tệp], chọn [Chọn từ tư liệu] và đăng ký từ tab [URL]. Tùy cài đặt của trang, có thể không nhúng được lên màn hình. Khi đó, trang sẽ hiển thị bằng [Mở trong cửa sổ mới].

Trang liên quan