Chia sẻ bản nháp là tính năng cho phép bạn chia sẻ SOP ở trạng thái bản nháp chưa xuất bản với những người dùng hoặc nhóm được chỉ định, tách biệt với quy trình phê duyệt, cho phép họ xem và bình luận. Sử dụng nó khi bạn muốn nhân viên tại hiện trường hoặc những người có kinh nghiệm xem xét nội dung trước khi xuất bản.
Những người nhận được chia sẻ không có quyền chỉnh sửa. Họ không thể chỉnh sửa, lưu, phê duyệt hoặc xóa các bước—chỉ có thể để lại bình luận.
Chia sẻ bản nháp là gì
Theo mặc định, các SOP ở trạng thái bản nháp chỉ có thể được mở bởi người khởi tạo và những người trong quy trình phê duyệt. Do đó, khi bạn muốn "những nhân viên tại hiện trường không phải những người phê duyệt xem bản nháp trước khi xuất bản", bạn phải xuất bản tạm thời hoặc hiển thị màn hình cạnh nhau.
Với Chia sẻ bản nháp, người khởi tạo chỉ cần chỉ định đối tượng chia sẻ (người dùng hoặc nhóm), và những đối tượng đó có thể mở bản nháp, xem xét nó và để lại bình luận. Bạn có thể chia sẻ với những người không có quyền truy cập thư mục (Chia sẻ bản nháp hoạt động độc lập với các hạn chế truy cập thư mục). Vì nó tách biệt với quy trình phê duyệt, nó không ảnh hưởng đến quá trình phê duyệt.
●Màn hình: Tab "Chia sẻ bản nháp" trên màn hình chỉnh sửa SOP (nhìn từ người khởi tạo)
[Hình ảnh: draftshare_tab_owner]
Điều kiện cần thiết
- Quyền hạn: Chỉ có người khởi tạo của bản nháp mới có thể đặt đối tượng chia sẻ. Những người phê duyệt và những người mà bản nháp được chia sẻ cho họ không thấy cài đặt chia sẻ—họ chỉ có thể sử dụng bình luận.
- Ai có thể là đối tượng nhận được: Những người dùng và nhóm từ cùng một nhóm. Người dùng khách và những người hiện đang được mời nhưng chưa tham gia không thể là đối tượng.
- Phạm vi: Chỉ những SOP ở trạng thái bản nháp. Tab "Chia sẻ bản nháp" không xuất hiện trên các SOP đã xuất bản (đã phát hành).
- Gói: Có sẵn trên gói Lite trở lên.
- Vị trí: Định cấu hình từ tab [Chia sẻ bản nháp] ở phía trên màn hình chỉnh sửa SOP.
Thiết lập đối tượng chia sẻ (người khởi tạo)
- Trong menu bên trái, mở [SOP] → [Bản nháp / Duyệt], và nhấp vào SOP đích từ tab [Bản nháp].
- Mở tab [Chia sẻ bản nháp] ở phía trên màn hình chỉnh sửa.
- Nhấp [Thay đổi đối tượng chia sẻ].
- Chọn cá nhân trong Người dùng được chia sẻ hoặc nhóm trong Nhóm được chia sẻ (bạn có thể sử dụng cả hai cùng nhau).
- Nhấp [Lưu cài đặt chia sẻ].
●Màn hình: Hộp thoại cài đặt chia sẻ được mở bởi [Thay đổi đối tượng chia sẻ]
Khi bạn lưu, một email thông báo với liên kết trực tiếp đến SOP đích được gửi chỉ cho những đối tượng mới được thêm vào danh sách chia sẻ. Những đối tượng đã có bản nháp được chia sẻ không nhận được email trùng lặp.
Chia sẻ theo nhóm
Mỗi khi bạn nhấp vào tên nhóm trong "Nhóm được chia sẻ", trạng thái lựa chọn sẽ thay đổi như sau:
- Lần nhấp đầu tiên: Chia sẻ với nhóm và tất cả các thành viên của các nhóm con
- Lần nhấp thứ hai: Chia sẻ với chỉ những thành viên trực tiếp của nhóm (không bao gồm các nhóm con)
- Lần nhấp thứ ba: Bỏ chọn
Các đối tượng chia sẻ được xác nhận khi các thành viên được mở rộng. Những người dùng được thêm vào nhóm sau khi lưu không được tự động thêm; nếu cần thiết, hãy lưu cài đặt chia sẻ lại.
Không cần chia sẻ với những người phê duyệt
Những người dùng trong yêu cầu phê duyệt có thể tự động xem bản nháp. Bạn không cần đặt họ làm đối tượng chia sẻ lại.
Cách nó xuất hiện ở phía đối tượng
Các đối tượng có thể mở bản nháp theo một trong hai cách sau:
- Qua liên kết trong email thông báo
- Trong menu bên trái, mở [SOP] → [Bản nháp / Duyệt], sau đó mở từ tab [Bản nháp được chia sẻ] (đối với người dùng chỉ xem, mục menu xuất hiện dưới dạng [Bản nháp được chia sẻ]).
●Màn hình: Tab [Bản nháp được chia sẻ] trên "Bản nháp / Duyệt"
Khi được mở, một thẻ hiển thị [Bản nháp được chia sẻ (chỉ xem và bình luận)] xuất hiện ở phía trên màn hình, và tab [Bình luận về bản nháp] được mở trước tiên. Bạn có thể xem xét chi tiết bước từ tab [Nội dung bước].
Trong trạng thái này, bạn không thể chỉnh sửa, lưu, xuất bản (yêu cầu phê duyệt), phê duyệt, sửa đổi, sao chép, xóa hoặc chia sẻ qua Mã QR. Chỉ có thể để lại bình luận.
Trao đổi bình luận
- Mở tab [Chia sẻ bản nháp] (hoặc nếu bạn là đối tượng, tab [Bình luận về bản nháp]).
- Nhập bình luận trong trường văn bản ở phía dưới màn hình và nhấp [Đăng bình luận].
Khi bạn đăng, một email thông báo chứa bình luận được gửi cho người khởi tạo và bất kỳ ai khác đã bình luận trước đó (ngoại trừ chính bạn). Những đối tượng chưa bình luận không nhận được thông báo.
Các bình luận được phản ánh ngay sau khi đăng và được cập nhật trên tất cả các màn hình xem bản nháp. Tên người đăng và thời gian đăng xuất hiện cùng nhau.
●Màn hình: Danh sách bình luận bản nháp và trường nhập liệu
Dừng chia sẻ
Người khởi tạo mở [Chia sẻ bản nháp] → [Thay đổi đối tượng chia sẻ], bỏ chọn người dùng hoặc nhóm cần xóa, và nhấp [Lưu cài đặt chia sẻ]. SOP được xóa khỏi tab [Bản nháp được chia sẻ] cho đối tượng đó.
Khi SOP được xuất bản, nó sẽ tự động bị xóa khỏi tab [Bản nháp được chia sẻ]. Sau khi xuất bản, ai có thể xem nó tùy thuộc vào các hạn chế truy cập thư mục.
Các câu hỏi thường gặp
Các đối tượng có thể vô tình chỉnh sửa SOP không?
Không. Các đối tượng không thấy bất kỳ nút chỉnh sửa, lưu hoặc phê duyệt nào—màn hình chỉ có thể đọc.
Tôi có thể chia sẻ với những người không có quyền truy cập thư mục không?
Có. Chia sẻ bản nháp hoạt động độc lập với các hạn chế truy cập thư mục để cho phép xem. Vì bạn đang chia sẻ SOP bản nháp trước khi xuất bản, vui lòng xác nhận các đối tượng chia sẻ một cách cẩn thận.
Tôi có thể chia sẻ với người dùng khách không?
Không. Người dùng khách không xuất hiện như các tùy chọn cho các đối tượng chia sẻ.
Điều gì xảy ra với các bình luận về bản nháp sau khi xuất bản?
Sau khi xuất bản, tab "Chia sẻ bản nháp" không còn xuất hiện trên SOP, do đó phần bình luận cũng biến mất.
Điều gì nếu bản nháp được chia sẻ cũng có trong "Đang chờ bạn duyệt"?
Quy trình phê duyệt có mức độ ưu tiên cao. Nếu bạn mở nó dưới tư cách là người phê duyệt, màn hình không phải chỉ có thể đọc, và bạn có thể phê duyệt hoặc từ chối bình thường.
Thông tin liên quan
Hạn chế truy cập trên các SOP đã xuất bản và các tài liệu liên quan