Chúng tôi đã xem xét lại toàn bộ tính năng xuất SOP. Chúng tôi đã thêm xuất Word và thiết kế lại PDF tiêu chuẩn để tương tự biểu mẫu giấy. Tính năng Định dạng xuất được phát hành ngày 21 tháng 8 (xuất SOP theo định dạng của công ty bạn) hiện hỗ trợ các định dạng Word và PowerPoint bên cạnh Excel.

① Định dạng xuất hiện hỗ trợ Word và PowerPoint

Định dạng xuất được phát hành ngày 21 tháng 8 chỉ có thể đăng ký các định dạng Excel (.xlsx / .xlsm). Trong bản phát hành này, bạn hiện có thể đăng ký các định dạng Word (.docx / .docm) và PowerPoint (.pptx / .pptm). Cách viết thẻ chèn là chung cho tất cả các định dạng.

Các định dạng đã đăng ký xuất hiện dưới dạng tên trong "Xuất" → "Excel", "Word" và "PowerPoint" trên màn hình Chi tiết SOP. Khi bạn đăng ký một định dạng, định dạng tùy chỉnh và "Tiêu chuẩn" xuất hiện cùng cấp.

● Cách hàng bước mở rộng tùy thuộc vào định dạng

• Word … Chỉ đặt một khung bước. Hàng tăng theo số bước. Bạn không cần viết số thứ tự.
• PowerPoint … Nếu một bước vừa trên một trang chiếu, đặt một khung trên trang chiếu đó sẽ tạo bao nhiêu trang chiếu bằng số bước. Nếu một bước kéo dài hai trang chiếu trở lên, đặt thẻ bắt đầu trên trang chiếu đầu tiên và thẻ kết thúc trên trang chiếu cuối cùng, và các khung mở rộng cùng nhau. Nếu bạn sử dụng một trang chiếu cho bảng tóm tắt, đặt một khung trong hàng bảng sẽ mở rộng theo số hàng.
• Excel … Như trước, sắp xếp các khung theo số lượng bạn cần. Không giống như hai định dạng khác, phương pháp này bảo toàn tham chiếu công thức, cài đặt in và macro bằng cách không thay đổi số hàng.

● Lưu ý khi tạo định dạng PowerPoint

• Đặt thẻ bước và lịch sử sửa đổi trên chính trang chiếu, không phải trên trang chiếu chính hoặc bố cục.
• Các thẻ được viết bên trong phần giữ chỗ "Nhấp vào để thêm văn bản" sẽ không được phản ánh. Vẽ một hộp văn bản và viết các thẻ bên trong nó.
• Đặt thẻ ảnh riêng lẻ trong hộp văn bản có kích thước để vừa với ảnh. Viết trong cùng một hình dạng với nội dung sẽ chồng lên các ký tự.

● Chúng tôi đã chuẩn bị các mẫu cho Excel, Word và PowerPoint

Từ phần "Cách tạo mẫu" trên màn hình cài đặt, bạn có thể tải xuống các mẫu cho mỗi định dạng. Bạn cũng có thể sử dụng chúng bằng cách chỉ thêm thẻ chèn vào định dạng hiện tại của mình mà không cần bắt đầu từ đầu.

● Điều kiện sử dụng

• Có sẵn với Gói Enterprise
• Các định dạng tệp được hỗ trợ là .xlsx / .xlsm / .docx / .docm / .pptx / .pptm, tối đa 50MB mỗi tệp
• Đăng ký và xóa định dạng được thực hiện bởi Quản trị viên Nhóm hoặc cao hơn; Xuất được thực hiện bởi những người có quyền xuất SOP
• Vị trí cài đặt: Thanh bên "Từ điển / Mẫu" → "Mẫu" → "Định dạng xuất"

Để xem hướng dẫn, phương pháp đăng ký và danh sách thẻ, hãy xem Xuất SOP theo định dạng của công ty bạn (Định dạng xuất).

② PDF tiêu chuẩn được thiết kế lại dạng biểu mẫu giấy

PDF tiêu chuẩn trước đây có trang bìa trên trang đầu tiên và một bước trên mỗi trang sau đó. Điều này có nghĩa là các trang tăng theo số bước, vì vậy SOP 20 bước sẽ trở thành 21 trang, quá dày để phân phát tại hiện trường và khó nhìn dưới dạng danh sách. Chúng tôi đã thiết kế lại nó để giống một tờ tiêu chuẩn công việc thực tế với định dạng danh sách.

● Không có trang bìa; nội dung bắt đầu từ trang một

Tóm tắt xuất hiện ở đầu trang một (mô tả bên trái, hình ảnh bìa bên phải), và danh sách bước bắt đầu ngay bên dưới. Chúng tôi đã loại bỏ nhu cầu lật qua trang bìa trước khi công việc bắt đầu.

● Tên tài liệu, Rev và số trang xuất hiện trong hộp có đường viền ở trên cùng tất cả các trang

Bất kỳ trang nào được kéo ra đều sẽ hiển thị SOP và phiên bản nào đó. Chúng tôi đã xóa chân trang được hiển thị trước đó ở dưới cùng và dấu "Bí mật" màu đỏ. Phân loại xử lý được quyết định bởi từng khách hàng, và sẽ không phù hợp với thực tế nếu Dive in "Bí mật" thống nhất trên tất cả các SOP. Nếu bạn cần dấu "Bí mật", hãy thêm nó vào Định dạng xuất (định dạng của công ty bạn) và sử dụng nó.

● Các bước xuất hiện trong bảng ba cột với một bước trên mỗi hàng

• Từ trái sang: "Ảnh thu nhỏ", "Bước công việc" và "Thông tin an toàn quan trọng/Ghi chú" — ba cột
• URL nhảy và Mã QR cho mỗi bước được xếp chồng lên nhau theo chiều dọc trong cột ảnh thu nhỏ (hoặc trong cột bước công việc nếu không hiển thị ảnh thu nhỏ)
• Tiêu đề cột lặp lại ở đầu mỗi trang
• Độ cao hàng điều chỉnh theo nội dung bước, và một đường ngang tách các bước
• Kích thước ảnh được hiệu chỉnh để vừa với khoảng bốn bước trên mỗi trang

● Lịch sử sửa đổi được hợp nhất trên trang cuối cùng

● Bạn hiện có thể chọn mục nào để xuất

Trước đây chỉ Excel cho phép bạn chọn các mục xuất, nhưng bây giờ PDF và Word cũng vậy. Bạn có thể chọn các mục nào để đưa vào: Ảnh thu nhỏ, Tiêu đề bước, Chi tiết bước, Mẹo làm việc / Cảnh báo chất lượng / Thông tin an toàn quan trọng, Câu hỏi, Âm thanh (phụ đề) và Lịch sử sửa đổi (trang cuối). Khi bạn bỏ chọn một mục, cột đó sẽ biến mất khỏi trang.

● Văn bản sử dụng phông chữ Noto Sans JP được nhúng

Vì PDF nhúng phông chữ, nó sẽ hiển thị theo cách tương tự ngay cả trên các thiết bị không có phông chữ đó được cài đặt.

③ Thêm xuất Word

Trước đây, các định dạng xuất duy nhất có sẵn từ Dive là PDF, Excel, PowerPoint và MP4 — Word không có sẵn. Các khách hàng quản lý tiêu chuẩn công việc trong Word không có lựa chọn nào khác ngoài việc chuyển nội dung thủ công từ PDF hoặc Excel.

Trong bản phát hành này, "Word" đã được thêm vào menu "Xuất" trên màn hình Chi tiết SOP. Chọn nó và nó xuất dưới dạng .docx trực tiếp. Vì bạn có thể chỉnh sửa tệp được xuất trong Word sau đó, bạn có thể điều chỉnh nó để phù hợp với định dạng của công ty bạn hoặc dán nó vào các tài liệu khác.

● Định dạng giống như PDF tiêu chuẩn

Bố cục giống hệt nhau: tóm tắt trên trang một, danh sách bước tiếp theo và lịch sử sửa đổi trên trang cuối cùng. PDF và Word có hình thức giống nhau, vì vậy chúng có thể được phân phát thay thế cho nhau.

● Điều kiện sử dụng

• Có sẵn với Gói Core, Pro và Enterprise (cùng điều kiện như xuất PDF và xuất Excel)
• Chạy từ màn hình Chi tiết SOP "Xuất" → "Word"
• Bạn có thể chọn mục nào để xuất và có bao gồm URL nhảy và Mã QR cho mỗi bước tại thời điểm xuất

Tác động đến việc sử dụng hiện tại

Chúng tôi không thay đổi nội dung của các SOP hiện tại. Các tệp được xuất trước đó không bị ảnh hưởng.

Định dạng PDF tiêu chuẩn sẽ thay đổi với bản xuất này. Nó sẽ không còn một bước cho mỗi trang, sẽ không có trang bìa hoặc hiển thị "Bí mật" và số trang ở dưới cùng. Nếu bạn cần định dạng trước đây, hãy đăng ký định dạng của công ty bạn trong Định dạng xuất (Gói Enterprise) và sử dụng nó. Định dạng Excel và PowerPoint tiêu chuẩn không thay đổi.

Các bài viết liên quan

• Xuất SOP theo định dạng của công ty bạn (Định dạng xuất)
• Xuất PDF, Excel, Word, PowerPoint / Thêm URL nhảy vào mỗi bước
• Quy trình phê duyệt

Cảm ơn bạn đã tiếp tục sử dụng Dive.