Ketika Anda mengunggah panduan Excel, standar kerja, atau lembar periksa yang sudah ada, prosedur Word, atau slide PowerPoint ke Dive, AI secara otomatis menghasilkan judul, ringkasan, dan langkah-langkah (termasuk pertanyaan dan penilaian lulus/gagal). Anda dapat mengedit dan berbagi semuanya di layar yang sama dengan SOP video.
Banyak pelanggan saat ini mengelola prosedur dalam Excel. Alih-alih merekam ulang video atau menulis ulang konten, ini adalah alur kerja untuk memindahkan aset prosedur yang sudah ada ke Dive apa adanya.
Format file yang didukung
- PDF (didukung sebelumnya)
- Excel: .xlsx / .xlsm / .xls
- Word: .docx / .doc
- PowerPoint: .pptx / .ppt
- OpenDocument: .odt / .ods / .odp
Ketika Anda mengunggah, Cloud akan mengonversinya ke PDF, dan kemudian AI akan menyusun langkah-langkahnya. (File Excel/Word/PPT asli juga disimpan sebagai materi.)
Anda juga dapat membuat prosedur dari gambar (JPEG/PNG/WebP/HEIC) menggunakan tab "Gambar" dalam alur kerja "Buat dari file" yang sama. Setiap gambar menjadi satu langkah, dan memilih beberapa gambar membuat satu prosedur dalam urutan yang Anda susun. Untuk gambar, opsi "metode impor" dan "pembagian langkah" yang dijelaskan dalam artikel ini tidak berlaku.
Langkah-langkah pembuatan
- Klik tombol [+] di bilah samping, kemudian klik "Buat dari file"
- Layar pemilihan file akan terbuka. Untuk file baru, seret dan lepas atau klik "Pilih file" untuk mengunggah
- Setelah mengunggah, opsi pemrosesan AI akan terbuka. Sesuaikan jika diperlukan (lihat bagian berikutnya untuk detail), kemudian klik "Jalankan"
- Setelah pemrosesan AI selesai, pilih file itu. Anda juga dapat memilih file yang sudah diproses AI dari "Materi" apa adanya
- "Bagaimana Anda ingin mengimpor file?" akan terbuka; pilih metode impor Anda (lihat "Memilih metode impor" di bawah)
- "Pengaturan konversi langkah" menampilkan pengaturan narasi dan pertanyaan; klik "Tetapkan dengan konten ini"
- Editor SOP akan terbuka. Periksa dan edit konten, kemudian publikasikan
Jika Anda ingin mengulang pemrosesan di tengah jalan, klik "Jalankan ulang AI" dari modal detail materi untuk mengubah opsi dan menganalisis ulang (Anda dapat mencoba berkali-kali dari file yang sama).
Memilih metode impor
Setelah memilih file, pilih satu dari empat metode impor untuk SOP Anda. Arahkan ke setiap tombol untuk melihat deskripsi.
- "Apa adanya (1 langkah)": Seluruh file menjadi satu langkah. Judul dan ringkasan berisi konten yang dibaca AI
- "1 langkah per slide": Semua langkah yang dibagi oleh AI diimpor. Arahkan ke tombol untuk melihat berapa banyak langkah yang akan dibuat, seperti "10 halaman → 12 langkah". Metode pembagian langkah mengikuti opsi pemrosesan AI "Metode pembagian langkah", jadi jumlah halaman dan langkah mungkin tidak cocok
- "Pilih slide": Pilih halaman mana yang ingin Anda gunakan dan impor hanya langkah dari halaman tersebut. Jika Anda memilih halaman tempat AI tidak membuat langkah (seperti sampul atau konten yang meluap dari halaman sebelumnya), halaman itu menjadi langkah yang hanya menampilkan
- "Berbasis file": Jangan membagi menjadi langkah; daftarkan file sebagai SOP tunggal. Ketika dibuka, file ditampilkan apa adanya. Excel, Word, dan PowerPoint menampilkan versi yang dikonversi PDF, dan unduhan mengambil file asli. Untuk detail, lihat Mendaftarkan file yang ada sebagai SOP secara langsung (Prosedur berbasis file)
Untuk prosedur yang dibuat dari Excel, Word, atau PowerPoint, apa yang ditampilkan dalam langkah adalah halaman yang dikonversi PDF.
Menambahkan langkah ke SOP yang sudah dibuat
Saat menambahkan langkah di editor SOP, jika Anda memilih "File" dari "Jenis konten langkah apa yang ingin Anda tambahkan?", Anda dapat memilih Excel, Word, atau PowerPoint selain PDF. Setelah memilih, pilih metode impor Anda dari opsi "Apa adanya (1 langkah)" / "1 langkah per slide" / "Pilih slide" yang sama. "Berbasis file" hanya tersedia saat pembuatan.
Excel, Word, dan PowerPoint hanya dapat dipilih jika pemrosesan AI selesai. PDF dapat ditambahkan dengan "Apa adanya (1 langkah)" bahkan tanpa pemrosesan AI ("1 langkah per slide" dan "Pilih slide" memerlukan pemrosesan AI).
Detail opsi pemrosesan AI
Sesuaikan opsi berikut untuk mencocokkan konten file dan desain SOP yang diinginkan.
Mode isi (cara mengimpor konten)
- Format (ringkas) (standar): AI menginterpretasi teks isi dan memformatnya menjadi teks yang dibaca secara alami sebagai langkah-langkah. Penjelasan yang berlebihan dikonsolidasikan, dan subjek serta objek tindakan dijelaskan.
- Salin (literal): Teks dari file dimasukkan ke dalam isi langkah dengan wording yang sama. Gunakan ketika Anda perlu mempertahankan terminologi internal atau akhiran kalimat secara ketat.
Metode pembagian langkah
- Per konten (standar): AI membagi langkah di batas semantik dalam teks. Bahkan jika satu langkah Excel tersebar di beberapa sel, langkah tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan konten
- Per halaman: Satu halaman PDF = satu langkah. Bekerja dengan baik dengan slide Excel dan PowerPoint yang diformat sebagai 1 lembar = 1 halaman
Nada
- Perintah (contoh: "Nyalakan daya")
- Bentuk sopan (contoh: "Saya akan menyalakan daya")
- Saran (contoh: "Mari kita nyalakan daya")
- Gaya penulisan: Jika tim Anda telah menetapkan standar Cara penulisan SOP, itu akan diikuti
Mode konversi (tata letak saat mengonversi ke PDF)
Untuk Excel, ini menentukan tata letak saat mengonversi lembar ke PDF.
- Ikuti pengaturan cetak (standar): Mengonversi sesuai pengaturan cetak di file Excel (henti halaman dan kisaran cetak)
- Sesuaikan lebar ke 1 halaman: Mengecilkan secara horizontal agar sesuai dengan lebar halaman. Menghindari masalah lembar lebar yang terpotong
- 1 lembar = 1 halaman: Memaksa setiap lembar ke dalam satu halaman
Buat pertanyaan
Jika Anda mencentang "Buat pertanyaan" dalam opsi pemrosesan AI, AI akan membuat pertanyaan untuk operator berdasarkan konten materi. Ini secara standar AKTIF. Saat MATI, hanya pertanyaan yang sudah ditulis dalam materi asli yang diimpor (perilaku sebelumnya). Pertanyaan tidak dibuat untuk halaman tanpa pekerjaan sebenarnya (seperti halaman sampul, daftar isi, atau riwayat revisi).
Saat dicentang, Anda dapat memilih "Jenis pertanyaan" (konfirmasi situs / tes pemahaman). Standarnya adalah "konfirmasi situs". Untuk detail, lihat Item opsi pemrosesan AI dan cara memilihnya.
Saat gaya penulisan isi "Salin", pertanyaan tidak dapat dibuat karena menyalin materi asli apa adanya. Hanya pertanyaan yang ada di materi asli yang diimpor.
Pengaturan saat membuat SOP
Setelah pemrosesan AI selesai, tentukan hal berikut di "Pengaturan konversi langkah" saat membuat sebagai SOP.
- "Terapkan pertanyaan ke langkah": Apakah akan melampirkan pertanyaan yang dibuat ke langkah. Jika tidak dicentang, SOP hanya berisi teks isi langkah
- "Lanjut meski tak sesuai harapan": Pertanyaan menjadi penilaian normal/abnormal bukan lulus/gagal. Ini cocok untuk lembar periksa dan lembar inspeksi. Materi tempat "konfirmasi situs" dipilih dalam opsi pemrosesan AI secara standar AKTIF
- "Target narasi": Apakah isi akan dibacakan saat SOP yang dibuat diputar
Untuk detail, lihat Pengaturan konversi langkah (narasi, keterangan, pertanyaan, file terkait).
Menentukan prosedur referensi (beta, fitur terkait)
Saat membuat prosedur dari video, Anda juga dapat menentukan SOP yang ada atau file (seperti Excel) sebagai materi referensi dan mencerminkannya dalam analisis video. Jika Anda ingin membuat panduan video berdasarkan prosedur Excel yang sudah disiapkan, silakan manfaatkan ini (saat ini dalam beta). Untuk detail, lihat Menentukan prosedur referensi dalam analisis video (beta).
Pertanyaan yang sering diajukan
T. Apakah bagan dan gambar Excel juga tercermin dalam SOP?
J. Pada tahap konversi PDF, gambar dan bagan dimasukkan sebagai gambar halaman. AI terutama membaca teks dalam isi, dan gambar dilampirkan ke langkah sebagai thumbnail atau materi referensi. Jika Anda ingin memanfaatkan gambar halaman, metode pembagian "Per halaman" direkomendasikan.
T. Bisakah saya juga mengimpor file .xlsm dengan makro?
J. Ya. .xlsm adalah format yang didukung. Makro itu sendiri tidak dijalankan; konten lembar yang ditampilkan dikonversi ke PDF dan diimpor.
T. AI tidak membagi langkah seperti yang saya harapkan.
J. Klik "Jalankan ulang AI" dari modal detail materi untuk mengubah opsi dan menganalisis ulang. Hanya beralih "Metode pembagian langkah" antara "Per konten" dan "Per halaman" dapat menghasilkan hasil yang sangat berbeda. Jika tetap tidak berhasil, pengeditan manual di editor SOP adalah pendekatan paling andal.
T. Bisakah saya membuat berkali-kali dari file yang sama?
J. Ya. File yang disimpan di "Materi" dapat "Jalankan ulang AI" untuk menganalisis ulang sesuai kebutuhan, dan Anda dapat membuat SOP baru setiap kali.
T. Batas ukuran file untuk format yang didukung adalah berapa?
J. Batas pengunggahan yang sama dengan materi video berlaku. File Excel atau PowerPoint yang sangat besar (setara dengan ratusan halaman) dapat diproses dengan lebih stabil jika dibagi dan diunggah secara terpisah.