Ada beberapa cara untuk menggunakan dokumen yang sudah Anda miliki dalam format Excel, Word, PowerPoint, PDF, dan lainnya di dalam Dive. Artikel ini akan membantu Anda memutuskan metode mana yang paling sesuai berdasarkan format file dan cara Anda bermaksud menggunakannya.

Mulai dengan memeriksa format file

AI dapat membaca konten dan memecahnya menjadi langkah untuk format file berikut:

• PDF
• Excel (.xlsx / .xlsm / .xls)
• Word (.docx / .doc)
• PowerPoint (.pptx / .ppt)
• OpenDocument (.odt / .ods / .odp)
• Gambar (JPEG / PNG / WebP / HEIC). Setiap gambar menjadi satu langkah. Anda juga dapat mengatur foto kerja untuk membuat SOP tunggal.

Untuk format ini, gunakan Buat dari file. AI akan membangun judul, ringkasan, dan langkah, yang dapat Anda edit dan bagikan di layar yang sama seperti SOP video.

Untuk format lain (file terkompresi seperti zip, file CAD, URL portal internal, dll.), AI tidak dapat memecahnya menjadi langkah. Anda dapat mendaftarkannya sebagai SOP berbasis file sebagai gantinya, yang memungkinkan Anda menggunakan file sebagaimana adanya di Dive sebagai SOP.

Buat dari file (untuk format yang didukung)

Ketika Anda mengunggah file, AI secara otomatis menghasilkan judul, ringkasan, dan langkah. Karena konten diatur menjadi langkah, Anda dapat kemudian menambahkan video atau gambar ke setiap langkah, menyertakan pertanyaan, atau mengekspor dalam format berbeda. Metode ini paling baik jika Anda ingin mengembangkan SOP dari dokumen yang ada.

Jalur: Bilah sisi [+] → [Buat dari file] → Pilih file dan pilih metode impor (Apa adanya (1 langkah) / 1 langkah per slide / Pilih slide)

Untuk teks isi, Anda dapat memilih antara "Format (ringkasan)" dan "Salin (teks asli)". Gunakan "Salin" jika Anda ingin menyimpan terminologi internal Anda dengan tepat.

Untuk rincian, lihat Buat SOP dari file (Excel / Word / PowerPoint didukung). Untuk rincian spesifik tentang mengimpor PDF saja, lihat Buat SOP dari PDF.

Daftarkan sebagai SOP berbasis file (untuk format yang tidak didukung)

Ini adalah jenis SOP yang tidak terpecah menjadi langkah—ini hanya membuka dan menampilkan file seperti yang terdaftar. Organisasi folder, izin akses, pencarian, riwayat tampilan, dan laporan penyelesaian bekerja dengan cara yang sama seperti SOP biasa.

Jalur: Bilah sisi [+] → [Buat dari file] → Pilih file dan pilih [Berbasis file] sebagai metode impor (untuk PDF, Excel, Word, PowerPoint). Atau: Layar edit SOP [Informasi dasar] → [Pengaturan SOP berbasis file]

PDF dan URL ditampilkan langsung di layar, seperti file Excel, Word, dan PowerPoint yang telah diproses oleh AI (ditampilkan sebagai PDF, dengan file asli tersedia untuk diunduh). File Office dan file seperti zip yang belum diproses oleh AI memerlukan unduhan sebelum dibuka.

Untuk rincian, lihat Daftarkan file yang ada sebagai SOP (SOP berbasis file).

Kapan memilih berbasis file bahkan untuk format yang didukung

Meskipun format didukung, SOP berbasis file mungkin lebih baik dalam kasus berikut:

• Anda ingin mendistribusikan dokumen apa adanya tanpa mengubah tata letak atau penampilan formulir
• Anda ingin terlebih dahulu mengkonsolidasikan dokumen yang ada di Dive untuk distribusi, kemudian mengonversi yang paling penting menjadi SOP nanti
• Anda ingin mengelola dokumen referensi (peraturan, set gambar, dll.) yang tidak perlu dibagi menjadi langkah di tempat yang sama dengan SOP Anda

Namun, SOP berbasis file tidak mendukung output SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4), pertanyaan per langkah, subtitle, text-to-speech, atau penerjemahan otomatis. Jika Anda memerlukan fitur ini, pilih Buat dari file sebagai gantinya.

Menggunakan dokumen tanpa membuat SOP

Anda juga dapat menggunakan dokumen yang ada untuk mendukung SOP Anda daripada mengubahnya menjadi SOP.

Lampirkan sebagai file terkait ke SOP

Anda dapat melampirkan standar kerja, gambar, lembar periksa, dan dokumen lain ke SOP. AI dapat mengekstrak "Tips kerja," "Peringatan Kualitas," dan "Informasi keselamatan penting" dari dokumen yang dilampirkan dan menerapkannya ke langkah yang relevan.

Ekstraksi dari file terkait dengan AI dan terapkan ke SOP

Tambahkan tautan ke langkah secara otomatis dalam file yang ada

Pertahankan file Excel, Word, PowerPoint, dan PDF Anda saat ini apa adanya dan sematkan tautan ke langkah Dive di dalamnya. Metode ini berguna ketika Anda ingin menjaga format yang ada tetap tidak berubah tetapi perlu mengarahkan pengguna ke langkah video jika diperlukan.

Tambahkan tautan langkah secara otomatis ke file Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang ada

Tentukan sebagai SOP referensi saat menganalisis video (beta)

Saat membuat SOP dari video, Anda dapat menentukan dokumen yang ada sebagai referensi dan membuat analisis mengikuti pemisahan dan wording-nya.

Tentukan SOP referensi saat menganalisis video (beta)

Menggunakan file di cloud (Microsoft 365 dan Google Drive)

File di cloud, seperti Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) dan Google Drive (termasuk drive bersama), dapat diimpor langsung ke Dive tanpa mengunduh dan mengunggah ulang. Di layar tambah materi, pilih sumber impor Anda dari "Ambil dari cloud." Cara Anda bekerja dengan file yang diimpor sama seperti dengan metode apa pun di atas.

Anda juga dapat menambahkan tautan ke langkah di lokasi asli file yang diimpor (paket Pro dan Enterprise).

Impor file cloud (Microsoft 365 dan Google Drive)

Panduan cepat ketika ragu

• Anda ingin menampilkan dokumen sebagai langkah dan mungkin menambahkan video nanti → Buat dari file
• Format yang tidak dapat dibaca AI (zip, CAD, URL, dll.) → Daftarkan sebagai SOP berbasis file
• Anda ingin mendistribusikan dokumen persis seperti yang diformat → Daftarkan sebagai SOP berbasis file
• Anda ingin menyimpan dokumen dan mengarahkan darinya ke Dive → Tambahkan tautan langkah secara otomatis ke file yang ada
• Dokumen Anda ada di cloud di Microsoft 365 atau Google Drive → Impor dari cloud menggunakan salah satu metode di atas
• Anda ingin menggunakan dokumen sebagai dukungan untuk SOP Anda → Lampirkan sebagai file terkait

Pertanyaan yang sering diajukan

T. Bisakah saya mengubah metode nanti?
J. Ya, Anda bisa. File yang diunggah ke [Materi] tetap dalam file, jadi setelah mendaftarkan sebagai SOP berbasis file, Anda dapat menggunakan file yang sama untuk [Buat dari file] dan membangun SOP baru.

T. Bisakah saya menggunakan satu dokumen dengan beberapa cara?
J. Ya. Misalnya, Anda dapat membuat SOP dengan membuat dari file standar kerja, sambil juga melampirkan file yang sama sebagai file terkait ke SOP lain.

Halaman terkait

• Buat SOP dari file (Excel / Word / PowerPoint didukung)
• Daftarkan file yang ada sebagai SOP (SOP berbasis file)
• Buat SOP dari PDF
• Ekstraksi dari file terkait dengan AI dan terapkan ke SOP
• Tambahkan tautan langkah secara otomatis ke file Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang ada
• Impor file cloud (Microsoft 365 dan Google Drive)