Anda dapat mendaftarkan file yang ada seperti PDF atau URL sebagai SOP di Dive tanpa membaginya menjadi langkah-langkah, tetap mempertahankan tata letak aslinya. Anda dapat menggunakan semua fitur manajemen SOP seperti mengorganisir menurut folder, menetapkan izin akses, pencarian, dan pencatatan riwayat tampilan, sehingga Anda dapat mendistribusikan file yang sudah digunakan di lokasi tanpa mengubah penampilannya.

Pengaturan dikonfigurasi dari layar pengeditan SOP. Pengguna yang dapat mengedit SOP melakukan perubahan dari peramban PC.

Apa itu SOP Berbasis File

SOP standar dibuat dengan menetapkan video, gambar, dan teks ke langkah-langkah. SOP berbasis file tidak memiliki langkah-langkah dan merupakan format yang menampilkan satu file yang terdaftar.

Jika Anda ingin membagi konten file menjadi langkah-langkah menggunakan AI, silakan lihat Buat SOP dari file (dukungan Excel, Word, PowerPoint). Untuk cara memilih di antara keduanya, lihat "Bagaimana Anda ingin mengimpor file?" di artikel ini.

Format File yang Diterima

Saat Anda mengklik "Pilih file", tiga tab akan muncul: "PDF", "URL", dan "Excel, dll., Lainnya". Pilih dari materi yang sudah diunggah, atau unggah di tempat. Tidak ada batasan pada format file, tetapi cara file muncul saat dilihat tergantung pada formatnya.

PDF

PDF ditampilkan apa adanya di layar Dive. PDF adalah format yang paling cocok untuk dilihat di lokasi.

URL

Anda dapat mendaftarkan halaman dari portal internal dan sumber serupa. Jika situs lain memungkinkan penyematan, halaman akan ditampilkan dalam layar; jika tidak, akan ditampilkan dengan "Buka di jendela baru".

Excel, dll., Lainnya

Selain Excel, Word, dan PowerPoint, Anda dapat mendaftarkan file terkompresi seperti zip, file CAD, dan file teks (txt, csv, md, dll.).

Namun, video, gambar, PDF, dan model 3D (fbx) tidak dapat diunggah ke "Lainnya" karena ditangani di tab khusus mereka sendiri (Anda akan melihat pesan "Jenis file ini tidak dapat diunggah sebagai 'Lainnya'"). Jika Anda ingin membuat video atau gambar menjadi SOP, silakan buat sebagai SOP standar.

Karena file "Lainnya" tidak dapat ditampilkan di browser, tombol "Unduh" akan ditampilkan saat dilihat, dan pengguna dapat mengunduh dan membuka file (file teks seperti txt dan csv mungkin ditampilkan dalam layar dalam beberapa kasus).

Namun, untuk file Excel, Word, dan PowerPoint yang telah selesai diproses AI, versi yang dikonversi ke PDF ditampilkan dalam layar. Saat Anda mengunduh, Anda mendapatkan file asli (.xlsx, dll.). File yang belum diproses oleh AI akan diunduh dan dibuka.

Apakah unduhan tersedia atau tidak tergantung pada izin berbasis peran. Untuk detail lebih lanjut, silakan lihat Peran pengguna yang diizinkan per fitur (Unduh, ekspor, dan pembatasan peran berbagi).

Cara Mendaftar

Ada dua cara untuk mendaftar. Jika Anda membuat SOP baru dari file, gunakan "Daftar dari Buat dari file". Jika Anda mengalihkan SOP yang ada ke format berbasis file, gunakan "Daftar dari tab Informasi dasar".

Daftar dengan Buat dari file

Dari bilah samping, pilih [+] → [Buat dari file]
Pilih file yang akan didaftarkan (PDF, Excel, Word, PowerPoint. Hanya file yang telah selesai diproses AI yang dapat dipilih)
Dalam "Bagaimana Anda ingin mengimpor file?", pilih "Berbasis file" di bawah garis pemisah
Dalam "Pengaturan konversi langkah", klik "Tetapkan dengan konten ini"
Layar pengeditan terbuka, dan SOP dibuat sebagai SOP berbasis file. Judul, ikhtisar, dan thumbnail berisi konten yang dibaca AI dan sampul file. Tinjau dan publikasikan

Daftar dari tab Informasi dasar

Buat SOP baru. Dalam pemilihan metode pembuatan, pilih "Buat dari nol"
Saat layar pengeditan SOP terbuka, buka tab "Informasi dasar"
Buka "Pengaturan SOP berbasis file" dan beralih ke "Diaktifkan"
Klik "Pilih file"
Pilih dari tab "PDF", "URL", atau "Excel, dll., Lainnya". Jika Anda tidak memiliki materi, Anda dapat mengunggah dari layar ini
Masukkan judul, ikhtisar, thumbnail, dll., simpan, dan publikasikan

Saat Anda menyetelnya ke "Diaktifkan", tab "Detail langkah" menjadi baca saja, dan pesan ditampilkan yang mengatakan "SOP ini dikonfigurasi sebagai 'SOP berbasis file'". Jika Anda ingin beralih kembali ke format pembuatan langkah, alihkan "Pengaturan SOP berbasis file" yang sama kembali ke "Dinonaktifkan".

Ganti atau hapus file terdaftar

Dari tab "Informasi dasar" dari "Pengaturan SOP berbasis file", Anda dapat mengganti file dari "Ubah file". Anda dapat menghapus file terdaftar dengan ikon tempat sampah di sebelah kanan.

Saat Anda memilih file, "Terapkan isi berkas ke SOP juga?" muncul. Item yang Anda pilih akan diganti dengan konten file yang dipilih (awalnya semua item dipilih).

Gambar Thumbnail
Judul
Ikhtisar
Materi yang digunakan (ditambahkan ke materi yang digunakan saat ini)
File terkait (file asli ditambahkan)

Item yang tidak dapat dibaca dari file tidak akan ditampilkan. Klik "Terapkan" untuk mengganti, atau klik "Apa adanya" untuk mengganti hanya file.

Penampilan di Lokasi

Saat Anda membuka SOP dari folder atau pencarian, file terdaftar ditampilkan layar penuh. Bagian atas layar memiliki operasi berikut.

File lampiran: Membuka daftar file terkait yang tertaut ke SOP ini (hanya ditampilkan saat ada file terkait)
Unduh / Buka di jendela baru: Mendapatkan file. Saat Excel, Word, atau PowerPoint telah dikonversi ke PDF untuk ditampilkan, Anda mendapatkan file asli (.xlsx, dll.) (saat offline, Anda mendapatkan PDF yang ditampilkan). Jika URL didaftarkan, itu membuka di jendela baru
Laporan penyelesaian: Mencatat bahwa pekerjaan selesai, dengan komentar

Catatan pembukaan tetap sama seperti SOP standar, sehingga Anda dapat memeriksa siapa yang membukanya dan kapan. Anda juga dapat melihatnya dari kacamata pintar atau perangkat mobile (di kacamata pintar, tombol file lampiran dan unduh tidak ditampilkan).

Cara Membedakan dalam Folder dan Pencarian

SOP berbasis file memiliki label "Berbasis file" dalam daftar folder. Di layar pencarian, ada kondisi filter "Berbasis file", sehingga Anda dapat mengekstrak dan mencantumkan hanya SOP berbasis file.

Perbedaan Fitur antara SOP Berbasis File dan SOP Standar

Karena tidak ada langkah-langkah, fitur berikut tidak tersedia.

Ekspor SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4)
Pertanyaan dan pemeriksaan per langkah
Subjudul, teks-ke-ucapan, terjemahan otomatis (konten file terdaftar ditampilkan apa adanya)
Pencarian dalam SOP, URL lompat tingkat langkah

Fitur berikut bekerja sama seperti dengan SOP standar.

Organisasi dan pembatasan akses menurut folder
Berbagi di luar perusahaan melalui URL berbagi dan undangan tamu
Lihat catatan dan laporan penyelesaian
Lampiran file terkait

Memilih antara SOP Berbasis File dan Buat dari File

Saya ingin mendistribusikan dan mengelola file saat ini apa adanya tanpa mengubah tampilannya → Daftarkan sebagai SOP berbasis file
Saya ingin membagi konten file menjadi langkah-langkah dan menambahkan video atau pertanyaan nanti → Buat SOP dari file
Saya ingin menyimpan file saat ini dan melompat darinya ke langkah Dive → Tambahkan tautan ke SOP secara otomatis dalam file Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang ada

Pertanyaan yang Sering Diajukan

T. Saya mendaftarkan file Excel, tetapi tidak ditampilkan di layar dan malah diunduh.
J. File Excel, Word, dan PowerPoint yang belum diproses AI tidak dapat ditampilkan di browser, jadi disediakan sebagai unduhan. Jika Anda ingin menampilkannya di layar, jalankan "Jalankan pemrosesan AI" pada file dalam [Materi], kemudian pilih kembali dengan [Ubah file]. Versi yang dikonversi ke PDF akan ditampilkan, dan unduhan akan mendapatkan file asli.

T. Bisakah saya mengubahnya menjadi SOP standar nanti?
J. Anda dapat mengganti "Pengaturan SOP berbasis file" kembali ke "Dinonaktifkan", dan tab "Detail langkah" menjadi dapat diedit. Namun, langkah-langkah tidak dibuat secara otomatis, jadi Anda harus membuat langkah-langkah sendiri atau menggunakan Buat SOP dari file untuk membuat ulang.

T. Bisakah saya mengganti file terdaftar dengan versi yang lebih baru?
J. Anda dapat menggantinya dari "Ubah file" di tab "Informasi dasar". URL SOP tidak berubah.

T. Bisakah saya mendaftarkan file zip?
J. Ya, Anda dapat mendaftarkannya. Unggah dari tab "Excel, dll., Lainnya" dari [Pilih file]. Saat dilihat, tidak ditampilkan dalam layar dan harus diunduh dan dibuka. Perhatikan bahwa zip bukan target dalam Buat SOP dari file.

T. Bisakah saya mendaftarkan halaman dari portal internal?
J. Anda dapat mendaftarkannya dari tab "URL" dari [Pilih file]. Tergantung pada pengaturan di pihak lain, halaman mungkin tidak dapat disematkan dalam layar, dalam hal ini akan ditampilkan dengan [Buka di jendela baru].

Halaman Terkait