Poin penting: Ada 2 cara untuk berbagi SOP secara eksternal
Dive menawarkan dua metode untuk berbagi SOP dengan pihak eksternal, kontraktor, mitra bisnis, dan orang lain yang bukan bagian dari operasi Dive normal Anda. Pilih metode yang paling sesuai dengan tujuan Anda.
- Opsi 1: URL Berbagi Eksternal (tidak perlu login): Keluarkan URL hanya untuk ditonton yang dilindungi oleh tanggal kadaluarsa atau kata sandi. Penerima cukup membuka URL untuk melihat SOP - tidak perlu login atau persiapan dari pihak mereka. Karena Anda mengeluarkan satu URL per SOP, metode ini paling cocok untuk berbagi sekali atau ditargetkan.
- Opsi 2: Undangan Tamu (kuota undangan tamu): Keluarkan izin berbasis login, khusus berbagi informasi (hanya lihat / tidak termasuk dalam pelatihan, pengembangan, atau Laporan Pemanfaatan) yang bekerja di bawah kontrol yang sama seperti pengguna lain (pembatasan folder, log audit, pembatasan IP, SSO). Karena Anda berbagi menurut folder, metode ini cocok untuk penonton jangka panjang atau berkelanjutan.
Catatan: Dari perspektif keamanan, kami merekomendasikan menggunakan Opsi 2 (undangan tamu) sebagai praktik standar. Untuk berbagi hanya sekali, lindungi Opsi 1 (URL eksternal) dengan tanggal kadaluarsa dan kata sandi.
Catatan: Undangan tamu dapat diubah ke tingkat izin lain (pemirsa atau lebih tinggi) kapan saja. Kuota yang dikonsumsi secara otomatis beralih antara kuota undangan tamu dan kuota izin pemilik ke pemirsa. Tidak perlu mengundang lagi.
Cara memilih (panduan keputusan cepat)
Jawab 3 pertanyaan ini untuk menentukan metode mana yang akan digunakan:
-
Apakah penerima akan melihat SOP yang sama berulang kali, jangka panjang? (Apakah Anda ingin menampilkan beberapa SOP sekaligus?)
- Ya -> Undangan tamu (bagikan menurut folder)
- Tidak (sekali / jangka pendek / satu SOP pada satu waktu) -> URL Berbagi Eksternal
-
Apakah Anda memerlukan log audit, pembatasan IP, atau kontrol SSO?
- Ya -> Undangan tamu (kontrol yang sama seperti pengguna lain)
- Tidak -> Metode apa pun bisa
-
Apakah Anda ingin menghindari penggunaan kuota?
- Ya -> URL Berbagi Eksternal
- Tidak -> Undangan tamu (menggunakan satu slot, tetapi paket Core dan di atasnya termasuk 3x jumlah akun dalam kuota undangan tamu: Core = 75 / Pro = 150 / Enterprise = 300)
Tabel perbandingan (apa perbedaannya?)
| Opsi 1: URL Berbagi Eksternal | Opsi 2: Undangan Tamu | |
|---|---|---|
| Unit berbagi | Keluarkan satu URL per SOP | Setujui menurut folder |
| Pengaturan penerima | Tidak ada (cukup buka URL) | Login diperlukan (kredensial login Dive) |
| Konsumsi kuota | Tidak ada | Menggunakan 1 slot undangan tamu (tidak tersedia di Free / Lite; Core dan di atasnya memiliki 3x jumlah akun = Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300) |
| Paket yang tersedia | Lite dan ke atas (Free tidak tersedia). Default dinonaktifkan; pemilik mengaktifkan | Core dan ke atas (Free / Lite tidak tersedia) |
| Kadaluarsa dan kata sandi | Atur per URL (kadaluarsa atau kata sandi diperlukan) | Sama seperti pengguna lain (tanpa batas / berbasis kata sandi) |
| Granularitas akses | Per URL, satu per SOP | Menurut folder dan grup |
| Log audit | Penerbitan URL, kadaluarsa, dan akses dicatat | Semua login dan tampilan dicatat sama seperti pengguna lain |
| Pembatasan alamat IP | Tidak berlaku | Berlaku (pengaturan keamanan tim diterapkan) |
| Kontrol SSO | Tidak berlaku | Berlaku |
| Tampilan daftar SOP | Hanya SOP untuk URL itu | Hanya SOP yang dapat diakses tamu, ditampilkan di satu layar tanpa hirarki folder (struktur folder tidak terlihat) |
| Pelacakan pelatihan dan pengembangan | Tidak berlaku | Tidak berlaku (tamu tidak termasuk dalam penugasan kursus atau Peta Keterampilan) |
| Agregasi Laporan Pemanfaatan | Tidak berlaku | Tidak diagregasi (tamu dapat mengakses riwayat tampilan dan favorit mereka sendiri) |
| Pembuatan dan pengeditan SOP | Tidak diizinkan (hanya lihat) | Tidak diizinkan (hanya lihat) |
| Perubahan izin | — | Dapat diubah ke izin lain apa pun kapan saja (kuota secara otomatis beralih antara kuota undangan tamu dan kuota izin pemilik ke pemirsa) |
| Kasus penggunaan terbaik | Briefing sekali / berbagi penawaran dengan mitra / berbagi dokumen jangka pendek / hanya tampilkan SOP ini | Kontraktor jangka panjang / staf di lokasi / tampilkan beberapa SOP secara berkelanjutan |
| Pertimbangan | Jika URL bocor, dapat ditampilkan (perlindungan kata sandi disarankan) | Overhead manajemen yang sama seperti pengguna lain (pengaturan grup, dll.) |
Panduan penggunaan terperinci untuk setiap metode
- Opsi 1: URL Berbagi Eksternal: Cara menggunakan berbagi eksternal (penerbitan, perlindungan kata sandi, riwayat, kadaluarsa)
- Opsi 1: Mengaktifkan / menonaktifkan URL berbagi eksternal (untuk administrator): Pengaturan Pembatasan Berbagi Eksternal (aktifkan / nonaktifkan berbagi eksternal)
- Opsi 2: Undangan tamu: Apa itu undangan tamu (detail, mengundang, memberikan akses)