Fitur ini secara otomatis menemukan teks yang cocok dengan nama langkah Dive dari file yang ditautkan sebagai "File terkait" dalam SOP, kemudian menyisipkan tautan untuk membuka setiap langkah secara langsung sekaligus. Anda tidak perlu menentukan baris atau sel mana yang akan ditaruh. Karena konten dan tata letak tidak berubah, Anda dapat menggunakan file dalam formatnya yang asli.
Jika dilakukan secara manual, Anda harus mencari setiap item dalam dokumen, mencari URL untuk setiap langkah, dan menyisipkannya. Untuk formulir pemeriksaan dengan puluhan item, ini tidak praktis. Fitur ini melakukan pencocokan dan penyisipan dalam satu langkah, memungkinkan Anda memverifikasi daftar "langkah mana yang cocok di lokasi mana dalam file" sebelum penyisipan.
Tidak seperti fitur ekspor PDF, Excel, PowerPoint yang membuat file baru dari konten Dive, fitur ini hanya menambahkan tautan ke file yang sudah ada dan mengembalikannya. Gunakan fitur ini ketika Anda ingin menghubungkan lembar periksa atau standar kerja yang digunakan setiap hari di lapangan langsung ke SOP video tanpa perlu membuat ulang.
Fitur ekspor ini tersedia di paket Pro dan Enterprise. Ini dilakukan dari browser PC oleh orang yang dapat mengedit SOP. Selain itu, Anda memerlukan peran pengguna yang diizinkan untuk mengunduh lampiran.
File yang ditargetkan
File yang ditautkan di panel "File terkait" di tab "Informasi dasar" layar pengeditan SOP harus memenuhi kondisi berikut. Tombol "Tambah tautan Dive" hanya akan ditampilkan di baris file yang memenuhi kondisi tersebut.
- Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm), atau PDF (.pdf)
- Format lama .doc / .xls / .ppt tidak didukung. Meskipun dapat diunggah sebagai dokumen referensi untuk fitur Ekstraksi AI, penyisipan tautan tidak didukung karena perlu mengembalikan file asli apa adanya. Silakan siapkan file yang disimpan ulang dalam format baru
- Harus berupa file yang diunggah ke Dive (file eksternal yang didaftarkan sebagai URL tidak didukung karena tidak dapat diambil)
- PDF yang tidak dilindungi dengan kata sandi
Ini berlaku tidak hanya untuk SOP yang digunakan sebagai dokumen referensi untuk fitur Ekstraksi AI, tetapi juga untuk lembar periksa dan formulir pemeriksaan yang ditautkan nanti. Pengaturan "Peran" file tidak penting.
Menambah tautan
- Buka tab "Informasi dasar" di layar pengeditan SOP dan buka panel "File terkait"
- Klik "Tambah tautan Dive" di baris file target
- Pencocokan teks dalam file dengan nama langkah akan dimulai secara otomatis dan layar konfirmasi akan terbuka
- Jika ada langkah yang tidak ingin ditambahkan, hapus centang di kotak sebelah kiri
- Klik "Unduh" atau "Ganti file terkait di Dive"
Cara membaca layar konfirmasi
Hasil pencocokan dibagi menjadi tiga jenis berdasarkan tingkat kecocokan.
- Cocok persis — Nama langkah dan teks dalam file sama (perbandingan mengabaikan ukuran karakter penuh dan setengah, spasi, angka, dan simbol di awal baris)
- Cocok sebagian — Nama langkah terdapat tepat dalam teks file
- Perkiraan — Teks tidak cocok dengan sempurna. Ini terjadi ketika teks rusak dalam dokumen yang dipindai. Tingkat kecocokan ditampilkan sebagai %
Dalam "Lokasi penempatan" dan "Teks di lokasi itu", menampilkan lokasi sebenarnya di mana tautan ditambahkan dan teks yang ditulis di sana. Jika bukan lokasi yang diinginkan, hapus centang. Anda tidak akan menambahkan tautan ke langkah yang tidak dipilih.
Untuk PDF, gambar halaman ditumpuk di sebelah kanan. Klik baris dalam tabel untuk menavigasi ke lokasi itu, dan bingkai akan berkedip. Bingkai oranye adalah "Perkiraan". Anda dapat menyeret untuk mengubah lebar perbatasan antara tabel dan gambar halaman.
Langkah yang tidak dapat ditambahkan tautannya akan ditampilkan dalam daftar di bagian atas layar.
- Langkah yang tidak ditemukan dalam file
- Bukan target — Langkah dengan nama langkah kurang dari 3 karakter atau langkah dengan nama langkah yang sama beberapa kali
Perbedaan antara unduh dan ganti
Unduh
Unduh file dengan tautan yang disisipkan secara langsung. Nama file akan menjadi "nama_file_asli_with_links.extension". Gunakan ini jika Anda mendistribusikannya di luar Dive.
Ganti file terkait di Dive
Simpan file dengan tautan yang disisipkan ke Dive dan ganti konten file terkait. File yang diakses dari SOP akan selalu berupa versi terbaru dengan tautan.
Bahkan setelah diganti, file asli sebelum penambahan tautan tetap disimpan. Ketika Anda menjalankan "Tambah tautan Dive" lagi, selalu dibuat ulang dari asli, sehingga tautan tidak akan disisipkan dua kali.
Tautan yang disisipkan
Apa yang tertanam adalah URL Dive untuk membuka langkah itu secara langsung. Ketika Anda mengklik, layar pemutaran Dive akan dimulai dari langkah itu.
URL itu sendiri tidak memiliki hak untuk melihat. Apakah dapat dibuka atau tidak ditentukan oleh hak akses folder setelah masuk ke Dive. Jika Anda belum masuk atau tidak memiliki hak akses untuk folder itu, SOP tidak akan ditampilkan bahkan jika Anda mengklik. Tidak dapat menyematkan URL berbagi eksternal.
Untuk cara membagikan SOP dengan orang di luar perusahaan, silakan lihat "Berbagi SOP eksternal: Panduan penggunaan (URL berbagi eksternal / undangan tamu)".
Apa yang berubah dan tidak berubah dalam file asli
Teks dengan tautan ditampilkan dalam warna biru dan garis bawah sehingga penerima tahu dapat diklik (kecuali PDF). Konten, tata letak, dan format dokumen tidak berubah.
- Excel — Atur hyperlink di sel yang sesuai dan buat teks berwarna biru dan bergaris bawah. Garis, warna isi, penyelarasan, dan format tampilan mewarisi format asli. Nilai sel, rumus, ukuran baris/kolom, bentuk, dan kotak centang tidak terpengaruh
- Word — Buat teks di paragraf yang sesuai menjadi tautan dan terapkan gaya teks "Hyperlink" standar Word. Format paragraf dan tata letak tidak berubah
- PowerPoint — Buat teks di paragraf yang sesuai menjadi tautan. Warna dan garis bawah mengikuti format hyperlink tema. Posisi, ukuran bentuk, dan ukuran teks tidak berubah
- PDF — Tambahkan area tautan ke halaman. Karena konten halaman tidak terpengaruh, penampilan asli dipertahankan (tautan tidak terlihat)
Ketika tautan tidak dapat ditambahkan
Untuk menghindari distribusi tautan ke langkah yang salah, kami menerapkan kebijakan tidak menambahkan hal-hal yang tidak dapat ditentukan. Tautan tidak akan ditambahkan dalam kasus berikut.
- Ketika frasa atau akhiran berbeda (misalnya, "Kunci perlengkapan" dan "Kunci perlengkapan" dianggap sebagai teks yang berbeda)
- Ketika nama langkah kurang dari 3 karakter
- Ketika ada beberapa langkah dengan nama langkah yang sama (tidak dapat ditentukan mana, jadi kami tidak menambahkan ke keduanya)
- Ketika teks yang sama muncul di beberapa tempat dalam file. Misalnya, ketika nama langkah muncul baik dalam daftar isi maupun badan utama. Kami hanya menambahkan ketika dapat disempitkan ke satu lokasi dalam jangkauan yang dibatasi oleh langkah sekitarnya
- Di Excel, kami hanya melihat sel yang berisi teks. Satu tautan per sel dan satu lokasi per langkah
- Di Word dan PowerPoint, paragraf yang sudah memiliki tautan yang ditetapkan tidak ditargetkan (untuk menghindari merusak tautan asli). Jika nama langkah mencakup beberapa paragraf, juga tidak dapat ditambahkan
- Di Word, paragraf di dalam kotak teks atau bentuk, atau paragraf dengan riwayat perubahan yang tersisa juga tidak ditargetkan
- Di PDF, teks yang diputar tidak ditargetkan
Jika tidak ada yang cocok, pesan "Nama langkah yang cocok tidak ditemukan dalam file" akan ditampilkan dan file tidak akan dibuat. Nama langkah akan lebih mudah cocok jika Anda membuatnya lebih dekat dengan cara penulisan dalam dokumen asli.
Ketika SOP direvisi
Tautan yang disisipkan menunjuk ke nomor urut langkah. Jika Anda mengubah nama langkah atau mengatur ulang langkah setelah menambahkan tautan, tautan di file yang diekspor akan terus menunjuk ke langkah yang bergeser.
Ketika Anda mencoba menerbitkan dalam keadaan ini, konfirmasi "File yang diekspor dengan tautan akan menjadi usang" akan muncul. Setelah diterbitkan, jalankan "Tambah tautan Dive" lagi dari "Informasi dasar" → "File terkait" untuk mengekspor ulang file.
Jika nama langkah dan urutan tidak berubah dalam revisi, konfirmasi ini tidak akan muncul. Tautan di file yang diekspor juga dapat digunakan seperti sekarang.
Tentang pencocokan nama langkah
Pencocokan nama langkah terus ditingkatkan. Silakan beri tahu kami jika Anda menyadari contoh yang ditempel dengan baik atau ditempel di tempat yang tidak diinginkan.