Saat Anda merevisi dan menerbitkan SOP terkait suatu keterampilan, orang yang telah menyelesaikan versi sebelumnya sampai tuntas tetapi belum menyelesaikan versi revisi akan mendapat tanda “Belum dilaksanakan setelah revisi”. Anda dapat menetapkan batas waktu untuk tanda ini, menyimpan catatan pelatihan ulang dan alasan tidak perlu pemeriksaan ulang, serta mengekspor catatan setiap SOP ke Excel.
Fitur ini hanya tersedia untuk pelanggan paket Core, Pro, atau Enterprise yang menyertakan Peta Keterampilan. Ekspor catatan ke Excel tersedia untuk paket Pro dan Enterprise.
Tanda “Belum dilaksanakan setelah revisi”
Saat Anda merevisi dan menerbitkan SOP terkait keterampilan (SOP yang digunakan untuk penilaian keterampilan otomatis), orang yang telah menyelesaikan versi sebelumnya sampai tuntas akan diminta melakukan pemeriksaan ulang terhadap versi revisi. Orang yang belum menyelesaikan versi revisi sampai tuntas akan melihat tanda “Belum dilaksanakan setelah revisi” di tempat-tempat berikut.
- Titik biru di sudut kanan atas sel Peta Keterampilan (berubah menjadi merah setelah batas waktu lewat)
- Detail Skill pada [Pengembangan] di halaman pribadi
- [Perlu diperiksa ulang] di daftar murid
- Kolom “Mandiri” pada catatan lihat SOP
Setelah versi revisi diselesaikan sampai tuntas, tanda akan hilang secara otomatis. Level tidak diturunkan secara otomatis. Untuk SOP terkait dan penilaian otomatis, lihat Memperbarui level keterampilan secara otomatis dari penyelesaian kursus, sertifikasi, dan catatan capaian SOP.
Menetapkan batas waktu
- Buka [Pengaturan umum] di Peta Keterampilan, lalu buka tab [Penilaian otomatis]
- Pada kotak “Naikkan dari capaian SOP terkait”, pilih jumlah hari pada “Batas waktu pemeriksaan ulang setelah revisi” (Tanpa masa berlaku, atau 7, 14, 30, 60, 90 hari sejak tanggal terbit)
- Saat pertama kali menetapkan jumlah hari, konfirmasi akan muncul. Periksa isinya, lalu klik [Tetapkan dengan jumlah hari ini]
- Batas waktu dihitung mulai dari hari setelah versi revisi diterbitkan. Setelah batas waktu lewat, tanda akan berubah menjadi merah dan menampilkan “Kedaluwarsa”
- Jumlah hari untuk setiap revisi ditentukan oleh pengaturan yang berlaku saat revisi tersebut diterbitkan. Mengubah jumlah hari nanti tidak mengubah batas waktu revisi yang sudah diterbitkan (jumlah hari yang diubah berlaku untuk revisi yang diterbitkan mulai sekarang)
- Hanya saat pertama kali menetapkan jumlah hari, batas waktu yang dihitung dari tanggal terbit masing-masing juga ditambahkan ke revisi yang diterbitkan sebelumnya. Batas waktu yang sudah lewat langsung menampilkan “Kedaluwarsa”. Meskipun jumlah hari diubah atau diatur menjadi “Tanpa masa berlaku” kemudian, batas waktu ini tidak berubah
- Hanya Pemilik dan Admin Tim yang dapat menetapkannya
Menyimpan catatan pelatihan ulang dan pengecualian dari pemeriksaan ulang
Saat Anda telah menyampaikan perubahan melalui pembacaan bersama atau OJT, atau saat pemeriksaan ulang tidak diperlukan (misalnya orang tersebut sudah tidak ditugaskan pada pekerjaan itu), penanggung jawab pengembangan atau admin dapat menyimpan tindak lanjut untuk setiap orang. Setelah disimpan, tanda “Belum dilaksanakan setelah revisi” untuk orang dan SOP tersebut akan hilang dari semua layar, dan email pemberitahuan batas waktu akan berhenti.
- Klik [Tindak lanjut pemeriksaan ulang] di salah satu tempat berikut:
- Daftar murid
- Kolom “Mandiri” untuk SOP terkait di Detail Skill (buka dari sel Peta Keterampilan atau dari baris keterampilan di halaman pribadi)
- Kolom “Mandiri” pada catatan lihat SOP (untuk manajer)
- Untuk setiap SOP, pilih [Selesai (dilatih ulang lewat pembacaan bersama, OJT, dll.)] atau [Di luar pemeriksaan ulang], dan tambahkan komentar jika perlu (contoh: membaca bersama perubahan pada 10/20)
- Klik [Catat]
- Yang dapat mencatat adalah penanggung jawab pengembangan untuk keterampilan tersebut dan admin yang dapat mengubah penilaian orang tersebut. Orang yang bersangkutan tidak dapat mencatat tindak lanjut untuk dirinya sendiri
- Catatan tindak lanjut yang sudah disimpan dapat dibatalkan oleh orang yang mencatatnya dan oleh admin. Setelah dibatalkan, tanda akan muncul kembali, dan pembatalan itu juga tercatat dalam catatan
- Mencatat tindak lanjut tidak mengubah level keterampilan
Menjadikan revisi tidak perlu pemeriksaan ulang (Tidak perlu diperiksa ulang)
Revisi yang tidak mengubah isi, seperti perbaikan salah ketik, dapat diatur menjadi “Tidak perlu diperiksa ulang”. Saat versi yang diatur menjadi “Tidak perlu diperiksa ulang” diterbitkan, tidak ada tanda “Belum dilaksanakan setelah revisi” atau batas waktu yang muncul untuk versi tersebut (tanda dan batas waktu dari revisi sebelumnya tetap ada).
Pilih saat meminta persetujuan atau menerbitkan
Pada layar saat Anda meminta persetujuan untuk versi revisi, atau menerbitkannya tanpa persetujuan, pilih [Jangan minta pemeriksaan ulang untuk revisi ini (perbaikan salah ketik, dll.)] di bawah “Pemeriksaan ulang setelah revisi”.
- Dalam alur persetujuan, pembuat draf yang memilih dan penyetuju yang memeriksa pilihan tersebut. Jika tidak sesuai, tolak dan beri tahu pembuat draf
- Saat menerbitkan tanpa persetujuan, hanya pilihan dari Pemilik, Admin Tim, atau Admin Grup yang diterapkan
Mengubah setelah diterbitkan
Pada informasi penerbitan di layar penyuntingan SOP, buka [Lihat riwayat revisi], lalu klik [Atur menjadi tidak perlu diperiksa ulang] di kolom “Pemeriksaan ulang” untuk versi tersebut. Untuk membatalkannya, gunakan kolom yang sama. Hanya Pemilik, Admin Tim, atau Admin Grup yang dapat menyunting SOP tersebut yang dapat melakukannya.
Kirim pemberitahuan batas waktu lewat email
Jika [Kirim pemberitahuan batas waktu lewat email] di tab [Penilaian otomatis] dinyalakan, email akan dikirim sekitar pukul 8 pagi setiap hari kepada orang yang belum menyelesaikan versi revisi. Awalnya dimatikan.
- Kepada orang yang bersangkutan: 3 hari sebelum batas waktu, sehari sebelum, dan sehari setelah batas waktu (sekali, dalam 7 hari setelah batas waktu lewat). Item untuk hari yang sama digabung dalam satu email
- Kepada penanggung jawab pengembangan: satu email pada hari setelah batas waktu, berisi semua murid yang belum menyelesaikannya
- Hanya revisi yang memiliki batas waktu yang disertakan. Email tidak dikirim kepada orang yang memiliki catatan Selesai atau Di luar pemeriksaan ulang, orang yang telah menyelesaikan versi baru sampai tuntas, orang yang disembunyikan di Peta Keterampilan, orang yang keterampilannya telah diatur sebagai dikecualikan, atau orang yang bukan anggota grup
Mengekspor catatan pemeriksaan ulang ke Excel
Buka [Catatan lihat] SOP, lalu klik [Catatan pemeriksaan ulang] di atas tabel [Grup & pengguna]. Tombol ini muncul pada SOP yang memiliki revisi (khusus manajer; paket Pro dan Enterprise).
- Lembar “Catatan pemeriksaan ulang”: Untuk setiap orang yang telah menyelesaikan versi sebelumnya sampai tuntas, berisi status Belum dilaksanakan, Kedaluwarsa, Selesai (menyelesaikan versi baru, atau tindak lanjut yang dicatat oleh seseorang), dan Di luar pemeriksaan ulang
- Lembar “Catatan tindak lanjut”: Berisi semua catatan tindak lanjut yang disimpan untuk SOP ini di seluruh versi (termasuk catatan yang dibatalkan)
Yang dapat diekspor hanya catatan orang-orang yang berada dalam cakupan catatan lihat yang dapat Anda lihat. Ekspor mengikuti pengaturan izin “Ekspor Catatan lihat dan lembar periksa” pada tim Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Q. Apakah level keterampilan turun setelah batas waktu lewat?
A. Tidak. Tanda dan batas waktu hanya ada untuk membantu menemukan orang yang belum menyelesaikan pemeriksaan ulang setelah revisi.
Q. Saya sudah mengubah jumlah hari, tetapi batas waktu untuk revisi sebelumnya tidak berubah.
A. Jumlah hari ditentukan oleh pengaturan pada saat revisi diterbitkan. Jumlah hari yang diubah berlaku untuk revisi yang diterbitkan mulai sekarang.
Q. Apakah tamu juga mendapat tanda?
A. Saat ini tamu tidak termasuk dalam pemeriksaan ulang setelah revisi. Untuk tamu, tanda, tindak lanjut, ekspor Excel catatan, maupun email batas waktu tidak ditampilkan.