Jika Anda sudah menjalankan matriks keterampilan dan Peta Keterampilan di Excel, Anda dapat mengimpor isinya ke Dive untuk berpindah.

Impor terdiri dari empat bagian yang dilakukan dengan urutan berikut: Orang (daftar), Item keterampilan, Level keterampilan, dan Kualifikasi. Level dan kualifikasi disimpan sebagai catatan “milik siapa” dan “keterampilan apa”, sehingga orang dan item keterampilan harus didaftarkan terlebih dahulu.

Untuk gambaran umum Peta Keterampilan, silakan lihat Apa itu Peta Keterampilan? / Cara membaca tanda keterampilan.

Hal yang perlu diperiksa terlebih dahulu

Peta Keterampilan dan kualifikasi dapat digunakan pada paket Core, Pro, dan Enterprise
Di Peta Keterampilan, [Impor level] berlaku untuk paket Core, Pro, dan Enterprise, sedangkan [Ekspor ke Excel] berlaku untuk paket Pro dan Enterprise
Pendaftaran pengguna secara massal dilakukan oleh Pemilik atau Admin Tim. Admin Grup juga dapat mengoperasikan item dan level keterampilan untuk grup yang menjadi tanggung jawabnya
Semua langkah ini dilakukan dari peramban PC

Jika matriks keterampilan Anda dibagi menjadi lembar untuk setiap departemen, membuat grup di Dive dengan satuan yang sama akan memudahkan penanganan impor.

Langkah 1: Daftarkan orang (daftar)

Orang yang muncul di Peta Keterampilan adalah pengguna yang sudah terdaftar di Dive dan termasuk dalam grup tersebut. Pertama, daftarkan daftar tersebut sebagai pengguna.

Buka [Manajemen pengguna] di sidebar, lalu klik [Ubah massal] di kanan atas
Klik [Unduh pengaturan saat ini] untuk mendapatkan file Excel. File ini terdiri dari tiga lembar: “Daftar pengguna”, “Hierarki grup”, dan “Cara pakai”
Pada lembar “Hierarki grup”, isi departemen dan proses. Grup yang Anda tulis di sini akan dibuat sebagai grup baru saat impor
Pada lembar “Daftar pengguna”, tulis nama setiap orang dalam satu baris dan isi kolom Grup Afiliasi
Pilih file, periksa isinya di Pratinjau, lalu jalankan impor

Kolom pada lembar “Daftar pengguna” dibaca berdasarkan posisinya, jadi silakan edit file yang diunduh apa adanya. Urutan kolomnya adalah: Alamat email / ID Login, Nama, Peran, Akun tanpa email, Nomor karyawan / ID, Email notifikasi, Grup Afiliasi 1 sampai 10, Furigana, Departemen, Departemen rangkap, dan Jabatan.

Orang yang alamat emailnya diisi akan menerima email undangan. Pendaftaran selesai setelah yang bersangkutan mengatur kata sandinya sendiri
Untuk pekerja lapangan yang tidak memiliki alamat email, isi kolom “Akun tanpa email” dengan “○”, maka ID Login dan Kata sandi awal akan diterbitkan
Mode impor adalah [Penambahan bertahap (disarankan)] dan [Timpa (ganti seluruhnya)]. Penimpaan akan menonaktifkan pengguna yang sudah ada dan tidak ada di lembar, jadi biasanya gunakan Penambahan bertahap
Setiap orang yang didaftarkan akan menggunakan satu akun dari kontrak Anda. Jika melebihi batas, kesalahan akan ditampilkan di Pratinjau sebelum impor

Untuk rincian, lihat Tambah pengguna (undangan email dan penerbitan akun tanpa email).

Langkah 2: Daftarkan item keterampilan

Impor bagian item (kategori dan nama keterampilan) dari matriks keterampilan Anda melalui Excel.

Buka Peta Keterampilan dari [Manajemen pelatihan] → [Pengembangan], lalu pilih hanya satu grup target
Klik [Edit peta keterampilan]
Pilih [Impor] → [Dari Excel], lalu muat file
Periksa item yang akan ditambahkan atau diperbarui di Pratinjau, lalu konfirmasi
Perubahan belum diterapkan sebelum Anda mengklik [Simpan] di layar edit definisi

Kolom yang dibaca adalah: Kategori, Subkategori, Keterampilan, Jumlah target orang, Level target, dan Deskripsi. Perbedaan penulisan header ditangani, sehingga header seperti “Kategori besar”, “Kategori kecil”, atau “Item” juga dapat dibaca. Jika ada dua kolom, yaitu Kategori dan Keterampilan, impor sudah bisa dilakukan.

Urutan kolom tidak berpengaruh. Kolom yang tidak didukung, seperti jumlah orang yang mencapai target atau nama anggota, akan diabaikan
Baris header dicari dalam lima baris pertama, sehingga tabel yang memiliki baris judul di atasnya tetap dapat dibaca apa adanya
Baris yang sel Kategori atau Subkategorinya kosong akan mengambil nilai dari baris di atasnya (tabel dengan sel gabungan juga dapat dibaca apa adanya)

Jika belum memiliki definisi, Anda juga dapat membuatnya dari templat industri. Lihat Membuat Peta Keterampilan dari templat industri.

Langkah 3: Daftarkan level keterampilan

Setelah orang dan item keterampilan terdaftar, impor level setiap anggota. Anda dapat memuat matriks keterampilan yang sedang digunakan (tabel dengan orang di baris dan keterampilan di kolom), atau mengisi level pada file yang diekspor dengan [Ekspor ke Excel] di Dive lalu memuat file tersebut.

Pada layar Peta Keterampilan, pilih hanya satu grup target, lalu pilih [Lainnya] → [Impor level]
Pilih file Excel matriks keterampilan (.xlsx atau .xlsm). Jika buku kerja memiliki lembar sampul atau lembar petunjuk di depan, impor akan mencari lembar yang berisi tabel. Untuk membaca lembar lain, pilih lagi di [Lembar yang dibaca]
Bentuk tabel yang terbaca akan ditampilkan, misalnya “Dibaca sebagai tabel dengan orang di baris dan keterampilan di kolom”. Kolom yang dilewati (seperti Furigana dan Nomor karyawan) juga ditampilkan
Jika ada simbol seperti ○, △, × atau angka di luar rentang 1 sampai 4, pilih [Pemetaan nilai] untuk menentukan level setiap nilai (atau [Jangan impor])
Jika perlu, isi [Tanggal penilaian dan penilai untuk tabel ini (opsional)]
Untuk [Cara menangani level yang sudah ada], pilih [Isi sel kosong saja (pertahankan yang sudah ada)] atau [Timpa yang sudah ada juga]
Periksa rincian “Impor”, “Lewati”, “Anggota yang tidak cocok”, “Keterampilan yang tidak cocok”, “Nilai bertentangan”, dan “Nilai tidak valid”, lalu klik [Impor]

レベル取込（人が行の力量表・値の読み替え・この表の評価日と評価者）

Tabel yang dapat dibaca

Tabel orang di baris dan keterampilan di kolom: baris header memiliki kolom “Nama” atau “Email”, diikuti kolom-kolom nama keterampilan. Header dua tingkat (proses atau kategori di atas, nama keterampilan di bawah) juga dapat dibaca. Kolom seperti Furigana, Nomor karyawan, No., Afiliasi, Jabatan, dan Total akan dilewati, dan baris seperti “Total” di bawah tabel tidak dihitung sebagai orang
Tabel keterampilan di baris dan orang di kolom: ini adalah lembar “Peta Keterampilan” dari file yang diekspor dengan [Ekspor ke Excel] di Dive. Isi 1 sampai 4 pada kolom anggota lalu muat file. Untuk mengenali orang, impor memakai lembar “Anggota” di file yang sama (tabel pemetaan kolom, nama tampilan, dan alamat email), jadi gunakan file tanpa menghapus lembar atau mengubah urutan kolom
Untuk tabel .xls, simpan ulang sebagai .xlsx sebelum memilihnya

Nilai level dan pemetaan nilai

Angka 1 sampai 4 (angka lebar penuh juga diterima) diimpor langsung sebagai level. Sel kosong diperlakukan sebagai “Tidak diubah”
Untuk simbol seperti ○, △, dan ×, pilih level untuk setiap nilai setelah file dimuat. Sel dengan nilai yang tidak Anda pilih tidak akan diimpor
Jika tabel memiliki satu saja angka di luar rentang 1 sampai 4 (misalnya 0 atau 5), seperti tabel lima tingkat, tabel tersebut dianggap sebagai tabel dengan skala berbeda. Anda perlu memilih pemetaan untuk semua nilai termasuk angkanya (agar “4” pada skala lima tingkat tidak langsung dijadikan Lv4). Pilih dengan membandingkan kriteria setiap level di Peta Keterampilan

Pencocokan orang dan keterampilan

Orang dicocokkan berdasarkan nama atau alamat email, dan keterampilan dicocokkan berdasarkan nama keterampilan pada header. Perbedaan karakter lebar penuh/setengah lebar dan spasi akan diseragamkan saat dibaca. Tulis nama dan nama keterampilan dengan cara yang sama seperti nama tampilan dan nama keterampilan di Dive
Baris yang memiliki alamat email di tabel dicocokkan berdasarkan alamat email. Baris dengan alamat email yang tidak ada di daftar anggota tidak dicocokkan berdasarkan nama
Jika ada orang dengan nama yang sama, atau dua baris atau lebih di tabel mengarah ke orang yang sama, baris tersebut tidak diimpor agar tidak tercatat pada orang yang salah. Kolom email membuat pencocokan lebih pasti
Jika ada beberapa keterampilan dengan nama yang sama, dipilih yang baris header di atasnya (proses atau kategori) cocok dengan nama Kategori atau Subkategori
Jika dua sel atau lebih di tabel memberi nilai berbeda untuk keterampilan yang sama pada orang yang sama, data tersebut tidak diimpor dan ditampilkan di “Nilai bertentangan”
Pengguna yang dinonaktifkan, orang yang disembunyikan di Peta Keterampilan, dan tamu tidak termasuk

Menyimpan tanggal dan penilai penilaian

Jika Anda mengisi [Tanggal penilaian dan penilai untuk tabel ini (opsional)], nilainya akan disimpan sebagai tanggal dan penilai untuk level yang diimpor, dan juga muncul dengan tanggal dan nama tersebut di lembar “Rincian penilaian” pada ekspor Excel (paket Pro, Enterprise). Jika dikosongkan, tanggal impor dan orang yang melakukan impor yang akan digunakan.

Level yang diimpor tercatat di riwayat penilaian sebagai level resmi. Karena penilaian otomatis tidak memperlakukannya sebagai “level yang ditetapkan orang”, level dapat naik secara otomatis nanti ketika syarat terpenuhi berdasarkan catatan SOP, kursus, dan kualifikasi. Untuk rincian, lihat Mengatur level keterampilan anggota.

Langkah 4: Daftarkan kualifikasi

Catatan kepemilikan kualifikasi dapat diimpor langsung dari buku registrasi kualifikasi Anda.

Buka [Manajemen pelatihan] → [Kualifikasi], lalu klik [Impor massal] di kanan atas
Unduh [Templat], atau seret file Excel atau CSV Anda langsung ke sini
Pada Pratinjau per baris, periksa baris yang orang sasarannya tidak ditemukan dan baris yang tanggal perolehannya tidak dapat dibaca
Konfirmasi dengan [Impor ◯ baris]

Orang dicocokkan melalui kolom “Nama” atau “Email”, dan kualifikasi dicocokkan melalui kolom “Nama kualifikasi”. Jika ada kolom email, email diutamakan
Kolom yang diperlukan adalah Nama kualifikasi, Tanggal perolehan, dan Nama atau Email. Tanggal kedaluwarsa, pelatihan ulang berikutnya, nomor sertifikat, lembaga penerbit, dan catatan bersifat opsional. Meskipun tanggal kedaluwarsa kosong, tanggal tersebut dihitung otomatis dari masa berlaku di master kualifikasi
Baris untuk orang yang memiliki nama sama tidak akan diimpor. Silakan tentukan melalui kolom email
Jika kualifikasi di buku registrasi belum terdaftar, Anda dapat memilih “Buat kualifikasi yang belum terdaftar ke dalam master”

Untuk gambaran umum fitur kualifikasi, lihat Mengelola masa berlaku kualifikasi (lisensi, sertifikasi internal, pemeriksaan kesehatan).

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah saya harus mendaftarkan semua orang di daftar?

Setiap orang yang didaftarkan akan menggunakan satu akun, jadi Anda juga bisa mulai dengan mendaftarkan orang yang menjadi sasaran penilaian terlebih dahulu. Jika Anda tidak ingin orang yang sudah terdaftar tampil di Peta Keterampilan, Anda dapat menyembunyikannya melalui [Urutkan / Tampilkan] → [Tampilan anggota], yang berada di kanan atas tabel Peta Keterampilan (di ujung kanan header tempat nama anggota berjajar). Orang yang disembunyikan juga tidak dihitung dalam ringkasan (jumlah yang mencapai target, basis, dan kesenjangan).

Apakah kolom Furigana dan Jabatan juga bisa dipindahkan?

Bisa. Pada Excel daftar dari Langkah 1, isi kolom Q “Furigana” dan kolom T “Jabatan” pada lembar “Daftar pengguna”, lalu impor. (Departemen ada di kolom R.) Jabatan diurutkan mengikuti urutan pada lembar “Jabatan” dari atas ke bawah, dengan jabatan yang lebih tinggi ditampilkan lebih dulu. Di Peta Keterampilan, jabatan ditampilkan pada header anggota, dan Anda dapat mengurutkan serta memfilter berdasarkan departemen dan jabatan. Untuk rincian, lihat Mendaftarkan departemen dan jabatan (departemen, jabatan, furigana, dan item SDM di daftar). Saat mengimpor level, kolom Furigana dan Jabatan dilewati.

Apakah saya bisa mengimpor level dengan ○, △, × apa adanya?

Bisa. Setelah file dimuat, pilih di [Pemetaan nilai] level apa yang akan diberikan untuk setiap simbol (atau tidak diimpor).

Bisakah saya menata ulang grup setelah impor?

Perubahan grup dapat dilakukan kapan saja, bahkan setelah impor. Pembatasan akses untuk Peta Keterampilan dan folder bergantung pada grup yang dirujuknya, jadi saat organisasi berubah, silakan juga periksa Poin-poin penting penerapan perubahan organisasi ke Dive.

Terkait