すでにお持ちのExcel・Word・PowerPoint・PDFなどの資料をDiveで使う方法は、いくつかあります。この記事では、ファイルの形式と使い方から、どの方法を選べばよいかを整理します。
まずファイルの形式で判断する
AIが内容を読み取って手順に分解できるのは、次の形式です。
- Excel（.xlsx／.xlsm／.xls）
- Word（.docx／.doc）
- PowerPoint（.pptx／.ppt）
- OpenDocument（.odt／.ods／.odp）
この形式であれば、ファイルから作成をお使いください。AIがタイトル・概要・手順まで組み立て、動画手順書と同じ画面で編集・共有できるようになります。
この形式以外（zipなどの圧縮ファイル、CADのファイル、社内ポータルのURLなど）は、AIで手順に分解できません。ファイルベース手順書として登録すると、ファイルをそのままの体裁でDiveの手順書として扱えます。
ファイルから作成（対応形式の場合）
ファイルをアップロードすると、AIがタイトル・概要・手順を自動生成します。手順に分かれるため、あとから手順ごとに動画や画像を差し込んだり、設問を付けたり、別の形式で出力したりできます。既存の資料を起点に手順書を育てていきたい場合はこちらです。
導線：サイドバーの［＋］→［ファイルから作成］
本文の取り込み方は「整形（要約）」と「転記（原文どおり）」から選べます。社内の言い回しをそのまま残したい場合は「転記」をお使いください。
詳しくは ファイルから手順書を作成する（Excel／Word／PowerPoint 対応） をご参照ください。PDFのみを取り込む場合の詳細は PDFから手順書を作成する にあります。
ファイルベース手順書として登録（非対応形式の場合）
手順に分解せず、登録したファイルをそのまま開いて見せる形式の手順書です。フォルダでの整理、閲覧権限の設定、検索、閲覧の記録、完了報告は通常の手順書と同じように使えます。
導線：手順書の編集画面の［基本情報］タブ →［ファイルベース手順書設定］
画面内でそのまま表示されるのはPDFとURLです。Excel・Word・PowerPoint・zipなどは閲覧時にダウンロードして開く形になります。現場の画面で見せたい場合はPDFに変換してから登録してください。
詳しくは 既存ファイルをそのまま手順書として登録する（ファイルベース手順書） をご参照ください。
対応形式でも、あえてファイルベースを選ぶ場合
形式が対応していても、次のような場合はファイルベース手順書が向いています。
- 帳票やレイアウトの体裁を崩さずに、現物の様式のまま現場へ配りたい
- まずは今ある資料をDiveに集約して配布し、重要なものから順に手順書化していきたい
- 手順に分ける必要がない参照資料（規程・図面集など）を、手順書と同じ場所で管理したい
ただしファイルベース手順書では、手順書の出力（PDF・Excel・Word・PowerPoint・MP4）、手順ごとの設問、字幕・読み上げ・自動翻訳は利用できません。これらが必要な場合は、ファイルから作成をお選びください。
手順書にせず、資料として使う方法
既存の資料を「手順書そのもの」にするのではなく、手順書を支える資料として使う方法もあります。
関連ファイルとして手順書に添付する
作業標準・図面・チェックシートなどを手順書に添付できます。添付した資料からAIが「作業のコツ」「品質注意」「安全上の重要事項」を抽出し、該当する手順に反映させることもできます。
既存ファイルに手順へのリンクを自動追加する
今のExcel・Word・PowerPoint・PDFをそのまま運用し、その中にDiveの手順へのリンクを埋め込みます。既存の様式を変えずに、必要なときだけ動画の手順へ飛ばしたい場合に向いています。
既存のExcel・Word・PowerPoint・PDFに手順へのリンク自動追加
動画解析の参考手順書として指定する（β）
動画から手順書を作るときに、すでに整備した資料を参考として指定し、その区切りや言い回しに沿って解析させられます。
SharePoint・OneDrive・Teams上のファイルを使う
Microsoft 365上のファイルは、ダウンロードして上げ直さなくても、Diveから直接取り込めます。取り込んだあとの扱いは、上記のいずれの方法とも同じです。
Microsoft 365（Teams・SharePoint・OneDrive）のファイルを取り込む
迷ったときの目安
- 資料の内容を手順として見せたい、あとから動画も足したい → ファイルから作成
- AIが読み取れない形式（zip・CAD・URLなど） → ファイルベース手順書として登録
- 様式の体裁をそのまま配りたい → ファイルベース手順書として登録
- 資料は手元に残し、そこからDiveへ誘導したい → 既存ファイルへの手順リンク自動追加
- 資料は手順書の裏づけとして使いたい → 関連ファイルとして添付
よくある質問
Q. あとから方法を変えられますか。
A. 変えられます。素材ライブラリにアップロードしたファイルは残るため、ファイルベース手順書として登録したあとで、同じファイルから改めて［ファイルから作成］で手順書を作り直すこともできます。
Q. 1つの資料を複数の方法で使えますか。
A. 使えます。たとえば作業標準書をファイルから作成で手順書化しつつ、同じファイルを別の手順書に関連ファイルとして添付する、といった使い方ができます。