すでにお持ちのExcel・Word・PowerPoint・PDFなどの資料をDiveで使う方法は、いくつかあります。この記事では、ファイルの形式と使い方から、どの方法を選べばよいかを整理します。
まずファイルの形式で判断する
AIが内容を読み取って手順に分解できるのは、次の形式です。
- Excel（.xlsx／.xlsm／.xls）
- Word（.docx／.doc）
- PowerPoint（.pptx／.ppt）
- OpenDocument（.odt／.ods／.odp）
- 画像（JPEG／PNG／WebP／HEIC）。画像1枚を1つの手順にします。作業写真を並べて1本の手順書にすることもできます
この形式で、内容を手順に分けて Dive の手順書にしたい場合は、AIで手順に分ける作り方（［今ある手順書を登録］→［素材から選ぶ］）をお使いください。AIがタイトル・概要・手順まで組み立て、動画手順書と同じ画面で編集・共有できるようになります。
手順に分けず、今のファイルの体裁のまま配りたい場合や、この形式以外（zipなどの圧縮ファイル、CADのファイル、社内ポータルのURLなど）の場合は、ファイル手順書として登録します。ファイルをそのままの体裁でDiveの手順書として扱えます。
AIで手順に分ける（対応形式の場合）
ファイルをアップロードすると、AIがタイトル・概要・手順を自動生成します。手順に分かれるため、あとから手順ごとに動画や画像を差し込んだり、設問を付けたり、別の形式で出力したりできます。既存の資料を起点に手順書を育てていきたい場合はこちらです。
導線：サイドバーの［＋］→［今ある手順書を登録］→［素材から選ぶ］→ ファイルを選び、取り込み方（「Dive の手順書として見る」の下の 全体を1手順に／1手順1スライド／スライドを選ぶ）を選択。この3つは AI処理が完了したファイルで選べます
本文の取り込み方は「整形（要約）」と「転記（原文どおり）」から選べます。社内の言い回しをそのまま残したい場合は「転記」をお使いください。
詳しくは ファイルから手順書を作成する（Excel／Word／PowerPoint 対応） をご参照ください。PDFのみを取り込む場合の詳細は PDFから手順書を作成する にあります。
ファイル手順書として登録（ファイルのまま使う場合）
手順に分解せず、登録したファイルをそのまま開いて見せる形式の手順書です。フォルダでの整理、閲覧権限の設定、検索（ファイルの本文を含む）、承認と改訂、閲覧の記録、完了報告は通常の手順書と同じように使えます。
導線：サイドバーの［＋］→［今ある手順書を登録］→ ファイルをドラッグして選ぶ（PDF・Word・Excel・PowerPoint。まとめて選べます。Teams / SharePoint・Google ドライブからも選べます）。URL・zip などは、手順書の編集画面の［手順内容］タブ →［ファイル手順書の設定］→［素材から選ぶ］から登録します
画面内でそのまま表示されるのはPDFとURL、それに Excel・Word・PowerPoint（登録したときに表示用の PDF を作って表示し、ダウンロードでは元のファイルが取得されます）です。zip などは、閲覧時にダウンロードして開く形になります。
詳しくは 今ある手順書をファイルのまま登録する（ファイル手順書） をご参照ください。
対応形式でも、ファイル手順書が向いている場合
形式が対応していても、次のような場合はファイル手順書が向いています。
- 帳票やレイアウトの体裁を崩さずに、現物の様式のまま現場へ配りたい
- まずは今ある資料をDiveに集約して配布し、重要なものから順に手順書化していきたい
- 手順に分ける必要がない参照資料（規程・図面集など）を、手順書と同じ場所で管理したい
ただしファイル手順書では、手順書の出力（PDF・Excel・Word・PowerPoint・MP4）、手順ごとの設問、字幕・読み上げは利用できません（翻訳は、ファイルを機械翻訳する形でご利用いただけます。Pro, Enterprise プラン）。これらが必要な場合は、AIで手順に分ける作り方をお選びください。
手順書にせず、資料として使う方法
既存の資料を「手順書そのもの」にするのではなく、手順書を支える資料として使う方法もあります。
関連ファイルとして手順書に添付する
作業標準・図面・チェックシートなどを手順書に添付できます。添付した資料からAIが「作業のコツ」「品質注意」「安全上の重要事項」を抽出し、該当する手順に反映させることもできます。
既存ファイルに手順へのリンクを自動追加する
今のExcel・Word・PowerPoint・PDFをそのまま運用し、その中にDiveの手順へのリンクを埋め込みます。既存の様式を変えずに、必要なときだけ動画の手順へ飛ばしたい場合に向いています。
既存のExcel・Word・PowerPoint・PDFに手順へのリンク自動追加
動画解析の参考手順書として指定する（β）
動画から手順書を作るときに、すでに整備した資料を参考として指定し、その区切りや言い回しに沿って解析させられます。
クラウド上のファイルを使う（Microsoft 365・Google ドライブ）
Microsoft 365（Teams・SharePoint・OneDrive）や Google ドライブ（共有ドライブを含む）など、クラウド上のファイルは、ダウンロードして上げ直さなくても、Diveから直接取り込めます。素材の追加画面の「クラウドから取り込む」で、取り込み元を選びます。取り込んだあとの扱いは、上記のいずれの方法とも同じです。ファイル手順書として登録する場合は、［今ある手順書を登録］の画面の［Teams / SharePoint］［Google ドライブ］からも直接選べます。
取り込んだファイルには、元の場所のファイルそのものに手順へのリンクを追加することもできます（Pro, Enterpriseプラン）。
クラウドのファイルを取り込む（Microsoft 365・Google ドライブ）
迷ったときの目安
- 資料の内容を手順として見せたい、あとから動画も足したい → AIで手順に分ける（［今ある手順書を登録］→［素材から選ぶ］）
- AIが読み取れない形式（zip・CAD・URLなど） → ファイル手順書として登録
- 様式の体裁をそのまま配りたい → ファイル手順書として登録
- 資料は手元に残し、そこからDiveへ誘導したい → 既存ファイルへの手順リンク自動追加
- 資料が Microsoft 365・Google ドライブなどのクラウドにある → クラウドから取り込んだうえで、上のいずれかの方法
- 資料は手順書の裏づけとして使いたい → 関連ファイルとして添付
よくある質問
Q. あとから方法を変えられますか。
A. 変えられます。ファイル手順書として登録したあとでも、同じファイルを［素材］にアップロードして AI処理をすれば、［今ある手順書を登録］→［素材から選ぶ］から手順に分けた手順書を作れます（［今ある手順書を登録］で直接登録したファイルは［素材］には並びません）。
Q. 1つの資料を複数の方法で使えますか。
A. 使えます。たとえば作業標準書を AI で手順に分けて手順書にしつつ、同じファイルを別の手順書に関連ファイルとして添付する、といった使い方ができます。