フォルダのアクセス制限は、グループの階層を上（親グループ）にたどる仕組みです。たとえば「製造2課」に公開したフォルダは、製造2課と、その配下のグループに所属する方が開けます。逆に、上位の「製造部」に所属しているだけでは、製造2課だけに公開したフォルダは開けません。
そのため、配下のグループの管理を任せているグループ管理者にもフォルダを見せたい場合、これまでは、その方を配下のグループへ一つずつ所属させる必要がありました。この設定を有効にすると、グループ管理者は自分の所属グループより下のグループ向けのフォルダも開けるようになります。組織変更でグループの親子関係を変えた場合も、所属を追加し直すことなく追随します。
設定できるのはオーナーのみで、チーム全体に適用されます。初期状態はオフのため、有効にするまで現在の見え方は変わりません。
設定でできること
設定は2段になっています。
- 閲覧：グループ管理者は、自分が管理するグループ向けのフォルダをすべて閲覧できるようにする
- 編集：上の閲覧を有効にしたうえで、編集・改訂もできるようにする（初期状態はオフ）
編集をオフのままにしている場合、この設定で見えるようになったフォルダは閲覧のみです。フォルダ設定の変更・手順書の新規作成・改訂のボタンは表示されません。
オーナーとチーム管理者は、元からアクセス制限にかかわらずすべてのフォルダを閲覧できるため、この設定の影響を受けません。作成ユーザー・閲覧ユーザー・ゲストの見え方も変わりません。
設定方法
- オーナー権限でログインし、サイドメニューの[オーナー向け機能]を開きます
- 上部タブの[業務ルール]を選び、[フォルダの閲覧範囲]を開きます
- [グループ管理者は、自分が管理するグループ向けのフォルダをすべて閲覧できるようにする]にチェックを入れます。確認のメッセージが表示されるので、内容を確認して[続ける]をクリックします
- 編集・改訂まで許可する場合は、続いて表示される[閲覧だけでなく、編集・改訂もできるようにする]にもチェックを入れます。こちらも確認のメッセージが表示されます
- [保存]をクリックします
初期状態（どちらもオフ）に戻す場合は、[デフォルトに戻す]をクリックしてから[保存]をクリックします。設定の変更は監査ログに記録されます。
反映されるタイミング
変更した内容は、各メンバーの次回ログイン時から反映されます。すでにログイン中の方の画面は、その場では変わりません。検索の結果に反映されるタイミングも同じです。
フォルダ側で編集するグループを指定している場合
フォルダのアクセス制限で[この中で編集も可能なグループ]を指定している場合は、そちらの指定が優先されます。この設定で編集まで許可しても、指定に含まれないグループ管理者はそのフォルダを編集できません。フォルダ単位の設定方法は フォルダのアクセス制限設定 をご参照ください。
有効にする前にご確認ください
- これまで見えていなかった手順書が、グループ管理者から見えるようになります。人事・評価など、上位の管理者に見せたくない資料を配下のグループに置いている場合はご注意ください
- 編集まで許可すると、グループ管理者は配下のグループ向けの手順書を改訂・削除・公開できます。まず閲覧のみで運用し、必要になってから編集を許可する形をおすすめします
- グループの階層をお使いのチーム向けの設定です。Free・Liteプランではグループを作成できないため、この設定を有効にしても見え方は変わりません
よくある質問
「自分が管理するグループ」とは、どの範囲ですか。
そのグループ管理者が所属しているグループと、その配下にあるすべてのグループです。階層が3段以上ある場合は、さらに下のグループも含みます。
グループ管理者以外の権限にも影響しますか。
影響しません。この設定でフォルダの見え方が変わるのはグループ管理者のみです。オーナーとチーム管理者は元からすべてのフォルダを閲覧でき、作成ユーザー・閲覧ユーザー・ゲストはこれまでどおりフォルダごとのアクセス制限に従います。
フォルダごとに、この設定のオン・オフを切り替えられますか。
切り替えられません。チーム全体に適用される設定です。フォルダ単位で見せる範囲を調整する場合は、フォルダのアクセス制限で[アクセスできるグループ]と[この中で編集も可能なグループ]を指定してください。
一部のグループ管理者にだけ適用できますか。
できません。チーム内のグループ管理者すべてが対象になります。特定の方にだけ広く見せたい場合は、その方の所属グループを調整するか、フォルダ側で[アクセスできるグループ]に追加してください。