手順書を作るときに従うものを、辞書・テンプレートの「作成ルール」に1か所へまとめています。規程・書き方・出力フォーマットの3つで、互いを参照し合うため同じ画面に並べています。

この記事では3つの関係と、どれをどんなときに設定するかを説明します。個々の設定方法は、それぞれの記事をご覧ください。

辞書・テンプレートの「作成ルール」タブ。規程／書き方／出力フォーマットの3つ

3つの関係

画面の冒頭にも同じことが書かれています。

規程に書いてあることに従い、書き方でそろえ、出力フォーマットの形で出します。

節	答える問い	中身
規程	何に従うか	社内の規程のファイルと、そこから読み取った文書種別・必ず書く項目・禁止事項・粒度
書き方	どう書くか	言い回し・書き方、禁止事項、一般的な言い回し
出力フォーマット	どの様式で出すか	自社様式（Excel／Word／PowerPoint）への転記テンプレート

規程が「守るべきこと」、書き方が「書きぶり」、出力フォーマットが「出した先の見た目」です。規程が「作業標準書はこの様式で」と決めている場合、その様式は出力フォーマットに登録したものを指します。3つが別々の画面にあると、この対応が見えなくなるため同じ場所に置いています。

開き方

サイドバーの［辞書・テンプレ］→［作成ルール］タブを開きます。3つの節は開閉でき、開いた状態は次に開いたときも引き継がれます。

設定にはチーム管理者以上の権限が必要です。PCブラウザから行います。

3つとも設定しなければ使えない、というものではありません。1つだけでも効きます。

●社内の規程のファイルがある場合

規程から始めます。ファイルを読み込ませると、文書種別・必ず書く項目・禁止事項・粒度をAIが整理して登録します。読み取った結果のうち「書き方に関する決まり」は、［書き方に取り込む］で書き方の節へ足せます。足すだけで、すでに書かれている行を書き換えることはありません。

●規程は無いが、書きぶりを揃えたい場合

書き方だけを設定します。文章で書き起こすのが大変な場合は、見本となる手順書やマニュアルファイルを登録して、AIに下書きを作らせることもできます。

●自社の様式で出す必要がある場合

出力フォーマットを登録します。規程に種別ごとの様式が書かれている場合は、読み取った種別と登録済みの様式の対応が「様式あり」「様式の対応なし」として表示されます。

作る前のAI相談：種別の選択肢、様式の候補、公開の理由の候補として使われます
AI解析（文章スタイル）：［方針に従う］を選ぶと、書き方で定めた言い回しと粒度で手順を整えます
公開前チェック：規程・書き方・出力フォーマットが、それぞれ確認の項目になります。規程は原文をページ単位で読みながら照合し、出典（規程名とページ）と原文の引用つきで指摘します
手順書の出力：登録した様式に転記して出力できます

規程と書き方は、全社（チーム）と拠点（グループ）で別に持てます。拠点に独自の設定が無ければ、全社のものがそのまま使われます。海外拠点だけ別の決まりがある、といった場合に分けてください。

拠点ごとの設定は、書き方の節の「拠点ごとの書き方」から、その拠点のグループ設定へ移動して編集します。上位から何を引き継いでいるかを見ながら書けます。

規程と書き方には、それぞれ更新履歴があります。いつ・誰が・何を変えたかが1行ずつ並び、その時点の内容を確認したうえで戻せます。

規程を戻すと、そのときの規程のファイルもまとめて戻ります。書き方を戻すと、見本手順書もまとめて戻ります。

作成ルールの3つはいずれもEnterpriseプランの機能です。お使いいただけないプランでは、節の見出しにプラン名が表示されます。

なお、作成ルールを設定していなくても「作る前のAI相談」はCoreプラン以上でお使いいただけます。相談で決めた目的・読む人・含める範囲は、AI解析の「説明」欄へ自動で引き継がれます。

●規程と書き方は、どちらを優先しますか

役割が違うため競合しません。規程は「何を書かなければならないか」、書き方は「どう書くか」を決めます。公開前チェックでも別々の項目として確認します。

●規程を登録したら、書き方は要りませんか

規程に書きぶりの決まりが含まれている場合は、［書き方に取り込む］で書き方へ足してください。規程をそのままAIに読ませているのは公開前チェックの照合で、文章を作るときに効くのは書き方のほうです。

●3つとも設定しないと使えませんか

いいえ。1つだけでも効きます。設定していない節は、公開前チェックで「対象なし」と表示されます。