今回のリリースでは、Google ドライブ（共有ドライブを含む）にあるファイルとDiveを直接つなげるようにしました。8月にお届けした Microsoft 365（Teams・SharePoint・OneDrive）との連携に続く2つ目の連携先です。Google Workspace に動画や資料をためてきたお客様も、ダウンロードせずにそのまま素材として取り込めます。
①Google ドライブのファイルをそのまま取り込めるようになりました
これまで、Google ドライブにある動画や資料をDiveで使うには、一度ご自身のパソコンにダウンロードし、それをDiveにアップロードし直す必要がありました。
今回のリリースで、素材の追加画面の [クラウドから取り込む] に [Google ドライブ] のボタンが加わりました。押すと Google ドライブのファイル選択画面が開き、マイドライブ・共有ドライブのほか、ほかの方から共有されたファイルからも、その場で選んで取り込めます。
●ダウンロードとアップロードのやり直しが要りません
動画はDiveのサーバーが Google ドライブから直接受け取ります。ファイルの中身はご利用中のブラウザを通らないため、大きな動画でも手元の回線を消費しません。
●取り込めるファイル
- 動画・画像・PDF・その他のファイルのうち、Diveにアップロードできる形式であれば取り込めます（形式・容量・長さの制限は、パソコンからアップロードする場合と同じです）
- Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドも取り込めます。PDF として取り込むか、Word・Excel・PowerPoint の形式で取り込むかを、素材の種類（[PDF]／[その他]）で選べます
- 取り込みは複数のファイルをまとめて選べます
- 取り込んだ後は、AI解析・手順書の作成・関連ファイルへのひも付けなど、パソコンからアップロードした素材とまったく同じように扱えます
Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドは、Google ドライブの仕様で10MBを超えるものを書き出せません。その場合は、Google ドライブで PDF または Office 形式でダウンロードしてから取り込んでください。
●取り込むのは「その時点のコピー」です
Diveに入るのは取り込んだ時点の内容で、原本は Google ドライブ側に残ります。取り込んだ素材には、Google ドライブから来たファイルであることが分かる印が付きます。取り込んだ後に原本が更新されると印が変わり、押すと最新の内容をもう1件として取り込めます。古い版のまま手順書を作ってしまうことを防ぐためです。
Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドは、名前や共有設定の変更でも「更新されている可能性があります」と表示されます。
●スマートフォン・タブレットのブラウザと、Dive アプリからも使えます
パソコンのブラウザに加えて、スマートフォン・タブレットのブラウザや、Dive アプリ（iPhone・Android）からも、Google ドライブのファイルを選んで取り込めます。スマートフォン・タブレットで動画を追加するときも、[クラウドから取り込む] を選べるようにしました（これまでは動画の場合だけ、端末のファイルを選ぶ画面へ直接進んでいました）。
Dive アプリでは、Google ドライブのファイルを選ぶ画面を端末のブラウザ（iPhone は Safari、Android は Chrome）で開きます。選び終えたら [Dive アプリに戻る] を押すと、アプリの元の画面に戻って取り込みに進みます。編集中の画面はそのまま残ります。
iPhone では、ファイルを選ぶ画面を新しく開いたときに、Google のログインや「Cookie を許可してください」の表示が出ることがあります。表示に沿って進めてください。Safari に前回の画面が残っていれば、続けて選ぶときは表示されません。
スマートグラスのアプリでは、Google ドライブとの連携は使えません。パソコンやスマートフォンのブラウザで Dive を開いて取り込んでください。取り込んだ素材は、スマートグラスのアプリでもそのまま使えます。
Microsoft 365（Teams・SharePoint・OneDrive）との連携も、スマートフォン・タブレットのブラウザと Dive アプリから使えます。iPhone のアプリで Microsoft 365 に接続できなかった問題も、あわせて直しました。
②手順リンクを、Google ドライブのファイルに直接追加できます
Google ドライブから取り込んだファイルは、既存のExcel・Word・PowerPoint・PDFに手順へのリンク自動追加 の書き出し先として、元の場所のファイルそのものを選べます。確認画面で [Google ドライブのファイルに追加] を押すと、元のファイルに手順へのリンクが入ります。ダウンロードして配り直す必要がなく、Google ドライブ上のチェックシートを開いた方が、そのまま手順書へ飛べる状態になります。
●Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドにも、そのまま追加できます
Google ドライブに置いた Excel・Word・PowerPoint・PDF に加えて、Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドそのものにもリンクを追加できます。Office 形式に変換して上げ直すことはせず、該当する文字にリンクを付けるだけです。コメント・提案・書式はそのまま残ります。
次のような箇所には、誤ったリンクを付けないよう、あえてリンクを追加しません。
- お客様がご自身で貼ったリンクを含む段落・セル
- 変更の提案を含む段落
- スマートチップや画像など、文字以外を含む段落・セル
- 数式のセル、一部だけ書式が違うセル
- 非表示のシート
リンクを追加する直前に元のファイルをもう一度読み直し、確認画面で見た内容と変わっていれば、書き込まずに確認のやり直しをお願いします。確認の後に行が挿入された場合などに、確認していない場所へ書き込むことを防ぐためです。
③接続のしかた
接続は、ご利用になる方それぞれが、ご利用の端末ごとに一度だけ行います。画面右上のユーザーメニュー →「外部サービス連携」を開き、[Google ドライブに接続] を押してください。Dive アプリでは端末のブラウザが開くので、Google アカウントを選ぶと、アプリに戻って接続が完了します。
- 接続できるのは作成ユーザー以上の権限をお持ちの方です
- Google Workspace のアカウントのほか、個人の Google アカウントでも接続できます
- Diveのログインに使っているアカウントと同じである必要はありません
●Diveがアクセスできるのは、選んだファイルだけです
Diveがアクセスできるのは、ご本人が素材の追加画面で選んだファイルだけです。それ以外のファイルには一切アクセスしません。
このため、手順リンクの追加や最新版の取り込みは、そのファイルを選んだ Google アカウントで行います。同じチームのほかの方が操作した場合や、別の Google アカウントで接続し直した場合は「このファイルへのアクセスを許可してください」と表示されます。[ファイルを選んで許可] からそのファイルを選ぶと、取り込み直さずにそのまま続けられます。
●接続の確認画面について
接続するときの Google の確認画面では、選んだファイルの閲覧と編集の許可をまとめてお願いします。Google ドライブの仕組み上、閲覧だけの許可を分けてお願いすることができないためです。対象はあくまで、ご本人が選んだファイルだけです。確認画面で「Google ドライブ」の項目のチェックを外すと、接続できません。
●組織で外部アプリを制限している場合
Google Workspace の管理者がサードパーティ製アプリの利用を制限している場合は、「組織の管理者による許可が必要です」と表示されます。情報システム部門の方に、管理コンソールの「セキュリティ → API の制御 → アプリのアクセス制御」でDiveを信頼できるアプリに設定するようご依頼ください。設定の手順書をお渡しできますので、サポートまでご連絡ください。
●接続の解除
同じ「外部サービス連携」の画面から [接続を解除] できます。解除すると、Google 側でDiveに与えたアクセスの許可も取り消します。取り込み済みの素材はそのまま残ります。
④ご利用いただけるプラン
- 取り込みと接続：Lite, Core, Pro, Enterpriseプランでご利用いただけます
- 手順リンクを元の場所のファイルに追加する：Pro, Enterpriseプランでご利用いただけます
- この連携をチーム全体で使わない設定にできるのは Enterpriseプランです（初期状態は「使う」です）
Microsoft 365 との連携と同じ区分です。
既存のお客様への影響
設定のやり直しが必要な変更はありません。Google ドライブと接続しない限り、これまでと動作は変わりません。
関連情報
- クラウドのファイルを取り込む（Microsoft 365・Google ドライブ）
- 既存のExcel・Word・PowerPoint・PDFに手順へのリンク自動追加
- セキュリティにおけるホワイトリストについて
今後ともDiveをよろしくお願いいたします◎