เมื่อ Skill Map ทำครบทุกอย่างแล้ว ให้ดำเนินการ [สแนปช็อต]. เมื่อดำเนินการ [สแนปช็อต] เนื้อหาของ Skill Map ณ ขณะนั้นจะถูกแปลงเป็น Excel และบันทึกลงฐานข้อมูล.
คุณสามารถดูสถานะในอดีตได้ และในขณะเดียวกันก็เก็บไว้เป็น บันทึกการอนุมัติ ได้ด้วย จึงใช้ประโยชน์ในการรับมือการตรวจสอบ (audit) และงานลักษณะคล้ายกัน. เราแนะนำให้ดำเนินการให้เหมาะกับสถานการณ์จริง เช่น ไตรมาสละ 1 ครั้ง.
ดูภาพรวมของ Skill Map ได้ที่ Skill Map คืออะไร? / วิธีอ่านเครื่องหมายทักษะ.
ขั้นตอนการบันทึกสถานะ
ดำเนินการจาก [อื่นๆ] → [สแนปช็อต] บนหน้าจอ Skill Map. คุณสามารถดูและดาวน์โหลดสแนปช็อตที่บันทึกไว้ก่อนหน้าได้จาก [อื่นๆ] → [ประวัติสแนปช็อต].
คุณสามารถดู Skill Map ที่บันทึกไว้และดาวน์โหลดเป็น Excel ได้จากรายการประวัติสแนปช็อตที่ผ่านมา.
สิ่งที่ถูกบันทึกไว้ในสแนปช็อต
สิ่งที่ถูกบันทึกไว้คือ คำนิยามทักษะ ณ เวลานั้น ระดับการประเมินของสมาชิก และแผนการพัฒนา รวมถึงการเชื่อมโยงทักษะ (คอร์สที่ช่วยให้ได้ทักษะ, คุณวุฒิที่ยืนยันทักษะ และระดับเป้าหมายเมื่อเสร็จสิ้นทั้งหมด). เนื่องจากหลักฐานของการเลื่อนระดับถูกเก็บไว้ คุณจึงยังดูสภาพ ณ เวลาที่บันทึกได้ แม้จะเปลี่ยนการเชื่อมโยงในภายหลัง.
ไฟล์ที่ส่งออกจาก [อื่นๆ] → [ส่งออกเป็น Excel] บนหน้าจอ Skill Map จะมีแผ่นงาน "เชื่อมโยงทักษะ". ในแผ่นงานนี้ คุณสามารถดูรายการของแต่ละทักษะ ได้แก่ คอร์สที่ช่วยให้ได้ทักษะ, คุณวุฒิที่ยืนยันทักษะ, คุณวุฒิที่จำเป็น, จำนวน SOP ที่เกี่ยวข้อง และระดับเป้าหมายเมื่อเสร็จสิ้น SOP (ส่งออกเป็น Excel ใช้ได้กับแพ็กเกจ Pro / Enterprise).
Excel "รายละเอียดการประเมิน"
ทั้งไฟล์ที่ส่งออกด้วย [ส่งออกเป็น Excel] และ Excel ที่ดึงออกมาจากสแนปช็อต ต่างมีแผ่นงาน "รายละเอียดการประเมิน". แต่ละแถวแสดงสมาชิก 1 คน × ทักษะ 1 รายการ โดยเรียงระดับ, วันที่ประเมิน, ผู้ประเมิน, แหล่งที่มา (ป้อนด้วยมือ, การประเมินโดยอัตโนมัติ, นำเข้า Excel หรือ เปลี่ยนแปลงเป็นกลุ่ม) และหลักฐาน (ความคิดเห็น). Excel ที่ดึงออกมาจากสแนปช็อตจะแสดงเนื้อหาตามที่เป็นอยู่ ณ เวลาที่บันทึก. ชื่อของผู้ที่ส่งออกไฟล์จะปรากฏที่ด้านบนของตารางและในส่วนรายละเอียด.
เฉพาะระดับทางการเท่านั้นที่ถูกแสดง และไม่รวมการประเมินตนเอง. คุณสามารถดูประวัติการเปลี่ยนแปลงในอดีตได้จาก ส่งออก Excel ในหน้าส่วนตัว (ประวัติการเปลี่ยนแปลงระดับ).
หากทีมของคุณลงทะเบียนแผนก・ตำแหน่งไว้ คอลัมน์แผนก・ตำแหน่งจะถูกเพิ่มที่ปลายขวาสุดของแผ่นงาน "รายละเอียดการประเมิน" และ "สมาชิก" ในไฟล์ที่ส่งออกด้วย [ส่งออกเป็น Excel]. คอลัมน์เหล่านี้จะไม่มีอยู่ใน Excel ที่ดึงออกมาจากสแนปช็อต (เพื่อไม่ให้แผนก・ตำแหน่งปัจจุบันปนเข้าไปในบันทึก ณ เวลาที่บันทึกไว้). สำหรับแผนกและตำแหน่ง ดูที่ ลงทะเบียน แผนก・ตำแหน่ง (แผนก・ตำแหน่ง, คำอ่าน (ฟุริงานะ) และรายการข้อมูลฝ่ายบุคคลในรายชื่อ).
ลบสแนปช็อตที่อนุมัติแล้ว
สแนปช็อตที่อนุมัติแล้วจะลบไม่ได้จนกว่าจะเลิกอนุมัติ. หากต้องการลบ ให้ เลิกทำ การอนุมัติใน [ประวัติสแนปช็อต] ก่อน แล้วจึงลบ (เหตุผลจะถูกบันทึกไว้ตอนเลิกทำ). สำหรับสแนปช็อตในหน้าส่วนตัวก็เช่นเดียวกัน.
มีประโยชน์ในสถานการณ์ต่อไปนี้
- การรับมือการตรวจสอบ: บันทึกไว้ทุกไตรมาสเป็นหลักฐานของการบริหารจัดการความสามารถตาม ISO9001 (7.2)
- บันทึกการอนุมัติ: เก็บไว้เป็นสถานะทักษะ ณ จุดที่ผ่านการอนุมัติของผู้จัดการ
- ทบทวนการเปลี่ยนแปลง: เปรียบเทียบว่าสถานะทักษะเปลี่ยนไปอย่างไรในช่วงครึ่งปีหรือ 1 ปี
เคล็ดลับการใช้งานให้ได้ผลดี
- ทำตามกำหนดเวลา: กำหนดจังหวะที่แน่นอน เช่น ปิดงวดไตรมาสหรือสิ้นปีงบประมาณ เพื่อให้เป็นกิจวัตรที่ติดตัว
- ตัดสินใจว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบ: ระบุให้ชัดว่าใครเป็นผู้ดำเนินการบันทึกสถานะ เพื่อไม่ให้มีอะไรตกหล่น
- บันทึกสถานะ ณ จุดสำคัญของการเปลี่ยนแปลง: การบันทึกก่อนและหลังการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กรครั้งใหญ่หรือการทบทวนคำนิยามทักษะ จะช่วยให้คุณย้อนดูผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงได้