แผนการสร้างคืออะไร?
แผนการสร้าง คือฟีเจอร์ที่มีวัตถุประสงค์ในการระบุ SOP ที่วางแผนไว้สำหรับการบำรุงรักษาตามโฟลเดอร์และจัดการ ผู้รับผิดชอบ, วันครบกำหนด และความคืบหน้า อย่างเป็นศูนย์กลาง เพื่อสร้างรายการที่แสดง "โฟลเดอร์ใด, SOP ใด, ใคร และเมื่อไร" และให้คุณสามารถเปรียบเทียบ SOP ที่วางแผนไว้ (ตามแผน) กับ SOP ที่เผยแพร่จริง (ผลลัพธ์ที่แท้จริง).
ในขณะที่ คู่มือที่ต้องการ (สมุดบันทึกความคิด) แสดงการรวบรวมความต้องการจากล่างขึ้นบนจากเขต, แผนการสร้าง คือ บอร์ดสำหรับวางตำแหน่ง "ตารางเวลาการบำรุงรักษา" จากบนลงล่างก่อน.
●หน้าจอ: มุมมองแผนที่แผนที่เปิดจากเมนูด้านซ้าย "แผนการสร้าง" บนแดชบอร์ด
ข้อกำหนด
- สิทธิ์: ผู้สร้างหรือสูงกว่า (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง). เมนูไม่แสดงสำหรับผู้ใช้แบบดูอย่างเดียวหรือแขก.
- แผน: มุมมอง "งานมอบหมายของฉัน" และการดูแผนการสร้าง มีให้ใช้งานสำหรับแผนทั้งหมด. การดำเนินการจัดการบนแผนการสร้าง (เพิ่ม/เชื่อมโยง SOP ที่วางแผนไว้, นำเข้า/ส่งออก Excel, ฯลฯ) มีให้ใช้งานสำหรับแผน Pro และสูงกว่า.
- ตำแหน่ง: เปิดจากเมนูด้านซ้ายของแดชบอร์ด: [การจัดการ] → [แผนการสร้าง]
สองมุมมอง
แผนการสร้างมีสองมุมมอง: "แผนที่แผน" และ "งานมอบหมายของฉัน" ซึ่งคุณสามารถสลับระหว่างโดยใช้สวิตช์ที่ด้านบนของหน้าจอ. มุมมองเริ่มต้นจะแตกต่างกันไปตามบทบาท—ผู้ดูแลจะเห็น "แผนที่แผน" และผู้สร้างจะเห็น "งานมอบหมายของฉัน". ด้านบนแสดงเมตริกความคืบหน้า: จำนวนรายการที่ วางแผนไว้, เสร็จสมบูรณ์, กำลังสร้าง, ยังไม่เริ่ม, เกินกำหนด และ อัตราการสำเร็จ.
แผนที่แผน
แผนที่บนแคนวาสที่เน้นโฟลเดอร์แสดงมุมมองทั่วไปของสถานะการบำรุงรักษาทั้งหมดของทีม. ใต้แต่ละโฟลเดอร์, จะแสดง SOP ที่วางแผนไว้ (วางแผนไว้) และ, เมื่อจำเป็น, SOP ที่มีอยู่ (ผลลัพธ์ที่แท้จริง).
- ลากเพื่อย้าย: คุณสามารถกำหนด SOP ใหม่ให้กับโฟลเดอร์อื่นได้
- ซูมและแพน: ใช้ตัวควบคุมที่มุมล่างขวาของแคนวาสเพื่อซูมเข้า/ออกและจัดตำแหน่งกึ่งกลาง
- ยุบส่วนหัว: ใช้ ▼ ที่มุมบนซ้ายเพื่อยุบชื่อเรื่อง, KPI และเมนูบนสุดเพื่อเพิ่มพื้นที่ทำงาน
งานมอบหมายของฉัน
มุมมองรายการที่แสดงเฉพาะ SOP ที่วางแผนไว้ซึ่งคุณเป็นผู้รับผิดชอบ. คุณสามารถดู สถานะ, ชื่อ SOP, สถานะการสร้าง, โฟลเดอร์จัดเก็บ, วันครบกำหนด และบันทึก ในคอลัมน์. ผู้ได้รับมอบหมายใช้หน้าจอนี้เพื่อสร้าง SOP และอัปเดตสถานะ.
●หน้าจอ: "แผนที่แผน / งานมอบหมายของฉัน" สลับที่ด้านบนของหน้าจอ
ขั้นตอน
1. สร้างโฟลเดอร์
จากเมนูการทำงาน (⋮) ถัดจาก "หน้าแรก" ที่มุมบนซ้ายของแผนที่แผน, เลือก "สร้างโฟลเดอร์", ป้อนชื่อโฟลเดอร์ และสร้างมัน. โฟลเดอร์ที่สร้างขึ้น ใช้ร่วมกับโฟลเดอร์ในรายการ SOP. จากเมนูการทำงาน (⋮) ของโฟลเดอร์ที่มีอยู่, คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อย, เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์, ย้าย, ตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึง และลบ.
2. วางแผน SOP
จากเมนูการทำงาน (⋮) ของโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเพิ่มแผน, เลือก "วางแผน SOP", ป้อนชื่อของ SOP ที่จะสร้าง และเลือก "เพิ่ม". SOP ที่วางแผนไว้ที่เพิ่ม จะแสดงด้วยสถานะ "ยังไม่เริ่ม". เมื่อลงทะเบียนรายการหลายรายการในครั้งเดียว, ใช้ "เพิ่มจาก Excel" ในแถบเครื่องมือที่ด้านบนของแผนที่แผน (ดูด้านล่าง).
●หน้าจอ: กล่องโต้ตอบป้อนข้อมูลสำหรับ "วางแผน SOP"
3. ตั้งผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนด
คลิกที่การ์ด SOP ที่วางแผนไว้ (บนแผนที่แผน) หรือแถว (ในงานมอบหมายของฉัน) เพื่อเปิดแผงและตั้ง ผู้รับผิดชอบ และ วันครบกำหนด. ผู้รับผิดชอบอาจได้รับมอบหมายเฉพาะให้กับสมาชิกที่มี ผู้สร้างหรือสูงกว่า (เจ้าของ / ผู้ดูแลทีม / ผู้ดูแลกลุ่ม / ผู้สร้าง). เมื่อมีการกำหนดผู้รับผิดชอบ และเมื่อวันครบกำหนดได้รับการตั้งค่าหรือเปลี่ยนแปลง, ผู้ได้รับมอบหมายจะได้รับ การแจ้งเตือนทางอีเมล. รายการที่เกินกำหนดโดยไม่เสร็จ จะถูกนับเป็น "เกินกำหนด".
●หน้าจอ: แผงสำหรับตั้งผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนด
4. สร้าง SOP และเชื่อมโยงมัน
ผู้ได้รับมอบหมายสามารถเลือก "สร้าง SOP" จากแถวของพวกเขาในมุมมอง "งานมอบหมายของฉัน" เพื่อสร้าง SOP ใหม่. หากไม่ได้ตั้งค่าโฟลเดอร์จัดเก็บ, ก่อนอื่นให้เลือกโฟลเดอร์. แบบร่างที่สร้างขึ้นจะถูกเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติกับ SOP ที่วางแผนไว้นั้น และสถานะจะเปลี่ยนเป็น "กำลังสร้าง". จากคอลัมน์ "SOP" ในรายการ, คุณสามารถนำทางเพื่อ แก้ไขแบบร่าง, ตรวจสอบสถานะการอนุมัติ หรือดู SOP ที่เผยแพร่.
ผู้ได้รับมอบหมายสามารถปล่อยให้เหลือ หมายเหตุส่วนตัว บน SOP ที่วางแผนไว้ (เป้าหมายการสร้าง, วัสดุอ้างอิง, บันทึกการวิจัย, ฯลฯ).
5. จัดการความคืบหน้า (สถานะ)
สถานะของ SOP ที่วางแผนไว้ดำเนินการผ่านสามขั้นตอน: "ยังไม่เริ่ม" → "กำลังสร้าง" → "เสร็จสมบูรณ์". เฉพาะผู้ดูแลและ ผู้รับผิดชอบเท่านั้น ที่สามารถพัฒนาสถานะ. เมื่อ SOP ได้รับการเผยแพร่, SOP ที่วางแผนไว้ที่เชื่อมโยง จะกลายเป็น "เสร็จสมบูรณ์" โดยอัตโนมัติ. หากต้องการตั้งสถานะเป็น "เสร็จสมบูรณ์" ด้วยตนเอง, เลือกและเชื่อมโยง SOP ที่แท้จริงที่สอดคล้องกับ SOP ที่วางแผนไว้นั้น.
6. เชื่อมโยงกับ SOP ที่มีอยู่ (ตัวเลือก)
คุณยังสามารถปฏิบัติต่อ SOP ที่เผยแพร่แล้วว่าเป็นผลลัพธ์สำหรับ SOP ที่วางแผนไว้. เมื่อคุณเปิด "แสดง SOP ที่มีอยู่ด้วย" ที่ด้านบนของแผนที่แผน, SOP ที่เผยแพร่ จะแสดงใต้โฟลเดอร์. จากปุ่มลิงค์ของ SOP ที่มีอยู่, เลือก SOP ที่วางแผนไว้ซึ่งยังไม่เชื่อมโยงในโฟลเดอร์นั้นเพื่อเชื่อมโยงมัน. SOP ที่วางแผนไว้ จะกลายเป็น "เสร็จสมบูรณ์".
เพิ่มหรืออัปเดตเป็นชุดจาก Excel
จากแถบเครื่องมือ [เพิ่มจาก Excel] ที่ด้านบนของแผนที่แผน, คุณสามารถ ลงทะเบียน SOP ที่วางแผนไว้หลายรายการในครั้งเดียว ในรูปแบบเดียวกับการส่งออก Excel จากรายการ SOP ที่มีอยู่ (พร้อมกับ ประเภท / เส้นทางโฟลเดอร์ / ชื่อเรื่อง, และเพิ่มเติม ผู้รับผิดชอบ / วันครบกำหนด).
- คลิก [เพิ่มจาก Excel] ในแถบเครื่องมือ
- คลิก [เทมเพลต Excel] ที่มุมบนขวาเพื่อดาวน์โหลดตัวอย่าง, หรือวางข้อมูลที่แยกด้วยแท็บโดยตรงในพื้นที่วาง
- ลากและวางไฟล์, หรือวางเนื้อหา
- ตรวจสอบการดูตัวอย่างความแตกต่าง (เพิ่ม / อัปเดต / ข้าม / ข้อผิดพลาด) เพื่อตรวจสอบเนื้อหา
- หากทุกอย่างดูดี, คลิก [ลงทะเบียนรายการ N รายการ] เพื่อยืนยัน
-
เส้นทางโฟลเดอร์ ใช้รูปแบบแยกด้วยเครื่องหมายทับเช่น
root/parent/child. โฟลเดอร์ที่ไม่มีอยู่จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติ - ผู้รับผิดชอบ จะถูกจับคู่ตามที่อยู่อีเมล (ชื่อก็ใช้ได้, แต่แนะนำให้ใช้อีเมล เพื่อหลีกเลี่ยงความคลุมเครือ)
- หาก SOP ที่มีโฟลเดอร์และชื่อเรื่องเดียวกัน มีอยู่แล้ว, จะอัปเดตเฉพาะฟิลด์ผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนด (ไม่มีการอัปเดตหากไม่มีความแตกต่าง)
- แถวที่มีประเภท "โฟลเดอร์" สร้างโฟลเดอร์ไปยังเส้นทางนั้น (โฟลเดอร์ที่มีอยู่ถูกข้าม)
ส่งออกสถานะการบำรุงรักษาเป็น Excel
- ส่งออก Excel แบบเต็ม (Pro+): จาก [ส่งออกเป็น Excel] ที่ปลายด้านขวาของส่วนหัวความคืบหน้าบนแผนที่แผน, คุณสามารถส่งออกรายการที่สมบูรณ์ตามโครงสร้างโฟลเดอร์
- การส่งออก Excel งานมอบหมายของฉัน (แผนทั้งหมด): จาก [ส่งออกเป็น Excel] ที่มุมบนขวาของมุมมองงานมอบหมายของฉัน, คุณสามารถส่งออกรายการแบบแบนของรายการที่ได้รับมอบหมายให้คุณ
เลื่อนสถานะจาก "คู่มือที่ต้องการ" ไปยังแผนการสร้าง
คำขอที่รวบรวมใน "คู่มือที่ต้องการ" (สมุดบันทึกความคิด) ที่ตัดสินใจว่าจะสร้างได้ เลื่อนสถานะไปยังแผนการสร้าง, ที่สามารถติดตามได้ด้วยผู้รับผิดชอบและวันครบกำหนดที่ได้รับมอบหมาย. SOP ที่วางแผนไว้ที่เลื่อนสถานะแสดงตัวบ่งชี้ "จากความต้องการ" และเมื่อคุณพัฒนาสถานะในแผนการสร้าง, มันก็จะสะท้อนบนบอร์ดคู่มือที่ต้องการ. เมื่อเสร็จสมบูรณ์, การแจ้งเตือนจะส่งไปยังผู้เขียนต้นฉบับและทุกคนที่กด "ต้องการ".
ตัวแจ้งเตือนวันครบกำหนด (อีเมลโดยอัตโนมัติ)
เมื่อวันครบกำหนดสำหรับ SOP ที่วางแผนไว้ ใกล้เข้ามาหรือผ่านไป, ผู้ได้รับมอบหมายจะได้รับอีเมลโดยอัตโนมัติ.
- 3 วันก่อน / 1 วันก่อน / เกินกำหนด (ส่งครั้งเดียวเมื่อเกินกำหนด)
- ส่งมอบทุกวันเวลา 08:00 (JST)
- เมื่อวันครบกำหนดเปลี่ยนแปลง, การแจ้งเตือนจะถูกส่งใหม่ด้วยวันครบกำหนดใหม่ (การป้องกันซ้ำซ้อนจะรีเซ็ต)
- SOP ที่วางแผนไว้ที่มีสถานะ "เสร็จสมบูรณ์" จะถูกลบออกจากการแจ้งเตือน
คำถามที่พบบ่อย
Q. ฉันสามารถเพิ่ม SOP ที่วางแผนไว้บนแผนใด ๆ ได้หรือไม่?
A. มุมมอง "งานมอบหมายของฉัน" และการดูแผนการสร้างพร้อมใช้งานบนแผนทั้งหมด. อย่างไรก็ตาม, การดำเนินการเพิ่ม/เชื่อมโยง SOP ให้กับแผนและนำเข้า/ส่งออกด้วย Excel พร้อมใช้งานสำหรับแผน Pro และสูงกว่า.
Q. ฉันสามารถรวม "คู่มือที่ต้องการ" ที่รวบรวมจากเขตเข้าไปในแผนได้หรือไม่?
A. ได้, คุณสามารถทำได้. รายการที่รวมแสดงตัวบ่งชี้ "จากความต้องการ" และเมื่อคุณพัฒนาสถานะในแผนการสร้าง, มันก็จะสะท้อนบนบอร์ดคู่มือที่ต้องการ.
Q. ผู้คนอื่น ๆ นอกเหนือจากผู้ได้รับมอบหมายสามารถเปลี่ยนสถานะได้หรือไม่?
A. เฉพาะผู้ดูแลและผู้รับผิดชอบเท่านั้นที่สามารถพัฒนาสถานะ.