เมื่อใช้ Dive ในการจัดการหลายแผนก สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดค่า "ผู้ใช้ในแต่ละแผนกจะดู SOP ใด" หน้านี้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตั้งค่านี้
ขั้นตอนการตั้งค่าเบื้องต้น
- ใช้โครงสร้างองค์กร (ดำเนินการโดยเจ้าของหรือผู้ดูแลทีม)
- สร้างโฟลเดอร์สำหรับการใช้งานทั่วบริษัท หลายแผนก และแต่ละแผนก
ใช้โครงสร้างองค์กร
SOP ที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ที่เก็บ SOP ไว้ การจำกัดการเข้าถึงนี้ใช้ดังต่อไปนี้: "ผู้ใช้ที่อยู่ภายใต้กลุ่มที่กำหนดค่าไว้สามารถเข้าถึงได้"
ที่นี่ เป็นข้อมูลอ้างอิงสำหรับการกำหนดค่าของคุณ ในการตั้งค่าที่มีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำดังต่อไปนี้
จำนวนกลุ่มที่สร้างและระดับของกลุ่มย่อยจะแตกต่างกันไปตามแพ็กเกจ แพ็กเกจ Free และ Lite ไม่สามารถสร้างกลุ่มได้ สำหรับรายละเอียด โปรดดู การจัดการบริษัทและโรงงานหลายแห่ง (งานประจำของผู้ดูแลระบบและการออกแบบสิทธิ์)
- ก่อนอื่น ให้กำหนดโครงสร้างองค์กรใน Dive
- จากนั้น ใช้การนำเข้า Excel เพื่อนำไปใช้กลุ่มที่สังกัดสำหรับผู้ใช้แต่ละคน
สร้างโฟลเดอร์สำหรับการใช้งานทั่วบริษัท หลายแผนก และแต่ละแผนก
นำไปใช้การจำกัดการเข้าถึงกับแต่ละโฟลเดอร์ โฟลเดอร์สามารถมีโครงสร้างเป็นลำดับชั้นได้ เคล็ดลับคือการตั้งค่าตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ผู้ใช้เจ้าของหรือผู้ดูแลทีมก่อนอื่นให้สร้างโฟลเดอร์ระดับบนสุดตามโครงสร้างองค์กร (เช่น สำหรับแผนกธุรกิจ XXX)
- ตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงสำหรับแต่ละโฟลเดอร์ที่สร้าง สำหรับวิธีการตั้งค่าเอง โปรดอ้างอิง ที่นี่
- ต่อจากนี้ ผู้ดูแลกลุ่มให้สร้างโฟลเดอร์ระดับล่างตามโครงสร้างองค์กรหรือวัตถุประสงค์
* ในบางกรณี ผู้ใช้เจ้าของหรือผู้ดูแลทีมอาจทำขั้นตอนนี้ด้วย -
ผู้ใช้เจ้าของหรือผู้ดูแลทีมให้สร้างโฟลเดอร์สำหรับบริษัทที่ระดับบนสุด อย่านำไปใช้การตั้งค่าการจำกัดการเข้าถึงกับโฟลเดอร์นี้
หมายเหตุ: เมื่อการจำกัดการเข้าถึงถูกตั้งค่าบนทั้งโฟลเดอร์พ่อแม่และลูก เฉพาะผู้ใช้ที่เป็นสมาชิกของทั้งสองกลุ่มเท่านั้นที่สามารถเข้าถึง หากคุณระบุสาขาที่ระดับพ่อแม่และส่วนที่ระดับลูก ผู้ใช้ที่อยู่ในส่วนนั้นแต่ไม่อยู่ในกลุ่มสาขาจะไม่สามารถดูได้ ใช้ข้อจำกัดเฉพาะที่ระดับที่จำเป็น
หมายเหตุสำหรับการดำเนินการ
นโยบายการสร้างและออก SOP
เมื่อสร้างและออก SOP คุณต้องระบุโฟลเดอร์เพื่อเก็บไว้ โฟลเดอร์ที่มีจำหน่ายสำหรับการจัดเก็บจะจำกัดเฉพาะโฟลเดอร์ที่ผู้ใช้สร้างสามารถเข้าถึง ด้วยการกำหนดค่าข้างต้น คุณสามารถส่งเสริมการเก็บรักษาโฟลเดอร์ที่เหมาะสม
* หมายเหตุ: เนื่องจากเจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ทั้งหมด โปรดทราบสิ่งนี้เมื่อพวกเขากำลังสร้าง SOP ด้วย
การดำเนินการระหว่างการแก้ไข
หลังจากออก ผู้ใช้อื่นๆ นอกเหนือจากผู้สร้างต้นฉบับสามารถแก้ไข SOP ได้เช่นกัน หากพวกเขาสามารถเข้าถึง (หมายถึงพวกเขาสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์) อย่างไรก็ตาม หากระบุ "กลุ่มที่สามารถแก้ไขได้ด้วย" ในการจำกัดการเข้าถึงของโฟลเดอร์ เฉพาะผู้ดูแลกลุ่มและผู้ใช้ที่สร้างในกลุ่มนั้นเท่านั้นที่สามารถแก้ไข (เจ้าของและผู้ดูแลทีมสามารถแก้ไขได้เสมอ) เมื่อผู้สร้างเปลี่ยนแปลง การดำเนินการแบบต่อเนื่องเป็นไปได้หากผู้ใช้ใหม่ได้รับการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมในการตั้งค่ากลุ่ม
หมายเหตุ: แม้ว่าผู้สร้างใหม่จะไม่มีวิดีโอเป้าหมายใดๆ ในสื่อ พวกเขาสามารถเข้าถึงสื่อที่จะอัปโหลดจากการแก้ไข