เมื่อคุณอัปโหลด เอกสารอ้างอิง Excel, มาตรฐานการทำงาน หรือเช็กชีต ที่มีอยู่, ขั้นตอน Word หรือ slide PowerPoint ไปยัง Dive, AI จะสร้าง ชื่อเรื่อง, สรุป และขั้นตอน (รวมถึงคำถามและการตัดสินใจผ่าน/ไม่ผ่าน) โดยอัตโนมัติ คุณสามารถแก้ไขและแชร์ได้บนหน้าจอเดียวกันกับ SOP video
ลูกค้าจำนวนมากกำลังจัดการขั้นตอนใน Excel ในปัจจุบัน แทนที่จะบันทึกวิดีโอใหม่หรือเขียนเนื้อหาใหม่ นี่คือขั้นตอนการ ย้ายสินทรัพย์ขั้นตอนที่มีอยู่ของคุณไปยัง Dive ตามที่เป็นอยู่
รูปแบบไฟล์ที่รองรับ
- PDF (รองรับมาก่อน)
- Excel: .xlsx / .xlsm / .xls
- Word: .docx / .doc
- PowerPoint: .pptx / .ppt
- OpenDocument: .odt / .ods / .odp
เมื่อคุณอัปโหลด Cloud จะแปลงเป็น PDF จากนั้น AI จะจัดโครงสร้างขั้นตอน (ไฟล์ Excel/Word/PPT ต้นฉบับยังคงถูกเก็บไว้เป็นเนื้อหา)
คุณยังสามารถสร้างขั้นตอนจากรูปภาพ (JPEG/PNG/WebP/HEIC) ได้โดยใช้แท็บ "รูปภาพ" ในขั้นตอน "สร้างจากไฟล์" เดียวกัน แต่ละรูปภาพจะกลายเป็นขั้นตอนหนึ่ง และการเลือกหลายรูปภาพจะสร้างขั้นตอนเดียวตามลำดับที่คุณจัดเรียง สำหรับรูปภาพ ตัวเลือก "วิธีนำเข้า" และ "การแบ่งขั้นตอน" ที่อธิบายในบทความนี้ไม่นำไปใช้
ขั้นตอนการสร้าง
- คลิกปุ่ม [+] ในแถบข้าง จากนั้นคลิก "สร้างจากไฟล์"
- หน้าจอการเลือกไฟล์จะเปิดขึ้น สำหรับไฟล์ใหม่ ให้ลากและวางหรือคลิก "เลือกไฟล์" เพื่ออัปโหลด
- หลังจากอัปโหลด ตัวเลือกการประมวลผล AI จะเปิดขึ้น ปรับตามต้องการ (ดูส่วนต่อไปสำหรับรายละเอียด) จากนั้นคลิก "เรียกใช้"
- หลังจากที่การประมวลผล AI เสร็จสิ้น ให้เลือกไฟล์นั้น คุณยังสามารถเลือกไฟล์ที่ประมวลผลด้วย AI แล้วจาก "เนื้อหา" ตามที่เป็นอยู่
- "ต้องการนำเข้าไฟล์อย่างไร?" จะเปิดขึ้น เลือกวิธีการนำเข้าของคุณ (ดูการเลือก "วิธีนำเข้า" ด้านล่าง)
- "การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน" แสดงการตั้งค่าการอ่านและคำถาม คลิก "ยืนยันด้วยเนื้อหานี้"
- ตัวแก้ไข SOP จะเปิดขึ้น ตรวจสอบและแก้ไขเนื้อหา จากนั้นเผยแพร่
หากคุณต้องการทำการประมวลผลใหม่ในช่วงกลาง ให้คลิก "รัน AI ใหม่" จากโมดัลรายละเอียดเนื้อหาเพื่อเปลี่ยนตัวเลือกและวิเคราะห์ใหม่ (คุณสามารถลองหลายครั้งจากไฟล์เดียวกัน)
การเลือกวิธีนำเข้า
หลังจากเลือกไฟล์ ให้เลือกหนึ่งในสี่วิธีนำเข้าสำหรับ SOP ของคุณ เลื่อนเมาส์เหนือปุ่มแต่ละปุ่มเพื่อดูคำอธิบาย
- "คงเดิม (1 ขั้นตอน)": ไฟล์ทั้งหมดกลายเป็นขั้นตอนเดียว ชื่อเรื่องและสรุปมีเนื้อหาที่ AI อ่านได้
- "1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์": นำเข้าขั้นตอนทั้งหมดที่ AI แบ่ง เลื่อนเมาส์เหนือปุ่มเพื่อดูว่าจะมีกี่ขั้นตอนที่จะสร้าง เช่น "10 หน้า → 12 ขั้นตอน" วิธีการแบ่งขั้นตอนตามตัวเลือกการประมวลผล AI "วิธีแบ่งขั้นตอน" ดังนั้นจำนวนหน้าและจำนวนขั้นตอนอาจไม่ตรงกัน
- "เลือกสไลด์": เลือกหน้าที่คุณต้องการใช้และนำเข้าเฉพาะขั้นตอนจากหน้าเหล่านั้น หากคุณเลือกหน้าที่ AI ไม่ได้สร้างขั้นตอน (เช่นหน้าปก หรือเนื้อหาไหลมาจากหน้าก่อนหน้า) หน้านั้นจะกลายเป็นขั้นตอนที่แสดงเท่านั้น
- "อิงไฟล์": ไม่ต้องแบ่งเป็นขั้นตอน ลงทะเบียนไฟล์เป็น SOP เดียว เมื่อเปิด ไฟล์จะแสดงตามที่เป็นอยู่ Excel, Word และ PowerPoint แสดงเวอร์ชันที่แปลงเป็น PDF และการดาวน์โหลดจะดึงไฟล์ต้นฉบับ สำหรับรายละเอียด ดู ลงทะเบียนไฟล์ที่มีอยู่โดยตรงเป็น SOP (ขั้นตอนอิงไฟล์)
สำหรับขั้นตอนที่สร้างจาก Excel, Word หรือ PowerPoint สิ่งที่แสดงในขั้นตอนคือหน้าที่แปลงเป็น PDF
การเพิ่มขั้นตอนให้กับ SOP ที่สร้างแล้ว
เมื่อเพิ่มขั้นตอนในตัวแก้ไข SOP หากคุณเลือก "ไฟล์" จาก "คุณต้องการเพิ่มขั้นตอนของเนื้อหาประเภทใด?" คุณสามารถเลือก Excel, Word หรือ PowerPoint นอกเหนือจาก PDF ได้ หลังจากเลือก ให้เลือกวิธีการนำเข้าของคุณจากตัวเลือก "คงเดิม (1 ขั้นตอน)" / "1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์" / "เลือกสไลด์" เดียวกัน "อิงไฟล์" ใช้ได้เฉพาะเมื่อสร้างเท่านั้น
Excel, Word และ PowerPoint สามารถเลือกได้เฉพาะเมื่อการประมวลผล AI เสร็จสิ้น PDF สามารถเพิ่มได้ด้วย "คงเดิม (1 ขั้นตอน)" แม้ว่าจะไม่มีการประมวลผล AI ("1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์" และ "เลือกสไลด์" ต้องการการประมวลผล AI)
รายละเอียดตัวเลือกการประมวลผล AI
ปรับตัวเลือกต่อไปนี้เพื่อให้ตรงกับเนื้อหาไฟล์และการออกแบบ SOP ที่ต้องการของคุณ
โหมดเนื้อหา (วิธีนำเข้าเนื้อหา)
- จัดรูป (สรุป) (ค่าเริ่มต้น): AI ตีความข้อความเนื้อหา และจัดรูปแบบให้เป็น ข้อความที่อ่านตามธรรมชาติเป็นขั้นตอน คำอธิบายที่ซ้ำซ้อนจะถูกรวมเข้าด้วยกัน และเรื่องและวัตถุของการกระทำจะชัดเจน
- ถ่ายทำ (ต้นฉบับ): ข้อความจากไฟล์ถูก นำเข้าเนื้อหาขั้นตอนโดยใช้วাจีเดียวกัน ใช้เมื่อคุณต้องการรักษาคำศัพท์ภายในหรือการสิ้นสุดประโยคอย่างเข้มงวด
วิธีแบ่งขั้นตอน
- ต่อเนื้อหา (ค่าเริ่มต้น): AI แบ่งขั้นตอนที่ขอบเขตทางความหมายในข้อความ แม้ว่าขั้นตอน Excel หนึ่งขั้นจะกระจายไปทั่วเซลล์หลายเซลล์ แต่ก็สามารถจัดกลุ่มตามเนื้อหาได้
- ต่อหน้า: หนึ่งหน้า PDF = ขั้นตอนเดียว ใช้ได้ดีกับสไลด์ Excel และ PowerPoint ที่มีรูปแบบเป็น 1 ชีต = 1 หน้า
น้ำเสียง
- คำสั่ง (ตัวอย่าง: "เปิดสวิตช์")
- รูปแบบสุภาพ (ตัวอย่าง: "ฉันจะเปิดสวิตช์")
- ข้อเสนอ (ตัวอย่าง: "ให้เรา เปิดสวิตช์กัน")
- รูปแบบการเขียน: หากทีมของคุณได้ตั้งค่ามาตรฐาน SOP วิธีการเขียน ก็จะปฏิบัติตาม
โหมดการแปลง (เลย์เอาต์เมื่อแปลงเป็น PDF)
สำหรับ Excel นี่คือการระบุเลย์เอาต์เมื่อแปลงชีตเป็น PDF
- ตามการตั้งค่าการพิมพ์ (ค่าเริ่มต้น): แปลงตามการตั้งค่าการพิมพ์ในไฟล์ Excel (หน้าแบ่ง และช่วงการพิมพ์)
- พอดีความกว้าง 1 หน้า: ลดขนาดในแนวนอนให้พอดีกับความกว้างของหนึ่งหน้า หลีกเลี่ยงปัญหาของชีตที่กว้างถูกตัด
- 1 ชีต = 1 หน้า: บังคับให้ชีตแต่ละชีตเข้าไปในหนึ่งหน้า
สร้างคำถาม
หากคุณเลือก "สร้างคำถาม" ในตัวเลือกการประมวลผล AI, AI จะสร้างคำถามสำหรับผู้ปฏิบัติงานจากเนื้อหาเอกสาร นี่เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น เมื่อปิด เฉพาะคำถามที่เขียนไว้ในเอกสารต้นฉบับเท่านั้นที่นำเข้า (พฤติกรรมก่อนหน้า) คำถามไม่ถูกสร้างสำหรับหน้าที่ไม่มีงานจริง (เช่นหน้าปก, สารบัญ หรือประวัติการแก้ไข)
เมื่อเลือก คุณสามารถเลือก "ประเภทคำถาม" (การยืนยันบนไซต์ / การทดสอบมาตรฐาน) ค่าเริ่มต้นคือ "การยืนยันบนไซต์" สำหรับรายละเอียด ดู รายการตัวเลือกการประมวลผล AI และวิธีการเลือก
เมื่อรูปแบบการเขียนเนื้อหา "ถ่ายทำ" คำถามไม่สามารถสร้างได้เพราะมันสำเร็จต้นฉบับตามที่เป็นอยู่ เฉพาะคำถามที่มีอยู่ในเอกสารต้นฉบับเท่านั้นที่นำเข้า
การตั้งค่าเมื่อสร้าง SOP
หลังจากการประมวลผล AI เสร็จสิ้น ให้ระบุตัวต่อไปนี้ใน "การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน" เมื่อสร้างเป็น SOP
- "นำคำถามไปใช้กับขั้นตอน": ไม่ว่าจะแนบคำถามที่สร้างขึ้นกับขั้นตอนหรือไม่ หากไม่เลือก SOP จะมีเฉพาะข้อความเนื้อหาขั้นตอน
- "ต่างจากที่คาดก็ไปต่อ": คำถามกลายเป็นการตัดสินปกติ/ผิดปกติแทนที่จะเป็นการตัดสินผ่าน/ไม่ผ่าน สิ่งนี้เหมาะสำหรับบาร์แปลง และแผนการตรวจสอบ วัสดุที่เลือก "การยืนยันบนไซต์" ในตัวเลือกการประมวลผล AI เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น
- "เป้าหมายการอ่านออกเสียง": ไม่ว่าเนื้อหาจะถูกอ่านออกเสียงเมื่อ SOP ที่สร้างขึ้นถูกเล่นหรือไม่
สำหรับรายละเอียด ดู การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน (การอ่านออกเสียง, คำบรรยาย, คำถาม, ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง)
ระบุขั้นตอนการอ้างอิง (beta, ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง)
เมื่อสร้างขั้นตอนจากวิดีโอ คุณยังสามารถ ระบุ SOP ที่มีอยู่หรือไฟล์ (เช่น Excel) เป็นเอกสารอ้างอิง และสะท้อนในการวิเคราะห์วิดีโอ หากคุณต้องการสร้างคู่มือวิดีโอตามขั้นตอน Excel ที่เตรียมไว้แล้ว โปรดใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้ (ปัจจุบันอยู่ในเวอร์ชัน beta) สำหรับรายละเอียด ดู ระบุขั้นตอนการอ้างอิงในการวิเคราะห์วิดีโอ (beta)
คำถามที่พบบ่อย
Q. แผนภูมิและรูปภาพ Excel ยังสะท้อนใน SOP ด้วยหรือไม่?
A. ในขั้นตอนการแปลง PDF รูปภาพและแผนภูมิจะนำเข้าเป็นรูปภาพหน้า AI อ่านข้อความในเนื้อหาเป็นหลัก และรูปภาพจะแนบกับขั้นตอนเป็นหน้าจออย่างย่อหรือเอกสารอ้างอิง หากคุณต้องการใช้ประโยชน์จากรูปภาพหน้า ขอแนะนำให้ใช้วิธีการแบ่ง "ต่อหน้า"
Q. ฉันยังสามารถนำเข้าไฟล์ .xlsm ที่มีแมโครได้หรือไม่?
A. ใช่ .xlsm เป็นรูปแบบที่รองรับ แมโครเองไม่ได้ถูกดำเนินการ เนื้อหาชีตที่แสดงจะถูกแปลงเป็น PDF และนำเข้า
Q. AI ไม่ได้แบ่งขั้นตอนตามที่ฉันคาดหวัง
A. คลิก "รัน AI ใหม่" จากโมดัลรายละเอียดเนื้อหาเพื่อเปลี่ยนตัวเลือกและวิเคราะห์ใหม่ เพียง สลับ "วิธีแบ่งขั้นตอน" ระหว่าง "ต่อเนื้อหา" และ "ต่อหน้า" ก็สามารถสร้างผลลัพธ์ที่แตกต่างมากได้ หากยังไม่ได้ผล การแก้ไขด้วยตนเองในตัวแก้ไข SOP คือวิธีที่เชื่อถือได้มากที่สุด
Q. ฉันสามารถสร้างหลายครั้งจากไฟล์เดียวกันได้หรือไม่?
A. ใช่ ไฟล์ที่บันทึกไว้ใน "เนื้อหา" สามารถ "รัน AI ใหม่" เพื่อวิเคราะห์ใหม่ตามต้องการ และคุณสามารถสร้าง SOP ใหม่ทุกครั้ง
Q. ขีดจำกัดขนาดไฟล์สำหรับรูปแบบที่รองรับคืออะไร?
A. ขีดจำกัดการอัปโหลดเดียวกับเนื้อหาวิดีโอจะใช้ ไฟล์ Excel หรือ PowerPoint ขนาดใหญ่มาก (เทียบเท่ากับหลายร้อยหน้า) สามารถประมวลผลได้อย่างมีเสถียรภาพมากขึ้นหากแบ่งและอัปโหลดแยกกัน