คุณสามารถลงทะเบียนไฟล์ที่มีอยู่ เช่น PDF หรือ URL เป็น SOP ใน Dive โดยไม่ต้องแบ่งออกเป็นขั้นตอน โดยคงรูปแบบดั้งเดิมไว้ Dive เป็นแพลตฟอร์มวิดีโอ SOP และคุณสามารถใช้คุณสมบัติการจัดการ SOP ทั้งหมด เช่น การจัดระเบียบตามโฟลเดอร์ การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง การค้นหา และการบันทึกประวัติการดู ดังนั้นคุณจึงสามารถแจกจ่ายไฟล์ที่ใช้อยู่ที่ไซต์ได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ

การตั้งค่ามีการกำหนดค่าจากหน้าจอแก้ไข SOP ผู้ใช้ที่สามารถแก้ไข SOP จะทำการเปลี่ยนแปลงจากเบราว์เซอร์ PC

SOP แบบอิงไฟล์คืออะไร

SOP มาตรฐานจะสร้างขึ้นโดยการกำหนดวิดีโอ รูปภาพ และข้อความให้กับขั้นตอน SOP แบบอิงไฟล์ไม่มีขั้นตอนและเป็นรูปแบบที่แสดงไฟล์ที่ลงทะเบียนเพียงไฟล์เดียว

หากคุณต้องการแบ่งเนื้อหาไฟล์ออกเป็นขั้นตอนโดยใช้ AI โปรดดู สร้าง SOP จากไฟล์ (รองรับ Excel, Word, PowerPoint) สำหรับวิธีการเลือกระหว่างสองไฟล์ โปรดดู "วิธีการนำเข้าไฟล์อย่างไร" ในบทความนี้

รูปแบบไฟล์ที่ยอมรับได้

เมื่อคุณคลิก "เลือกไฟล์" จะปรากฏแท็บสามแท็บ: "PDF", "URL" และ "Excel และอื่นๆ" เลือกจากวัสดุที่อัปโหลดแล้ว หรืออัปโหลดทันที ไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับรูปแบบไฟล์เลย แต่วิธีที่ไฟล์ปรากฏเมื่อดูขึ้นอยู่กับรูปแบบ

PDF

PDF จะแสดงเหมือนเดิมบนหน้าจอ Dive PDF เป็นรูปแบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการดูที่ไซต์

URL

คุณสามารถลงทะเบียนหน้าจากพอร์ทัลภายในและแหล่งที่มาอื่นๆ ถ้าไซต์อื่นๆ อนุญาตการฝัง หน้าจะแสดงภายในหน้าจอ ถ้าไม่อนุญาต จะแสดงด้วย "เปิดในหน้าต่างใหม่"

Excel และอื่นๆ

นอกจาก Excel, Word และ PowerPoint แล้ว คุณยังสามารถลงทะเบียนไฟล์ที่ถูกบีบอัด เช่น zip ไฟล์ CAD และไฟล์ข้อความ (txt, csv, md เป็นต้น)

อย่างไรก็ตาม วิดีโอ รูปภาพ PDF และโมเดล 3D (fbx) ไม่สามารถอัปโหลดไปยัง "อื่นๆ" ได้เนื่องจากจัดการในแท็บเฉพาะของพวกเขา (คุณจะเห็นข้อความ "ไม่สามารถอัปโหลดประเภทไฟล์นี้เป็น 'อื่นๆ' ได้") หากคุณต้องการสร้างวิดีโอหรือรูปภาพเป็น SOP โปรดสร้างเป็น SOP มาตรฐาน

เนื่องจากไฟล์ "อื่นๆ" ไม่สามารถแสดงในเบราว์เซอร์ ปุ่ม "ดาวน์โหลด" จะแสดงเมื่อดู และผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดและเปิดไฟล์ได้ (ไฟล์ข้อความเช่น txt และ csv อาจแสดงในหน้าจอในบางกรณี)

อย่างไรก็ตาม สำหรับไฟล์ Excel, Word และ PowerPoint ที่ประมวลผล AI เสร็จแล้ว เวอร์ชันที่แปลงเป็น PDF จะแสดงในหน้าจอ เมื่อคุณดาวน์โหลด คุณจะได้รับไฟล์ต้นฉบับ (.xlsx เป็นต้น) ไฟล์ที่ยังไม่ประมวลผล AI จะถูกดาวน์โหลดและเปิด

การดาวน์โหลดมีอยู่หรือไม่ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ตามบทบาท สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม โปรดดู สิทธิ์ผู้ใช้ที่อนุญาตให้ใช้งานในแต่ละฟีเจอร์ (ดาวน์โหลด ส่งออก และการจำกัดบทบาทการแชร์)

วิธีลงทะเบียน

มีสองวิธีในการลงทะเบียน หากคุณกำลังสร้าง SOP ใหม่จากไฟล์ ให้ใช้ "ลงทะเบียนจากสร้างจากไฟล์" หากคุณกำลังเปลี่ยน SOP ที่มีอยู่เป็นรูปแบบอิงไฟล์ ให้ใช้ "ลงทะเบียนจากแท็บข้อมูลพื้นฐาน"

ลงทะเบียนโดยสร้างจากไฟล์

จากแถบด้านข้าง เลือก [+] → [สร้างจากไฟล์]
เลือกไฟล์ที่จะลงทะเบียน (PDF, Excel, Word, PowerPoint เฉพาะไฟล์ที่ประมวลผล AI เสร็จแล้วเท่านั้นที่สามารถเลือกได้)
ใน "ต้องการนำเข้าไฟล์อย่างไร?" เลือก "อิงไฟล์" ด้านล่างเส้นแบ่ง
ใน "การตั้งค่าการแปลงเป็นขั้นตอน" ให้คลิก "ยืนยันด้วยเนื้อหานี้"
หน้าจอแก้ไขเปิดขึ้น และ SOP จะถูกสร้างเป็น SOP อิงไฟล์ ชื่อ ภาพรวม และภาพขนาดย่อมีเนื้อหาที่อ่านโดย AI และปกไฟล์ ตรวจสอบและเผยแพร่

ลงทะเบียนจากแท็บข้อมูลพื้นฐาน

สร้าง SOP ใหม่ ในการเลือกวิธีการสร้าง เลือก "สร้างจากศูนย์"
เมื่อหน้าจอแก้ไข SOP เปิดขึ้น ให้เปิดแท็บ "ข้อมูลพื้นฐาน"
เปิด "การตั้งค่า SOP แบบอิงไฟล์" แล้วเปลี่ยนเป็น "ใช้งาน"
คลิก "เลือกไฟล์"
เลือกจากแท็บ "PDF", "URL" หรือ "Excel และอื่นๆ" หากคุณไม่มีวัสดุ คุณสามารถอัปโหลดจากหน้าจอนี้ได้
ป้อนชื่อเรื่อง ภาพรวม ภาพขนาดย่อ เป็นต้น บันทึก และเผยแพร่

เมื่อคุณตั้งค่าเป็น "ใช้งาน" แท็บ "รายละเอียดขั้นตอน" จะมีการอ่านเท่านั้น และจะแสดงข้อความ "SOP นี้ได้รับการกำหนดค่าเป็น 'SOP อิงไฟล์'" หากคุณต้องการเปลี่ยนกลับไปเป็นรูปแบบการสร้างขั้นตอน ให้เปลี่ยน "การตั้งค่า SOP แบบอิงไฟล์" เดียวกันกลับเป็น "ไม่ใช้งาน"

แทนที่หรือลบไฟล์ที่ลงทะเบียนไว้

จากแท็บ "ข้อมูลพื้นฐาน" ของ "การตั้งค่า SOP แบบอิงไฟล์" คุณสามารถแทนที่ไฟล์จาก "เปลี่ยนไฟล์" ได้ คุณสามารถลบไฟล์ที่ลงทะเบียนไว้ด้วยไอคอนถังขยะทางด้านขวา

เมื่อคุณเลือกไฟล์ "ต้องการนำเนื้อหาของไฟล์ไปใช้กับ SOP ด้วยหรือไม่" จะปรากฏขึ้น รายการที่คุณเลือกจะถูกแทนที่ด้วยเนื้อหาของไฟล์ที่เลือก (เริ่มแรกมีการเลือกทั้งหมด)

ภาพขนาดย่อ
ชื่อเรื่อง
ภาพรวม
วัสดุที่ใช้ (เพิ่มเข้าไปในวัสดุที่ใช้ในปัจจุบัน)
ไฟล์ที่เกี่ยวข้อง (ไฟล์ต้นฉบับถูกเพิ่มเข้าไป)

รายการที่ไม่สามารถอ่านจากไฟล์จะไม่แสดง คลิก "นำไปใช้" เพื่อแทนที่ หรือคลิก "เหมือนเดิม" เพื่อแทนที่เฉพาะไฟล์

ลักษณะที่ปรากฏของไซต์

เมื่อคุณเปิด SOP จากโฟลเดอร์หรือการค้นหา ไฟล์ที่ลงทะเบียนจะแสดงแบบเต็มหน้าจอ ด้านบนของหน้าจอมีการดำเนินการต่อไปนี้

ไฟล์แนบ: เปิดรายการไฟล์ที่เกี่ยวข้องที่เชื่อมโยงกับ SOP นี้ (แสดงเฉพาะเมื่อมีไฟล์ที่เกี่ยวข้อง)
ดาวน์โหลด / เปิดในหน้าต่างใหม่: ดึงไฟล์ เมื่อ Excel, Word หรือ PowerPoint ถูกแปลงเป็น PDF สำหรับการแสดง คุณจะได้รับไฟล์ต้นฉบับ (.xlsx เป็นต้น) (เมื่อออฟไลน์ คุณจะได้รับ PDF ที่กำลังแสดง) หากลงทะเบียน URL จะเปิดในหน้าต่างใหม่
รายงานเสร็จสิ้น: บันทึกว่างานเสร็จแล้ว พร้อมความเห็น

บันทึกการเปิดจะยังคงเหมือนกับ SOP มาตรฐาน ดังนั้นคุณสามารถตรวจสอบว่าใครเปิดมันและเมื่อใด คุณยังสามารถดูจากแว่นตาอัจฉริยะหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ (บนแว่นตาอัจฉริยะ ปุ่มไฟล์แนบและดาวน์โหลดจะไม่แสดง)

วิธีแยกแยะในโฟลเดอร์และการค้นหา

SOP แบบอิงไฟล์มีป้ายชื่อ "อิงไฟล์" ในรายการโฟลเดอร์ บนหน้าจอการค้นหา มีเงื่อนไขการกรอง "อิงไฟล์" ดังนั้นคุณสามารถแยกและแสดงรายชื่อเฉพาะ SOP แบบอิงไฟล์

ความแตกต่างในคุณสมบัติระหว่าง SOP แบบอิงไฟล์และ SOP มาตรฐาน

เนื่องจากไม่มีขั้นตอน คุณสมบัติต่อไปนี้จึงใช้งานไม่ได้

ส่งออก SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4)
คำถามและการตรวจสอบต่อขั้นตอน
คำบรรยาย ข้อความเป็นกล่าว การแปลอัตโนมัติ (เนื้อหาของไฟล์ที่ลงทะเบียนจะแสดงเหมือนเดิม)
ค้นหาภายใน SOP URL ข้ามขั้นตอน

คุณสมบัติต่อไปนี้ทำงานเหมือนกับ SOP มาตรฐาน

การจัดระเบียบและการจำกัดการเข้าถึงตามโฟลเดอร์
การแชร์นอกบริษัทผ่าน URL แชร์และการเชิญแขก
บันทึกการดูและรายงานเสร็จสิ้น
การแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้อง

วิธีเลือกระหว่าง SOP แบบอิงไฟล์และการสร้างจากไฟล์

ฉันต้องการแจกจ่ายและจัดการไฟล์ปัจจุบันเหมือนเดิมโดยไม่ต้องเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ → ลงทะเบียนเป็น SOP แบบอิงไฟล์
ฉันต้องการแบ่งเนื้อหาไฟล์ออกเป็นขั้นตอนและเพิ่มวิดีโอหรือคำถามในภายหลัง → สร้าง SOP จากไฟล์
ฉันต้องการเก็บไฟล์ปัจจุบันไว้และกระโดดจากไฟล์ไปยังขั้นตอน Dive → เพิ่มลิงก์ไปยัง SOP โดยอัตโนมัติในไฟล์ Excel, Word, PowerPoint และ PDF ที่มีอยู่

คำถามที่พบบ่อย

Q. ฉันลงทะเบียนไฟล์ Excel แล้ว แต่ไม่ปรากฏบนหน้าจอและถูกดาวน์โหลดแทน
A. ไฟล์ Excel, Word และ PowerPoint ที่ยังไม่ประมวลผล AI ไม่สามารถแสดงในเบราว์เซอร์ได้ ดังนั้นจึงให้บริการเป็นการดาวน์โหลด หากคุณต้องการแสดงบนหน้าจอ ให้เรียกใช้ "เรียกใช้การประมวลผล AI" บนไฟล์ใน [วัสดุ] จากนั้นเลือกใหม่ด้วย [เปลี่ยนไฟล์] เวอร์ชันที่แปลงเป็น PDF จะแสดง และการดาวน์โหลดจะได้รับไฟล์ต้นฉบับ

Q. ฉันสามารถแปลงเป็น SOP มาตรฐานในภายหลังได้หรือไม่
A. คุณสามารถเปลี่ยน "การตั้งค่า SOP แบบอิงไฟล์" กลับเป็น "ไม่ใช้งาน" และแท็บ "รายละเอียดขั้นตอน" จะกลายเป็นอัปเดตได้ อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนจะไม่ถูกสร้างโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจะต้องสร้างขั้นตอนด้วยตนเองหรือใช้ สร้าง SOP จากไฟล์ เพื่อสร้างใหม่

Q. ฉันสามารถแทนที่ไฟล์ที่ลงทะเบียนด้วยเวอร์ชันใหม่ได้หรือไม่
A. คุณสามารถแทนที่จาก "เปลี่ยนไฟล์" ในแท็บ "ข้อมูลพื้นฐาน" ได้ URL ของ SOP จะไม่เปลี่ยน

Q. ฉันสามารถลงทะเบียนไฟล์ zip ได้หรือไม่
A. ใช่ คุณสามารถลงทะเบียนได้ อัปโหลดจากแท็บ "Excel และอื่นๆ" ของ [เลือกไฟล์] เมื่อดู จะไม่แสดงบนหน้าจอและต้องดาวน์โหลดและเปิด โปรดทราบว่า zip ไม่ใช่เป้าหมายใน สร้าง SOP จากไฟล์

Q. ฉันสามารถลงทะเบียนหน้าจากพอร์ทัลภายในได้หรือไม่
A. คุณสามารถลงทะเบียนจากแท็บ "URL" ของ [เลือกไฟล์] ได้ ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าด้านบน หน้าอาจไม่สามารถฝังในหน้าจอได้ ในกรณีนั้น จะแสดงด้วย [เปิดในหน้าต่างใหม่]

หน้าที่เกี่ยวข้อง