มีหลายวิธีในการใช้เอกสารที่คุณมีอยู่แล้วใน Excel, Word, PowerPoint, PDF และรูปแบบอื่นๆ ภายใน Dive บทความนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าวิธีใดเหมาะสมที่สุดตามรูปแบบไฟล์และวิธีที่คุณวางแผนจะใช้
เริ่มต้นโดยการตรวจสอบรูปแบบไฟล์
AI สามารถอ่านเนื้อหาและแยกออกเป็นขั้นตอนสำหรับรูปแบบไฟล์ต่อไปนี้:
- Excel (.xlsx / .xlsm / .xls)
- Word (.docx / .doc)
- PowerPoint (.pptx / .ppt)
- OpenDocument (.odt / .ods / .odp)
- รูปภาพ (JPEG / PNG / WebP / HEIC) แต่ละรูปภาพจะกลายเป็นหนึ่งขั้นตอน คุณยังสามารถจัดเรียงรูปถ่ายงานเพื่อสร้าง SOP เดียว
สำหรับรูปแบบเหล่านี้ ให้ใช้ สร้างจากไฟล์ AI จะสร้างชื่อเรื่อง สรุป และขั้นตอน ซึ่งคุณสามารถแก้ไขและแชร์ได้ในหน้าจอเดียวกับ SOP วิดีโอ
สำหรับรูปแบบอื่นๆ (ไฟล์ที่บีบอัดเช่น zip, ไฟล์ CAD, URL พอร์ทัลภายใน ฯลฯ) AI ไม่สามารถแยกออกเป็นขั้นตอนได้ คุณสามารถ ลงทะเบียนเป็น SOP แบบอิงไฟล์ แทน ซึ่งช่วยให้คุณใช้ไฟล์ตามปกติใน Dive เป็น SOP
สร้างจากไฟล์ (สำหรับรูปแบบที่รองรับ)
เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ AI จะสร้างชื่อเรื่อง สรุป และขั้นตอนโดยอัตโนมัติ เนื่องจากเนื้อหาถูกจัดเป็นขั้นตอน คุณสามารถหลังจากนั้นเพิ่มวิดีโอหรือรูปภาพให้กับแต่ละขั้นตอน รวมคำถาม หรือส่งออกในรูปแบบต่างๆ วิธีนี้ดีที่สุดหากคุณต้องการเพิ่มพูน SOP ของคุณจากเอกสารที่มีอยู่
เส้นทาง: แถบข้าง [+] → [สร้างจากไฟล์] → เลือกไฟล์และเลือกวิธีการนำเข้า (คงเดิม (1 ขั้นตอน) / 1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์ / เลือกสไลด์)
สำหรับข้อความเนื้อหา คุณสามารถเลือกระหว่าง "จัดรูปแบบ (สรุป)" และ "คัดลอกข้อความ (ข้อความต้นฉบับ)" ใช้ "คัดลอกข้อความ" หากคุณต้องการเก็บคำศัพท์ภายในของคุณไว้ตามที่เป็นอยู่
สำหรับรายละเอียด โปรดดู สร้าง SOP จากไฟล์ (รองรับ Excel / Word / PowerPoint) สำหรับรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับการนำเข้า PDF เท่านั้น โปรดดู สร้าง SOP จาก PDF
ลงทะเบียนเป็น SOP แบบอิงไฟล์ (สำหรับรูปแบบที่ไม่รองรับ)
นี่คือประเภท SOP ที่ไม่แยกออกเป็นขั้นตอน แต่เพียงเปิดและแสดงไฟล์ตามที่ลงทะเบียน การจัดระเบียบโฟลเดอร์ สิทธิ์ในการเข้าถึง การค้นหา ประวัติการดู และรายงานการสำเร็จจะทำงานเหมือนกับ SOP ปกติ
เส้นทาง: แถบข้าง [+] → [สร้างจากไฟล์] → เลือกไฟล์และเลือก [อิงไฟล์] เป็นวิธีการนำเข้า (สำหรับ PDF, Excel, Word, PowerPoint) หรือ: หน้าจอแก้ไข SOP [ข้อมูลพื้นฐาน] → [การตั้งค่า SOP แบบอิงไฟล์]
PDF และ URL จะแสดงโดยตรงบนหน้าจอ เช่นเดียวกับไฟล์ Excel, Word และ PowerPoint ที่ AI ประมวลผลแล้ว (แสดงเป็น PDF พร้อมไฟล์ต้นฉบับพร้อมให้ดาวน์โหลด) ไฟล์ Office และไฟล์เช่น zip ที่ยังไม่ได้ประมวลผลโดย AI จะต้องดาวน์โหลดก่อนที่จะเปิด
สำหรับรายละเอียด โปรดดู ลงทะเบียนไฟล์ที่มีอยู่เป็น SOP (SOP แบบอิงไฟล์)
เมื่อใดควรเลือกแบบอิงไฟล์แม้สำหรับรูปแบบที่รองรับ
แม้ว่ารูปแบบได้รับการสนับสนุน SOP แบบอิงไฟล์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าในกรณีต่อไปนี้:
- คุณต้องการแจกจ่ายเอกสารตามที่เป็นอยู่โดยไม่เปลี่ยนเลย์เอาต์หรือลักษณะที่ปรากฏของฟอร์ม
- คุณต้องการก่อนอื่นรวบรวมเอกสารที่มีอยู่ของคุณใน Dive เพื่อแจกจ่าย จากนั้นแปลงเอกสารที่สำคัญที่สุดเป็น SOP ในภายหลัง
- คุณต้องการจัดการเอกสารอ้างอิง (ข้อบัญญัติ เซตรูปวาด ฯลฯ) ที่ไม่จำเป็นต้องแยกออกเป็นขั้นตอนในสถานที่เดียวกับ SOP ของคุณ
อย่างไรก็ตาม SOP แบบอิงไฟล์ไม่รองรับการส่งออก SOP (PDF, Excel, Word, PowerPoint, MP4) คำถามต่อขั้นตอน ตัวอักษร ข้อความเป็นเสียง หรือการแปลอัตโนมัติ หากคุณต้องการฟีเจอร์เหล่านี้ ให้เลือกสร้างจากไฟล์แทน
การใช้เอกสารโดยไม่สร้าง SOP
คุณสามารถใช้เอกสารที่มีอยู่เพื่อสนับสนุน SOP ของคุณแทนที่จะเปลี่ยนให้เป็น SOP
แนบเป็นไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับ SOP
คุณสามารถแนบมาตรฐานการทำงาน รูปวาด เช็กชีต และเอกสารอื่นๆ ไปยัง SOP AI สามารถแยก "เคล็ดลับการทำงาน" "ข้อควรระวังคุณภาพ" และ "ข้อสำคัญด้านความปลอดภัย" จากเอกสารที่แนบมาและนำไปใช้กับขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง
สกัดจากไฟล์ที่เกี่ยวข้องด้วย AI และนำไปใช้กับ SOP
เพิ่มลิงก์ไปยังขั้นตอนในไฟล์ที่มีอยู่โดยอัตโนมัติ
ให้ไฟล์ Excel, Word, PowerPoint และ PDF ปัจจุบันของคุณยังคงอยู่ตามที่เป็นอยู่และฝังลิงก์ไปยังขั้นตอน Dive ในนั้น วิธีนี้มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการให้รูปแบบที่มีอยู่ไม่เปลี่ยนแปลง แต่ต้องให้ผู้ใช้ไปยังขั้นตอนวิดีโอเมื่อจำเป็น
เพิ่มลิงก์ขั้นตอนโดยอัตโนมัติไปยังไฟล์ Excel, Word, PowerPoint และ PDF ที่มีอยู่
ระบุเป็น SOP อ้างอิงเมื่อวิเคราะห์วิดีโอ (เบตา)
เมื่อสร้าง SOP จากวิดีโอ คุณสามารถกำหนดเอกสารที่มีอยู่เป็นอ้างอิงและให้การวิเคราะห์ตามขั้นตอนและวิธีการแสดงความคิดเห็นของเอกสารนั้น
ระบุ SOP อ้างอิงเมื่อวิเคราะห์วิดีโอ (เบตา)
การใช้ไฟล์บนคลาวด์ (Microsoft 365 และ Google Drive)
ไฟล์บนคลาวด์ เช่น Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive) และ Google Drive (รวมถึงโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน) สามารถนำเข้าโดยตรงไปยัง Dive โดยไม่ต้องดาวน์โหลดและอัปโหลดใหม่ บนหน้าจอเพิ่มเอกสาร ให้เลือกแหล่งนำเข้าของคุณจาก "นำเข้าจากระบบคลาวด์" วิธีการทำงานกับไฟล์ที่นำเข้าเหมือนกับวิธีข้างต้น
คุณยังสามารถเพิ่มลิงก์ไปยังขั้นตอนในตำแหน่งเดิมของไฟล์ที่นำเข้า (แพ็กเกจ Pro และ Enterprise)
นำเข้าไฟล์คลาวด์ (Microsoft 365 และ Google Drive)
แนวทางด่วนเมื่อสงสัย
- คุณต้องการแสดงเอกสารเป็นขั้นตอนและอาจเพิ่มวิดีโอในภายหลัง → สร้างจากไฟล์
- รูปแบบที่ AI ไม่สามารถอ่านได้ (zip, CAD, URL ฯลฯ) → ลงทะเบียนเป็น SOP แบบอิงไฟล์
- คุณต้องการแจกจ่ายเอกสารอย่างแน่นอนตามที่ถูกจัดรูปแบบ → ลงทะเบียนเป็น SOP แบบอิงไฟล์
- คุณต้องการให้เอกสารอยู่ในมือและไปยัง Dive → เพิ่มลิงก์ขั้นตอนโดยอัตโนมัติไปยังไฟล์ที่มีอยู่
- เอกสารของคุณอยู่บนคลาวด์ใน Microsoft 365 หรือ Google Drive → นำเข้าจากคลาวด์โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งข้างต้น
- คุณต้องการใช้เอกสารเป็นเอกสารสนับสนุน SOP → แนบเป็นไฟล์ที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อย
Q. ฉันสามารถเปลี่ยนวิธีการในภายหลังได้หรือไม่
A. ได้ ไฟล์ที่อัปโหลดไปยัง [เอกสาร] ยังคงอยู่บนไฟล์ ดังนั้นหลังจากลงทะเบียนเป็น SOP แบบอิงไฟล์ คุณสามารถใช้ไฟล์เดียวกันเพื่อ [สร้างจากไฟล์] และสร้าง SOP ใหม่
Q. ฉันสามารถใช้เอกสารหนึ่งด้วยหลายวิธีได้หรือไม่
A. ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้าง SOP โดยสร้างจากไฟล์มาตรฐานการทำงาน ในขณะที่แนบไฟล์เดียวกันเป็นไฟล์ที่เกี่ยวข้องไปยัง SOP อื่น