โดยการลงทะเบียนไฟล์มาตรฐานการทำงานที่บริษัทของคุณใช้ คุณสามารถส่งออก SOP ของ Dive ในรูปแบบนั้นได้ ลงทะเบียนรูปแบบที่ทีมของคุณใช้ใน "พจนานุกรม / เทมเพลต" และเลือกจากเมนู "ส่งออก" บนหน้าจอรายละเอียด SOP
คุณสามารถลงทะเบียนไฟล์ Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm) และ PowerPoint (.pptx / .pptm)
ใช้ได้กับแผน Enterprise ลงทะเบียนและลบรูปแบบด้วยสิทธิ์ผู้ดูแลทีมขึ้นไป; ส่งออกทำโดยใครก็ตามที่มีสิทธิ์ในการส่งออก SOP จะทำจากเบราว์เซอร์ PC
รูปแบบการส่งออกคืออะไร
ส่งออกมาตรฐานของ Dive ส่งออกตามลำดับที่ Dive ระบุ เมื่อคุณใช้รูปแบบการส่งออก เส้นตาราง ความกว้างของคอลัมน์ โลโก้ หัวข้อ แบบอักษร การตั้งค่าการพิมพ์ สูตร และมาโครจะยังคงอยู่ตามที่เป็นอยู่ขณะที่เนื้อหา SOP ของคุณถูกโอนไปยังรูปแบบของบริษัท
ในไฟล์ ให้เขียน "แท็กแทรก" ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้มีการโอนเนื้อหา เนื้อหาที่สอดคล้องกับแต่ละแท็กจะปรากฏในตำแหน่งที่คุณเขียนแท็ก ไฟล์ที่มีมาโคร (.xlsm / .docm / .pptm) ส่งออกโดยรักษามาโครไว้
ความแตกต่างเพียงอย่างเดียวตามรูปแบบคือ "วิธีการเพิ่มเติมของเฟรม"
ขั้นตอนต่างๆ ถูกล้อมรอบระหว่าง {{step_begin}} และ {{step_end}} เป็น "เฟรม" หนึ่ง วิธีการเขียนเหมือนกันสำหรับทั้งสามรูปแบบ โดยมีความแตกต่างเฉพาะในการทำงานของเฟรมเมื่อมีการเพิ่มขั้นตอน
| รูปแบบ | ตำแหน่งเฟรม | เมื่อเพิ่มขั้นตอน |
|---|---|---|
| Word | วางเฟรมเพียงหนึ่งเฟรม | เฟรมเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน |
| PowerPoint | หากคุณวางขั้นตอนเดียวต่อสไลด์ ให้วางเฟรมเพียงหนึ่งเฟรมบนสไลด์นั้น หากคุณวางตารางรายชื่อบนสไลด์เดียว ให้สร้างแถวของตารางเป็นเฟรม | สไลด์หรือแถวตารางเพิ่มขึ้น |
| Excel | จัดเรียงเฟรมตามจำนวนที่ต้องการ โดยเขียนหมายเลขเช่น {{step_begin:1}} ในแท็กเริ่มต้น | ไม่เพิ่ม เฟรมที่ไม่ได้ใช้จะยังคงว่างเปล่า และข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏหากขั้นตอนเกินจำนวนเฟรม |
เฟรม Excel ไม่เพิ่มขึ้นเพราะการเพิ่มหรือลบแถวจะเลื่อนการอ้างอิงเซลล์ที่ใช้โดยสูตร การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข แถวชื่อการพิมพ์ และมาโคร โครงสร้างได้รับการออกแบบให้ไม่เคลื่อนแถวเลย
เตรียมเทมเพลต
สร้างจากตัวอย่าง
เมื่อสร้างครั้งแรก คุณสามารถสร้างได้เร็วขึ้นโดยใช้ตัวอย่างที่ Dive จัดเตรียมไว้เป็นพื้นฐาน
- เปิดแถบข้าง "พจนานุกรม / เทมเพลต"
- แท็บ "เทมเพลต" → เปิด "รูปแบบการส่งออก"
- จากตัวอย่างเทมเพลต Excel", "เทมเพลตตัวอย่าง Word", "เทมเพลตตัวอย่าง PowerPoint (1 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์)" และ "เทมเพลตตัวอย่าง PowerPoint (2 ขั้นตอนต่อ 1 สไลด์)" คลิกรูปแบบที่คุณต้องการสร้าง ตัวอย่างเป็นไฟล์ที่สมบูรณ์พร้อมใช้งานในการส่งออก
- ปรับแต่งไฟล์ที่ดาวน์โหลดให้ตรงกับรูปแบบของบริษัท
หากคุณมีไฟล์มาตรฐานการทำงานที่ใช้อยู่ คุณยังสามารถใช้ได้โดยเพิ่มแท็กแทรกลงในไฟล์นั้นเท่านั้น
แท็กแทรก
ป้อนแท็กสำหรับเนื้อหาที่คุณต้องการโอนโดยตรงในตำแหน่งที่คุณต้องการ คุณสามารถคลิกแท็กในรายการบนหน้าจอเพื่อคัดลอก หากคุณพิมพ์ด้วยตนเอง ความผิดพลาดจะทำให้เฟรมนั้นว่างเปล่าเท่านั้น ดังนั้นให้คัดลอกและวางแทน
●ปก และ ร่วมกัน
| แท็ก | เนื้อหาที่แทรก |
|---|---|
| {{title}} | ชื่อเรื่อง SOP |
| {{description}} | คำอธิบาย SOP |
| {{rev}} | หมายเลขการแก้ไข (Rev ล่าสุด) |
| {{cover_photo}} | รูปภาพปก SOP จะวางในขนาดที่พอดีกับตำแหน่งที่คุณวางแท็ก |
●จุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของขั้นตอน
| แท็ก | เนื้อหาที่แทรก |
|---|---|
| {{step_begin}} | แท็กเริ่มต้น ขั้นตอนหนึ่งชิ้นเริ่มต้นจากที่นี่ (ใช้นี่สำหรับ Word และ PowerPoint) |
| {{step_begin:1}} | แท็กเริ่มต้นเพื่อจัดเรียงเฟรม หมายเลขคือเลขที่ขั้นตอนที่จะโอนที่นั่น (ใช้นี่สำหรับ Excel) |
| {{step_end}} | แท็กสิ้นสุด จากแท็กเริ่มต้นถึงที่นี่คือ 1 ขั้นตอน |
●ขั้นตอน (แท็กที่วางระหว่างแท็กเริ่มต้นและสิ้นสุด)
| แท็ก | เนื้อหาที่แทรก |
|---|---|
| {{step_no}} | หมายเลขขั้นตอน (หมายเลขลำดับที่เริ่มต้นจาก 1) |
| {{step_title}} | หัวข้อของขั้นตอน |
| {{step_detail}} | เนื้อหางาน |
| {{step_tips}} | เคล็ดลับการทำงาน |
| {{step_note}} | ข้อควรระวังคุณภาพ |
| {{step_safety}} | ข้อสำคัญด้านความปลอดภัย |
| {{step_question}} | คำถาม ประเภท (การเลือกเดียวเป็นต้น) ข้อความคำถาม และตัวเลือก |
| {{step_subtitles}} | คำบรรยายสำหรับขั้นตอนนั้น (คำบรรยายที่ซ่อนไว้ยกเว้น) |
| {{step_url}} | URL เพื่อเปิดขั้นตอนนั้น มันจะกลายเป็นลิงก์ที่สามารถคลิกได้ |
| {{step_photo}} | รูปภาพขั้นตอน จะวางในขนาดที่พอดีกับตำแหน่งที่คุณวางแท็ก |
| {{step_qr}} | QR Code เพื่อเปิดขั้นตอนนั้น จะวางในขนาดที่พอดีกับตำแหน่งที่คุณวางแท็ก |
●ประวัติการแก้ไข (ลำดับที่ 1, 2, 3... ใหม่ที่สุดก่อน)
| แท็ก | เนื้อหาที่แทรก |
|---|---|
| {{rev_begin}} | แท็กเริ่มต้น เขียนเหมือนกับขั้นตอน |
| {{rev_begin:1}} | แท็กเริ่มต้นเพื่อจัดเรียงเฟรม หมายเลขคือหมายเลขลำดับจากใหม่ที่สุดก่อน (ใช้นี่สำหรับ Excel) |
| {{rev_end}} | แท็กสิ้นสุด จากแท็กเริ่มต้นถึงที่นี่คือประวัติ 1 รายการ |
| {{rev_no}} | หมายเลข Rev (พร้อมการแสดงเวอร์ชันล่าสุด / กำลังแก้ไข) |
| {{rev_comment}} | รายละเอียดการแก้ไข |
| {{rev_drafter}} | ผู้ร่าง |
| {{rev_started}} | วันที่เสนอ |
| {{rev_approved}} | วันที่อนุมัติ |
| {{rev_approvers}} | ผู้อนุมัติ |
กำหนดจุดที่ขั้นตอนหนึ่งเริ่มต้นและสิ้นสุด
จาก {{step_begin}} ถึง {{step_end}} คือขั้นตอนหนึ่ง ขั้นตอนหนึ่งสามารถครอบคลุมจำนวนแถวหรือย่อหน้าใดก็ได้ แท็กสิ้นสุดสามารถเขียนต่อเนื่องกับแท็กอื่น ๆ ในเซลล์หรือย่อหน้าเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องมีแถวหรือคอลัมน์ที่ทุ่มเทให้กับแท็กสิ้นสุด
สำหรับ Word ให้วางเฟรมเพียงหนึ่งเฟรม เนื่องจากเฟรมเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน จึงไม่จำเป็นต้องมีการกำหนดหมายเลข
สำหรับ PowerPoint หากคุณวางขั้นตอนเดียวต่อสไลด์ ให้วางเฟรมเพียงหนึ่งเฟรมบนสไลด์นั้น หากคุณวางตารางรายชื่อบนสไลด์เดียว การสร้างแถวของตารางเป็นเฟรมจะเพิ่มแถว เฉพาะเมื่อคุณต้องการจัดเรียงรายการตั้งแต่สองรายการขึ้นไปบนสไลด์เดียว ให้เขียนหมายเลขเหมือนใน Excel และจัดเรียงเฟรม
สำหรับ Excel จัดเรียงเฟรมตามจำนวนที่ต้องการและเขียนหมายเลขในแท็กเริ่มต้น หากคุณส่งออก SOP ที่มี 15 ขั้นตอน ให้จัดเรียง 15 ชุด {{step_begin:1}} ถึง {{step_end}} เฟรม เปลี่ยนหมายเลข
ประวัติการแก้ไขใช้แนวคิดเดียวกัน โดยมี {{rev_begin}} ถึง {{rev_end}} เป็นรายการเดียว
เคล็ดลับในการสร้างเทมเพลต
ทั่วไปสำหรับทั้งสามรูปแบบ
- ลำดับคอลัมน์ ความกว้าง เส้นตาราง หัวข้อ แบบอักษร และสีจะยังคงอยู่ ปรับแต่งได้อย่างอิสระให้ตรงกับรูปแบบของบริษัท
- เก็บแท็กขั้นตอนไว้ในที่เดียว หากคุณวางไว้ในตัวหลักและส่วนหัว ด้านส่วนหัวจะเว้นว่าง
- อย่าคัดลอกแท็กแทรกลงในข้อความอธิบายภายในเทมเพลต แท็กถูกเฟรมว่ากำลังเป็นแท็กจริงทุกที่ที่ปรากฏในเอกสาร และข้อความอธิบายนั้นจะกลายเป็นเฟรมที่สอง
- สำหรับการทำซ้ำของหน้าและการกำหนดหมายเลขหน้า ให้อาศัยแถวหัวตารางของ Word และหมายเลขหน้า หรือแถวชื่อการพิมพ์ของ Excel และ &P / &N สิ่งนี้ป้องกันไม่ให้เลย์เอาต์เสียหายเมื่อจำนวนขั้นตอนเปลี่ยนแปลง
Excel
- สร้างเฟรมที่สมบูรณ์หนึ่งเฟรม จากนั้นคัดลอกเปลี่ยนหมายเลขเพื่อจัดเรียง - นี่จะเร็วกว่า
- เฟรมที่ไม่ได้ใช้จะยังคงเป็นแถวเว้นว่าง (เส้นตารางไม่หายไป) ตัดสินใจจำนวนที่จะจัดเรียงตามพื้นที่กระดาษ
- แท็กเดียวจะพอดีกับเซลล์เดียวและไม่ไหลไปแถวถัดไป สำหรับรายการที่ยาวขึ้น เช่น เนื้อหางาน ให้รวมเซลล์ตามแนวตั้งหรือเพิ่มความสูงแถว
- รูปภาพและรหัส QR วางในขนาดที่พอดีกับเซลล์ที่คุณวางแท็ก (หรือช่วงที่รวมกันถ้ารวม) อย่าซ้อนรูปร่างอื่นบนเซลล์สำหรับรูปภาพ
- ป้อนแท็กโดยตรงในเซลล์ แท็กภายในกล่องข้อความหรือรูปร่างไม่รวม
Word
- วางเฟรมเพียงหนึ่งเฟรม แถวเพิ่มขึ้นตามจำนวนขั้นตอน
- ข้อความยาวตัดบรรทัดโดยอัตโนมัติ จึงไม่จำเป็นต้องปรับความสูง
- คุณสามารถเขียนแท็กในส่วนหัวและส่วนท้าย อย่างไรก็ตาม หากคุณวางบางสิ่งเช่นประวัติการแก้ไข (ซึ่งขยายตามจำนวน) ในส่วนท้าย ด้านล่างของทุกหน้าจะขยาย เราขอแนะนำให้วางประวัติการแก้ไขที่ส่วนท้ายของเนื้อหา
PowerPoint
- ให้เฟรมขั้นตอนสอดคล้องกันในการออกแบบ การผสมผสาน "ขั้นตอนเดียวต่อสไลด์" และ "แถวตาราง" ในเทมเพลตเดียวจะไม่ชัดเจนว่ารายการที่สองและต่อมาจะไปที่ใด
- สำหรับแท็กรูปภาพ ให้วางไว้เพียงอย่างเดียวในกล่องข้อความที่ทุ่มเทให้กับรูปภาพ เนื่องจากจะวางไปยังตำแหน่งและขนาดของรูปร่าง การวางในกล่องเดียวกับข้อความหลักจะทับซ้อนกับข้อความ
- แท็กที่มีค่าเพียงค่าเดียวต่อเอกสาร เช่น ชื่อเอกสาร คำอธิบาย การแก้ไข และรูปภาพปก ยังสามารถวางลงใน slide master หรือเลย์เอาต์ได้ คุณสามารถใช้สำหรับส่วนหัวแบบฟอร์มพิมพ์ทั้งหมดหน้า แท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขไม่สามารถวางได้เพราะมาสเตอร์เดียวถูกแชร์โดยสไลด์ทั้งหมดและไม่มีวิธีในการตัดสินใจว่ารายการใดจะใช้
- เมื่อเขียนใน slide master ให้วาดกล่องข้อความแทนการใช้ placeholder (เฟรม "คลิกเพื่อป้อน") ข้อความภายในเพลสโฮลเดอร์จะไม่แสดงบนสไลด์
- หากคุณใช้แถวตารางเป็นเฟรมสำหรับรายชื่อ ตารางอาจขยายเกินด้านล่างของสไลด์ด้วยขั้นตอนจำนวนมาก SOP ที่มีรายการจำนวนมากเหมาะสมกว่า ในการสร้าง "ขั้นตอนเดียวต่อสไลด์"
ลงทะเบียนรูปแบบการส่งออก
- เปิดแถบข้าง "พจนานุกรม / เทมเพลต"
- แท็บ "เทมเพลต" → เปิด "รูปแบบการส่งออก"
- คลิก "ลงทะเบียนรูปแบบการส่งออก"
- ป้อนชื่อเทมเพลต (ตัวอย่าง: มาตรฐานการทำงานของบริษัท) ชื่อนี้ปรากฏในเมนูส่งออก
- วางไฟล์ที่คุณสร้างหรือคลิกเพื่อเลือก
- คลิก "ลงทะเบียน"
รูปแบบที่ลงทะเบียนสามารถใช้ได้โดยทุกคนในทีม ในรายการ คุณสามารถยืนยันชื่อเทมเพลต ชื่อไฟล์ รูปแบบ วันที่ลงทะเบียน และผู้ลงทะเบียน และดาวน์โหลดไฟล์ต้นฉบับจาก "เปิด" สามารถเปลี่ยนชื่อเทมเพลตได้ในภายหลังจาก [เปลี่ยนชื่อ] ในรายการ (ต้องมีสิทธิ์ผู้ดูแลทีมขึ้นไป)
ชื่อหัวข้อรายการ
ในรายการภายใต้ "ชื่อหัวข้อรายการ" คุณสามารถสลับว่าจะเพิ่มหัวข้อเช่น "เคล็ดลับการทำงาน:" ก่อนข้อความตัวหลักเมื่อโอนเคล็ดลับการทำงาน / ข้อควรระวังคุณภาพ / ข้อสำคัญด้านความปลอดภัย หากคอลัมน์รูปแบบของคุณมีหัวข้ออยู่แล้ว การเลือก "ไม่เพิ่ม" จะทำให้อ่านได้ดีขึ้น
ส่งออก SOP
- เปิดหน้าจอรายละเอียดของ SOP ที่คุณต้องการส่งออก
- "ส่งออก" → เปิดรูปแบบ ("Excel" "Word" หรือ "PowerPoint")
- "มาตรฐาน" (ลำดับมาตรฐานของ Dive) และชื่อของรูปแบบการส่งออกที่ลงทะเบียนปรากฏ
- เลือกชื่อรูปแบบที่คุณต้องการใช้
หากไม่มีรูปแบบการส่งออกสำหรับรูปแบบนั้นลงทะเบียน "Excel", "Word" และ "PowerPoint" จะแสดงเป็นรายการแยกต่างหากเหมือนเดิม และจะส่งออกตามลำดับมาตรฐานของ Dive
เมื่อการโอนไม่ทำงานอย่างถูกต้อง
| อาการ | สิ่งที่ต้องตรวจสอบ |
|---|---|
| ข้อความ "ไม่มีที่ที่จะแทรกขั้นตอน ◯ ในเทมเพลต" ปรากฏและส่งออกล้มเหลว | ไม่มีเฟรมเพียงพอสำหรับจำนวนขั้นตอน เพิ่มเฟรมลงในเทมเพลตสำหรับตัวเลขที่แสดงในข้อความ หากเฟรมถูกจัดเรียงบนสไลด์เดียวใน PowerPoint การตั้งค่ากับเฟรมเดียวจะเพิ่มสไลด์ตามจำนวนขั้นตอน |
| ข้อความ "ไม่พบแท็กแทรกในเทมเพลต" ปรากฏ | ตรวจสอบว่าแท็กถูกป้อนโดยตรงในเซลล์ ข้อความหลัก หรือสไลด์ ใน Excel แท็กภายในกล่องข้อความหรือรูปร่างไม่รวม |
| เฉพาะเฟรมเดียวเว้นว่าง | มีแท็กที่พิมพ์ผิด คัดลอกจากรายการบนหน้าจอและวางใหม่ |
| ข้อความ "มีข้อผิดพลาดในการรวมแท็กเริ่มต้นและสิ้นสุด" ปรากฏ | มีตำแหน่งที่มีเพียงแท็กเริ่มต้นหรือเพียงแท็กสิ้นสุด ล้อมรอบเฟรมหนึ่งด้วยทั้งสองอย่างเสมอ |
| ข้อความ "มีเฟรมสองตัวขึ้นไปที่มีหมายเลขเดียวกัน ดังนั้นเนื้อหาเดียวกันจึงถูกโอนไปยังหลายตำแหน่ง" ปรากฏ | ตัวเลขจะซ้ำกันเมื่อจัดเรียงเฟรม ให้กำหนดหมายเลขใหม่ |
| ข้อความ "มีแท็กขั้นตอนในส่วนหัวและส่วนท้าย ดังนั้นจึงเว้นว่างไว้" ปรากฏ | แท็กขั้นตอนถูกแบ่งระหว่างข้อความหลักและส่วนหัว / ส่วนท้าย รวมขั้นตอนไว้ในที่เดียว |
| ข้อความ "แท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขไม่สามารถวางลงใน slide master หรือเลย์เอาต์" ปรากฏ | ใน PowerPoint ให้วางแท็กขั้นตอนและประวัติการแก้ไขบนสไลด์ เฉพาะชื่อเอกสาร คำอธิบาย การแก้ไข และแท็กรูปภาพปกเท่านั้นที่สามารถวางลงใน master หรือเลย์เอาต์ |
| ข้อความ "แท็กที่เขียนในเพลสโฮลเดอร์จะไม่แสดงบนสไลด์" ปรากฏ | ใน slide master ให้วาดกล่องข้อความแทนการใช้เพลสโฮลเดอร์ (เฟรม "คลิกเพื่อป้อน") เขียนแท็กในกล่องข้อความนั้น |
| รูปภาพไม่พอดีหรือตำแหน่งเปลี่ยน | ใน PowerPoint ให้วางแท็กรูปภาพเพียงอย่างเดียวในกล่องข้อความที่ทุ่มเทให้กับรูปภาพ ใน Excel อย่าซ้อนรูปร่างอื่นบนเซลล์สำหรับรูปภาพ |
| ประวัติการแก้ไขจะปรากฏครึ่งทางเท่านั้น | ไม่มีเฟรมประวัติการแก้ไขเพียงพอ จำนวนเท่านั้นที่พอดีจะถูกโอนตามลำดับจากใหม่ที่สุด และข้อความจะปรากฏ ณ เวลาส่งออก |
| ข้อความถูกตัด | ความสูงของเซลล์ใน Excel ไม่เพียงพอ สำหรับรายการที่ยาวขึ้น ให้รวมเซลล์ตามแนวตั้งหรือเพิ่มความสูงแถว |