Từ nút [Chia sẻ] trên SOP của bạn, bạn có thể phát hành các URL Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập) để có thể truy cập được. Sử dụng tính năng này khi bạn muốn chia sẻ SOP với các nhà thầu, đối tác kinh doanh, người tham dự sự kiện và những người khác không có tài khoản Dive.
💡 Nếu bạn không chắc chắn về sự khác biệt giữa "URL chia sẻ bên ngoài và quyền khách," trước tiên hãy đọc Chia sẻ SOP với bên ngoài: hướng dẫn sử dụng phân biệt. Tài nguyên một trang này bao gồm biểu đồ quyết định và bảng so sánh.
URL mà bạn phát hành được bảo vệ bởi một hoặc cả hai cách sau:
- Hạn hiệu lực: URL trở thành không thể truy cập được sau ngày được chỉ định
- Mật khẩu: Phải nhập mật khẩu khi xem
Sau khi phát hành, bạn có thể sau này thay đổi hạn hiệu lực, xoay mật khẩu, vô hiệu hóa hoặc kích hoạt lại URL. Lịch sử ghi lại ai phát hành SOP nào và khi nào.
Trước khi sử dụng: Yêu cầu kích hoạt Nhóm
Chia sẻ bên ngoài bị vô hiệu hóa theo mặc định vì lý do bảo mật. Để sử dụng nó, một Chủ sở hữu phải kích hoạt nó trong cài đặt nhóm.
- Để biết các bước kích hoạt, hãy xem Cách cấu hình và sử dụng "Chia sẻ bên ngoài"
Sau khi kích hoạt, những người dùng có vai trò thích hợp có thể sử dụng tính năng này.
Phát hành URL chia sẻ bên ngoài
- Mở SOP mà bạn muốn chia sẻ với bên ngoài
- Nhấp vào nút [Chia sẻ] ở trên cùng
- Trong modal xuất hiện, mở tab [Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập)]
- Bật [Đặt thời hạn hiệu lực] và chọn ngày hết hạn (thời hạn là 23:59 vào ngày được chỉ định)
- Nếu cần, bật [Bảo vệ bằng mật khẩu] và nhập mật khẩu (xem chi tiết bên dưới)
- Nếu cần, bật [Mở từ bước được chỉ định] và chọn một bước (người nhận sẽ bắt đầu từ bước được chọn thay vì từ đầu)
- Nếu cần, nhập một Bình luận (ví dụ: "Cho Công ty XX," "Cho buổi thuyết trình," v.v. Điều này sẽ được ghi trong lịch sử và nhật ký kiểm toán)
- Nhấp [Phát hành URL]. URL được sao chép tự động vào bộ nhớ tạm thời của bạn và một mã QR được hiển thị
Bên dưới mã QR, bạn có thể nhấp vào [Hiển thị màn hình in] để in mã QR trong bố cục thân thiện với máy in.
Các quy tắc bắt buộc để phát hành (hạn hiệu lực HOẶC mật khẩu)
Khi phát hành, ít nhất một trong những điều sau phải được đáp ứng:
- Hạn hiệu lực ĐÃ BẬT và một ngày hôm nay hoặc sau đó được chỉ định
- Bảo vệ bằng mật khẩu ĐÃ BẬT và một mật khẩu được nhập
Bạn không thể phát hành một "URL vĩnh viễn trần" với cả hai tắt. Nếu bạn muốn tắt hạn hiệu lực (làm cho nó vĩnh viễn), bảo vệ bằng mật khẩu là bắt buộc.
Bảo vệ bằng mật khẩu
- Nhập thủ công: Bạn có thể đặt bất kỳ mật khẩu nào (tối đa 64 ký tự)
- Tự động tạo: Nhấp vào nút [Tự động tạo] bên cạnh trường nhập liệu để tạo mật khẩu ngẫu nhiên 8 ký tự chỉ trong một lần nhấp, sử dụng các ký tự dễ phân biệt (loại trừ 0/O, 1/l/I, v.v.)
- Cho người nhận biết riêng từ URL: Để bảo mật, bạn nên gửi mật khẩu qua một kênh khác so với URL (không phải trong cùng một email). Mật khẩu được lưu trữ dưới dạng hàm băm PBKDF2 và không được lưu trữ nơi khách (người nhận) có thể trực tiếp đọc bản rõ
- Sau khi phát hành, phần hiển thị bên dưới URL cho thấy "URL này được bảo vệ bằng mật khẩu. Mật khẩu: XXXX" và bạn có thể sao chép chỉ mật khẩu từ nút sao chép
Hành vi ngay sau khi phát hành
- URL được sao chép tự động vào bộ nhớ tạm thời của bạn. Dán nó trực tiếp vào email hoặc trò chuyện để chia sẻ
- Mã QR được hiển thị ngay lập tức. Sử dụng nó để quét tại chỗ tại các buổi thuyết trình và các sự kiện khác
- Nếu bảo vệ bằng mật khẩu ĐÃ BẬT, đừng quên thông báo mật khẩu qua một kênh riêng
Chỉ định ngôn ngữ khi mở
Khi bạn kích hoạt hộp kiểm [Mở với ngôn ngữ được chỉ định] trong modal chia sẻ, URL và mã QR mà bạn phát hành sẽ chỉ định ngôn ngữ hiển thị (29 ngôn ngữ) và mục tiêu dịch khi được mở. Điều này cho phép bạn phân phối URL tới các cơ sở nước ngoài và nhân viên nước ngoài mà mở bằng ngôn ngữ của họ ngay từ đầu.
Cài đặt chỉ được áp dụng khi URL đó được mở. Những người xem có thể chọn một ngôn ngữ khác sau khi mở và điều này không ghi đè cài đặt ngôn ngữ thông thường của họ. Để biết chi tiết, hãy xem Cách in mã QR / sao chép URL chia sẻ.
Trải nghiệm của người nhận
- Người nhận có thể xem SOP mà không cần tài khoản Dive hoặc đăng nhập - chỉ cần mở URL
- Đối với các URL được bảo vệ bằng mật khẩu, một màn hình nhập [Được bảo vệ bằng mật khẩu] xuất hiện ngay sau khi mở. SOP hiển thị sau khi nhập mật khẩu chính xác. Mật khẩu không chính xác sẽ ngăn chặn truy cập
- Khi thời gian hết hạn (23:59 vào ngày được chỉ định) qua, URL trở thành không thể truy cập được
- Khi một URL bị vô hiệu hóa được truy cập, nó không thể được xem
Xem và quản lý lịch sử phát hành
Bên dưới tab [Chia sẻ] → [Chia sẻ bên ngoài (không cần đăng nhập)] của cùng một SOP, một lịch sử (danh sách mini) các URL được phát hành cho SOP đó được hiển thị.
- Sao chép URL: Sao chép lại URL tương tự từ mỗi hàng trong lịch sử
- Hiển thị bị vô hiệu hóa / hết hạn: Chuyển đổi bằng một công tắc (theo mặc định, chỉ hiển thị các URL hoạt động)
- Tôi / Mọi người chuyển đổi: Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể xem các URL được phát hành bởi tất cả các thành viên nhóm
- [Chỉnh sửa / Chi tiết]: Từ góc trên cùng bên phải của danh sách mini, mở danh sách đầy đủ "URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành"
Danh sách URL chia sẻ bên ngoài đã phát hành (các tính năng đầy đủ)
Trong danh sách đầy đủ, bạn có thể:
- Sao chép URL: Sao chép các URL hiện có để chia sẻ lại
- Thay đổi hạn hiệu lực: Chọn ngày/giờ mới để kéo dài hoặc rút ngắn hạn hiệu lực (nếu làm cho nó vĩnh viễn, bảo vệ bằng mật khẩu là bắt buộc)
- Thay đổi mật khẩu (xoay): Giữ URL giống nhau nhưng thay thế mật khẩu bằng mật khẩu mới. Hữu ích khi người nhận của bạn thay đổi hoặc có nguy hiểm rò rỉ
- Xóa bảo vệ bằng mật khẩu: Bạn chỉ có thể xóa bảo vệ bằng mật khẩu khỏi các URL giới hạn thời gian (không thể xóa bảo vệ khỏi các URL vĩnh viễn vì mật khẩu là rào cản duy nhất)
- Vô hiệu hóa: Ngăn chặn truy cập qua URL đó về phía trước (hữu ích cho các vấn đề tình cờ hoặc kết thúc quan hệ đối tác)
- Kích hoạt lại: Kích hoạt lại một URL bị vô hiệu hóa (sử dụng với thay đổi ngày nếu hạn đã qua)
- Lọc: Tìm kiếm theo tên SOP, người phát hành hoặc bình luận; lọc theo trạng thái; chuyển đổi giữa phạm vi "chỉ tôi" và "toàn bộ nhóm"
Lưu ý: Những người phát hành, Chủ sở hữu và Quản trị viên Nhóm có thể xem mật khẩu được cấu hình (bản rõ) từ danh sách đầy đủ (để chia sẻ lại trong tổ chức của bạn và giải quyết các khoảng trống trong liên lạc). Token mà khách (người nhận) trực tiếp đọc không chứa bản rõ - chỉ một hàm băm PBKDF2 được lưu trữ.
Kiểm toán và tuân thủ
Tất cả phát hành, vô hiệu hóa, kích hoạt lại, thay đổi hạn hiệu lực và thay đổi mật khẩu cho các URL chia sẻ bên ngoài được ghi lại trong Nhật ký kiểm toán. Vì nó ghi lại ai phát hành SOP nào, khi nào và với bình luận gì, bạn có thể sử dụng nó cho hoạt động nội bộ của mình và yêu cầu kiểm toán.
Các thực tiễn tốt nhất
- Giữ hạn hiệu lực ngắn: Đặt hạn hiệu lực tối thiểu cần thiết cho trường hợp sử dụng của bạn (mặc định là 7 ngày kể từ bây giờ)
- Sử dụng bảo vệ bằng mật khẩu để chia sẻ nhạy cảm: Ngoài ngày hết hạn, bảo vệ bằng mật khẩu có nghĩa là ngay cả khi URL bị rò rỉ, nó cũng không thể được xem. Mẹo là gửi mật khẩu qua một kênh riêng từ URL
- Luôn bảo vệ bằng mật khẩu các URL có thể tái sử dụng dài hạn: Các URL vĩnh viễn yêu cầu bảo vệ bằng mật khẩu. Bằng cách xoay chỉ mật khẩu định kỳ, bạn có thể giữ phân phối URL không thay đổi trong khi duy trì bảo mật
- Quản lý bình luận: Bao gồm tên người nhận và mục đích trong bình luận khi phát hành làm cho danh sách lịch sử dễ phân biệt hơn
- Vô hiệu hóa khi không còn cần thiết: Vô hiệu hóa các URL sau khi các buổi thuyết trình kết thúc hoặc các hợp đồng kết thúc làm giảm rủi ro rò rỉ
- Hãy cẩn thận với các SOP nhạy cảm: Thiết kế cho phép bất kỳ người nào có URL truy cập nó. Xác nhận rằng nội dung thích hợp để chia sẻ với bên ngoài trước khi phát hành