Mời Khách là phương pháp mời người dùng, được tính riêng với bất kỳ Chủ sở hữu / Quản trị viên Nhóm / Quản trị viên Nhóm / Người tạo / Người dùng chỉ xem nào, được thiết kế cho chia sẻ thông tin chỉ (chỉ xem / không được tính vào tổng hợp cho Đào tạo, Phát triển, Báo cáo sử dụng, v.v.).
Dive tính hai cái sau riêng biệt.
- Số lượng tài khoản: Dành cho các nhà khai thác thông thường (có thể sử dụng Tạo, Chỉnh sửa, Đào tạo, Báo cáo sử dụng, v.v.). "Số lượng tài khoản" trong gói đăng ký của bạn tương ứng với cái này.
- Mời Khách: Dành cho các đối tác, nhà cung cấp, nhân viên tại chỗ, v.v., những người mà bạn không muốn trộn vào hoạt động Dive bình thường (chỉ xem)
Quyền của người dùng có thể thay đổi bất cứ lúc nào tự do, và khi bạn thay đổi quyền, tổng số sẽ tự động chuyển đổi giữa hai cái (Ví dụ: Khi bạn thay đổi người dùng chỉ xem thành Khách, một vị trí Số lượng tài khoản được giải phóng và bạn sử dụng một Mời Khách). Không có quy tắc "khi bạn làm ai đó trở thành khách, bạn không thể khôi phục".
Những gì bạn có thể và không thể làm với Mời Khách
- SOP là chỉ xem (bạn không thể tạo hoặc chỉnh sửa)
- Không tính vào Đào tạo (Khóa học) hoặc Phát triển (Bản đồ kỹ năng)
- Danh sách SOP không hiển thị theo thứ bậc thư mục, chỉ hiển thị các SOP mà người đó có thể xem trên một màn hình (không có cấu trúc tổ chức nội bộ bị rò rỉ)
- Xem khách hàng không được tính vào tổng hợp cho Báo cáo sử dụng v.v. (chính khách có thể vẫn sử dụng Lịch sử xem của tôi và Yêu thích bình thường)
Mời Khách vs. URL Chia sẻ bên ngoài: bạn nên sử dụng cái nào?
Có hai cách để chia sẻ SOP bên ngoài: ① Chia sẻ bên ngoài (URL xem không yêu cầu đăng nhập) và ② Mời Khách (bài viết này). Dưới đây là hướng dẫn sơ bộ cách sử dụng từng cái.
- Chia sẻ bên ngoài: Cấp một URL cho mỗi SOP. Phù hợp với chia sẻ một lần, tức thời như "Tôi muốn chỉ hiển thị SOP này cho liên hệ này". Không cần thiết lập ở phía họ (chỉ cần mở URL).
- Mời Khách: Hiển thị nhiều SOP cùng nhau ở cấp thư mục. Phù hợp với những người bạn muốn hiển thị nhiều SOP cho liên tục, chẳng hạn như những nhân viên hợp đồng dài hạn hoặc nhân viên tại chỗ. Cũng hữu ích khi bạn muốn thực thi Nhật ký kiểm toán, Giới hạn địa chỉ IP hoặc SSO.
Để so sánh chi tiết và biểu đồ quyết định, hãy xem Chia sẻ SOP cho các bên bên ngoài: Hướng dẫn sử dụng.
Các Gói có sẵn và Số lượng người
"Số lượng tài khoản" và "Mời Khách" được tính riêng biệt, và các giới hạn sau được đặt cho mỗi gói. Đối với các gói hỗ trợ Mời Khách, ba lần Số lượng tài khoản được cung cấp (Ví dụ: Đối với gói Core, Số lượng tài khoản là 25 / Mời Khách là 3 lần, 75 người)
Khi bạn mua một tài khoản bổ sung, Mời Khách tự động tăng thêm 3. Khi bạn thay đổi quyền của người dùng, tổng số của họ tự động chuyển đổi giữa Số lượng tài khoản và Mời Khách.
Chỉ định thư mục nào để cho phép Mời Khách người dùng truy cập
Mời Khách người dùng chỉ có thể xem SOP trong các thư mục nơi [Cho phép truy cập khách] được bật.
- Mở thư mục đích và nhấp vào [Cài đặt thư mục]
- Trong phương thức Cài đặt hạn chế truy cập, bật [Cho phép truy cập khách]
- Sau khi lưu, các SOP trong thư mục đó sẽ xuất hiện trên màn hình khách (được hiển thị cùng nhau trong một trang trong danh sách)
Để biết chi tiết, hãy xem Cài đặt Giới hạn truy cập thư mục.
Mời Khách / Thay đổi người dùng hiện có
Đối với lời mời mới, hãy sử dụng quy trình tương tự như lời mời email thông thường từ màn hình mời người dùng, đặt vai trò thành [Khách]. Để biết hướng dẫn mời, hãy xem Thêm người dùng (Mời email / Cấp tài khoản không cần email).
Bạn cũng có thể thay đổi người dùng đã đăng ký thành Mời Khách (hoặc chuyển họ từ Khách thành Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) bất cứ lúc nào, tự do từ màn hình Quản lý người dùng. Không cần mời lại hoặc đăng ký lại.
Các trường hợp không phù hợp với Mời Khách (Quyền Chủ sở hữu đến Người dùng chỉ xem được khuyến nghị)
Vì Mời Khách là dành cho chia sẻ thông tin chỉ, chúng tôi khuyến nghị sử dụng Quyền Chủ sở hữu đến Người dùng chỉ xem trong các trường hợp sau.
- Bạn muốn bên kia cũng tạo và chỉnh sửa SOP: Mời Khách không cho phép Tạo, Chỉnh sửa hoặc Tải lên. Nếu cần chỉnh sửa cộng tác, hãy phát hành Người tạo hoặc cao hơn.
- Bạn muốn giao Đào tạo (Khóa học) hoặc theo dõi trạng thái hoàn thành: Mời Khách không tính vào phân công khóa học. Nếu cần đào tạo, hãy mời với tư cách Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
- Bạn muốn đánh giá và ghi lại khả năng trong Bản đồ kỹ năng: Mời Khách không tính vào Phát triển (Bản đồ kỹ năng). Nếu cần theo dõi phát triển, hãy mời với tư cách Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
- Bạn muốn theo dõi hoạt động xem của người đó trong Báo cáo sử dụng: Xem Mời Khách không được tính vào tổng hợp. Đối với các thành viên nhóm nội bộ nơi cần hiển thị xem, chúng tôi khuyến nghị Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn.
- Bạn muốn người đó tìm kiếm SOP theo thứ bậc thư mục: Màn hình khách chỉ hiển thị một danh sách với tất cả SOP cùng nhau và không thể hiển thị Xem dạng cây thư mục. Đối với việc sử dụng nội bộ nơi thứ bậc quan trọng về mặt hoạt động, Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn phù hợp hơn.
Ngược lại, nếu ngay cả một trong những điều sau đây cũng áp dụng, chúng tôi rất khuyến nghị sử dụng Mời Khách.
- Bên kia là bên ngoài (đối tác, nhà cung cấp, nhân viên tại chỗ, v.v.) và bạn không muốn tiết lộ cấu trúc tổ chức nội bộ của mình
- Bạn không muốn họ tính vào Đào tạo hoặc quản lý Kỹ năng, nhưng bạn muốn đặt họ dưới kiểm soát Nhật ký kiểm toán, Giới hạn địa chỉ IP và SSO
- Bạn muốn xem của họ không được tính vào báo cáo nội bộ để tổng hợp
Những câu hỏi thường gặp
Q. Tôi nên sử dụng Mời Khách hay URL Chia sẻ bên ngoài?
A. Nếu họ sẽ xem liên tục theo thời gian, hãy sử dụng Mời Khách; nếu là một lần, hãy sử dụng URL Chia sẻ bên ngoài. Bạn có thể quyết định dễ dàng với hướng dẫn sử dụng biểu đồ quyết định.
Q. Tôi có thể thay đổi ai đó từ Mời Khách trở lại người dùng bình thường (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) sau không?
A. Bạn có thể thay đổi họ bất cứ lúc nào. Chỉ cần thay đổi vai trò từ màn hình Quản lý người dùng và tổng số của họ tự động chuyển từ Mời Khách sang Số lượng tài khoản (và ngược lại, tất nhiên). Không cần mời lại hoặc đăng ký lại.
Q. Mời Khách có được tính vào Số lượng tài khoản của tôi không?
A. Không. Bạn sử dụng một Mời Khách cho mỗi người, nhưng nó được tính riêng với Số lượng tài khoản. Đối với các gói Core hoặc cao hơn, 3 lần Số lượng tài khoản được tự động cung cấp (Core=75 / Pro=150 / Enterprise=300).
Q. Tôi có thể sử dụng Người dùng chỉ xem thay vào đó nếu bên ngoài không cần quản lý Đào tạo và Phát triển không?
A. Chúng tôi khuyến nghị Mời Khách cho các bên ngoài, theo nguyên tắc chung. Người dùng chỉ xem xem cùng một màn hình với các thành viên nhóm nội bộ, vì vậy tên thư mục và sắp xếp nội bộ từ các phòng ban khác sẽ hiển thị (ngay cả khi họ không thể thấy nội dung, họ có thể thấy tên thư mục). Khách không thể thấy thứ bậc, vì vậy chỉ các SOP mà họ có thể xem được hiển thị trên một màn hình mà không có thư mục, và thông tin tổ chức nội bộ của bạn không bị rò rỉ.
Ngược lại, nếu bạn muốn các thành viên nhóm nội bộ chỉ xem / tính vào đào tạo / được theo dõi trong Báo cáo sử dụng, Quyền Chủ sở hữu đến Người dùng chỉ xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) phù hợp hơn.
Q. Tôi có thể có ai đó tạo SOP với tư cách Mời Khách không?
A. Không. Mời Khách là chia sẻ thông tin chỉ, và Tạo, Chỉnh sửa và Tải lên không được cho phép. Nếu cần tạo, hãy sử dụng Người tạo hoặc cao hơn.
Q. Tôi có thể áp dụng Giới hạn địa chỉ IP hoặc SSO cho Mời Khách người dùng không?
A. Có. Mời Khách người dùng dưới cùng các thiết lập bảo mật nhóm như người dùng bình thường, vì vậy họ tính vào Giới hạn địa chỉ IP, kiểm soát SSO và Nhật ký kiểm toán.
Q. Tôi có thể mời các thành viên nhóm nội bộ với tư cách Mời Khách không?
A. Có. Bạn có thể chạy bất kỳ bên trong hoặc bên ngoài nào với tư cách Mời Khách nếu bạn muốn họ chỉ xem. Tuy nhiên, họ sẽ không tính vào Đào tạo (Khóa học) hoặc Phát triển (Bản đồ kỹ năng).
Q. Khách có thể thấy thứ bậc thư mục trong Danh sách SOP không?
A. Không. Khách chỉ xem các SOP mà họ có thể xem được hiển thị cùng nhau trên một màn hình mà không có thư mục. Họ không thể thấy thứ bậc, vì vậy tên thư mục và sắp xếp nội bộ không xuất hiện (đây là theo thiết kế để ngăn chặn rò rỉ cấu trúc tổ chức nội bộ).
Ngược lại, nếu bạn muốn các thành viên nhóm nội bộ tìm kiếm SOP theo thứ bậc, Quyền Chủ sở hữu đến Người dùng chỉ xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn) phù hợp hơn.
Q. Tôi có thể thấy Lịch sử xem Mời Khách trong Báo cáo sử dụng không?
A. Không, không được tính vào tổng hợp. Xem khách hàng không được tính vào tổng hợp cho Báo cáo sử dụng, phương thức Bản ghi xem, tab Vấp ngã, v.v. (chính khách có thể vẫn sử dụng Lịch sử xem và Yêu thích của họ bình thường). Để theo dõi hoạt động xem ở phía quản lý, chúng tôi khuyến nghị Quyền Chủ sở hữu đến Người dùng chỉ xem (Người dùng chỉ xem hoặc cao hơn).