Khi bạn đăng ký tệp tài liệu tiêu chuẩn thao tác mà công ty sử dụng, bạn có thể xuất SOP của Dive theo định dạng đó. Đăng ký định dạng mà nhóm của bạn sử dụng trong "Từ điển / Mẫu" và chọn sử dụng từ "Xuất" trên màn hình chi tiết SOP.
Bạn có thể đăng ký định dạng Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm) và PowerPoint (.pptx / .pptm).
Khả dụng với gói Enterprise. Quản trị viên Nhóm trở lên có thể đăng ký và xóa các định dạng. Bất kỳ ai có quyền xuất SOP đều có thể xuất. Sử dụng trình duyệt PC.
Định dạng xuất là gì?
Xuất tiêu chuẩn của Dive xuất theo thứ tự do Dive xác định. Khi sử dụng định dạng xuất, nội dung SOP được chuyển ghi sang định dạng của công ty bạn trong khi vẫn giữ nguyên các đường lưới, độ rộng cột, logo, tiêu đề, phông chữ, cài đặt in, công thức và macro.
Trong tệp của bạn, hãy viết "thẻ nhập" tại những nơi bạn muốn chèn nội dung. Nội dung tương ứng với thẻ đó được đưa vào vị trí nơi bạn viết thẻ. Tệp có chứa macro (.xlsm / .docm / .pptm) được xuất trong khi vẫn giữ nguyên macro.
Điểm khác duy nhất giữa các định dạng là cách khung mở rộng
Các bước được bao quanh trong một "khung" từ {{step_begin}} đến {{step_end}} cho mỗi bước. Cách viết giống nhau cho cả ba định dạng, nhưng hành vi khi bước tăng lên là khác nhau.
| Định dạng | Cách đặt khung | Khi bước tăng lên |
|---|---|---|
| Word | Chỉ đặt một khung | Các khung tăng theo số lượng bước |
| PowerPoint | Nếu bạn đặt một bước trên mỗi slide, chỉ đặt một khung trên slide đó. Nếu bạn đặt bảng trên một slide, hàng bảng sẽ trở thành khung | Các slide hoặc hàng bảng tăng lên |
| Excel | Đặt nhiều khung nếu cần và viết số như {{step_begin:1}} trong thẻ bắt đầu | Không tăng. Các khung không sử dụng vẫn trống, và thông báo lỗi xuất hiện nếu bước vượt quá số khung |
Excel khác vì việc thêm hoặc xóa hàng sẽ dịch chuyển các tham chiếu ô mà công thức, định dạng có điều kiện, hàng tiêu đề in và macro tham chiếu. Chúng tôi thiết kế nó sao cho không có hàng nào di chuyển.
Chuẩn bị mẫu
Tạo từ mẫu
Khi tạo lần đầu tiên, sử dụng mẫu do Dive cung cấp làm nền tảng sẽ nhanh hơn.
- Mở "Từ điển / Mẫu" từ menu bên
- Tab "Mẫu" → Mở "Định dạng xuất"
- Từ "Mẫu Excel ví dụ", "Mẫu Word ví dụ" hoặc "Mẫu PowerPoint ví dụ", nhấp vào định dạng bạn muốn tạo
- Chỉnh sửa tệp được tải xuống để phù hợp với định dạng của công ty bạn
Nếu bạn đã có tệp tài liệu tiêu chuẩn thao tác đang sử dụng, bạn cũng có thể sử dụng nó chỉ bằng cách thêm thẻ nhập vào tệp đó.
Thẻ nhập
Nhập thẻ cho nội dung bạn muốn chuyển ghi trực tiếp vào nơi bạn muốn nó. Bạn có thể sao chép thẻ từ danh sách trên màn hình bằng cách nhấp. Nếu bạn nhập thủ công, lỗi đánh máy sẽ để khung đó trống, vì vậy hãy sao chép và dán thay thế.
● Bìa và dùng chung
| Thẻ | Nội dung đi vào |
|---|---|
| {{title}} | Tiêu đề của SOP |
| {{description}} | Mô tả của SOP |
| {{rev}} | Số sửa đổi (Rev mới nhất) |
| {{cover_photo}} | Hình ảnh bìa SOP. Nó được dán ở kích thước phù hợp với vị trí nơi thẻ được đặt |
● Bắt đầu và kết thúc của một bước
| Thẻ | Nội dung đi vào |
|---|---|
| {{step_begin}} | Thẻ bắt đầu. Một bước bắt đầu từ đây (cho Word và PowerPoint) |
| {{step_begin:1}} | Thẻ bắt đầu để sắp xếp khung. Số là số bước sẽ được chuyển ghi ở đó (cho Excel) |
| {{step_end}} | Thẻ kết thúc. Từ thẻ bắt đầu đến đây là một bước |
● Các bước (thẻ được đặt giữa thẻ bắt đầu và kết thúc)
| Thẻ | Nội dung đi vào |
|---|---|
| {{step_no}} | Số bước (đánh số liên tiếp từ 1) |
| {{step_title}} | Tiêu đề của bước |
| {{step_detail}} | Nội dung công việc |
| {{step_tips}} | Mẹo làm việc |
| {{step_note}} | Lưu ý chất lượng |
| {{step_safety}} | Lưu ý quan trọng về an toàn |
| {{step_question}} | Câu hỏi. Loại (chọn một v.v.), nội dung câu hỏi và các lựa chọn |
| {{step_subtitles}} | Phụ đề cho bước đó (các phụ đề không được hiển thị sẽ bị loại trừ) |
| {{step_url}} | URL để mở bước đó. Nó trở thành một liên kết có thể nhấp |
| {{step_photo}} | Hình ảnh bước. Nó được dán ở kích thước phù hợp với vị trí nơi thẻ được đặt |
| {{step_qr}} | Mã QR để mở bước đó. Nó được dán ở kích thước phù hợp với vị trí nơi thẻ được đặt |
● Lịch sử sửa đổi (1, 2, 3... mới nhất trước)
| Thẻ | Nội dung đi vào |
|---|---|
| {{rev_begin}} | Thẻ bắt đầu. Viết giống như với các bước |
| {{rev_begin:1}} | Thẻ bắt đầu để sắp xếp khung. Số là số thứ tự mới nhất trước (cho Excel) |
| {{rev_end}} | Thẻ kết thúc. Từ thẻ bắt đầu đến đây là một mục lịch sử |
| {{rev_no}} | Số Rev (kèm hiển thị bản mới nhất / đang chỉnh sửa) |
| {{rev_comment}} | Nội dung sửa đổi |
| {{rev_drafter}} | Người đề xuất |
| {{rev_started}} | Ngày đề xuất |
| {{rev_approved}} | Ngày phê duyệt |
| {{rev_approvers}} | Người phê duyệt |
Xác định nơi một bước bắt đầu và kết thúc
{{step_begin}} đến {{step_end}} là một bước. Một bước có thể kéo dài trên nhiều hàng hoặc đoạn văn. Thẻ kết thúc có thể được viết trên cùng ô hoặc đoạn văn với các thẻ khác. Hàng hoặc cột dành riêng cho thẻ kết thúc là không cần thiết.
Word chỉ đặt một khung. Các khung tăng theo số lượng bước, vì vậy không cần số.
PowerPoint: nếu bạn đặt một bước trên mỗi slide, chỉ đặt một khung trên slide đó. Nếu bạn đặt bảng trên một slide, hàng bảng sẽ trở thành khung và hàng tăng lên. Chỉ khi bạn muốn sắp xếp hai bước trở lên trên một slide, hãy viết số giống như Excel và sắp xếp các khung.
Excel: đặt nhiều khung nếu cần và viết số trong thẻ bắt đầu. Nếu bạn xuất SOP có 15 bước, hãy sắp xếp 15 bộ khung {{step_begin:1}} đến {{step_end}}, thay đổi các số.
Lịch sử sửa đổi hoạt động theo cách tương tự; đặt {{rev_begin}} đến {{rev_end}} như một mục.
Mẹo tạo mẫu
Chung cho cả ba định dạng
- Thứ tự cột, độ rộng, đường lưới, tiêu đề, phông chữ và màu sắc vẫn như cũ. Vui lòng chỉnh sửa tự do để phù hợp với định dạng của công ty bạn
- Tập hợp thẻ bước ở một nơi. Nếu được đặt trong cả nội dung chính và tiêu đề, phía tiêu đề sẽ trống
- Không sao chép thẻ nhập trong văn bản giải thích trong mẫu. Bất cứ nơi nào trong tài liệu, chúng được coi là thẻ thực, và giải thích đó sẽ trở thành khung thứ hai
- Lặp lại trang và số trang được xử lý bằng hàng tiêu đề bảng của Word và số trang, hàng tiêu đề in của Excel và &P / &N, vì vậy chúng không bị hỏng ngay cả khi số lượng bước thay đổi
Excel
- Tạo một khung hoàn chỉnh, sau đó sao chép và sắp xếp bằng cách thay đổi số để tăng tốc độ
- Các khung không sử dụng vẫn dưới dạng hàng trống (các đường lưới không biến mất). Quyết định số lượng cần sắp xếp dựa trên kích thước giấy
- Một thẻ vừa trong một ô và không dòng vào hàng tiếp theo. Đối với các mục trở thành dài như nội dung công việc, hãy hợp nhất ô theo chiều dọc hoặc tăng chiều cao hàng
- Hình ảnh và mã QR được dán ở kích thước vừa với ô nơi thẻ được đặt (hoặc phạm vi đó nếu được hợp nhất). Không đặt các hình dạng khác lên ô nơi ảnh được đặt
- Nhập thẻ trực tiếp vào ô. Thẻ trong hộp văn bản hoặc hình dạng không đủ tiêu chuẩn
Word
- Chỉ đặt một khung. Hàng tăng theo số lượng bước
- Văn bản dài được bao quanh tự động, vì vậy điều chỉnh chiều cao không cần thiết
- Bạn cũng có thể viết thẻ trong tiêu đề và chân trang. Tuy nhiên, nếu bạn đặt thứ gì đó mở rộng theo số lượng mục như lịch sử sửa đổi trong chân trang, phía dưới tất cả các trang sẽ mở rộng. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt lịch sử sửa đổi ở cuối nội dung chính
PowerPoint
- Giữ các khung bước thống nhất theo thiết kế. Trộn "một bước trên mỗi slide" và "hàng bảng" trong một mẫu khiến không thể quyết định sử dụng cái nào từ mục thứ hai trở đi
- Đặt thẻ ảnh trong hộp văn bản riêng biệt chỉ dành cho ảnh. Vì nó được dán để phù hợp với kích thước và vị trí của hình dạng đó, nếu bạn viết nó trong cùng ô với nội dung chính, nó sẽ chồng lên văn bản
- Các thẻ chỉ có một giá trị trên mỗi tài liệu, như tên tài liệu, mô tả, sửa đổi và ảnh bìa, cũng có thể được đặt trong slide master hoặc bố cục. Bạn có thể sử dụng chúng trong tiêu đề báo cáo được in trên tất cả các trang. Thẻ bước và lịch sử sửa đổi không thể được đặt ở đó vì một master được chia sẻ bởi tất cả các slide và bạn không thể quyết định mục nào được đưa vào
- Khi viết trên slide master, hãy vẽ hộp văn bản thay vì trình giữ chỗ ("nhấp để nhập" hộp). Văn bản bên trong trình giữ chỗ không xuất hiện trên slide
- Nếu bạn sử dụng hàng bảng làm khung, bảng có thể mở rộng vượt quá phía dưới của slide nếu có nhiều bước. Đối với SOP có nhiều mục, định dạng "một bước trên mỗi slide" phù hợp hơn
Đăng ký định dạng xuất
- Mở "Từ điển / Mẫu" từ menu bên
- Tab "Mẫu" → Mở "Định dạng xuất"
- Nhấp vào "Đăng ký định dạng xuất"
- Nhập tên mẫu (VD: Định dạng tài liệu tiêu chuẩn thao tác của công ty). Tên này xuất hiện trong menu xuất
- Thả tệp bạn đã tạo hoặc nhấp để chọn nó
- Nhấp vào "Đăng ký"
Định dạng được đăng ký có thể được sử dụng bởi tất cả các thành viên trong nhóm. Trong danh sách, bạn có thể kiểm tra tên mẫu, tên tệp, định dạng, ngày đăng ký và người đã đăng ký. Bạn có thể tải xuống tệp gốc từ "Mở".
Tiêu đề mục
Trong "Tiêu đề mục" của danh sách, bạn có thể chuyển đổi xem có thêm tiêu đề như "Mẹo làm việc:" trước nội dung chính khi chuyển ghi mẹo làm việc, cảnh báo chất lượng và lưu ý quan trọng về an toàn. Nếu cột định dạng của bạn đã có tiêu đề, việc đặt nó thành "Không thêm" sẽ dễ đọc hơn.
Xuất SOP
- Mở màn hình chi tiết của SOP bạn muốn xuất
- "Xuất" → Mở loại định dạng bạn muốn sử dụng ("Excel", "Word" hoặc "PowerPoint")
- "Tiêu chuẩn" (thứ tự tiêu chuẩn của Dive) và tên các định dạng xuất đã đăng ký được liệt kê
- Chọn định dạng bạn muốn sử dụng
Nếu không có định dạng xuất nào của loại đó được đăng ký, "Excel", "Word" và "PowerPoint" xuất hiện dưới dạng các mục riêng biệt như trước đây, và xuất xảy ra theo thứ tự tiêu chuẩn của Dive.
Khi chuyển ghi không hoạt động tốt
| Triệu chứng | Kiểm tra cái gì |
|---|---|
| Thông báo "Không có nơi để chèn Bước ◯ trong mẫu" xuất hiện và xuất không xảy ra | Không đủ khung cho số lượng bước. Thêm khung có số được hiển thị trong thông báo vào mẫu. Nếu bạn sắp xếp khung trên một slide trong PowerPoint, việc đặt nó thành một khung sẽ làm cho slide tăng theo số lượng bước |
| Thông báo "Thẻ nhập không được tìm thấy trong mẫu" xuất hiện | Kiểm tra xem thẻ có được nhập trực tiếp vào ô, nội dung chính hoặc slide không. Trong Excel, thẻ bên trong hộp văn bản hoặc hình dạng không đủ tiêu chuẩn |
| Chỉ một khung cụ thể là trống | Lỗi đánh máy thẻ có khả năng xảy ra. Sao chép từ danh sách trên màn hình và dán lại |
| Thông báo "Có lỗi trong sự kết hợp của thẻ bắt đầu và kết thúc" xuất hiện | Có một nơi chỉ thẻ bắt đầu hoặc thẻ kết thúc. Luôn bao quanh mỗi khung với cả hai thẻ |
| Thông báo "Vì có hai hoặc nhiều khung có cùng số, nội dung giống nhau được chuyển ghi vào nhiều nơi" xuất hiện | Các số được lặp lại khi sắp xếp khung. Đánh số lại chúng |
| Thông báo "Vì thẻ bước cũng tồn tại trong tiêu đề và chân trang, những thẻ đó đã được để trống" xuất hiện | Thẻ bước được chia tách giữa nội dung chính và tiêu đề/chân trang. Tập hợp các bước ở một nơi |
| Thông báo "Thẻ bước và lịch sử sửa đổi không thể được đặt trên slide master hoặc bố cục" xuất hiện | Trong PowerPoint, hãy đặt thẻ bước và lịch sử sửa đổi trên slide. Chỉ tên tài liệu, mô tả, sửa đổi và ảnh bìa mới có thể được đặt trên master hoặc bố cục |
| Thông báo "Thẻ được viết trong trình giữ chỗ không xuất hiện trên slide" xuất hiện | Vẽ hộp văn bản thay vì trình giữ chỗ ("nhấp để nhập" hộp) trên slide master và viết thẻ bên trong |
| Ảnh không vừa hoặc vị trí không chính xác | Trong PowerPoint, đặt thẻ ảnh trong hộp văn bản riêng biệt chỉ dành cho ảnh. Trong Excel, không đặt các hình dạng khác lên ô nơi ảnh được đặt |
| Lịch sử sửa đổi chỉ nhập một phần | Không đủ khung lịch sử sửa đổi. Chỉ những gì vừa được chuyển ghi theo thứ tự mới nhất trước, và thông báo xuất hiện vào lúc xuất |
| Văn bản bị cắt | Trong Excel, chiều cao ô không đủ. Đối với các mục trở nên dài, hãy hợp nhất ô theo chiều dọc hoặc tăng chiều cao hàng |