Điều cần biết trước: Có 2 cách để chia sẻ SOP với người bên ngoài
Dive cung cấp hai cách an toàn để chia sẻ SOP với các đối tác bên ngoài, nhà cung cấp và những người mà bạn muốn giữ riêng biệt khỏi quy trình Dive thông thường. Chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
- ① Liên kết công khai (không cần đăng nhập): Phát hành một liên kết xem được bảo vệ bởi ngày hết hạn hoặc mật khẩu, sau đó chia sẻ liên kết trực tiếp. Không cần chuẩn bị gì bên phía người nhận. Vì một liên kết được phát hành cho mỗi SOP, phương pháp này phù hợp nhất cho việc chia sẻ một lần, tạm thời.
- ② Mời tham gia khách: Phát hành một tài khoản chỉ xem yêu cầu người nhận phải đăng nhập vào Dive. Các tài khoản khách hoạt động dưới cùng kiểm soát bảo mật như người dùng thông thường (hạn chế thư mục, Nhật ký kiểm toán, Giới hạn địa chỉ IP và SSO), nhưng không được tính vào hạn ngạch tài khoản của bạn và không thể truy cập các báo cáo đào tạo hoặc Báo cáo sử dụng. Phương pháp này phù hợp nhất cho những người xem bên ngoài lâu dài, liên tục cần quyền truy cập vào nhiều SOP.
Từ góc độ bảo mật, chúng tôi khuyến nghị Mời tham gia khách làm mặc định. Nếu bạn chỉ cần chia sẻ một lần, hãy sử dụng Liên kết công khai với cả ngày hết hạn và mật khẩu.
Các mời tham gia khách có thể được thay đổi thành các vai trò người dùng khác bất kỳ lúc nào. Khi bạn làm như vậy, số lượng sẽ tự động chuyển đổi giữa mời tham gia khách và hạn ngạch tài khoản—không cần phải mời lại.
Bạn nên sử dụng phương pháp nào? (Hướng dẫn quyết định nhanh)
Trả lời ba câu hỏi này để xác định phương pháp tốt nhất cho tình huống của bạn.
-
Người nhận có sẽ xem cùng một SOP lặp lại trong một thời gian dài không? (Bạn có muốn chia sẻ nhiều SOP cùng một lúc không?)
- Có → Mời tham gia khách (Bạn có thể chia sẻ nhiều SOP cùng nhau theo thư mục)
- Không (xem một lần, vài ngày hoặc chia sẻ một SOP một lần) → Liên kết công khai
-
Bạn có cần Nhật ký kiểm toán, Giới hạn địa chỉ IP hoặc thực thi SSO không?
- Có → Mời tham gia khách (Kiểm soát tương tự áp dụng như đối với người dùng thông thường)
- Không → Bất kỳ phương pháp nào cũng được
-
Bạn có muốn tránh sử dụng hạn ngạch tài khoản của mình không?
- Có → Liên kết công khai
- Không → Mời tham gia khách (Các mời tham gia khách sử dụng một hạn ngạch riêng biệt, nhưng các gói Core và cao hơn bao gồm 3x hạn ngạch tài khoản của bạn dành riêng cho khách: Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300)
Bảng so sánh (Sự khác biệt là gì?)
| ① Liên kết công khai | ② Mời tham gia khách | |
|---|---|---|
| Đơn vị chia sẻ | Một liên kết cho mỗi SOP | Theo thư mục (truy cập được nhóm) |
| Chuẩn bị của người nhận | Không (chỉ cần mở liên kết) | Cần đăng nhập (Thông tin đăng nhập Dive) |
| Số lượng tài khoản | Không được tính vào hạn ngạch | Mời tham gia khách được tính là 1 khách (riêng biệt với hạn ngạch tài khoản, không khả dụng cho Free/Lite; các gói Core và cao hơn dành riêng 3x hạn ngạch tài khoản của bạn: Core 75 / Pro 150 / Enterprise 300) |
| Các gói khả dụng | Lite trở lên (Free không được hỗ trợ). Bị vô hiệu hóa theo mặc định; Chủ sở hữu phải kích hoạt nó | Core trở lên (Free/Lite không được hỗ trợ) |
| Ngày hết hạn và mật khẩu | Đặt cho từng liên kết (cần có ngày hết hạn hoặc mật khẩu) | Giống như người dùng thông thường (không giới hạn thời gian, dựa trên mật khẩu) |
| Độ chi tiết truy cập | Cho mỗi liên kết (mỗi SOP nhận được liên kết riêng của nó) | Cấp thư mục và nhóm |
| Nhật ký kiểm toán | Phát hành liên kết, hết hạn và truy cập được ghi nhật ký | Đăng nhập và xem được ghi nhật ký giống như những người dùng thông thường |
| Giới hạn địa chỉ IP | Ngoài phạm vi | Có thể áp dụng (Cài đặt bảo mật nhóm áp dụng) |
| Thực thi SSO | Ngoài phạm vi | Có thể áp dụng |
| Hiển thị danh sách SOP | Chỉ SOP cho liên kết đó được hiển thị | Chỉ các SOP mà người dùng có thể xem được hiển thị trên một màn hình mà không có cấu trúc thư mục (cấu trúc thư mục không được hiển thị) |
| Phạm vi quản lý đào tạo | Ngoài phạm vi | Ngoài phạm vi (khách không được tính trong các Phân công khoá học hoặc Bản đồ kỹ năng) |
| Tổng hợp trong báo cáo sử dụng và các báo cáo khác | Ngoài phạm vi | Không được tổng hợp (Khách có thể sử dụng lịch sử xem cá nhân và Yêu thích) |
| Tạo và chỉnh sửa SOP | Không được phép (chỉ xem) | Không được phép (chỉ xem) |
| Thay đổi quyền | — | Có thể được thay đổi thành bất kỳ vai trò nào khác bất kỳ lúc nào (số lượng tự động chuyển đổi giữa Mời tham gia khách và Số lượng tài khoản) |
| Phù hợp nhất cho | Các buổi cấp phát một lần / Báo giá nhà cung cấp / Chia sẻ tài nguyên ngắn hạn / Chỉ hiển thị SOP này | Quan hệ đối tác nhà cung cấp dài hạn / Nhà thầu tại chỗ / Truy cập liên tục vào nhiều SOP |
| Ghi chú quan trọng | Nếu liên kết bị rò rỉ, nó có thể được xem (khuyến nghị bảo vệ bằng mật khẩu) | Chi phí quản lý tương tự như những người dùng thông thường (cấu hình nhóm, v.v.) |
Cách sử dụng từng phương pháp
- ① Liên kết công khai: Cách dùng tính năng chia sẻ bên ngoài (phát hành, bảo vệ bằng mật khẩu, lịch sử, hết hạn)
- ① Liên kết công khai: Kích hoạt hoặc vô hiệu hóa (dành cho quản trị viên): Hạn chế chia sẻ bên ngoài (kích hoạt hoặc vô hiệu hóa chia sẻ bên ngoài)
- ② Mời tham gia khách: Mời tham gia khách là gì? (chi tiết, mời người dùng, quyền truy cập)