Tính năng này tự động tìm kiếm văn bản khớp với tên Bước Dive trong các tệp được liên kết dưới dạng "Tệp liên quan" trong SOP của bạn và chèn các liên kết để mở trực tiếp các Bước đó. Bạn không cần phải chỉ định hàng hoặc ô nào để dán. Văn bản và bố cục vẫn không thay đổi, vì vậy bạn có thể sử dụng định dạng gốc của mình.
Mà không có tính năng này, bạn phải tìm kiếm thủ công từng mục trong tài liệu, tra cứu URL cho mỗi Bước và dán chúng từng cái một. Đối với bảng kiểm tra có hàng chục mục, điều này là không thực tế. Tính năng này thực hiện khớp và chèn cùng một lúc, và cho phép bạn xem xét danh sách "Bước nào tương ứng với vị trí nào trong tệp" trước khi dán.
Trong khi xuất PDF, Excel và PowerPoint tạo tệp mới từ nội dung Dive của bạn, tính năng này chỉ thêm liên kết vào các tệp hiện có của bạn và trả về chúng. Sử dụng tính năng này khi bạn muốn giữ nguyên các bảng kiểm tra và tiêu chuẩn thao tác đã được sử dụng hàng ngày trên sàn công xưởng và kết nối chúng với các Bước video của bạn.
Xuất có sẵn trên các gói Pro và Enterprise. Nó được thực hiện bởi người có thể chỉnh sửa SOP bằng trình duyệt PC. Người dùng cũng phải có quyền tải xuống các tệp đính kèm.
Tệp được hỗ trợ
Chỉ các tệp được liên kết dưới dạng "Tệp liên quan" trong tab Thông tin cơ bản của trình chỉnh sửa SOP đáp ứng các điều kiện sau mới được yêu cầu. Nút "Thêm liên kết Dive" chỉ xuất hiện trong hàng của các tệp đáp ứng các điều kiện.
- Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm) hoặc PDF (.pdf)
- Các định dạng cũ (.doc, .xls, .ppt) không được hỗ trợ. Chúng có thể được đọc làm tài liệu tham khảo để phân tích AI, nhưng chèn liên kết yêu cầu trả lại tệp không thay đổi. Vui lòng lưu tệp của bạn ở định dạng mới.
- Tệp phải được tải lên Dive. Các tệp bên ngoài được đăng ký dưới dạng URL không thể truy cập được và không đủ điều kiện.
- Tệp PDF phải không được bảo vệ bằng mật khẩu.
Không chỉ các SOP được sử dụng làm tài liệu tham khảo để phân tích AI, mà các bảng kiểm tra và bảng kiểm tra được thêm sau cũng đủ điều kiện. Cài đặt "Vai trò" của tệp không quan trọng.
Thêm liên kết
- Mở tab Thông tin cơ bản trong trình chỉnh sửa SOP và mở bảng "Tệp liên quan"
- Nhấp vào "Thêm liên kết Dive" trong hàng của tệp mục tiêu
- Văn bản trong tệp tự động khớp với tên Bước và một màn hình xem xét sẽ mở ra
- Nếu có các Bước bạn không muốn thêm, hãy bỏ chọn hộp ở phía bên trái
- Nhấp vào "Tải xuống kèm liên kết", "Lưu vào Dive" hoặc "Thêm vào tệp Microsoft 365"
Cách đọc màn hình xem xét
Kết quả khớp được chia thành ba loại theo loại khớp.
- Khớp hoàn toàn - Tên Bước và văn bản trong tệp là giống nhau (sự khác biệt giữa các ký tự toàn chiều rộng và nửa chiều rộng, khoảng cách và số hoặc ký hiệu dòng ở đầu dòng được bỏ qua)
- Khớp một phần - Tên Bước được chứa như vậy trong văn bản trong tệp
- Ước tính - Văn bản không khớp chính xác. Điều này xảy ra khi các ký tự bị suy giảm trong các tài liệu được quét. Mức độ khớp được hiển thị dưới dạng phần trăm.
"Vị trí chèn" và "Chữ tại vị trí đó" hiển thị vị trí thực tế nơi liên kết sẽ được gắn và văn bản được viết ở đó. Nếu nó không phải là nơi bạn dự định, hãy bỏ chọn nó. Các Bước có hộp không được chọn sẽ không có liên kết được thêm.
Đối với tệp PDF, hình ảnh trang xuất hiện ở phía bên phải. Nhấp vào hàng bảng sẽ di chuyển đến vị trí đó và khung sẽ nhấp nháy. Khung màu cam là mục nhập "Ước tính". Bạn có thể kéo ranh giới giữa bảng và hình ảnh trang để thay đổi chiều rộng.
Các Bước không thể được liên kết xuất hiện cùng nhau ở đầu màn hình.
- Các Bước không được tìm thấy trong tệp
- Các Bước không đủ điều kiện - Các Bước có ít hơn ba ký tự trong tên Bước hoặc các Bước có tên trùng lặp
Sự khác biệt giữa tải xuống và thay thế
Tải xuống
Tệp có các liên kết được chèn được tải xuống ngay lập tức. Tên tệp trở thành "original_file_name_with_links.extension". Sử dụng tính năng này khi bạn muốn phân phối bên ngoài Dive.
Lưu vào Dive (thay thế tệp liên quan)
Tệp có các liên kết được chèn được lưu vào Dive và nội dung của tệp liên quan được thay thế. Tệp có thể truy cập từ SOP luôn là phiên bản mới nhất với liên kết.
Ngay cả sau khi thay thế, tệp gốc trước khi thêm liên kết vẫn được bảo tồn. Lần tiếp theo bạn chạy "Thêm liên kết Dive", nó luôn tạo từ tệp gốc, vì vậy liên kết sẽ không bao giờ được thêm hai lần.
Thêm vào tệp Microsoft 365
Đối với các tệp được nhập từ Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive), "Thêm vào tệp Microsoft 365" xuất hiện thay vì "Lưu vào Dive". Nội dung có các liên kết được chèn được ghi lại vào tệp gốc tại vị trí ban đầu của nó. Mà không cần tải xuống và phân phối lại, bảng kiểm tra trên SharePoint sẽ mở để người dùng có thể nhảy trực tiếp đến SOP.
Khi bạn chạy lần này lần đầu tiên, một màn hình yêu cầu quyền ghi vào Microsoft 365 được hiển thị. Sau khi bạn đồng ý, nó sẽ không xuất hiện lại. Nếu cài đặt của bạn yêu cầu phê duyệt của quản trị viên, hãy liên hệ với bộ phận IT của bạn.
Ghi lại sẽ không xảy ra trong các trường hợp sau:
- Tệp gốc được mở trong Excel, Word, PowerPoint hoặc SharePoint (đóng nó và chờ một chút trước khi thử lại. Nếu được kiểm tra, cần phải kiểm tra)
- Tệp gốc đã thay đổi kể từ khi Dive lần cuối cùng xem nó (để tránh ghi đè các chỉnh sửa của người khác)
Để biết các phương pháp nhập và kết nối, hãy xem Nhập tệp từ Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive).
Liên kết được chèn
Những gì được nhúng là URL Dive mở trực tiếp Bước đó. Khi được nhấp, màn hình phát Dive bắt đầu từ Bước đó.
Chính URL không có quyền xem. Cho dù nó có thể được mở hay không phụ thuộc vào quyền truy cập thư mục sau khi đăng nhập vào Dive. Nếu ai đó không đăng nhập hoặc không có quyền xem cho thư mục đó nhấp vào nó, SOP sẽ không được hiển thị. URL chia sẻ bên ngoài không thể được nhúng.
Để biết các cách chia sẻ SOP với những người bên ngoài tổ chức của bạn, hãy xem Chia sẻ SOP bên ngoài: Hướng dẫn sử dụng (URL chia sẻ bên ngoài / Lời mời khách).
Những gì thay đổi và những gì không thay đổi trong tệp gốc
Văn bản có liên kết được hiển thị bằng màu xanh lam có gạch chân để người nhận hiểu rằng nó có thể nhấp (ngoại trừ trong tệp PDF). Nội dung văn bản, bố cục và định dạng vẫn không thay đổi.
- Excel - Siêu liên kết được đặt trong các ô tương ứng và văn bản được tô màu xanh lam có gạch chân. Các đường lưới, tô màu, căn chỉnh và định dạng số kế thừa định dạng gốc. Giá trị ô, công thức, kích thước hàng và cột, hình dạng và hộp kiểm không được sửa đổi.
- Word - Văn bản trong đoạn tương ứng trở thành liên kết và kiểu ký tự "Siêu liên kết" tiêu chuẩn được áp dụng. Định dạng và bố cục đoạn vẫn không thay đổi.
- PowerPoint - Văn bản trong đoạn tương ứng trở thành liên kết. Màu sắc và gạch chân tuân theo định dạng siêu liên kết của chủ đề. Vị trí, kích thước hình dạng và cỡ chữ vẫn không thay đổi.
- PDF - Các vùng liên kết được thêm vào trang. Nội dung trang không được sửa đổi, vì vậy ngoại hình vẫn không thay đổi (liên kết không hiển thị)
Khi liên kết không được thêm
Để tránh phân phối liên kết đến các Bước không chính xác, chúng tôi không thêm liên kết khi xác định là không chắc chắn. Liên kết sẽ không được thêm trong các trường hợp sau:
- Khi cách diễn đạt hoặc kết thúc khác nhau ("Sửa jig" và "Sửa jig" được coi là văn bản khác)
- Khi tên Bước có ít hơn ba ký tự
- Khi có nhiều Bước có cùng tên (chúng tôi không thể xác định Bước nào, vì vậy chúng tôi không thêm vào bất kỳ Bước nào)
- Khi cùng một văn bản xuất hiện trong nhiều vị trí trong tệp. Ví dụ, khi tên Bước xuất hiện trong cả mục lục và phần thân. Chúng tôi chỉ thêm khi có thể thu hẹp nó xuống một vị trí giữa các Bước liền kề.
- Trong Excel, chúng tôi chỉ xem các ô chứa văn bản. Một liên kết trên mỗi ô, một vị trí cho mỗi Bước.
- Trong Word và PowerPoint, các đoạn đã có liên kết đã đặt là không đủ điều kiện (để tránh phá vỡ liên kết gốc). Chúng tôi không thể thêm khi tên Bước kéo dài trên nhiều đoạn.
- Trong Word, văn bản bên trong hộp văn bản hoặc hình dạng và các đoạn có lịch sử thay đổi còn lại cũng không đủ điều kiện.
- Trong PDF, văn bản xoay là không đủ điều kiện.
Nếu không tìm thấy kết quả nào, "Không tìm thấy tên Bước khớp nào trong tệp" được hiển thị và tệp không được tạo. Tên Bước gần hơn với định dạng tài liệu gốc khớp dễ dàng hơn.
Khi bạn sửa đổi SOP
Các liên kết được chèn trỏ đến số Bước. Nếu bạn thay đổi tên Bước hoặc sắp xếp lại các Bước sau khi thêm liên kết, các liên kết trong các tệp được xuất sẽ trỏ đến các Bước dịch chuyển.
Khi bạn cố gắng xuất bản ở trạng thái đó, "Tệp đã xuất kèm liên kết sẽ trở nên lỗi thời" được hiển thị. Sau khi xuất bản, hãy chạy "Thêm liên kết Dive" một lần nữa từ Thông tin cơ bản > "Tệp liên quan" để xuất tệp lại.
Đối với các bản sửa đổi trong đó tên và thứ tự Bước không thay đổi, thông báo này không xuất hiện. Các liên kết trong các tệp được xuất tiếp tục hoạt động như cũ.
Về khớp tên Bước
Chúng tôi tiếp tục cải thiện việc khớp tên Bước. Nếu bạn nhận thấy các ví dụ về dán thành công hoặc vị trị không có ý định, vui lòng cho chúng tôi biết thông qua hỗ trợ.