"Chứng chỉ" là một tính năng quản lý việc sở hữu và hạn hiệu lực của các chứng chỉ được cấp bởi các tổ chức bên ngoài hoặc nội bộ (chẳng hạn như bằng cấp, chứng nhận nội bộ và khám sức khỏe) trên cơ sở từng người. Nó tập hợp ai sở hữu cái gì và khi nào hết hạn tại một nơi, thông báo cho cả người đó và người quản lý trước khi hết hạn, và kết nối họ với khóa đào tạo gia hạn.

Tính năng chứng chỉ khả dụng trong gói Core trở lên (Core / Pro / Enterprise). Mở nó từ thanh bên với [Quản lý đào tạo] → [Chứng chỉ]. Chỉ chủ sở hữu, quản trị viên nhóm và quản trị viên nhóm mới có thể mở màn hình. Khách không đủ điều kiện quản lý.

● Trang chứng chỉ (Cảnh báo hết hạn)

Sự khác biệt giữa "Đào tạo (Khóa học)", "Phát triển (Bản đồ kỹ năng)" và "Chứng chỉ"

Quản lý đào tạo chia vai trò thành ba lớp.

• Đào tạo (Khóa học): Gom các hướng dẫn thủ tục phải xem và phân phát chúng. Đó là một cơ chế để xem họ đã xem chưa
• Phát triển (Bản đồ kỹ năng): Xác định các yêu cầu năng lực cần thiết cho mỗi nhóm và đánh giá tiến độ bằng các mức độ
• Chứng chỉ: Một sổ cái để xem công việc có thể được thực hiện hay không. Giá trị không phải các mức độ mà là "sở hữu hay không sở hữu" và "hạn hiệu lực", trở nên không khả dụng vào thời điểm hạn chót trôi qua

Khác với Bản đồ kỹ năng, chứng chỉ được gắn vào người, không phải nhóm. Ngay cả sau khi điều động, hồ sơ sở hữu được kế thừa bởi người đó.

Ba cái này không tách rời nhau. Nếu bạn đặt "Kỹ năng đạt được" cho một khóa học và "Kỹ năng được chứng chỉ này chứng minh" cho một chứng chỉ, bản đồ kỹ năng của những người hoàn thành khóa học hoặc chứng chỉ của họ trở nên có hiệu lực sẽ được tự động cập nhật (xem "Kỹ năng được chứng chỉ này chứng minh" dưới đây).

Quyền

• Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm: Tất cả các thành viên nhóm đều đủ điều kiện. Có thể quản lý các định nghĩa chung của nhóm (thêm, chỉnh sửa, lưu trữ chứng chỉ, nhập hàng loạt, đặt "Người cần chứng chỉ")
• Quản trị viên Nhóm: Các thành viên của nhóm mà họ thuộc về và các nhóm cấp dưới đều đủ điều kiện. Có thể đăng ký hồ sơ sở hữu, cập nhật ngày hết hạn và phê duyệt các yêu cầu, nhưng không thể thay đổi các định nghĩa chung của nhóm
• Chính người đó: Có thể gửi đơn các chứng chỉ mà họ đã có từ thẻ [Chứng chỉ] trên trang cá nhân

Xuất Excel tuân theo cài đặt chủ sở hữu "Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng".

Bố cục màn hình

Trang chứng chỉ có 6 chế độ xem khác nhau với công tắc ở phía trên.

• Cảnh báo hết hạn: Liệt kê những người có chứng chỉ hết hạn hoặc sắp hết hạn theo thứ tự khẩn cấp. Thường thì bạn chỉ cần kiểm tra cái này
• Tình trạng sở hữu: Ma trận của người × chứng chỉ. Đăng ký hoặc cập nhật từ các ô
• Người cần chứng chỉ: Quyết định ai nên sở hữu nó cho mỗi nhóm (bộ phận / quy trình) và hiển thị sự thiếu hụt
• Danh mục chứng chỉ: Quản lý định nghĩa của các chứng chỉ chính nó
• Chờ phê duyệt: Phê duyệt hoặc từ chối các ứng dụng từ các cá nhân. Hiển thị số lượng dưới dạng huy hiệu
• Thực hiện khi chưa có chứng chỉ: Một bản ghi (bằng chứng) về việc mở một hướng dẫn thủ tục mà không đáp ứng chứng chỉ yêu cầu

Bạn có thể lọc theo nhóm trong Cảnh báo hết hạn và Tình trạng sở hữu.

1. Đăng ký một chứng chỉ (Danh mục chứng chỉ)

Trước tiên, hãy đăng ký "những chứng chỉ nào để quản lý" như một định nghĩa chung của nhóm. Làm điều này từ [Thêm chứng chỉ] ở trên cùng bên phải (Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm).

Cơ bản

• Tên chứng chỉ (Bắt buộc): Ví dụ: "Khóa đào tạo kỹ năng xích nâng", "Khóa đào tạo kỹ năng vận hành xe nâng", "Chứng nhận nội bộ Ghim cấp A"
• Danh mục: Chứng chỉ pháp định / Chứng nhận nội bộ / Yêu cầu của khách hàng / Khám sức khỏe / Khác
• Cơ quan cấp (mặc định): Trở thành giá trị mặc định khi đăng ký hồ sơ sở hữu

Hạn / Đào tạo lại

• Có hạn hiệu lực: Khi bật, bạn có thể đặt Thời hạn hiệu lực (tháng). Nếu bạn nhập ngày mua lại trong hồ sơ sở hữu, ngày hết hạn sẽ được tự động tính toán từ đây
• Đào tạo lại định kỳ trong nội bộ: Khi bật, bạn có thể đặt Chu kỳ đào tạo lại (tháng). Được sử dụng khi bằng cấp chính nó là sinh thọi nhưng quy định công ty yêu cầu "đào tạo lại cứ 3 năm". Có thể được giữ riêng biệt với ngày hết hạn
• Thời điểm thông báo (số ngày trước): Mặc định là 90 ngày trước và 30 ngày trước. Khi con số này tiếp cận, trạng thái trở thành "Sắp hết hạn" và một email nhắc nhở được gửi

Mục bắt buộc khi đăng ký

• Bắt buộc nhập số giấy chứng nhận
• Bắt buộc đính kèm tệp giấy chứng nhận

Khóa huấn luyện để lấy hoặc gia hạn chứng chỉ này

• Khóa học đào tạo: Liên kết một khóa học được tạo trong Đào tạo (Khóa học). Dự định cho các tài liệu chứng nhận nội bộ hoặc đào tạo gia hạn
• Tự động gán khóa đào tạo trên khi hạn chót tiếp cận: Khi bật, khóa học sẽ được tự động gán thông qua xử lý nhắc nhở hàng ngày cho những người bước vào khoảng thời gian thông báo

Kỹ năng được chứng chỉ này chứng minh

• Kỹ năng được chứng minh: Chọn kỹ năng mà chứng chỉ này hỗ trợ. Chỉ định Cấp độ đạt được cho mỗi kỹ năng (mặc định Lv3)

Khi được cấu hình, cấp độ kỹ năng của người đó được tự động cập nhật khi chứng chỉ đó trở nên có hiệu lực. Đây là hướng ngược lại với [Chứng chỉ chứng minh kỹ năng này] ở phía định nghĩa kỹ năng (kỹ năng này yêu cầu một chứng chỉ). Nếu bạn đặt nó từ phía kỹ năng bằng [Kỹ năng được chứng chỉ này chứng minh], nó sẽ tạo cùng một liên kết.

Đánh giá tự động chạy khi tất cả các điều kiện sau được đáp ứng.

• "Kỹ năng đạt được" được đặt cho khóa học và "Kỹ năng được chứng chỉ này chứng minh" được đặt cho chứng chỉ
• Người đó thuộc nhóm có kỹ năng đó
• Những người có "Ngoài phạm vi" cho kỹ năng đó không được thay đổi
• Những người quyết định mức độ cho kỹ năng đó sau khi đăng ký hoặc phê duyệt của lần giữ sẽ không có mức độ của họ được thay đổi, nhưng sẽ giữ lại hồ sơ phát triển (khi được thêm, thay đổi hoặc hoàn lại để chưa được đánh giá. Nhập hàng loạt từ Excel được loại trừ. So sánh theo thời gian được đăng ký hoặc phê duyệt trong Dive, không phải theo ngày mua lại)
• Những người đã có cùng cấp độ hoặc cao hơn sẽ không giảm (sẽ không bị hạ thấp tự động)

Liệu có sử dụng phản chiếu tự động (đánh giá tự động) hay không có thể được chuyển đổi tại [Phát triển] → [Cài đặt chung] → [Đánh giá tự động]. Để biết hướng dẫn thiết lập, vui lòng tham khảo Hoàn thành khóa học, mua lại chứng chỉ và hiệu suất SOP tự động cập nhật cấp độ kỹ năng, hoặc Xác định các kỹ năng chung của nhóm (Cài đặt chung Bản đồ kỹ năng).

● Thêm một chứng chỉ

Nếu bạn thay đổi thời hạn hiệu lực hoặc chu kỳ đào tạo lại sau này, nó chỉ ảnh hưởng đến các giá trị mặc định cho các hồ sơ sở hữu được đăng ký từ bây giờ trở đi. Ngày hết hạn của các giữ được đăng ký sẽ không được viết lại (vì ngày được viết trên chứng chỉ là nguồn sự thật).

Các chứng chỉ không còn được sử dụng có thể được lưu trữ và xóa khỏi danh sách. Hồ sơ sở hữu được giữ lại.

2. Đăng ký ai sở hữu nó (Hồ sơ sở hữu)

Đăng ký từ ô trong [Tình trạng sở hữu] hoặc từ thẻ [Chứng chỉ] trên trang cá nhân.

1. Nhấp [Đăng ký chứng chỉ đang có].
2. Nhập Ngày mua lại (Bắt buộc). Nếu danh mục chứng chỉ có thế hạn hiệu lực và chu kỳ đào tạo lại được đặt, Hạn hiệu lực và Đào tạo lại lần tới sẽ được tự động điền vào (bạn có thể chỉnh sửa thủ công).
3. Nếu cần, hãy nhập Số giấy chứng nhận, Cơ quan cấp và Ghi chú.
4. Đính kèm một bản sao của bằng cấp hoặc tương tự trong Tệp giấy chứng nhận. Chỉ người đó và những người quản lý mới có thể xem tệp đính kèm.
5. [Lưu].

● Đăng ký hồ sơ sở hữu

Gia hạn (đào tạo lại) không phải là ghi đè mà là [Đăng ký gia hạn (học lại)] để xếp chồng các bản ghi mới. Lịch sử mua lại quá khứ không biến mất, và khi nó được cập nhật được giữ lại. Bản ghi có hiệu lực xa nhất trong tương lai được coi là "sở hữu hiện tại".

Để nộp bằng cấp hoặc hủy chứng nhận nội bộ, hãy sử dụng [Thu hồi / nộp lại] (ghi lại riêng biệt từ hết hạn do hạn chót trôi qua). Lịch sử hoạt động được giữ lại cho mỗi chứng chỉ.

3. Người đó gửi đơn / Người quản lý phê duyệt

Một người có thể gửi đơn cho một chứng chỉ mà họ đã mua lại cho chính họ.

1. Nhấn [Trang cá nhân ▼] từ hình đại diện ở trên cùng bên phải và chọn [Chứng chỉ].
2. Chuyển chế độ xem sang [Tất cả chứng chỉ] và nhấp [Gửi đơn] cho chứng chỉ mục tiêu.
3. Nhập ngày mua lại và nhấp [Gửi đơn]. Đính kèm một bản sao của chứng chỉ sẽ tăng tốc độ phê duyệt.

Khi gửi đơn, email được gửi đến người quản lý nhóm và nó xuất hiện trong [Chờ phê duyệt] trên trang chứng chỉ. Người quản lý xem xét nội dung và chọn [Phê duyệt] hoặc [Từ chối]. Từ chối yêu cầu một lời giải thích, được gửi đến người qua email và được lưu giữ trong lịch sử. Kết quả phê duyệt hoặc từ chối được thông báo cho người qua email.

Cho đến khi được phê duyệt, nó không được tính là sở hữu hợp lệ.

4. Hành vi khi hạn chót tiếp cận

Trạng thái chứng chỉ thay đổi như sau.

• Có hiệu lực / Sắp hết hạn (bước vào thời gian thông báo) / Hết hạn (quá hạn chót)
• Chờ phê duyệt (trong ứng dụng) / Từ chối / Thu hồi / Chưa mua lại

Hạn chót sử dụng cái sớm hơn của Hạn hiệu lực và Đào tạo lại lần tới. Nếu hạn đào tạo lại nội bộ gần, nó được hiển thị riêng biệt từ hết hạn bằng cấp.

Email nhắc nhở được gửi tại thời điểm thông báo từ danh mục chứng chỉ (mặc định 90 ngày trước và 30 ngày trước), vào ngày hôm đó và tại quá hạn. Một email mỗi người đi đến người và một bản tóm tắt cho mỗi nhóm đi đến người quản lý. Nếu bạn đăng ký gia hạn và hạn chót thay đổi, thông báo sẽ được tự động đặt lại.

Nếu "Tự động gán khóa đào tạo trên khi hạn chót tiếp cận" được bật trong danh mục chứng chỉ, khóa học đào tạo gia hạn được gán cho người khi bước vào khoảng thời gian thông báo. Bạn cũng có thể gán thủ công nó từ danh sách cảnh báo hết hạn.

5. Quyết định "Người cần chứng chỉ" (theo Nhóm)

Trong [Người cần chứng chỉ], quyết định "ai nên sở hữu chứng chỉ này" cho mỗi nhóm (bộ phận / quy trình) và xem nó có được đáp ứng hay không (có thể được đặt bởi Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm).

1. Chọn Nhóm và Chứng chỉ mục tiêu.
2. Nhập Số lượng người cần thiết. Để trống có nghĩa là "tất cả các thành viên của nhóm đó nên sở hữu nó".
3. Sau khi thêm, nó hiển thị số người sở hữu, những người sắp hết hạn, hết hạn, chưa mua lại và sự thiếu hụt.

Nếu bạn chọn một nhóm cha, các nhóm cấp dưới cũng đủ điều kiện. Bạn cũng có thể nhắm mục tiêu chỉ các thành viên trực tiếp.

6. Liên kết "Chứng chỉ yêu cầu" với một hướng dẫn thủ tục

Bạn có thể đặt ở phía hướng dẫn thủ tục "công việc này yêu cầu chứng chỉ này".

1. Mở màn hình chỉnh sửa hướng dẫn thủ tục và mở [Chứng chỉ yêu cầu] trong cài đặt.
2. Chọn chứng chỉ cần thiết cho công việc này (giống như thẻ, nó được lưu vào thời điểm bạn chọn).

Nếu một người không có chứng chỉ được đặt mở hướng dẫn thủ tục đó, cảnh báo được hiển thị trên màn hình bắt đầu phát lại. Các thông báo như "Chưa mua lại", "Hạn hiệu lực đã qua", "Ứng dụng đang chờ phê duyệt" xuất hiện tùy thuộc vào trạng thái. Nếu hạn chót gần, hướng dẫn khuyến khích gia hạn cũng xuất hiện.

Xem không bị chặn. Điều này là để ngăn công việc bị dừng ở giai đoạn mà đăng ký chứng chỉ vẫn đang được xử lý. Thay vào đó, một bản ghi "mở mà không đáp ứng chứng chỉ yêu cầu" được giữ lại trong [Thực hiện khi chưa có chứng chỉ] để xem xét sau này.

Vì chứng chỉ yêu cầu được gắn vào cơ sở của hướng dẫn thủ tục, nó được kế thừa ngay cả khi hướng dẫn thủ tục được sửa đổi.

● Cảnh báo trên màn hình bắt đầu

7. Nhập sổ cái Excel hiện tại của bạn

Từ [Nhập hàng loạt] ở trên cùng bên phải, bạn có thể tải sổ cái chứng chỉ hiện tại như vậy (Chủ sở hữu / Quản trị viên nhóm).

1. [Tải xuống mẫu] hoặc kéo Excel / CSV của bạn như vậy (CSV Shift-JIS được tự động phát hiện).
2. Khớp nhân viên theo cột "Họ tên" hoặc "Email" và khớp danh mục chứng chỉ theo cột "Tên chứng chỉ". Các biến thể tên tiêu đề được hấp thụ.
3. Trước khi nhập, một bản xem trước được hiển thị từng dòng một. Bạn có thể ngay lập tức thấy các dòng nơi đối tượng không được tìm thấy hoặc ngày mua lại không thể được đọc.
4. Xác nhận với [Nhập ○ hồ sơ].

Ngay cả khi cột ngày hết hạn trống, nó được tự động tính từ thời hạn hiệu lực trong danh mục chứng chỉ. Bạn có thể chọn các tùy chọn như "Bỏ qua các dòng đã đăng ký" và "Tạo mới chứng chỉ chưa đăng ký vào danh mục".

8. Xuất ra Excel

Từ [Xuất ra Excel] ở trên cùng bên phải, bạn có thể xuất tình trạng sở hữu, ngày hết hạn và độ đầy đủ của chứng chỉ yêu cầu. Chỉ dữ liệu bạn có thể xem được xuất (Quản trị viên nhóm chỉ xem khu vực của họ). Từ thẻ [Chứng chỉ] trên trang cá nhân, bạn có thể xuất chỉ người đó. Xuất Excel khả dụng trong các gói Pro và Enterprise. Trong gói Enterprise, bạn có thể hạn chế vai trò người dùng có thể xuất trong Vai trò người dùng được phép theo từng tính năng [Xuất Đào tạo, Chứng chỉ và Giáo dục].

Câu hỏi thường gặp

Những người có chứng chỉ hết hạn có thể không mở hướng dẫn thủ tục nữa không?
Không. Cảnh báo xuất hiện trên màn hình bắt đầu, nhưng xem không bị chặn. Mở được ghi lại là "Thực hiện khi chưa có chứng chỉ".

Chứng chỉ sẽ thế nào sau khi điều động?
Vì chứng chỉ được gắn vào người, hồ sơ sở hữu được kế thừa ngay cả khi nhóm thay đổi.

Khi tôi đăng ký gia hạn (đào tạo lại), bản ghi trước đó có biến mất không?
Không. Các bản ghi mới tích lũy, và bản ghi có hiệu lực xa nhất trong tương lai được coi là "sở hữu hiện tại".

Ai có thể xem bản sao của chứng chỉ?
Chỉ người và những người quản lý.

Chứng chỉ khách có thể được quản lý không?
Không. Khách không đủ điều kiện cho việc tổng hợp hoặc quản lý. Nếu cần quản lý, hãy thay đổi thành một tài khoản thông thường.

Liên quan

• Tính năng đào tạo: cách tạo khóa học, gán chúng và xem trạng thái hoàn thành (các khóa học được sử dụng để đào tạo gia hạn)
• Trang cá nhân (đào tạo, phát triển, chứng chỉ, so sánh và lịch sử xem của một người dùng trong nháy mắt)
• Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách đọc các dấu hiệu kỹ năng (điểm vào lớp phát triển)