Hướng dẫn này tuân theo 4 giai đoạn hướng dẫn công việc (JI của TWI) được sử dụng rộng rãi trong đào tạo nhân viên mới: chuẩn bị cho người học, giải thích công việc, thử thực hiện, và theo dõi. Nó cho biết các tính năng Dive nào sử dụng ở mỗi giai đoạn. Nó cũng giải thích cách đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo bằng cách sử dụng Hiệu quả kinh tế / ROI trong báo cáo sử dụng.

Hướng dẫn này giả định rằng bạn đang sử dụng đánh giá tự động trong bản đồ kỹ năng của mình. Khi nhân viên mới hoàn thành các khóa học và SOP, mức kỹ năng của họ tự động tăng lên, với lý do được ghi lại tự động trong bản ghi bồi dưỡng. Mọi người chỉ cần nhập liên kết ban đầu và bất kỳ sửa chữa nào được phát hiện trong quá trình đánh giá. SOP, khóa học, bài kiểm tra xác nhận, và liên kết được dự thảo hoặc gợi ý bởi AI, vì vậy mọi người chủ yếu xem xét và sửa chữa chúng.

Các khóa học (bài kiểm tra xác nhận), câu hỏi trên mỗi bước, bản đồ kỹ năng (đánh giá tự động), và chứng chỉ có sẵn trong các gói Core, Pro và Enterprise. Phân tích công việc (so sánh SOP, phân tích thời gian) và liên kết báo cáo có sẵn trong các gói Pro và Enterprise. Cài đặt trên toàn bộ nhóm cho đánh giá tự động và Hiệu quả kinh tế / ROI trong báo cáo sử dụng có thể được định cấu hình và xem bởi chủ sở hữu hoặc quản trị viên nhóm.

Khi bạn cần điều này

Thách thức	Nhìn vào phần nào trong hướng dẫn này
Nội dung và phương pháp giảng dạy khác nhau tùy theo người hướng dẫn	Chuẩn bị: tạo SOP từ công việc, thiết lập đánh giá tự động / 2. Giải thích công việc
Bạn muốn giảm thời gian dành cho việc giữ hồ sơ (giảm đầu vào đánh giá)	Chuẩn bị: thiết lập đánh giá tự động / 3. Thử thực hiện (đánh giá)
Nhân viên có kinh nghiệm gặp khó khăn khi hỗ trợ nhân viên mới, công việc thường xuyên của họ bị dừng lại	Giai đoạn 2–4 (tập trung nơi mọi người cần, tập trung vào đánh giá)
Bạn không thể thấy nơi nhân viên mới gặp khó khăn hoặc những gì họ hiểu	3. Thử thực hiện
Bạn không biết cách đo lường hiệu quả đào tạo hoặc đặt mục tiêu	Quyết định các chỉ tiêu
Bạn muốn thể hiện hiệu quả đào tạo dưới dạng lợi tức đầu tư (ROI) nội bộ	Tính toán lợi tức đầu tư
Bạn không biết cách quyết định tiếp tục hay mở rộng	Đưa ra quyết định

Hướng dẫn Công việc là gì (TWI-JI)?

TWI (Đào tạo Trong Công nghiệp) là một chương trình đào tạo do chính phủ Hoa Kỳ chạy từ năm 1940 đến 1945 trong Thế chiến II cho các giám sát viên trong các công ty. Khi những công nhân có kinh nghiệm rời đi phục vụ quân sự trong khi nhu cầu sản xuất tăng lên, các nhà máy cần một cách để nhanh chóng đào tạo công nhân mới. Hướng dẫn Công việc (JI) là một trong những khóa học và sắp xếp đào tạo công việc thành 4 giai đoạn: chuẩn bị người học sẵn sàng, giải thích công việc, cho họ thử, rồi theo dõi. Nó nhấn mạnh vào việc chỉ ra các bước quan trọng, lý do của chúng, thể hiện công việc, cho người học thử với những sửa chữa, và dần dần giảm hướng dẫn.

Sau chiến tranh, TWI được mang đến Nhật Bản bởi các lực lượng chiếm đóng và được giới thiệu vào năm 1950. Bộ Lao động (hiện là Bộ Sức khỏe, Lao động và Phúc lợi) đã quảng bá nó. Năm 1955, Hiệp hội Đào tạo Công nghiệp Nhật Bản được thành lập bởi Bộ Sức khỏe, Lao động và Phúc lợi, Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp, và Liên đoàn Kinh doanh Nhật Bản. Hiệp hội vẫn cung cấp các khóa học và tài liệu. Toyota đã áp dụng và điều chỉnh nó dưới dạng TTWI (Đào tạo Trong Công nghiệp của Toyota), và đến năm 1995 gần 100.000 huấn luyện viên TWI đã được chứng nhận tại Nhật Bản.

JI nhấn mạnh nguyên tắc: "Nếu công nhân chưa học được, giáo viên chưa dạy được." Ý tưởng là việc học tập không nên khác nhau tùy theo giáo viên. Đây là cách suy nghĩ tương tự đằng sau cách Dive sử dụng SOP để chuẩn hóa các phương pháp giảng dạy. Để tham khảo, hãy xem "Tài liệu tham khảo" ở cuối trang này.

4 Giai đoạn và Các Tính năng của Dive

Giai đoạn	Những gì người hướng dẫn làm	Những gì cần làm trong Dive	Các tính năng được sử dụng
1. Chuẩn bị cho người học	Cho biết họ cần học công việc gì và khi nào. Kiểm tra những gì họ đã biết.	Tổ chức các SOP vào một khóa học với thời hạn và gán cho nó. Nhân viên mới thấy danh sách các nhiệm vụ của họ. Hiển thị cho họ các kỹ năng cần đạt được và mức đích tiêu.	Đào tạo (Khóa học) Bản đồ kỹ năng
2. Giải thích công việc	Đi qua các bước chính từng bước, kể và chỉ cho họ. Nhấn mạnh các điểm quan trọng.	Thể hiện công việc thông qua SOP video. Sử dụng các mô tả bước và trường điểm quan trọng để cho biết những gì cần chú ý. Sử dụng bài kiểm tra xác nhận để xác minh sự hiểu biết. Khi họ đạt được và hoàn thành khóa học, mức kỹ năng của họ tự động tăng lên (ví dụ: Lv2).	SOP video Bài kiểm tra xác nhận Đánh giá tự động
3. Thử thực hiện	Cho họ thử, sửa lỗi. Yêu cầu họ giải thích các điểm quan trọng. Xác minh họ hiểu.	Các câu hỏi từng bước ngay lập tức chuyển hướng đến phương pháp chính xác nếu trả lời sai. Họ ghi lại công việc của riêng họ và so sánh với SOP để xác minh. Mức kỹ năng của họ tự động tăng lên khi hoàn thành tất cả SOP liên quan ở chế độ tự làm độc lập (ví dụ: Lv3). Trong quá trình đánh giá, hãy xác minh rằng mức tự động phù hợp với hiệu suất công việc thực tế.	Câu hỏi từng bước So sánh SOP Phân tích thời gian (phân tích công việc) Bản ghi bồi dưỡng Đánh giá tự động Bản đồ kỹ năng (tiêu chuẩn đánh giá / mức)
4. Theo dõi	Đưa họ vào công việc. Quyết định ai sẽ hỏi khi có câu hỏi. Kiểm tra thường xuyên, giảm dần hướng dẫn.	Làm cho SOP liên quan dễ dàng mở được trên công việc. Chỉ định một nhân viên bồi dưỡng. Theo dõi thông qua dữ liệu được ghi lại tự động.	Mã QR Liên kết đến các bước Nhân viên bồi dưỡng Bản ghi bồi dưỡng Bản ghi sử dụng Báo cáo sử dụng

Trong đào tạo truyền thống, nhân viên có kinh nghiệm đi cùng nhân viên mới qua tất cả 4 giai đoạn. Họ giải thích những gì cần học, chỉ cho họ cách làm, ở gần trong quá trình thực hành, và trả lời câu hỏi khi họ bắt đầu làm việc.

Với Dive, phần giải thích (giai đoạn 2) được xử lý bởi SOP video và bài kiểm tra xác nhận, và thực hành lặp lại (giai đoạn 3) được xử lý bởi các câu hỏi từng bước và so sánh SOP. Điều này có nghĩa là nhân viên có kinh nghiệm không còn cần ở gần trong hai giai đoạn này. Nhân viên mới có thể xem video lặp lại và ngay lập tức bị sửa chữa khi trả lời sai, vì vậy thực hành tiến hành thậm chí không có ai theo dõi.

Nhưng hướng dẫn vẫn cần thiết trong những tình huống này. Tập trung thời gian mọi người dành với nhân viên mới, tập trung vào đánh giá giai đoạn 3 (xác minh kỹ năng).

• Đánh giá giai đoạn 3: Tham dự để xác minh rằng mức đánh giá tự động đặt phù hợp với hiệu suất công việc thực tế. Xem xét kết quả so sánh trước tiên để thu hẹp tiêu điểm trước khi tham dự.
• Lời chào ban đầu ở giai đoạn 1: Cho biết tại sao và khi nào họ cần học, và lắng nghe những lo lắng.
• Theo dõi giai đoạn 4: Trả lời câu hỏi khi cần, theo dõi với dữ liệu được ghi lại tự động, giảm dần hướng dẫn.

Chỉ thể hiện video một mình để lại thời gian thực hành nơi nhân viên vẫn phải ở gần. Điều quan trọng là thiết lập các câu hỏi từng bước và so sánh để nhân viên mới có thể xác minh công việc của riêng họ.

Nếu công ty của bạn đã quyết định các giai đoạn như "xem video → bài kiểm tra hiểu biết → thực hành → bài kiểm tra kỹ năng → triển khai", thì xem video và bài kiểm tra hiểu biết là giai đoạn 2, thực hành và bài kiểm tra kỹ năng là giai đoạn 3, và triển khai là giai đoạn 4.

Chuẩn bị: Tạo SOP từ công việc và thiết lập đánh giá tự động

Tạo SOP từ công việc

• Tạo một SOP cho mỗi mục (số mục) từ các tiêu chuẩn công việc hoặc danh sách kiểm tra của bạn. Ghi lại công nhân có kinh nghiệm làm công việc đúng cách, và cũng ghi lại những sai lầm phổ biến nếu áp dụng được.
• Khi bạn tải video lên, AI chia nó thành các bước và tạo mô tả bước và câu hỏi. Mọi người chỉ cần xem xét và sửa nội dung. (Xem Các tùy chọn xử lý AI và cách chọn chúng.)
• Nếu bạn đã có tiêu chuẩn công việc (PDF/Excel/Word), bạn có thể tải video lên và chọn một thủ tục tham khảo trong quá trình phân tích AI để chia video thành các bước phù hợp với số tài liệu, thứ tự và tiêu đề. (Xem Chỉ định một thủ tục tham khảo trong quá trình phân tích video (beta).) Đối với công việc không có video, bạn có thể tạo SOP từ tệp tiêu chuẩn và AI sẽ viết lên công việc, mẹo, cảnh báo và an toàn, sau đó tạo câu hỏi. (Xem Tạo SOP từ tệp (hỗ trợ Excel/Word/PowerPoint).)
• Các điểm quan trọng đi vào các trường cấp bước: "Cảnh báo chất lượng" (những điều ảnh hưởng đến kết quả), "Lưu ý quan trọng về an toàn" (những điều có thể gây thương tích), và "Mẹo làm việc" (cách làm cho nó dễ dàng hơn). Xem xét những gì AI đã viết, thêm bất kỳ điểm quan trọng nào còn thiếu và giải thích tại sao—điều này giúp đảm bảo chúng được tuân thủ.
• Đặt các ví dụ về công việc không chính xác ngay sau bước liên quan để làm cho sự khác biệt so với phương pháp chính xác rõ ràng.
• Sắp xếp các SOP trong các thư mục theo thứ tự số mục. Báo cáo sử dụng và bản ghi sử dụng cho mỗi SOP hiển thị các bước theo thứ tự này.

Thiết lập đánh giá tự động (một lần duy nhất)

Tạo các liên kết tự động nâng cao mức kỹ năng dựa trên kết quả khóa học và SOP. Sau khi thiết lập ở đây, bạn không cần mọi người gán lại các cấp độ khi đào tạo tiến hành. (Xem Tự động cập nhật mức kỹ năng khi khóa học được hoàn thành, chứng chỉ được đạt, hoặc SOP được hoàn thành.)

• Trong trường "Kỹ năng đạt được" của khóa học, chọn kỹ năng và "Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả" (ví dụ: Lv2 "Có thể thực hiện dưới sự hướng dẫn"). Khi họ đạt được bài kiểm tra xác nhận và hoàn thành khóa học, mức kỹ năng của họ tự động tăng lên mức này.
• Trong tab "Liên kết" của kỹ năng, chọn các SOP liên quan và "Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả" (ví dụ: Lv3 "Có thể thực hiện một mình"). Khi họ hoàn thành tất cả SOP được liên kết ở chế độ tự làm độc lập, mức kỹ năng của họ tự động tăng lên mức này.
• Bạn không phải chọn từng SOP liên quan một cách riêng lẻ. Sử dụng "Chỉnh sửa bản đồ kỹ năng" → "Khác" → "Liên kết hàng loạt SOP bằng AI" để cho AI gợi ý SOP cho mỗi kỹ năng. Chỉ cần xem xét các ứng cử viên và "Xác định." (Xem Để AI liên kết SOP hàng loạt trong bản đồ kỹ năng của bạn.) Bạn có thể tạo chính bản đồ kỹ năng từ các mẫu theo ngành. (Xem Tạo bản đồ kỹ năng từ các mẫu theo ngành.)
• Trong "Quản lý nhóm" → "Bồi dưỡng" → "Cài đặt chung" → "Đánh giá tự động", bạn có thể sử dụng các mặc định. ("Dùng đánh giá tự động": bật, "Nâng theo kết quả SOP liên quan": chỉ khi hoàn thành ở chế độ tự làm độc lập, "Cách cập nhật": tự động xác định cấp độ.) Nếu bạn thích mọi người đặt cấp độ, hãy thay đổi "Cách cập nhật" thành "Chỉ lưu hồ sơ đào tạo, còn cấp độ do con người xác định."
• Nếu bạn muốn hoàn thành tự làm độc lập nghiêm ngặt hơn, trong phần tương tự, hãy đặt "Số lần để được coi là tự làm độc lập" thành "2–5 lần ở những ngày khác nhau." Sau đó, một lần thành công đúng lần đầu tiên trong cùng một ngày sẽ không được tính; người đó phải thành công ở những ngày khác nhau.
• Mô tả trong các tiêu chuẩn đánh giá những gì mỗi cấp độ nên có thể làm. Đặt tiêu chuẩn nhóm trong "Cài đặt chung" → "Tiêu chuẩn đánh giá" và sự khác biệt dành riêng cho kỹ năng trong màn hình chỉnh sửa của mỗi kỹ năng. (Xem Định nghĩa các kỹ năng của nhóm (Cài đặt chung của Bản đồ kỹ năng).)

Đánh giá tự động chỉ nâng cao các cấp độ và không bao giờ ghi đè một cấp độ được đặt bởi một người. Khóa học hoặc SOP nào là cơ sở cho sự tăng cấp được ghi lại tự động trong các bản ghi bồi dưỡng.

1. Chuẩn bị cho người học

Các tính năng được sử dụng trong giai đoạn này Đào tạo (Khóa học) Bản đồ kỹ năng

• AI giúp bạn xây dựng các khóa học từ các SOP hiện có. Nhấp vào biểu tượng robot bên cạnh "SOP" (Đề xuất SOP bằng AI) và AI sẽ gợi ý các SOP được thêm vào khóa học. (Nó bắt đầu với "Vui lòng đề xuất các SOP hữu ích cho khóa học này.") Bạn cũng có thể tạo tên khóa học và mô tả bằng cách sử dụng biểu tượng robot bên cạnh "Tên khóa học" (Tạo tên và mô tả khóa học bằng AI) dựa trên các SOP bạn đã thêm.
• Tập hợp các SOP bạn muốn họ học trong một khóa học, và sử dụng "Thứ tự học: không mở được SOP tiếp theo cho đến khi hoàn thành SOP trước" để khóa thứ tự xem. (Xem Các tính năng đào tạo: Cách tạo, gán và xem khóa học và tiến độ.)
• Gán khóa học cho nhân viên mới hoặc nhóm với thời hạn.
• Trên tab "Học tập" của trang đầu (hoặc tab "Đào tạo" trên trang cá nhân), nhân viên mới thấy các khóa học chưa hoàn thành của họ theo thứ tự thời hạn.
• Trong bản đồ kỹ năng, hiển thị các kỹ năng cần đạt được và mức hiện tại của nhân viên mới. Khi họ mở một kỹ năng, "Cách đạt được kỹ năng này" hiển thị các khóa học và mức đích để đạt được nó và trạng thái của mỗi SOP liên quan, vì vậy họ có thể thấy những gì họ cần làm để tăng cấp độ.

2. Giải thích công việc

Các tính năng được sử dụng trong giai đoạn này SOP video Bài kiểm tra xác nhận

• Sử dụng SOP video để thể hiện công nhân có kinh nghiệm làm công việc từng bước. Sử dụng các mô tả bước và trường điểm quan trọng để giải thích những gì cần chú ý. Nhân viên mới có thể xem lại bất kỳ lúc nào.
• Thêm bài kiểm tra xác nhận vào một khóa học với điểm vượt qua và bật "Bài kiểm tra: yêu cầu đạt để hoàn thành khóa học" để xác minh sự hiểu biết. Các câu hỏi bài kiểm tra được tạo bởi AI từ các SOP trong khóa học (sử dụng biểu tượng robot "Tạo câu hỏi bằng AI" trên bài kiểm tra xác nhận). Bật "Đổi thứ tự các lựa chọn ở mỗi lượt làm" để ngăn chặn mọi người ghi nhớ các vị trí câu trả lời.
• Khi họ đạt được bài kiểm tra xác nhận và hoàn thành khóa học, đánh giá tự động nâng cao kỹ năng lên "Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả" (ví dụ: Lv2). Không cần đầu vào của người.
• Điểm số và lịch sử cố gắng được lưu lại cho mỗi nhân viên mới. Nếu bạn đã sử dụng một hệ thống riêng biệt cho các bài kiểm tra viết, bạn có thể thêm chúng vào bài kiểm tra xác nhận để kết quả liên kết với bản ghi của mỗi người và bản đồ kỹ năng.
• Các câu hỏi có nhiều lỗi cho thấy nơi giải thích SOP không hoàn chỉnh. Sử dụng các khu vực đó để cải thiện SOP.

Để biết cách sử dụng các câu hỏi từng bước và bài kiểm tra xác nhận khác nhau, hãy xem Sử dụng câu hỏi từng bước và bài kiểm tra xác nhận để đánh giá kỹ năng khác nhau.

3. Thử thực hiện

Các tính năng được sử dụng trong giai đoạn này Câu hỏi từng bước So sánh SOP Phân tích thời gian (phân tích công việc) Bản ghi bồi dưỡng Đánh giá tự động Bản đồ kỹ năng (tiêu chuẩn đánh giá / mức)

Thực hành lặp lại

• AI tạo các câu hỏi từng bước khi bạn tạo SOP. Để thêm cùng loại câu hỏi cho nhiều bước, hãy sử dụng các mẫu câu hỏi để áp dụng chúng cùng một lúc. (Xem Cách tạo và sử dụng các mẫu câu hỏi (áp dụng cho nhiều bước cùng một lúc).)
• Mở SOP bên cạnh thiết bị thực hành và làm việc qua các bước, xác minh bằng các câu hỏi từng bước. Theo mặc định, các câu hỏi không cho phép mọi người chuyển sang bước tiếp theo cho đến khi họ trả lời chính xác, vì vậy những sai lầm ngay lập tức dẫn quay trở lại cách chính xác. (Xem Cài đặt câu hỏi bước.)
• Hoàn thành tất cả các bước mà không có lỗi nào được tính là một lần tự làm độc lập (bao nhiêu lần được coi là tự làm độc lập là một cài đặt nhóm; mặc định là một). Bật "Điều kiện hoàn thành: không tính là hoàn thành nếu trả lời sai câu hỏi của SOP" trong khóa học để làm cho hoàn thành mà không có lỗi là yêu cầu của khóa học.
• Khi họ hoàn thành tất cả các SOP được liên kết liên quan ở chế độ tự làm độc lập, đánh giá tự động nâng cao kỹ năng lên "Cấp độ đạt được khi hoàn thành tất cả" (ví dụ: Lv3 "Có thể thực hiện một mình"), và lý do được ghi lại tự động trong các bản ghi bồi dưỡng.
• Đặt mã QR trên thiết bị để SOP mở nhanh chóng. (Xem In mã QR hoặc sao chép URL chia sẻ.)
• Ghi lại công việc của riêng bạn và chạy "So sánh SOP" để kiểm tra mỗi bước hoàn thành, bỏ qua hoặc thứ tự sai. Kết quả cũng hiển thị trên tab "So sánh" của trang người đó. (Xem So sánh SOP: kiểm tra xem các bước có được thực hiện chính xác không.)
• Xem điểm xác minh nào làm cho bao nhiêu người bại trong bản ghi sử dụng SOP "Bản đồ vấp ngã." Làm cho các bước lỗi cao là tiêu điểm của thực hành hoặc mục tiêu cải thiện SOP. (Xem Kiểm tra bản ghi sử dụng cho mỗi SOP.)

Đánh giá (xác minh kỹ năng)

• Trước khi tham sát, hãy so sánh video công việc của người đó với mẫu sử dụng phân tích công việc phân tích thời gian (so sánh với đối tượng). Điều này cho phép bạn phát hiện sự khác biệt về thời gian, thiếu hoặc thứ tự sai trước tiên và tập trung vào cuộc tham sát. (Xem Phân tích công việc BƯỚC 6 So sánh: so sánh video công việc của người học với tiêu chuẩn.) Kết quả so sánh là hướng dẫn; người tham sát quyết định vượt qua hoặc thất bại.
• Tiêu chuẩn vượt qua là tiêu chuẩn đánh giá 4 mức của bản đồ kỹ năng. Các mặc định là "Lv1 Có thể giúp đỡ", "Lv2 Có thể thực hiện dưới sự hướng dẫn", "Lv3 Có thể thực hiện một mình", và "Lv4 Có thể hướng dẫn." Đánh giá có nghĩa là kiểm tra xem mức đánh giá tự động đặt (thường là "Lv3 Có thể thực hiện một mình") có phù hợp với hiệu suất công việc thực tế không. So sánh với những gì bạn đã viết trong tiêu chuẩn đánh giá về "những gì cấp độ đó nên có thể làm" (nhanh chóng như thế nào so với tiêu chuẩn, những điểm quan trọng nào cần tuân theo, v.v.) để giữ cho sự đánh giá nhất quán.
• Tạo biểu mẫu xác nhận kỹ năng để sử dụng trong xác minh kỹ năng với cùng số mục như các SOP, vì vậy bạn có thể ghép nó với kết quả so sánh.
• Nếu nó phù hợp, không cần nhập liệu. Đánh giá tự động đã đặt mức, và lý do nằm trong bản ghi bồi dưỡng.
• Chỉ khi thiếu hụt, hãy mở kỹ năng trên tab "Bồi dưỡng" của trang người đó, thay đổi mức trở lại bằng "Thay đổi mức", và thêm những sửa chữa cần thiết vào "Thêm bản ghi bồi dưỡng." Mức được đặt bởi người không bao giờ bị ghi đè bởi đánh giá tự động. Sau một đánh giá khác, hãy nâng cao mức lên bằng "Thay đổi mức". Người đã tạo thay đổi cũng được ghi lại, hiển thị cho quản trị viên nhóm trở lên, các thành viên cùng nhóm và nhân viên bồi dưỡng của kỹ năng đó. (Xem Đặt mức kỹ năng của một thành viên.)
• Những người đã hoàn thành tự làm độc lập nhưng sau đó thất bại, hoặc những người chưa thử phiên bản sau khi SOP được sửa đổi, sẽ nhận được dấu "Cần kiểm tra lại". Sử dụng điều này khi chọn ai sẽ tham sát. (Xem ô bản đồ kỹ năng, trang cá nhân "Bồi dưỡng" và danh sách "Học viên".)
• Khi sử dụng đánh giá chỉ của con người (đặt thành "Chỉ lưu hồ sơ đào tạo, còn cấp độ do con người xác định"), bạn chỉ xác nhận cấp độ cho những người đã vượt qua trong lần đánh giá. Khi có nhiều người, hãy sử dụng bản đồ kỹ năng "Chọn và thay đổi hàng loạt" để xác nhận nhiều cái cùng một lúc.

Các câu hỏi từng bước, kết quả đánh giá, kết quả so sánh, và lý do đánh giá tự động đặt mức đều được lưu tự động. Mọi người chỉ ghi lại những gì họ nhận thấy trong quá trình đánh giá. Kết quả xuất hiện trên trang người đó trong một nơi, vì vậy bạn có thể xem lại đường dẫn để trở nên thành thạo sau đó.

4. Theo dõi

Các tính năng được sử dụng trong giai đoạn này Mã QR Liên kết đến các bước Nhân viên bồi dưỡng Bản ghi bồi dưỡng Bản ghi sử dụng Báo cáo sử dụng

• Làm cho SOP liên quan có thể truy cập từ sàn công việc hoặc biểu mẫu. Bạn có thể sử dụng mã QR hoặc sử dụng "Mở từ bước được chỉ định" trong cài đặt chia sẻ để tạo URL cho một bước cụ thể. Bạn cũng có thể tự động thêm các liên kết vào các biểu mẫu hiện có (Excel, Word, PowerPoint, PDF) cho mỗi mục để mở SOP liên quan. (Xem Tự động thêm các liên kết vào các biểu mẫu Excel, Word, PowerPoint hoặc PDF hiện có.) Đối với biểu mẫu điện tử trên ứng dụng, hãy sử dụng tính năng mở liên kết của ứng dụng.
• Quyết định ai sẽ được hỏi để được giúp đỡ và đặt họ làm nhân viên bồi dưỡng cho kỹ năng. Nhân viên bồi dưỡng có thể thấy danh sách "Học viên" của họ để kiểm tra trạng thái. (Xem Lên kế hoạch bồi dưỡng kỹ năng (giai đoạn và nhân viên).) Sử dụng bộ lọc "Cần kiểm tra lại" trong danh sách để tìm học viên gặp khó khăn sau khi tự làm độc lập.
• Theo dõi bằng cách sử dụng dữ liệu được ghi lại tự động. Xem sàn công việc, hoàn thành tự làm độc lập, và các bản ghi bồi dưỡng đánh giá tự động xuất hiện trên các tab "Bồi dưỡng" và "Bản ghi sử dụng" của trang người đó. Chỉ thêm vào bản ghi bồi dưỡng nếu bạn nhận thấy điều gì đó.
• Nếu họ hoàn thành các SOP liên quan ở chế độ tự làm độc lập sau khi bắt đầu làm việc, đánh giá tự động sẽ phản ánh nó trong mức kỹ năng của họ. "Lv4 Có thể hướng dẫn" được đặt bởi một người khi giao cho họ trách nhiệm đào tạo người khác.
• Các SOP mở thường xuyên trên sàn công việc vẫn có những khu vực không rõ ràng. Tăng cường những cái đó trong đào tạo nhân viên mới tiếp theo.

Quyết định các chỉ tiêu

Hiệu quả đào tạo nhân viên mới dễ đo lường nhất và khó bỏ qua nhất khi tập trung vào "thời gian mỗi người hướng dẫn của nhân viên mới dành ở sàn công việc với họ." Cũng theo dõi thời gian để trở nên thành thạo và chất lượng giảng dạy (vấp ngã và hoàn thành tự làm độc lập).

Chỉ tiêu	Cách đo lường	Nhìn vào phần nào trong Dive
Thời gian hướng dẫn trên mỗi nhân viên mới	Đo lường thời gian các người hướng dẫn dành với 1–2 nhân viên mới trước và sau khi phát hành, chia thành từng giai đoạn. (Không cần phải ghi lại mỗi lần.)	Thời gian ước tính các SOP giải phóng được hiển thị trong Báo cáo Sử dụng Hiệu quả Kinh tế (tính toán tự động từ bản ghi xem).
Thời gian để trở nên thành thạo	Ngày lịch từ khi gán cho đến khi đạt mục tiêu mức (ví dụ: Lv3)	Trang cá nhân: ngày gán khóa học và hoàn thành, ngày vượt qua bài kiểm tra xác nhận, ngày hoàn thành tự làm độc lập, ngày tăng mức kỹ năng (lịch sử thay đổi đánh giá tự động)
Chất lượng giảng dạy	Vấp ngã ở các điểm xác minh và phần trăm hoàn thành tự làm độc lập	Bản ghi sử dụng SOP, Báo cáo Sử dụng tỷ lệ lỗi, vấp ngã, tỷ lệ tự hoàn thành
Thời gian tạo SOP	So sánh với thời gian để tạo bằng các phương pháp cũ hơn	Báo cáo Sử dụng thời gian tạo (thời gian dành cho chỉnh sửa)

Chia thời gian hiện tại thành các giai đoạn và đặt mục tiêu

Viết ra thời gian người hướng dẫn dành trong 4 giai đoạn cho nhân viên mới được đào tạo gần đây. Khi bạn quyết định những gì "Dive xử lý" ở mỗi giai đoạn, những gì còn lại trở thành mục tiêu của bạn. Sau đây là một ví dụ cho một người. Thay thế các con số bằng dữ liệu của riêng bạn.

Giai đoạn	Thời gian hướng dẫn hiện tại (ví dụ)	Dive xử lý	Mục tiêu (ví dụ)
1. Chuẩn bị cho người học	2 giờ	Gán khóa học, thời hạn, liên lạc bản đồ kỹ năng	1 giờ
2. Giải thích công việc	12 giờ	SOP video và bài kiểm tra xác nhận; mọi người trả lời câu hỏi	2 giờ
3. Thử thực hiện (thực hành)	10 giờ	Câu hỏi từng bước và so sánh SOP; nhân viên mới xác minh công việc của riêng họ	3 giờ
3. Thử thực hiện (đánh giá)	4 giờ	Sử dụng kết quả so sánh để thu hẹp tiêu điểm trước khi tham sát	3 giờ
4. Theo dõi	2 giờ	Mở các SOP trên sàn công việc; nhân viên bồi dưỡng theo dõi bằng cách sử dụng bản ghi	1 giờ
Tổng cộng	30 giờ		10 giờ (giảm khoảng 67%)

Sau khi phát hành, hãy đo thời gian người hướng dẫn cho 1–2 nhân viên mới theo cách tương tự và so sánh với mục tiêu của bạn. Không cần phải ghi lại mỗi lần. Tất cả các con số khác (thời gian để trở nên thành thạo, vấp ngã, hoàn thành tự làm độc lập, tác động kinh tế) được thu thập tự động bởi Dive.

Tính toán lợi tức đầu tư

Thời gian hướng dẫn chính nó không thể được đo lường trong Dive. Đo thời gian trước khi phát hành và nhập vào tab "Hiệu quả kinh tế / ROI" của báo cáo sử dụng các giả định, và thời gian giảng dạy SOP được tính toán thành giờ, tiền bạc và ROI.

1. Nhập các giá trị được đo vào các giả định

Những gì cần đo lường	Nơi nhập (các giả định)	Mặc định	Ví dụ về đo lường
Thời gian người hướng dẫn dành cho một SOP từ đầu đến cuối	"Thay thế đào tạo ban đầu" "Lần xem đầu tiên O mục × O phút"	30 phút	Chia thời gian hiện tại trong "Giải thích công việc" cho số lượng SOP được dạy (ví dụ: 12 giờ ÷ 18 SOP = 40 phút)
Thời gian mỗi câu hỏi khi ai đó hỏi trong quá trình làm việc (người chờ, người hướng dẫn dừng, người hướng dẫn giải thích)	"Thay thế câu hỏi" "Xem lại O mục × O phút"	15 phút	Theo dõi bao nhiêu lần bạn được hỏi và bao lâu trong 1–2 tuần; tính trung bình
Chi phí lao động mỗi giờ cho nhân viên sàn công việc	"Phá vỡ hiệu quả" phía trên bên phải "Tỷ lệ mỗi giờ"	3.000 yên	Sử dụng tỷ lệ tiêu chuẩn của công ty của bạn nếu bạn có
Thời gian để tạo một SOP (bước) với các phương pháp cũ hơn	"Hiệu quả Tạo" "Tạo SOP truyền thống O phút"	90 phút	Tính trung bình các cái mới nhất bạn tạo

Nhập các giá trị bằng cách nhấp vào các số xanh (biểu tượng bút) trong tab "Hiệu quả kinh tế / ROI" của báo cáo sử dụng "Phá vỡ hiệu quả", sau đó lưu. Các giả định là một bộ cho mỗi nhóm. Cập nhật chúng mỗi khi bạn đo lường lại.

2. Thu hẹp lại nhân viên mới

Trong báo cáo sử dụng ở trên, hãy đặt "Giai đoạn" thành giai đoạn đào tạo và "Nhóm" thành nhóm nhân viên mới, và chỉ xem từ phạm vi đó được tính toán. Nếu bạn nhóm nhân viên mới lại với nhau (ví dụ: "Nhân viên tuyển dụng 2026"), hiệu quả đào tạo xuất hiện ngay lập tức.

3. Đọc kết quả

• "Thay thế đào tạo ban đầu": lần đầu tiên nhân viên mới xem các SOP × thời gian giảng dạy. Đọc đây là ước tính về thời gian các người hướng dẫn không phải dành.
• "Thay thế câu hỏi": người tương tự xem SOP tương tự lại × thời gian họ dành để được hỏi. Đọc là ước tính về thời gian lịch trình của các người hướng dẫn không bị chặn.
• Chia tổng của hai thời gian này cho số lượng nhân viên mới để lấy tiết kiệm thời gian cho mỗi người. So sánh với "thời gian hiện tại − thời gian mục tiêu" từ các chỉ tiêu của bạn.
• "Hiệu quả Tạo": sự khác biệt về thời gian để tạo các SOP. Đọc riêng biệt từ hiệu quả đào tạo.
• "Số tiền tiết kiệm", "Hệ số ROI", "④ Thời gian hoàn vốn": Hệ số ROI là tiết kiệm ÷ chi phí đăng ký. 1,0× hòa vốn; 3,0× là 3 lần giá trị. Thời gian hoàn vốn là số ngày để hoàn lại chi phí đăng ký. Vì chi phí đăng ký bao gồm toàn bộ nhóm, nên ROI và thời gian hoàn vốn được hiển thị cho toàn bộ nhóm. Khi bạn thu hẹp lại nhân viên mới, hãy đọc thời gian tiết kiệm và số tiền tiết kiệm.

Ví dụ: 3 nhân viên mới xem 54 SOP lần đầu tiên trong quá trình đào tạo và xem lại 120 lần, với thời gian giảng dạy 40 phút, thời gian câu hỏi 10 phút, và tỷ lệ mỗi giờ 3.000 yên. Thay thế đào tạo ban đầu là 36 giờ, thay thế câu hỏi là 20 giờ, tổng cộng 56 giờ hoặc 168.000 yên. Đó là khoảng 19 giờ trên mỗi người, gần với mục tiêu ví dụ (30 giờ → 10 giờ = 20 giờ tiết kiệm).

"Xuất ra Excel" có "Hiệu quả kinh tế / ROI" các con số và giả định tương tự. Sử dụng chúng trực tiếp trong báo cáo nội bộ. (Xem Kiểm tra hiệu quả thực hiện trong báo cáo sử dụng.)

Đưa ra quyết định

• Hàng tháng hoặc theo lịch trình đặt, sắp xếp các con số theo các điều kiện tương tự (giai đoạn, nhóm).
• So sánh tác động kinh tế ước tính với thời gian người hướng dẫn thực tế bạn đo lường. Nếu chênh lệch lớn, hãy cập nhật các giả định thành giá trị thực tế, và các ước tính trong tương lai sẽ gần hơn.
• Sắp xếp nhân viên mới thứ 2 và thứ 3 cạnh nhau bằng cách sử dụng cùng một quy mô. Sau đó, sự thay đổi trong thời gian để trở nên thành thạo và các điểm vấp ngã trở nên rõ ràng. Nếu sự thay đổi co lại, bạn có thể nói rằng chất lượng giảng dạy nhất quán bất kể ai dạy.

Những gì cần kiểm tra khi bạn không đạt mục tiêu

Những gì đang xảy ra	Những gì cần kiểm tra	Những gì cần làm
Giải thích giai đoạn 2 vẫn có sự tham gia của người hướng dẫn	Các câu hỏi bài kiểm tra xác nhận có nhiều lỗi. Bản ghi xem SOP cho thấy những người chưa xem.	Thêm văn bản và điểm quan trọng vào bước có lỗi nhất. Liên lạc những người chưa xem.
Thực hành giai đoạn 3 cần một người hướng dẫn gần	Bản đồ vấp ngã cho thấy các điểm xác minh không đạt được	Thêm một ví dụ về công việc không chính xác vào bước đó. Xem xét lại câu hỏi. Thiết lập để nhân viên mới kiểm tra công việc của họ so với SOP.
Tham sát đánh giá tốn thời gian	Kết quả so sánh (bỏ qua, thứ tự sai, sự khác biệt về thời gian)	Kiểm tra sự khác biệt trước khi tham sát để thu hẹp tiêu điểm
Được gọi để giúp đỡ lặp lại trong giai đoạn 4	Các SOP mở thường xuyên nhất trên sàn công việc (Báo cáo Sử dụng và bản ghi sử dụng)	Tăng cường giải thích SOP đó. Thiết lập mã QR và liên kết biểu mẫu để mở ngay tại đó.
Mức kỹ năng không tăng lên	Kỹ năng của "Cách đạt được kỹ năng này" (khóa học được hoàn thành, trạng thái tự làm độc lập cho mỗi SOP liên quan)	Gán lại các khóa học và SOP chưa hoàn thành. Nếu hoàn thành tự làm độc lập bị chặn, kiểm tra bản đồ vấp ngã để tìm nguyên nhân.
Tác động kinh tế nhỏ	Số lượng lần xem, các SOP chưa xem. Kiểm tra xem các giả định có còn ở mặc định không.	Thiết lập gán và mã QR để các SOP được nhìn thấy. Cập nhật các giả định thành giá trị thực tế.

Liên quan

• Các tính năng đào tạo: Cách tạo, gán và xem khóa học và tiến độ
• Sử dụng câu hỏi từng bước và bài kiểm tra xác nhận để đánh giá kỹ năng khác nhau
• Kiểm tra bản ghi sử dụng cho mỗi SOP (ai xem, bản ghi, bản đồ vấp ngã)
• Kiểm tra hiệu quả thực hiện trong báo cáo sử dụng
• Trang cá nhân (xem đào tạo, bồi dưỡng, chứng chỉ, so sánh và sử dụng của một người trong một nơi)
• Cách sử dụng Bản đồ kỹ năng trong quá trình hoạt động
• Tổng quan phân tích công việc và cách bắt đầu
• Tự động cập nhật mức kỹ năng khi khóa học được hoàn thành, chứng chỉ được đạt, hoặc SOP được hoàn thành
• Đặt mức kỹ năng của một thành viên
• Định nghĩa các kỹ năng của nhóm (Cài đặt chung của Bản đồ kỹ năng)

Tài liệu tham khảo (Hướng dẫn Công việc và TWI)

• Hiệp hội Đào tạo Công nghiệp Nhật Bản "Về hiệp hội"
• Hiệp hội Đào tạo Công nghiệp Nhật Bản "TWI" các khóa học công khai
• Đào tạo TWI (Wikipedia)
• Đào tạo Trong Công nghiệp (Wikipedia tiếng Anh)
• Jim Huntzinger "The Roots of Lean: Training Within Industry — The Origin of Japanese Management and Kaizen" (Lean Enterprise Institute, tiếng Anh, PDF)