"Khóa học" là tính năng để kết hợp nhiều SOP thành một bộ "kiến thức bắt buộc phải nắm vững" để phân phối và quản lý việc tham gia khóa học. Sử dụng tính năng này khi cần "toàn bộ mọi người phải xem hết và hiểu rõ" như đào tạo nhân viên mới, đào tạo hàng năm, khởi động máy/quy trình mới. Tiến độ (mục tiêu) được tự động xác định từ bản ghi xem hiện có.

Các gói dịch vụ khả dụng

Tính năng khóa học có sẵn trong gói Core trở lên (Core / Pro / Enterprise). Đối với gói Free / Lite, khi mở tab Đào tạo sẽ xuất hiện lời mời nâng cấp lên gói cao hơn.

Việc tạo và gán khóa học có thể thực hiện bởi chủ sở hữu / quản trị viên nhóm / quản trị viên nhóm. Tham gia học tập (học) có thể thực hiện bởi tất cả người dùng được gán. Mở từ [Quản lý Đào tạo] → [Đào tạo] trên thanh bên.

Vị trí của "Đào tạo (Khóa học)" và "Phát triển (bản đồ kỹ năng)"

Quản lý đào tạo và phát triển được chia thành 2 lớp với các vai trò khác nhau.

• Đào tạo (Khóa học): "Bộ sơ đồ quy trình phải xem" để phân phối. Mục tiêu là xem và hoàn thành SOP (= tiêu thụ nội dung)
• Phát triển (bản đồ kỹ năng): "Năng lực của người đó" để đánh giá, lập kế hoạch và ghi lại. Theo dõi sự phát triển lâu dài của con người

Phân phối nội dung qua đào tạo để chạy, và hiển thị trạng thái của người qua phát triển, cách kết hợp này là hình thức cơ bản. Để biết thêm chi tiết về cách sử dụng phía phát triển, hãy xem Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách xem dấu hiệu kỹ năng.

Hai cái này không tách rời nhau. Nếu thiết lập [Kỹ năng đạt được] trong khóa học, mức độ kỹ năng của những người hoàn thành khóa học đó sẽ tự động được cập nhật (xem "Kỹ năng đạt được" dưới đây). Để tìm hiểu mối quan hệ giữa 3 lớp bao gồm chứng chỉ, hãy xem Quản lý hạn thời gian của chứng chỉ (giấy phép, chứng nhận nội bộ, khám sức khỏe).

Tạo khóa học

1. Mở thanh bên [Quản lý Đào tạo] → [Đào tạo], rồi nhấp [+ Khóa học mới].
2. Một ngăn kéo chỉnh sửa sẽ mở ra và thiết lập các mục sau theo thứ tự từ trên xuống.

Tên khóa học và mô tả

• Tên khóa học (bắt buộc): Ví dụ "Khóa học khởi động tại chỗ cho nhân viên mới"
• Mô tả: Viết một câu về đối tượng và những gì bạn muốn họ học
• Tạo bằng AI: Bạn có thể tạo các ứng cử viên cho tên khóa học và mô tả bằng một cú nhấp chuột từ nội dung của SOP được thêm

Hình thu nhỏ khóa học

Đây là hình ảnh được hiển thị trên màn hình danh sách khóa học và người tham gia. Nếu không được thiết lập, hình thu nhỏ của SOP đầu tiên trong khóa học sẽ được sử dụng tự động. Bạn cũng có thể chọn cách hoàn thiện khóa học bằng cách thêm các lớp phủ hình dạng và văn bản.

Thêm SOP

Thêm SOP để đưa vào khóa học. Có 2 cách để thêm, và đó là hệ thống hoạt động giống như bản đồ kỹ năng.

• Chọn từ thư mục: Duyệt qua cấu trúc thư mục và chọn thủ công
• Chọn từ tìm kiếm AI: Tìm kiếm bằng ngôn ngữ tự nhiên và chọn từ các ứng cử viên được AI đề xuất (truy vấn ban đầu cho khóa học "Vui lòng đề xuất các SOP hữu ích cho khóa học này" được nhập tự động)

Trên màn hình được mở bằng Chọn từ thư mục, nếu nhấn tên hoặc thẻ SOP, một bản xem trước sẽ mở để bạn kiểm tra nội dung. Đối với SOP được thêm vào khóa học, hãy đánh dấu vào ô kiểm tra ở bên trái và xác nhận bằng [Quyết định] ở góc dưới bên phải.

Bản xem trước là một cửa sổ trong màn hình, vì vậy nếu bạn đóng nó bằng × ở góc trên cùng bên phải, thông tin nhập của khóa học đang được chỉnh sửa sẽ vẫn còn. Nếu bạn quay lại màn hình trước bằng cách "quay lại" của trình duyệt, dữ liệu nhập trước khi lưu sẽ bị mất. Khi muốn xem một màn hình khác trong khi đang thiết lập, trước tiên hãy nhấp [Lưu].

Thứ tự có thể được thay đổi bằng kéo và thả. Nếu sử dụng truy cập tuần tự (được mô tả dưới đây), thứ tự này sẽ trở thành "thứ tự mở".

Cài đặt

• Truy cập tuần tự: Khi bật, SOP tiếp theo không thể mở cho đến khi hoàn thành SOP trước đó. Sử dụng khi bạn muốn học dần dần
• Xác định hoàn thành khắt khe: Khi bật, nếu có câu trả lời sai trong câu hỏi giữa chừng (trắc nghiệm), "Hoàn thành" sẽ không được xem xét và "Sai" sẽ được hiển thị. Sử dụng cho các chương trình giáo dục nơi bạn muốn đặt điều kiện hoàn thành mà không có lỗi (xác định trong một lần hoàn thành. Điều này khác với cài đặt số lần cho "Tự làm độc lập" của kỹ năng)

Bài kiểm tra xác nhận (tùy chọn)

Bạn có thể đính kèm bài kiểm tra xác nhận để đo lường sự hiểu biết của khóa học. Các câu hỏi có thể được tạo thủ công bằng [Thêm câu hỏi] hoặc bạn cũng có thể có AI tạo chúng bằng [Tạo câu hỏi bằng AI] (biểu tượng rô-bô) từ nội dung của SOP được thêm (xem "Tạo câu hỏi bằng AI" dưới đây). Nếu bạn kéo tay cầm ở phía bên trái của câu hỏi, bạn có thể thay đổi thứ tự các câu hỏi.

• Điểm đạt: Được chỉ định theo tỷ lệ phần trăm trả lời đúng (mặc định 80%)
• Khi đạt, bạn đã đáp ứng điều kiện hoàn thành khóa học toàn bộ (= tất cả SOP Hoàn thành + bài kiểm tra đạt)
• Đổi thứ tự các lựa chọn ở mỗi lượt làm: Mặc định là BẬT. Nó ngăn chặn việc nhớ và chọn vị trí câu trả lời. Nếu có các lựa chọn có ý nghĩa thứ tự như "tất cả những điều trên", hãy TẮT nó
• Có thể làm bài kiểm tra bao nhiêu lần tùy thích. Kết quả đạt/không đạt và lịch sử làm bài (các câu trả lời mỗi lần) có thể được xem từ "Phân công / tiến độ", "Phân tích khóa học", "Tab [Đào tạo] trên trang người dùng" (xem "Xem lịch sử làm bài kiểm tra xác nhận" dưới đây)

Tạo câu hỏi bằng AI

Trước tiên, hãy thêm SOP vào khóa học.

1. Nhấp [Tạo câu hỏi bằng AI] (biểu tượng rô-bô) của bài kiểm tra xác nhận
2. Xác định các điều kiện
   • Số lượng câu hỏi: Chọn từ 1 đến 20 câu hỏi (ban đầu là 4 câu hỏi)
   • Ngôn ngữ câu hỏi: Ban đầu là [Giống SOP], tạo bằng ngôn ngữ của SOP được đưa vào khóa học. Bạn cũng có thể chọn ngôn ngữ khác. Các ngôn ngữ không có trong danh sách có thể được tìm kiếm bằng cách nhập trực tiếp vào trường nhập
   • Hướng dẫn cho AI (tùy chọn, tối đa 1000 ký tự): Chỉ định những gì cần hỏi, mức độ khó và cách diễn đạt (ví dụ: Tập trung vào các vấn đề về an toàn. Bao gồm các câu hỏi khiến học sinh chọn những việc không nên làm). Khi để trống, nó được tạo từ các điểm quan trọng của SOP (thứ tự các bước, an toàn, xác minh chất lượng, ứng phó trong trường hợp bất thường)
3. Nhấp [Tạo]
4. Các câu hỏi được tạo sẽ được sắp xếp. Câu trả lời đúng được đánh dấu. Để bỏ qua một câu hỏi, hãy nhấp vào hàng để bỏ chọn (bạn có thể chọn lại tất cả bằng [Chọn tất cả])
5. Nếu đã có câu hỏi, chọn [Thêm sau ○ câu hỏi hiện có] (cài đặt ban đầu) hoặc [Thay thế ○ câu hỏi hiện có]
6. Nhấp [Đưa ○ câu hỏi được chọn vào]. Xác minh và chỉnh sửa câu hỏi đã được thêm, rồi lưu khóa học

Nếu câu hỏi không như bạn mong đợi, bạn có thể quay lại màn hình điều kiện bằng [Thay đổi điều kiện và tạo lại]. AI đọc tiêu đề, nội dung, mẹo làm việc, lưu ý chất lượng, điều quan trọng về an toàn và các câu hỏi của SOP để tạo câu hỏi. Các điều kiện được xác định (số câu hỏi, ngôn ngữ, hướng dẫn) được lưu với khóa học và trở thành giá trị ban đầu vào lần tạo tiếp theo cho khóa học đó.

Nếu bạn đóng màn hình khi đang tạo, các câu hỏi được tạo lần đó sẽ không được đưa vào. Màn hình chọn các câu hỏi được tạo sẽ không đóng ngay cả khi bạn nhấp bên ngoài.

Kỹ năng đạt được (Cập nhật tự động bản đồ kỹ năng khi hoàn thành)

Nếu bạn thiết lập "Kỹ năng đạt được" cho khóa học, mức độ kỹ năng của những người hoàn thành khóa học đó sẽ tự động được cập nhật. Không cần phải viết tay kết quả giáo dục vào bản đồ kỹ năng. Cài đặt được thực hiện trong ngăn kéo chỉnh sửa khóa học.

1. Mở [Kỹ năng đạt được] trong ngăn kéo chỉnh sửa khóa học.
2. Chọn các kỹ năng trong nhóm (kỹ năng của nhóm / kỹ năng chung của nhóm) mà khóa học này sẽ cung cấp.
3. Chỉ định cấp độ được đạt cho mỗi kỹ năng (mặc định Lv3).
4. Lưu khóa học.

Thời điểm được coi là hoàn thành là khi vượt qua bài kiểm tra đối với các khóa học có bài kiểm tra xác nhận, khi tất cả SOP trong khóa học được hoàn thành đối với các khóa học không có bài kiểm tra xác nhận. Đối với các khóa học không có bài kiểm tra xác nhận, nó được xác định khi hoàn thành SOP trong khóa học (cũng được xác định khi chính người đó mở tab [Đào tạo] (trang đầu "Thành thạo") của họ). Nếu bạn thay đổi [Kỹ năng đạt được] hoặc điều kiện hoàn thành sau đó và lưu, nó sẽ được áp dụng cho những người đã hoàn thành trước đó (nếu người đó đã xác định cấp độ cho kỹ năng của họ sau khi hoàn thành, cấp độ sẽ không thay đổi mà chỉ lại ghi lại phát triển).

Nó sẽ được áp dụng khi tất cả các điều sau được đáp ứng.

• Khóa học có "Kỹ năng đạt được" được thiết lập, và chứng chỉ có "Kỹ năng bằng chứng" được thiết lập
• Người đó thuộc một nhóm có kỹ năng đó
• Kỹ năng của người đó không được đặt thành "Ngoài phạm vi"
• Người đó không xác định mức độ kỹ năng của họ sau khi hoàn thành (được thêm, thay đổi hoặc đặt lại thành chưa đánh giá. Nhập Excel được bao gồm). Nếu đã xác định, mức độ sẽ không thay đổi mà chỉ lại ghi lại phát triển

Những người đã có cấp độ bằng hoặc cao hơn sẽ không giảm xuống (không tự động giảm xuống).

Cài đặt đánh giá tự động của toàn bộ nhóm (có sử dụng không, xác định tự động đến cấp độ, hoặc chỉ để lại bản ghi phát triển) được thực hiện tại [Phát triển] → [Cài đặt chung] → [Tự động đánh giá]. Để biết thêm chi tiết, xem Tự động cập nhật mức độ kỹ năng với hoàn thành khóa học, lấy chứng chỉ và thực tích SOP hoặc Xác định kỹ năng chung của nhóm (cài đặt chung của bản đồ kỹ năng). Bạn cũng có thể chọn cài đặt từ phía kỹ năng ([Khóa học giúp đạt được kỹ năng này]), và cài đặt từ cả hai phía sẽ có cùng liên kết.

Gán khóa học (Phân phối)

Phân phối khóa học đã tạo cho những người được nhắm mục tiêu.

1. Nhấp [Phân công / tiến độ] ở bên phải danh sách khóa học.
2. Một ngăn kéo sẽ mở ra, vì vậy hãy nhấp [+ Thêm phân công].
3. Chỉ định những điều sau và lưu.

• Đối tượng phân công: Nhóm / người dùng cá nhân (có thể chỉ định nhiều)
• Hạn chót tham gia: Một ngày dự kiến bạn muốn họ kết thúc vào. Nó được sử dụng để tô màu trong lưới tiến độ

Phạm vi phân công nhóm (toàn bộ cấp dưới / chỉ trực thuộc trực tiếp)

Khi chọn một nhóm, trạng thái sẽ chuyển đổi như sau mỗi lần nhấp (cảm giác hoạt động giống như bản đồ kỹ năng).

1. Không chọn
2. Bao gồm toàn bộ cấp dưới: Bản thân nhóm cha + tất cả các thành viên nhóm cấp dưới là đối tượng
3. Chỉ trực thuộc trực tiếp: Chỉ những thành viên trực thuộc của nhóm đó là đối tượng (không lan rộng đến các nhóm cấp dưới)

Trên chip phân công, các nhóm được chỉ định chỉ trực thuộc trực tiếp sẽ hiển thị huy hiệu xanh "Chỉ trực thuộc trực tiếp". Các nhóm được lưu với toàn bộ cấp dưới sẽ tự động theo dõi ngay cả khi cấu trúc nhóm con thay đổi sau.

Khi lưu, email thông báo "Khóa học mới đã được gán" sẽ được gửi tự động cho đối tượng được gán (khách không phải là đối tượng thông báo).

Nhắc nhở hạn chót tham gia (email tự động)

Đối với các khóa học có hạn chót tham gia được đặt, email nhắc nhở tự động sẽ được gửi đến người đảm nhiệm tại 3 thời điểm: 3 ngày trước, hôm trước và quá hạn. Không cần cài đặt bổ sung.

• 3 ngày trước, hôm trước, quá hạn (chỉ 1 lần khi quá hạn)
• Những người đã hoàn thành toàn bộ SOP trong khóa học sẽ không nhận được nhắc nhở
• Khách và người dùng đã bị vô hiệu hóa cũng không phải là đối tượng
• Đối với cùng một hạn chót, nhắc nhở ở cùng một giai đoạn chỉ được gửi một lần. Khi bạn thay đổi hạn chót, ghi lại lại được đặt lại và được gửi lại với hạn chót mới
• Phân phối được thực hiện hàng ngày tại 08:00 (JST) tại một lúc

Xem tiến độ (Tiến độ)

Sử dụng công tắc chế độ xem [Theo khóa học / Theo người / Nhóm] ở phía trên màn hình khóa học, bạn có thể xác minh tiến độ từ 2 góc độ.

Chế độ xem theo khóa học

Một lưới "người nhận nhiệm vụ × SOP trong khóa học" được hiển thị cho 1 khóa học, và mỗi ô được tô màu bằng 4 màu khác nhau.

• Xanh lục: Hoàn thành (đã hoàn thành xem. Khi BẬT chế độ nghiêm ngặt, hoàn thành mà không sai)
• Đỏ: Sai (trả lời câu hỏi sai / khi BẬT chế độ nghiêm ngặt, nếu có câu trả lời sai ngay cả khi hoàn thành, đó là màu đỏ)
• Vàng: Chưa hoàn thành (đã mở nhưng chưa hoàn thành)
• Xám: Chưa đọc (chưa mở)

Ở cuối hàng tỷ lệ hoàn thành khóa học và kết quả đạt / không đạt của bài kiểm tra xác nhận được hiển thị, cho phép bạn một cái nhìn toàn diện về "người nào bị mắc kẹt ở đâu".

Chế độ xem theo người / Nhóm

Ngược lại, bạn có thể xác minh danh sách các khóa học mà 1 người / 1 nhóm đang học tập và tiến độ của họ. Cây nhóm được hiển thị ở bên trái, và ranh giới có thể được điều chỉnh bằng cách kéo. Bạn cũng có thể xem nội dung tương tự trên trang người dùng (/dashboard/person/{uid}) tab [Đào tạo].

※ Trên thiết bị di động, các cột cố định ở bên trái và bên phải của bảng sẽ được tự động vô hiệu hóa, cho phép bạn kiểm tra tất cả các mục bằng cách cuộn ngang.

Xem lịch sử làm bài kiểm tra xác nhận

Bài kiểm tra xác nhận được ghi lại khi nào, ai đó, câu hỏi nào họ chọn được tạo chi tiết cho mỗi lần làm. Bạn có thể mở từ các vị trí sau.

• Phân tích khóa học được mở bằng [Phân tích (vấp lỗi / bài kiểm tra)] từ danh sách khóa học [Lịch sử làm bài]: Tất cả những người nhận nhiệm vụ cho khóa học đó. Nếu bạn nhấn tên người trên thẻ câu hỏi, bạn có thể mở chỉ lịch sử của người đó
• Hiển thị kết quả đạt / không đạt bài kiểm tra xác nhận của [Phân công / tiến độ]: Chỉ cho 1 người
• Chế độ xem theo người / Nhóm, tab [Đào tạo] trên trang người dùng, và thẻ "Thành thạo" của chính người tham gia [Xem lịch sử lượt làm]: Chỉ cho 1 người

Danh sách chứa ngày làm, số lần làm, số câu trả lời đúng và kết quả đạt / không đạt, và khi bạn mở hàng, bạn có thể xác minh những gì được chọn cho mỗi câu hỏi trong lần làm đó. Vì kết quả đúng/sai được xác định bởi câu trả lời đúng tại thời điểm làm, ngay cả khi bạn thay thế hoặc sắp xếp lại các câu hỏi sau đó, các lần làm trong quá khứ sẽ không xuất hiện là câu trả lời sai của một câu hỏi khác. Nếu các câu hỏi được thay đổi sau khi làm, sẽ có thông báo cảnh báo.

Lần làm trước tính năng này có thể không có câu trả lời cho mỗi câu hỏi. Trong trường hợp đó, chỉ hiển thị kết quả đạt / không đạt và số câu trả lời đúng.

Trải nghiệm ở phía người tham gia học tập

Những người dùng được gán khóa học có thể học tập ở các vị trí sau.

• Tab "Thành thạo" trên trang đầu: Các khóa học được gán cho bạn được liệt kê
  
• Tab [Đào tạo] trên trang người dùng (hồ sơ của bạn): Ngoài nội dung tương tự, bạn có thể xác minh hạn chót tham gia và tỷ lệ tiến độ
  

Trên tab "Thành thạo" và tab [Đào tạo] trên trang người dùng, bạn có thể lọc theo [Chưa hoàn thành] [Hoàn thành] [Tất cả] (ban đầu chỉ chưa hoàn thành). Thứ tự có thể được chọn từ [Hạn gần nhất trước] (thứ tự ban đầu), [Tiến độ thấp nhất trước], [Theo tên khóa học], [Hoàn thành gần đây trước], và bạn có thể tìm kiếm theo tên khóa học và tên SOP. Thẻ khóa học có thể được mở / đóng bằng cách nhấn tiêu đề, và các nút ở đầu bên phải có thể chuyển đổi giữa mở rộng / thu gọn tất cả.

Khi bạn mở từng khóa học, SOP được bao gồm sẽ được sắp xếp với hình thu nhỏ, tiêu đề và tổng quan. Luồng là mở và xem / hoàn thành SOP / lấy bài kiểm tra xác nhận. Đối với các khóa học có truy cập tuần tự BẬT, SOP tiếp theo được khóa cho đến khi SOP trước đó được hoàn thành.

Lịch sử cập nhật và lưu trữ

• Lịch sử cập nhật: Lịch sử chỉnh sửa khóa học (ai đã thay đổi gì khi nào) được tự động ghi lại. Bạn có thể xác minh từ biểu tượng ở góc trên cùng bên phải của ngăn kéo
• Lưu trữ: Bạn có thể lưu trữ các khóa học không được sử dụng nữa và ẩn chúng khỏi danh sách (dữ liệu phân công và tiến độ hiện có vẫn được lưu giữ)

Đây là những cách bạn có thể sử dụng nó

• Đào tạo nhân viên mới: Phân phối các SOP an toàn và hoạt động cơ bản mà bạn muốn xem khi vào làm việc, bảo đảm hiểu biết thông qua bài kiểm tra xác nhận
• Đào tạo làm mới hàng năm: Thúc đẩy thi lại với hạn chót và hoàn thành một bảng toàn công ty về "đã xem / hiểu rõ" cho 1 khóa học
• Khởi động máy mới / quy trình mới: Yêu cầu tất cả những người liên quan hoàn thành trước ngày chuyển đổi. Chắc chắn rằng hoàn thành mà không có lỗi với "Xác định hoàn thành khắt khe + Truy cập tuần tự"
• Định hướng ngày đầu cho thầu ngoài / nhân lực dự phòng: Thu hẹp phạm vi đích bằng cách đặt nhóm phân công thành "Chỉ trực thuộc trực tiếp", và nhập những gì cần thiết tối thiểu trước khi bắt đầu làm việc

Liên quan

• Xây dựng đào tạo nhân viên mới với 4 giai đoạn của "cách dạy công việc" (cách kết hợp khóa học, câu hỏi, phân tích công việc, bản đồ kỹ năng)
• Bản đồ kỹ năng là gì? / Cách xem dấu hiệu kỹ năng (điểm vào lớp phát triển)
• Đặt kế hoạch phát triển kỹ năng (giai đoạn, người chịu trách nhiệm)
• Cách sử dụng bản đồ kỹ năng trong hoạt động