Bây giờ bạn có thể tự động thêm các liên kết để mở trực tiếp các bước SOP tương ứng vào các mục của danh sách kiểm tra, tiêu chuẩn thao tác và các tài liệu hiện có của bạn. Dive tìm những mục nào tương ứng với những bước nào.

Cho đến nay, các tài liệu hiện có của bạn và các SOP của Dive là những thứ riêng biệt. Khi nhân viên trên sàn nhìn vào một mục trong tài liệu hiện có của bạn và tự hỏi "chúng ta làm cái này như thế nào?", họ phải mở Dive và tìm kiếm lại SOP - và thường kết thúc bằng cách hỏi một đồng nghiệp gần đó. Nhiều đội muốn chèn các liên kết Dive vào các quy trình hiện có của họ, nhưng làm điều này theo cách thủ công yêu cầu tìm URL cho từng mục và dán nó, điều này tốn thời gian. Với tính năng này, Dive xử lý việc khớp và chèn. Các mục trong các tài liệu mà đội của bạn đã sử dụng trở thành những điểm vào trực tiếp để truy cập các SOP video.

Các định dạng được hỗ trợ

Excel — .xlsx / .xlsm
Word — .docx / .docm
PowerPoint — .pptx / .pptm
PDF — .pdf

Các định dạng cũ (.doc, .xls, .ppt) không được hỗ trợ. Mặc dù có thể đọc chúng làm tài liệu tham khảo để phân tích AI, chúng tôi không thể thêm liên kết vào chúng vì cần phải giữ nguyên định dạng tệp gốc.

Văn bản, bố cục và định dạng của bạn vẫn giống hệt nhau

Chỉ có thông tin liên kết được thêm; nội dung của tài liệu của bạn không được thay đổi. Vì định dạng vẫn giữ nguyên, nên các tài liệu trong môi trường yêu cầu kiểm soát tài liệu chính thức rất dễ xử lý. Văn bản có liên kết xuất hiện bằng màu xanh với gạch chân để người nhận biết rằng họ có thể nhấp vào (ngoại trừ trong PDF).

Excel — Các siêu liên kết được đặt trong các ô khớp. Đường viền, tô màu, căn chỉnh và định dạng số giữ các cài đặt gốc; giá trị ô, công thức, kích thước hàng và cột, hình dạng và hộp kiểm vẫn không thay đổi.
Word / PowerPoint — Văn bản trong các đoạn khớp trở thành liên kết. Định dạng đoạn, vị trí và kích thước hình dạng cũng như kích thước phông chữ không thay đổi.
PDF — Các vùng liên kết được thêm vào trang. Nội dung của trang không được chạm vào, vì vậy giao diện vẫn giữ nguyên (liên kết không nhìn thấy được).

Bạn có thể kiểm tra nơi các liên kết sẽ được đặt trước khi xuất

Khi bạn nhấp vào "Thêm liên kết Dive", trước tiên bạn sẽ thấy danh sách hiển thị những bước nào khớp với những vị trí nào trong tệp của bạn. Tệp được xuất chỉ sau khi bạn xác nhận.

Các kết quả khớp được hiển thị trong ba danh mục: "Khớp hoàn toàn", "Khớp một phần" hoặc ước tính.
Bạn có thể thấy song song nơi liên kết sẽ được đặt và văn bản được viết ở đó.
Đối với PDF, hình ảnh trang được hiển thị song song và nhấp vào một hàng sẽ chuyển đến vị trí khớp.
Nếu một kết quả khớp không có ý định, bạn có thể bỏ dấu kiểm để loại trừ chỉ bước đó.

Hai cách để nhận tệp đã xuất

"Tải xuống" — nhận tệp ngay. Sử dụng cách này khi bạn muốn phân phối nó bên ngoài Dive.
"Thay thế tệp liên quan trong Dive" — lưu nó vào Dive và thay thế các tệp liên quan bằng phiên bản có liên kết.

Ngay cả sau khi thay thế, tệp gốc trước khi các liên kết được thêm sẽ được giữ lại và lần tới nó sẽ luôn được tạo mới từ tệp gốc. Các liên kết không bao giờ được thêm hai lần.

Một nhắc nhở xuất hiện khi bạn thực hiện thay đổi

Các liên kết được chèn trỏ đến các số bước. Nếu bạn thay đổi tên bước hoặc sắp xếp lại các bước sau khi thêm liên kết, một nhắc nhở nói rằng "Tệp đã xuất kèm liên kết sẽ trở nên lỗi thời" xuất hiện khi bạn xuất bản. Nếu tên bước và thứ tự không thay đổi trong bản sửa đổi của bạn, nhắc nhở sẽ không xuất hiện và các tệp đã xuất trước đó có thể vẫn được sử dụng như cũ.

Điều khoản sử dụng

Xuất có sẵn cho các Gói Pro và Enterprise.
Chỉ những người dùng có thể chỉnh sửa SOP từ trình duyệt PC mới thực hiện điều này. Bạn cần quyền người dùng để "Tải xuống tệp đính kèm".
Điều này chỉ áp dụng cho các tệp được liên kết làm tệp liên quan. Các tệp bên ngoài được đăng ký dưới dạng URL và các PDF được bảo vệ (mã hóa) (bao gồm cả những tệp chỉ có hạn chế in, chỉnh sửa hoặc sao chép) không được hỗ trợ.
URL được nhúng yêu cầu đăng nhập vào Dive. Chúng được hiển thị chỉ cho những người dùng đã đăng nhập và có quyền xem thư mục.

Để biết hướng dẫn chi tiết, hãy xem Tự động thêm các liên kết bước vào Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện có.

Về khớp tên bước

Chúng tôi tiếp tục cải thiện khớp tên bước. Khi cách nói hoặc kết thúc câu khác nhau (ví dụ: "sửa chứng cụ" so với "để sửa chứng cụ"), chúng hiện được coi là văn bản khác nhau và không khớp. Nếu bạn nhận thấy những ví dụ mà các kết quả khớp hoạt động tốt hoặc nơi chúng được đặt không mong muốn, vui lòng cho đội hỗ trợ của chúng tôi biết. Chúng tôi sử dụng phản hồi này để cải thiện.

Ảnh hưởng đến việc sử dụng hiện có

Tính năng này chỉ hoạt động khi bạn chạy nó. Các SOP đã tạo, tệp liên quan và các tệp bạn đã xuất không bị ảnh hưởng.

Thông tin liên quan

Cảm ơn bạn đã sử dụng Dive.

Về khớp tên bước

Ảnh hưởng đến việc sử dụng hiện có

Thông tin liên quan

Bài viết liên quan