Đây là tính năng cho phép bạn nhập các tệp hiện có từ Teams, SharePoint và OneDrive trực tiếp dưới dạng tài liệu trong Dive mà không cần tải xuống máy tính. Sau khi nhập, bạn có thể sử dụng chúng giống hệt như các tài liệu tải lên từ máy tính của bạn: phân tích AI, tạo SOP và liên kết với các tệp liên quan.
Nhập và kết nối có sẵn với các gói Lite, Core, Pro và Enterprise. Chỉ những người dùng có quyền Người tạo hoặc cao hơn mới có thể kết nối. Sử dụng trình duyệt PC.
Những gì bạn có thể làm bằng Nhập
Khi bạn chọn tệp từ Teams, SharePoint hoặc OneDrive bằng trình chọn tệp của Microsoft, tệp đó được đăng ký dưới dạng tài liệu trong Dive. Bạn có thể nhập bất kỳ định dạng tệp nào mà Dive hỗ trợ để tải lên. Điều này bao gồm video, hình ảnh, PDF và các loại tệp khác, với các giới hạn định dạng, kích thước và độ dài giống như tải lên từ máy tính của bạn.
Đối với video, máy chủ Dive nhận tệp trực tiếp từ Microsoft 365. Nội dung tệp không đi qua trình duyệt của bạn, vì vậy nó không tiêu tốn băng thông cục bộ của bạn. Thay vì tải xuống video 5GB và tải lại (sử dụng 10GB băng thông), không cần bước thêm này.
Những gì đi vào Dive là bản sao vào thời điểm nhập. Bản gốc vẫn nằm trong Microsoft 365 và Dive không ghi đè bản gốc (trừ khi bạn thêm liên kết hướng dẫn, được mô tả sau).
Kết nối Microsoft 365
Mỗi người dùng phải kết nối một lần cho mỗi thiết bị họ sử dụng. Nếu chủ sở hữu kết nối, nó không chuyển sang người khác. Mọi người sử dụng nhập phải tự kết nối một lần.
- Mở menu người dùng ở góc trên cùng bên phải và nhấp vào "Tích hợp dịch vụ bên ngoài"
- Trong phần "Tích hợp với tệp trong Microsoft 365", nhấp vào "Kết nối Microsoft 365"
- Màn hình đăng nhập Microsoft mở. Đăng nhập bằng tài khoản công việc hoặc trường học của bạn
- Khi màn hình xác nhận quyền truy cập xuất hiện, hãy xem xét nội dung và chấp thuận
- Quay lại màn hình gốc. Nếu nó hiển thị "Đã kết nối", bạn đã hoàn thành
Ngay sau khi kết nối, "Còn 1 bước" có thể xuất hiện. Điều này có nghĩa là bạn chưa cấp quyền duyệt tệp SharePoint hoặc OneDrive. Nhấp vào "Cho phép duyệt tệp" trên màn hình để hoàn thành. Sau đó, bạn sẽ không thấy hộp thoại xác nhận quyền trong quá trình chỉnh sửa SOP.
Không cần phải khớp với tài khoản đăng nhập Dive của bạn
Tài khoản Microsoft bạn sử dụng để kết nối không cần phải giống với tài khoản đăng nhập Dive của bạn. Dive chỉ có thể truy cập các tệp mà bạn, người dùng đã đăng nhập, đã có quyền truy cập. Dive sẽ không truy cập bất kỳ tệp nào bạn không có quyền.
Tài khoản Microsoft cá nhân không được hỗ trợ. Sử dụng tài khoản công việc hoặc trường học (OneDrive for Business / SharePoint).
Phạm vi quyền được yêu cầu khi Kết nối
Chúng tôi chỉ yêu cầu quyền chỉ đọc khi kết nối. Quyền ghi vào tệp gốc được yêu cầu riêng khi bạn chạy "Thêm liên kết hướng dẫn vào tệp gốc" (được mô tả sau). Nếu bạn không sử dụng ghi lại, Dive sẽ không bao giờ có quyền ghi.
Nhập tệp
- Mở "Tài liệu" trong thanh bên
- Chọn tab loại bạn muốn nhập (Video / Hình ảnh / PDF / Khác)
- Nhấp vào "Teams / SharePoint" trên thẻ thêm tài liệu
- Trình chọn tệp Microsoft mở. Chọn các tệp bạn muốn nhập (bạn có thể chọn nhiều cùng một lúc)
- Nhấp vào "Mở". Màn hình xác nhận giống như tải lên từ máy tính của bạn sẽ xuất hiện (tùy chọn xử lý AI, phạm vi chia sẻ, v.v.)
- Xem xét nội dung và chạy nó. Nhập bắt đầu
Bạn chỉ có thể chọn các loại tệp phù hợp với tab mở. Tab video chỉ hiển thị các tệp video. Tab "Khác" không lọc theo loại.
Thời gian nhập
Đối với video, máy chủ Dive nhận tệp, vì vậy nhập tiếp tục ngay cả khi bạn đóng trình duyệt. Tiến trình xuất hiện trong danh sách tài liệu. Đối với tệp không phải video, chúng đi qua trình duyệt của bạn, vì vậy hãy giữ màn hình Dive mở cho đến khi hoàn thành.
Các tài liệu được nhập tính vào giới hạn tải lên hàng ngày của bạn. Không có giới hạn riêng cho lần nhập Microsoft 365.
Khi Bản gốc được Cập nhật Sau Nhập
Các tệp được nhập từ Microsoft 365 có một hiệu có biểu thị nguồn. Khi bạn chọn một tài liệu, Dive kiểm tra trạng thái của bản gốc. Nếu bản gốc đã được cập nhật sau khi nhập, hiệu đó sẽ thay đổi thành biểu tượng cảnh báo.
Nhấp vào biểu tượng cảnh báo để nhập nội dung mới nhất dưới dạng tài liệu khác. Các tài liệu được nhập trước đó vẫn còn, vì vậy các SOP được tạo với phiên bản cũ không bị phá vỡ.
[Hình ảnh: Hiệu cho biết tài liệu gốc đã được cập nhật]
Kiểm tra bản gốc chỉ xảy ra khi bạn chọn một tài liệu, không phải khi bạn mở danh sách. Nếu bạn chưa kết nối, bản gốc đã bị xóa hoặc bạn thiếu quyền, hiệu không thay đổi.
Thêm liên kết hướng dẫn vào tệp gốc
Các tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF được nhập từ Microsoft 365 có thể được chọn làm đích xuất ra cho tự động thêm liên kết hướng dẫn vào tệp Excel, Word, PowerPoint và PDF hiện có — tệp ở vị trí gốc của nó. Mà không cần tải xuống và phân phối lại, bất cứ ai mở bảng kiểm tra trên SharePoint đều có thể nhảy trực tiếp đến SOP.
- Trong màn hình chỉnh sửa SOP, hãy mở tab "Thông tin cơ bản" và mở bảng điều khiển "Tệp liên quan"
- Nhấp vào "Thêm liên kết Dive" trong hàng cho tệp đích
- Xem xét kết quả đối chiếu và bỏ đánh dấu bất kỳ SOP nào bạn không muốn thêm
- Nhấp vào "Thêm vào tệp Microsoft 365"
Lần đầu tiên bạn chạy điều này, màn hình yêu cầu quyền ghi vào Microsoft 365. Sau khi bạn chấp thuận, nó sẽ không xuất hiện nữa.
Tính năng này có sẵn với các gói Pro và Enterprise. Các định dạng được hỗ trợ là Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm) và PDF (.pdf). Video và hình ảnh không được hỗ trợ.
Không thể cập nhật khi tệp gốc đang được chỉnh sửa
Nếu tệp đích đang mở trong Excel, Word, PowerPoint hoặc SharePoint, bạn không thể cập nhật nó. Đóng nó lại, chờ một chút và thử lại. Nếu nó được thanh tra, bạn phải kiểm tra nó trước.
Ngoài ra, nếu bản gốc đã thay đổi kể từ lần Dive cuối cùng nhìn thấy nó, chúng tôi sẽ không cập nhật. Điều này ngăn chặn ghi đè các chỉnh sửa của những người khác.
Ngắt kết nối
Mở menu người dùng ở góc trên cùng bên phải → "Tích hợp dịch vụ bên ngoài" và nhấp vào "Ngắt kết nối". Thông tin kết nối trên thiết bị bị xóa và trạng thái trở về chưa kết nối. Các tài liệu được nhập vẫn còn.
Nếu bạn sử dụng máy tính được chia sẻ, hãy ngắt kết nối khi hoàn thành. Thông tin kết nối cũng bị xóa khi bạn đăng xuất khỏi Dive.
Vô hiệu hóa tích hợp cho toàn bộ Nhóm
Trong cài đặt nhóm, tab "Tích hợp" có cài đặt cho "Sử dụng tích hợp với tệp trong Microsoft 365 cho nhóm này". Bỏ đánh dấu nó ngăn chặn bất kỳ kết nối hoặc nhập nào trên nhóm đó. Mặc định là "Dùng".
Chỉ những chủ sở hữu gói Enterprise mới có thể thay đổi cài đặt này. Các gói khác vẫn ở mặc định "Dùng".
Khắc phục sự cố
Nhấn "Teams / SharePoint" hiển thị Nhắc nhỏ Kết nối
Thiết bị chưa kết nối. Nhấp vào "Tới cài đặt tích hợp" trên màn hình để kết nối. Nếu bạn có chỉnh sửa chưa lưu, hãy lưu trước khi di chuyển.
Cố gắng Kết nối hiển thị "Bạn không thể phê duyệt điều này"
Microsoft 365 của bạn được cấu hình để yêu cầu phê duyệt của quản trị viên để sử dụng ứng dụng. Yêu cầu bộ phận CNTT của bạn phê duyệt Dive (Nhà xuất bản: EPISOTECH LTD.). Chúng tôi có thể cung cấp hướng dẫn phê duyệt. Vui lòng liên hệ.
Hiển thị "Bị chặn bởi Chính sách Microsoft 365"
Các chính sách Microsoft 365, chẳng hạn như truy cập có điều kiện, đang chặn kết nối. Kiểm tra với bộ phận CNTT của bạn.
Hiển thị "Tích hợp không được phép trong Cài đặt Nhóm"
Tích hợp bị vô hiệu hóa trong cài đặt nhóm, trên tab "Tích hợp". Chủ sở hữu gói Enterprise có thể thay đổi nó. Nếu điều này xuất hiện trên các gói khác, không thể thay đổi cài đặt, vui lòng liên hệ chúng tôi.
Hiển thị "Không có sẵn trên Gói hiện tại của bạn"
Tích hợp không có sẵn trên gói Free. Nó có sẵn trên các gói Lite và cao hơn.