Tư liệu đã tải lên (video, hình ảnh, PDF, URL, mô hình 3D, Excel, v.v.) ban đầu chỉ có người tải lên mới có thể xem trong danh sách tư liệu. Khi mở rộng phạm vi chia sẻ, tư liệu cũng sẽ hiển thị trong danh sách tư liệu của các thành viên khác trong cùng nhóm, cho phép họ xem tư liệu, tạo SOP và sử dụng để phân tích công việc.
Để mở rộng phạm vi chia sẻ từ "chỉ mình tôi", bạn cần gói Lite hoặc cao hơn. Với gói Free, chỉ tư liệu bạn tải lên mới được hiển thị.
3 phạm vi chia sẻ
Với mỗi tư liệu, bạn có thể chọn từ 3 tùy chọn sau.
- Chỉ mình tôi: Chỉ người tải lên mới có thể xem trong danh sách tư liệu (mặc định)
- Chia sẻ nhóm: Các thành viên của nhóm mà bạn thuộc về và các nhóm con dưới đó có thể xem
- Chia sẻ toàn nhóm: Tất cả thành viên của nhóm có thể xem
Chỉ người tải lên tư liệu mới có thể thay đổi phạm vi chia sẻ. Tư liệu được chia sẻ từ các thành viên khác sẽ không hiển thị tùy chọn thay đổi phạm vi chia sẻ.
Thay đổi phạm vi chia sẻ
Thay đổi từng cái một
- Từ [SOP / Tư liệu] trên thanh bên, mở [Tư liệu]
- Sử dụng các thẻ ở trên cùng của màn hình (Video / Hình ảnh / PDF / URL / Mô hình 3D / Excel, v.v., Khác) để chọn loại tư liệu bạn muốn
- Nhấp vào tư liệu bạn muốn thay đổi để mở màn hình xem trước (Pratinjau)
- Từ menu thả xuống ở dưới cùng bên trái, chọn [Chỉ mình tôi] / [Chia sẻ với Nhóm] / [Chia sẻ với toàn Nhóm]
Thay đổi được áp dụng ngay lập tức, và một thông báo như "Đã chia sẻ với toàn bộ nhóm" sẽ xuất hiện ở trên cùng của màn hình. Bạn không cần nhấp nút lưu.
Thay đổi hàng loạt
- Trong danh sách tư liệu, nhấp vào [Chế độ chọn hàng loạt] để bật nó
- Nhấp vào các tư liệu bạn muốn thay đổi phạm vi chia sẻ để chọn chúng
- Từ [Cài đặt chia sẻ] trên thanh ở dưới cùng của màn hình, chọn [Chỉ mình tôi] / [Chia sẻ nhóm] / [Chia sẻ nhóm]
Chỉ tư liệu bạn tải lên mới có thể thay đổi hàng loạt. Ngay cả khi tư liệu được chia sẻ từ các thành viên khác được bao gồm trong lựa chọn của bạn, phạm vi chia sẻ của chúng sẽ không thay đổi.
Quyết định phạm vi chia sẻ trước khi tải lên
Bên dưới thẻ thêm mới ở trên cùng bên trái của danh sách tư liệu, có menu thả xuống cho phạm vi chia sẻ. Nếu bạn chọn [Chia sẻ nhóm] hoặc [Chia sẻ nhóm] ở đây, các tư liệu bạn tải lên sau đó sẽ được đăng ký với phạm vi chia sẻ đó từ đầu. Bạn không cần thay đổi từng cái một mỗi lần.
Cài đặt này được lưu trong trình duyệt bạn đang sử dụng. Nó không được chuyển sang máy tính hoặc trình duyệt khác. Phạm vi chia sẻ của tư liệu đã tải lên không sẽ thay đổi.
Khi tải lên trực tiếp từ kính thông minh (DiveGlass), bạn có thể thực hiện cài đặt tương tự từ [Cài đặt] trên kính với [Phạm vi chia sẻ của tài liệu đã tải lên].
Cách hiển thị tư liệu được chia sẻ
Tư liệu với phạm vi chia sẻ được mở rộng sẽ hiển thị cùng với danh sách tư liệu của thành viên đích. Ở góc trên cùng bên phải của thẻ tư liệu, các huy hiệu sau được hiển thị.
- Đang chia sẻ với Nhóm / Đang chia sẻ với Nhóm: Tư liệu bạn tải lên và đang chia sẻ
- Chia sẻ nhóm / Chia sẻ nhóm: Tư liệu được hiển thị từ chia sẻ của các thành viên khác
Đối với tư liệu được chia sẻ từ các thành viên khác, tên thành viên chia sẻ sẽ được hiển thị ở dưới cùng bên trái của màn hình xem trước. Bạn không thể thay đổi hoặc xóa phạm vi chia sẻ. Nếu bạn cần xóa, vui lòng yêu cầu thành viên chia sẻ thực hiện (chủ sở hữu và quản trị viên nhóm chỉ có thể xóa).
Nếu các thay đổi đối với phạm vi chia sẻ hoặc xóa không được phản ánh ngay trong danh sách của người khác, bạn có thể nhấp nút làm mới trong danh sách tư liệu để tải lại trạng thái mới nhất.
Câu hỏi thường gặp
Câu hỏi: Nếu tôi thay đổi phạm vi chia sẻ thành "chỉ mình tôi", tôi sẽ không thể xem SOP được tạo bằng tư liệu đó nữa phải không?
A. Không. Ai có thể xem SOP được xác định bởi giới hạn truy cập của thư mục và độc lập với phạm vi chia sẻ của tư liệu. Ngay cả khi bạn thay đổi tư liệu thành "chỉ mình tôi", bạn vẫn có thể xem các SOP đã phát hành như trước đây.
Câu hỏi: Tôi chọn [Chia sẻ với Nhóm] nhưng các thành viên khác không thể nhìn thấy nó.
A. Chia sẻ nhóm áp dụng cho nhóm mà bạn thuộc về và các nhóm con của nó. Nếu bạn chưa thuộc nhóm nào, không có nơi chia sẻ, vì vậy các thành viên khác sẽ không thể nhìn thấy nó. Vui lòng kiểm tra cài đặt nhóm trong quản lý nhóm. Nếu chưa tạo nhóm nào trong nhóm của bạn, một thông báo sẽ xuất hiện khi bạn cố gắng chọn chia sẻ nhóm, và bạn sẽ không thể chọn nó.
Câu hỏi: Tôi có thể tạo SOP từ tư liệu được chia sẻ không?
A. Có, bạn có thể. Tư liệu được chia sẻ có thể được sử dụng để tạo SOP và phân tích công việc giống như tư liệu bạn tải lên.
Câu hỏi: Nếu tôi tạo phân tích công việc từ tư liệu, phạm vi chia sẻ sẽ như thế nào?
A. Phạm vi chia sẻ của tư liệu tại thời điểm bạn tạo phân tích công việc mới được kế thừa làm giá trị ban đầu cho phạm vi chia sẻ của phân tích. Sau đó, bạn có thể thay đổi nó độc lập trên phía phân tích. Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Chia sẻ kết quả phân tích công việc với nhóm / nhóm (cài đặt phạm vi chia sẻ).
Câu hỏi: Tôi có thể hiển thị tư liệu thực tế cho những người bên ngoài không?
A. Không có chức năng để xuất bản tư liệu riêng lẻ công khai bên ngoài. Nếu bạn muốn hiển thị cho bên ngoài, vui lòng tạo SOP và sử dụng URL chia sẻ bên ngoài hoặc mời khách. Để biết cách sử dụng khác nhau tùy theo mục đích, vui lòng xem Tôi muốn chia sẻ tài liệu video đã tải lên.