Chúng tôi đã đánh giá lại đáng kể quy trình phê duyệt phê duyệt việc phát hành và sửa đổi các SOP. Đồng thời, Dive hiện có thể biết SOP được viết bằng ngôn ngữ nào, và dịch thuật cũng như đọc to giờ đây hoạt động dựa trên ngôn ngữ đó.

① Quy trình phê duyệt đã được đánh giá lại đáng kể

Trước đây, quy trình phê duyệt chỉ là một quy trình trên mỗi nhóm, và những người phê duyệt được chọn từ các quản trị viên của nhóm đó và những nhóm ở cấp cao hơn. Những người phê duyệt từ các bộ phận ngang hàng như đảm bảo chất lượng và quản lý an toàn không thể được chỉ định, và điểm đến phê duyệt không thể thay đổi dựa trên nội dung của sửa đổi. Chúng tôi đã thực hiện những cải tiến sau đây. Quy trình phê duyệt là một tính năng cho các gói Pro trở lên.

● Giờ đây có thể thiết lập các quy trình phê duyệt chung toàn công ty

Có thể tạo nhiều quy trình cho các mục đích khác nhau, và một quy trình được chọn khi xuất bản một SOP. Các nhóm không có bất kỳ cấu hình nhóm nào cũng giờ đây có thể sử dụng quy trình phê duyệt.

Các cài đặt được đặt tại biểu tượng quản lý người dùng trong thanh bên. Chọn "Toàn công ty (Nhóm)" trong thanh mục tiêu ở trên cùng và nhấp vào [Quy trình phê duyệt] cho một quy trình chung toàn công ty, hoặc chọn một nhóm và nhấp để thiết lập một quy trình cho nhóm đó.

• Quy trình phê duyệt chung toàn công ty… Được tạo bởi chủ sở hữu và quản trị viên nhóm, và có thể được chọn bởi mọi người trong nhóm
• Quy trình phê duyệt nhóm… Được tạo bởi quản trị viên nhóm trở lên của nhóm đó, và có thể được chọn bởi các thành viên của nhóm đó

● Giờ đây có thể chỉ định những người phê duyệt theo "vai trò", chẳng hạn như chức danh công việc hoặc chứng chỉ

Trước đây, các cá nhân được chỉ định trực tiếp, nhưng giờ đây bạn có thể đặt "vai trò nào nên phê duyệt" cho mỗi bước. Người phê duyệt thực tế được xác định bởi người khởi tạo và trạng thái trực thuộc cũng như chứng chỉ của họ tại thời điểm đó.

• Cấp trên tính từ người khởi tạo … Dựa trên trực thuộc nhóm của người khởi tạo, chỉ định quản trị viên của nhóm đó / cao hơn một cấp / cao hơn hai cấp / cao hơn ba cấp. Một quy trình có thể được sử dụng lại trên tất cả các bộ phận
• Quản trị viên Nhóm … Chỉ định người có quyền quản trị trong một nhóm cụ thể. Sử dụng điều này khi chỉ định các bộ phận ngang hàng chẳng hạn như những người quản lý an toàn hoặc đảm bảo chất lượng
• Quản trị viên trong Nhóm … Chỉ định người có quyền hạn mục tiêu trên toàn bộ nhóm, bất kể nhóm nào
• Một cá nhân cụ thể … Chỉ định trực tiếp một cá nhân (phương pháp chỉ định như trước đây)
• Người có chứng chỉ … Chỉ định người sở hữu hợp lệ chứng chỉ đó. Những người có chứng chỉ đã hết hạn sẽ tự động bị loại khỏi danh sách ứng cử

Khi có nhiều điều kiện được xếp hàng trong một bước duy nhất, bất kỳ ai đáp ứng bất kỳ điều kiện nào trở thành ứng cử viên (chẳng hạn: giám sát trực tiếp hoặc người sở hữu chứng chỉ tiêu chuẩn chất lượng). Các bước có thể được gắn nhãn bằng các tên như "giám sát trực tiếp" hoặc "người quản lý an toàn."

Để làm rõ ai sẽ được phê duyệt khi được viết theo vai trò, chúng tôi đã thêm [Kiểm tra sẽ đi tới ai] trên màn hình chỉnh sửa. Nếu bạn tạm thời chọn người khởi tạo, người phê duyệt tại thời điểm đó sẽ được hiển thị.

Trong [Cài đặt nâng cao] cho mỗi bước, bạn có thể phân biệt giữa phê duyệt và xem lại, điều kiện chuyển tiếp (chọn một khi khởi tạo / bất kỳ một người nào / mọi người), và xem lại không phê duyệt. Nếu không mở, nó mặc định là phương pháp cấu hình trước đây chỉ đơn giản là liệt kê những người phê duyệt theo thứ tự.

● Tại thời điểm xuất bản, giờ đây bạn có thể chọn quy trình phê duyệt và lý do sửa đổi

Trước đây, quy trình phê duyệt cho nhóm trực thuộc được áp dụng tự động, nhưng giờ đây bạn chọn quy trình phê duyệt trên màn hình xuất bản và xác nhận người phê duyệt tại thời điểm đó.

• Đối với bước "Chọn một người khi khởi tạo", bạn chỉ định người phê duyệt thực tế từ các ứng cử viên
• Nếu bạn thuộc nhiều nhóm, bạn chọn "Lấy nhóm trực thuộc nào làm chuẩn?" Người phê duyệt chẳng hạn như "giám sát trực tiếp" được xác định dựa trên trực thuộc bạn chọn ở đây
• Nếu có một bước mà người phê duyệt không thể được xác định, hệ thống sẽ hiển thị bước nào và không bắt đầu yêu cầu
• Nếu có một người phê duyệt không thể xem thư mục đích, hệ thống sẽ thông báo cho bạn

Đăng ký lý do sửa đổi như "các thay đổi liên quan đến chất gây dị ứng" hoặc "sửa chính tả", và gán quy trình phê duyệt cho mỗi quy trình. Sau đó, khi bạn chọn lý do đó tại thời điểm xuất bản, quy trình phê duyệt tương ứng sẽ được tự động chọn. Cũng có thể đặt mặc định toàn công ty và mặc định dành riêng cho nhóm.

Ngoài ra, khi bạn bắt đầu một yêu cầu, người phê duyệt và chi tiết bước tại thời điểm đó sẽ được giữ lại ở phía yêu cầu. Ngay cả khi bạn chỉnh sửa quy trình phê duyệt sau đó, các yêu cầu đang chạy sẽ không bị ảnh hưởng.

● Giờ đây bạn có thể chỉ định vị trí tiếp tục sau khi bị từ chối và rút lại yêu cầu

Trước đây, khi bạn sửa một SOP bị từ chối và gửi lại, bạn phải bắt đầu lại từ bước đầu tiên. Với bản phát hành này, người từ chối có thể chọn "Làm lại từ đầu" hoặc "Có thể tiếp tục từ bước của tôi (khi sửa nhỏ)." Mặc định là "Làm lại từ đầu."

Ngoài ra, người khởi tạo giờ đây có thể rút lại yêu cầu mà việc phê duyệt không tiến hành vì người phê duyệt đã từ chức hoặc bị vô hiệu hóa, khôi phục lại bản nháp. Điều này được thực hiện từ [Rút lại] bên cạnh hiển thị "Đang trong luồng phê duyệt" ở đầu SOP. Hồ sơ rút lại được giữ trong lịch sử sửa đổi.

● Chủ sở hữu giờ đây có thể định cấu hình cài đặt phê duyệt

Nội dung của quy trình phê duyệt (ai phê duyệt) được đặt bởi người quản lý hoạt động trong quản lý người dùng, và những gì được phê duyệt giờ đây được quyết định bởi chủ sở hữu. Chúng tôi đã thêm "Cài đặt phê duyệt" vào tab [Bảo mật] trong Cài đặt bảo mật.

• Khi những người phê duyệt được chỉ định theo chứng chỉ, ngày hết hạn sẽ được xác nhận lại tại thời điểm phê duyệt (mặc định: bật)
• Cho phép chính người khởi tạo cũng làm người phê duyệt (mặc định: tắt)
• Cho phép xuất bản không cần phê duyệt (mặc định: tắt)
• Cho phép dựng quy trình phê duyệt ngay tại chỗ khi xuất bản (mặc định: tắt)
• Cho phép tiếp tục từ bước của người từ chối sau khi bị từ chối (mặc định: bật)
• Bắt buộc chọn lý do sửa đổi khi xuất bản (mặc định: tắt)

Với cài đặt xác nhận tính hợp lệ của chứng chỉ tại thời điểm phê duyệt, không có hồ sơ phê duyệt nào của người có chứng chỉ hết hạn sẽ được giữ lại. Nếu không ai có thể phê duyệt do hết hạn, hệ thống sẽ tự động gán lại cho một người hợp lệ với cùng điều kiện (vai trò).

● Tác động đến các cài đặt hiện có

Các quy trình phê duyệt được định cấu hình trước đây cho các nhóm được kế thừa dưới dạng "quy trình phê duyệt cho nhóm đó." Những người phê duyệt, thứ tự bước và luồng phê duyệt vẫn không thay đổi. Những gì thay đổi là nơi bạn chỉnh sửa chúng: thay vì [Cài đặt quy trình phê duyệt] trong menu [...] của nhóm, hãy chỉnh sửa từ [Quy trình phê duyệt] trong thanh mục tiêu trong quản lý người dùng.

② Giờ đây bạn có thể đặt "Ngôn ngữ bản gốc" cho các SOP

Trước đây, Dive không theo dõi SOP được viết bằng ngôn ngữ nào. Vì lý do này, nếu các SOP được tạo bằng các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Nhật được đọc to mà không dịch, âm thanh có thể không được tạo chính xác (gần như im lặng trong tiếng Việt và tiếng Indonesia, hoặc nghe giống như tiếng Nhật ở dạng romanized trong tiếng Bồ Đào Nha, v.v.).

Giờ đây mỗi SOP có một ngôn ngữ gốc, và dịch thuật cũng như đọc to dựa trên ngôn ngữ đó. Tính năng đọc to cho một SOP không thay đổi dựa trên cài đặt ngôn ngữ được hiển thị trên màn hình của người xem.

● Đặt cho mỗi SOP

Mở [Thông tin cơ bản] trên màn hình chỉnh sửa SOP và chọn ngôn ngữ trong "Ngôn ngữ bản gốc" dưới "Cài đặt phát & hiển thị." Đây không phải là nơi dịch thuật được thực hiện, nhưng nơi bạn chỉ định ngôn ngữ được sử dụng làm tiêu chuẩn cho dịch thuật và đọc to.

● Quyết định mặc định cho các SOP bạn tạo từ nay

Nếu toàn bộ nhóm tại một địa điểm nước ngoài tạo các SOP bằng ngôn ngữ địa phương, bạn có thể đặt mặc định trong từ điển [Từ điển thuật ngữ chuyên môn] dưới "Ngôn ngữ của các SOP tạo từ nay" (người quản lý nhóm trở lên). Điều này không ảnh hưởng đến các SOP đã được tạo.

Ngôn ngữ gốc cho các SOP mới được tạo sẽ tự động được xác định theo thứ tự sau: ngôn ngữ được chỉ định trong phân tích AI của vật liệu → mặc định nhóm → ngôn ngữ được hiển thị trên màn hình của người tạo. Các SOP hiện tại được coi là tiếng Nhật, vì vậy hành vi giống như trước. Nếu có các SOP được tạo bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Nhật, vui lòng kiểm tra các cài đặt ở trên.

③ Các ô trống trong Từ điển thuật ngữ chuyên môn giờ đây có thể được điền bằng dịch máy

Từ điển thuật ngữ chuyên môn là một bảng nơi các bản dịch cho mỗi ngôn ngữ được đăng ký cho mỗi thuật ngữ. Vì có rất nhiều ngôn ngữ, việc điền các ô trống từng cái một là công việc tốn thời gian.

Từ [Dịch ô trống], giờ đây bạn có thể tập hợp điền các ô trống bằng dịch máy. Phạm vi có thể được chọn từ "ngôn ngữ hiện được hiển thị," "tất cả ngôn ngữ," hoặc "Chọn ngôn ngữ." Nếu có nhiều mục, bạn có thể dừng giữa chừng, và các kết quả cho đến nay sẽ được giữ lại.

Kết quả dịch chỉ được nhập vào bảng đang được chỉnh sửa và không được tự động lưu. Vui lòng xác minh nội dung trước khi lưu. Từ điển thuật ngữ chuyên môn là một tính năng gói Core trở lên.

④ Những cải tiến khác

● Các tùy chọn câu hỏi và các giá trị được đánh dấu là "Bình thường" trong kiểm tra giờ đây đã được dịch

Trước đây, các tùy chọn câu hỏi không được dịch và được hiển thị bằng ngôn ngữ gốc. Giờ đây các tùy chọn và các giá trị được đánh dấu là "Bình thường" trong các kiểm tra cũng được dịch, và khi kích hoạt hiển thị ngôn ngữ gốc, văn bản gốc sẽ được hiển thị bằng chữ nhỏ dưới bản dịch. Nội dung của các câu trả lời được ghi lại vẫn không thay đổi.

● Tên ngôn ngữ giờ đây được hiển thị bằng chính ngôn ngữ đó

Trên màn hình để chọn ngôn ngữ dịch, chỉ có tên ngôn ngữ tiếng Nhật hoặc tiếng Anh được hiển thị trước đây, nhưng giờ đây chúng được hiển thị bằng chính ngôn ngữ đó (chẳng hạn như Tiếng Việt cho tiếng Việt) theo ngôn ngữ được hiển thị trên màn hình. Trên các màn hình tiếng Nhật, tên ngôn ngữ được hiển thị bằng tiếng Nhật như trước. Những người tại các địa điểm đó giờ đây có thể tìm thấy ngôn ngữ của họ dễ dàng hơn.

Cảm ơn bạn đã tiếp tục sử dụng Dive◎