Setelah Peta Keterampilan selesai dibuat sepenuhnya, jalankan [Snapshot]. Saat Anda menjalankan snapshot, isi Peta Keterampilan pada saat itu akan dikonversi menjadi Excel dan disimpan ke database.
Anda dapat memeriksa kondisi masa lalu dan sekaligus menyimpannya sebagai catatan persetujuan, sehingga berguna untuk respons audit dan kebutuhan serupa. Kami menyarankan untuk menjalankannya sesuai kondisi Anda, misalnya sekali per kuartal.
Untuk gambaran umum Peta Keterampilan, lihat Apa itu Peta Keterampilan? / Cara membaca tanda keterampilan.
Langkah ambil snapshot
Jalankan dari [Lainnya] → [Snapshot] di layar Peta Keterampilan. Anda dapat memeriksa dan mengunduh snapshot masa lalu dari [Lainnya] → [Riwayat snapshot].
Anda dapat memeriksa Peta Keterampilan yang sudah disimpan dan mengunduhnya sebagai Excel dari daftar riwayat snapshot masa lalu.
Isi yang disimpan dalam snapshot
Yang disimpan adalah definisi keterampilan pada saat itu, level evaluasi anggota, dan rencana pengembangan, serta tautan keterampilan (kursus yang membangun keterampilan, kualifikasi yang membuktikannya, dan Level yang dicapai saat semua selesai). Karena dasar kenaikan level juga ikut tersimpan, Anda tetap dapat melihat kondisi pada saat snapshot diambil meskipun tautannya diubah nanti.
File yang diekspor dari [Lainnya] → [Ekspor ke Excel] di layar Peta Keterampilan memiliki lembar "Tautan Keterampilan". Di lembar ini, untuk setiap keterampilan, Anda dapat melihat daftar kursus yang membangun keterampilan, kualifikasi yang membuktikannya, Kualifikasi yang diperlukan, Jumlah SOP terkait, dan Level yang dicapai saat SOP selesai (Ekspor ke Excel tersedia untuk paket Pro / Enterprise).
Excel "Rincian evaluasi"
Baik file yang diekspor dengan [Ekspor ke Excel] maupun Excel yang diambil dari snapshot sama-sama memiliki lembar "Rincian evaluasi". Setiap baris berisi satu anggota × satu keterampilan, dengan menampilkan Level, Tanggal penilaian, penilai, sumber (Diisi manual, Penilaian otomatis, Impor Excel, atau Ubah massal), dan dasar (Komentar). Excel yang diambil dari snapshot menampilkan isi seperti pada saat snapshot diambil. Nama orang yang mengekspor file akan muncul di bagian atas tabel dan di rincian.
Hanya level resmi yang ditampilkan, dan penilaian mandiri tidak disertakan. Anda dapat memeriksa riwayat perubahan masa lalu di Ekspor Excel pada Halaman pribadi (Riwayat perubahan level).
Jika Tim Anda sudah mendaftarkan departemen dan jabatan, kolom Departemen / Jabatan akan ditambahkan di ujung kanan lembar "Rincian evaluasi" dan "Anggota" pada file yang diekspor dengan [Ekspor ke Excel]. Kolom ini tidak ada di Excel yang diambil dari snapshot, agar departemen dan jabatan saat ini tidak tercampur ke dalam catatan pada saat snapshot diambil. Untuk departemen dan jabatan, lihat Mendaftarkan Departemen / Jabatan (Departemen / Jabatan, Furigana, dan Kolom HR pada daftar anggota).
Menghapus snapshot yang sudah disetujui
Snapshot yang sudah disetujui tidak dapat dihapus sampai persetujuannya dibatalkan. Saat ingin menghapus, batalkan dulu persetujuannya di [Riwayat snapshot], lalu hapus (alasan pembatalan akan tercatat). Hal yang sama berlaku untuk snapshot di Halaman pribadi.
Berguna dalam situasi berikut
- Respons audit: Ambil snapshot setiap kuartal sebagai bukti pengelolaan kompetensi ISO9001 (7.2)
- Catatan persetujuan: Simpan Status Keterampilan pada titik yang telah disetujui manajer
- Tinjauan perubahan: Bandingkan bagaimana Status Keterampilan berubah dalam periode setengah tahun atau 1 tahun
Tips untuk memanfaatkannya dengan baik
- Pelaksanaan rutin: Tetapkan waktu tetap, seperti penutupan kuartal atau akhir tahun buku, agar rutinitas ini menjadi kebiasaan
- Tentukan penanggung jawab: Pastikan jelas siapa yang menjalankan snapshot agar tidak ada yang terlewat
- Ambil snapshot pada titik perubahan: Mengambil snapshot sebelum dan sesudah perubahan organisasi besar atau revisi definisi keterampilan memungkinkan Anda meninjau dampak perubahan tersebut