"Kualifikasi" adalah fitur yang mengelola kepemilikan dan tanggal kedaluwarsa kualifikasi yang dikeluarkan oleh organisasi eksternal atau internal (seperti lisensi, sertifikasi internal, dan pemeriksaan kesehatan) berdasarkan per-orang. Ini mengumpulkan siapa yang memiliki apa dan kapan akan kedaluwarsa di satu tempat, memberitahu baik individu maupun administrator sebelum kedaluwarsa, dan menghubungkan mereka ke pelatihan pembaruan.

Fitur kualifikasi tersedia dalam paket Core atau lebih tinggi (Core / Pro / Enterprise). Buka dari bilah sisi dengan [Manajemen Pelatihan] → [Kualifikasi]. Hanya pemilik, administrator tim, dan administrator grup yang dapat membuka layar. Tamu tidak memenuhi syarat untuk manajemen.

● Halaman kualifikasi (Peringatan kedaluwarsa)

Perbedaan antara "Pelatihan (Kursus)", "Pengembangan (Peta Keterampilan)", dan "Kualifikasi"

Manajemen pelatihan membagi peran di tiga lapisan.

Pelatihan (Kursus): Menggabungkan prosedur operasi standar yang harus dilihat dan mendistribusikannya. Ini adalah mekanisme untuk melihat apakah mereka telah dilihat
Pengembangan (Peta Keterampilan): Menentukan kompetensi yang diperlukan untuk setiap grup dan mengevaluasi kemajuan dengan level
Kualifikasi: Buku besar untuk melihat apakah tugas dapat dilakukan. Nilai bukan level tetapi "dimiliki atau tidak dimiliki" dan "tanggal kedaluwarsa", menjadi tidak dapat digunakan saat batas waktu berlalu

Tidak seperti Peta Keterampilan, kualifikasi dilampirkan ke orang, bukan grup. Bahkan setelah transfer, catatan kepemilikan diwariskan oleh orang tersebut.

Ketiganya tidak terpisah. Jika Anda menetapkan "Keterampilan yang diperoleh" untuk kursus dan "Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini" untuk kualifikasi, peta keterampilan orang yang menyelesaikan kursus atau kualifikasi mereka menjadi berlaku akan diperbarui secara otomatis (lihat "Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini" di bawah).

Izin

Pemilik / Administrator Tim: Semua anggota tim memenuhi syarat. Dapat mengelola definisi umum tim (tambah, edit, arsipkan kualifikasi, impor massal, tetapkan "Orang yang memerlukan kualifikasi")
Administrator Grup: Anggota grup tempat mereka berada dan grup bawahan memenuhi syarat. Dapat mendaftarkan catatan kepemilikan, memperbarui tanggal kedaluwarsa, dan menyetujui permintaan, tetapi tidak dapat mengubah definisi umum tim
Individu itu sendiri: Dapat mengajukan kualifikasi yang mereka peroleh dari tab [Kualifikasi] di halaman pribadi

Ekspor Excel mengikuti pengaturan pemilik "Peran pengguna yang diizinkan per fitur".

Tata letak layar

Halaman Kualifikasi memiliki 6 tampilan berbeda dengan sakelar di bagian atas.

Peringatan kedaluwarsa: Daftar orang dengan kualifikasi yang kedaluwarsa atau akan segera kedaluwarsa dalam urutan prioritas. Biasanya, Anda hanya perlu memeriksa ini
Status kepemilikan: Matriks orang × kualifikasi. Daftar atau perbarui dari sel
Orang yang memerlukan kualifikasi: Tentukan siapa yang harus memilikinya untuk setiap grup (departemen / proses) dan tunjukkan kekurangan
Master Kualifikasi: Mengelola definisi kualifikasi itu sendiri
Menunggu persetujuan: Menyetujui atau menolak aplikasi dari individu. Menampilkan hitungan sebagai lencana
Dikerjakan tanpa kualifikasi: Catatan (bukti) pembukaan prosedur operasi standar tanpa memenuhi kualifikasi yang diperlukan

Anda dapat memfilter menurut grup dalam Peringatan kedaluwarsa dan Status kepemilikan.

1. Daftarkan kualifikasi (Master Kualifikasi)

Pertama, daftarkan "kualifikasi mana yang akan dikelola" sebagai definisi umum tim. Lakukan ini dari [Daftarkan kualifikasi] di bagian atas kanan (Pemilik / Administrator Tim).

Dasar

Nama kualifikasi (Wajib): Misalnya, "Pelatihan Keterampilan Pengangkat Rantai", "Pelatihan Keterampilan Pengoperasian Forklift", "Sertifikasi Internal Grade A Crimping"
Kategori: Kualifikasi statutori / Sertifikasi internal / Persyaratan pelanggan / Pemeriksaan kesehatan / Lainnya
Lembaga penerbit (bawaan): Menjadi nilai bawaan saat mendaftarkan catatan kepemilikan

Masa berlaku / Pelatihan Ulang

Memiliki masa berlaku: Ketika diaktifkan, Anda dapat menetapkan Masa berlaku (bulan). Jika Anda memasukkan tanggal akuisisi dalam catatan kepemilikan, tanggal kedaluwarsa akan dihitung secara otomatis dari sini
Adakan pelatihan ulang internal secara berkala: Ketika diaktifkan, Anda dapat menetapkan Siklus pelatihan ulang (bulan). Digunakan ketika lisensi itu sendiri selamanya tetapi peraturan perusahaan memerlukan "pelatihan ulang setiap 3 tahun". Dapat diselenggarakan secara terpisah dari tanggal kedaluwarsa
Waktu notifikasi (hari sebelumnya): Default ke 90 hari sebelumnya dan 30 hari sebelumnya. Ketika jumlah hari ini mendekati, statusnya menjadi "Segera kedaluwarsa" dan email pengingat dikirim

Item wajib saat pendaftaran

Wajibkan pengisian nomor sertifikat
Wajibkan lampiran file sertifikat

Pelatihan untuk memperoleh atau memperpanjang kualifikasi ini

Kursus pelatihan: Menghubungkan kursus yang dibuat dalam Pelatihan (Kursus). Dimaksudkan untuk materi sertifikasi internal atau pelatihan pembaruan
Secara otomatis tetapkan kursus pelatihan di atas saat batas waktu mendekati: Ketika diaktifkan, kursus secara otomatis ditugaskan melalui pemrosesan pengingat harian untuk orang-orang yang memasuki periode notifikasi

Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini

Keterampilan yang terbukti: Pilih keterampilan yang dibuktikan oleh kualifikasi ini. Tentukan Level yang dicapai untuk setiap keterampilan (default Lv3)

Ketika dikonfigurasi, tingkat keterampilan orang tersebut diperbarui secara otomatis ketika kualifikasi itu menjadi berlaku. Ini adalah arah sebaliknya dari [Kualifikasi yang membuktikan keterampilan ini] di sisi definisi keterampilan (keterampilan ini memerlukan kualifikasi). Jika Anda menetapkannya dari sisi keterampilan dengan [Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini], itu menciptakan tautan yang sama.

Penilaian otomatis berjalan ketika semua kondisi berikut terpenuhi.

"Keterampilan yang diperoleh" ditetapkan untuk kursus dan "Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini" ditetapkan untuk kualifikasi
Orang tersebut termasuk dalam grup yang memiliki keterampilan tersebut
Orang dengan "Bukan target" untuk keterampilan tersebut tidak diubah
Orang-orang yang memutuskan level untuk keterampilan tersebut setelah pendaftaran atau persetujuan kepemilikan tidak akan memiliki levelnya berubah, tetapi akan mempertahankan catatan pengembangan (ketika ditambahkan, diubah, atau dikembalikan ke tidak dievaluasi. Impor massal dari Excel dikecualikan. Dibandingkan pada waktu didaftarkan atau disetujui di Dive, bukan tanggal akuisisi)
Orang-orang yang sudah memiliki level yang sama atau lebih tinggi tidak akan turun (tidak akan diturunkan secara otomatis)

Apakah akan menggunakan refleksi otomatis (penilaian otomatis) dapat diaktifkan di [Pengembangan] → [Pengaturan umum] → [Penilaian otomatis]. Untuk instruksi penyiapan, silakan lihat Penyelesaian kursus, akuisisi kualifikasi, dan kinerja prosedur operasi standar secara otomatis memperbarui tingkat keterampilan, atau Tentukan keterampilan umum tim (Pengaturan umum Peta Keterampilan).

● Menambahkan kualifikasi

Jika Anda mengubah masa berlaku atau siklus pelatihan ulang nanti, itu hanya memengaruhi nilai default untuk catatan kepemilikan yang didaftarkan dari sekarang. Tanggal kedaluwarsa kepemilikan yang terdaftar tidak akan ditulis ulang (karena tanggal yang tertulis pada sertifikat adalah sumber kebenaran).

Kualifikasi yang tidak lagi digunakan dapat diarsipkan dan dihapus dari daftar. Catatan kepemilikan disimpan.

2. Daftarkan siapa yang memilikinya (Catatan kepemilikan)

Daftarkan dari sel di [Status kepemilikan] atau dari tab [Kualifikasi] di halaman pribadi.

Klik [Daftarkan kepemilikan].
Masukkan Tanggal akuisisi (Wajib). Jika master kualifikasi memiliki masa berlaku dan siklus pelatihan ulang yang ditetapkan, Tanggal kedaluwarsa dan Pelatihan ulang berikutnya akan secara otomatis diisi (Anda dapat mengeditnya secara manual).
Sesuai kebutuhan, masukkan Nomor sertifikat, Lembaga penerbit, dan Catatan.
Lampirkan salinan lisensi atau sejenisnya di Lampiran file sertifikat. Hanya orang dan administrator yang dapat melihat lampiran.
[Simpan].

● Mendaftarkan catatan kepemilikan

Pembaruan (pelatihan ulang) bukan penimpa tetapi [Daftarkan perpanjangan (pelatihan ulang)] untuk menumpuk catatan baru. Riwayat akuisisi masa lalu tidak hilang, dan kapan pembaruan disimpan. Catatan yang berlaku paling jauh di masa depan dianggap sebagai "kepemilikan saat ini".

Untuk penyerahan lisensi atau pembatalan sertifikasi internal, gunakan [Dicabut / dikembalikan] (dicatat secara terpisah dari kedaluwarsa karena batas waktu berlalu). Riwayat operasi disimpan untuk setiap kualifikasi.

3. Individu mengajukan / Administrator menyetujui

Individu dapat mengajukan kualifikasi yang telah mereka peroleh sendiri.

Tekan [Halaman pribadi ▼] dari avatar di bagian atas kanan dan pilih [Kualifikasi].
Alihkan tampilan ke [Semua kualifikasi] dan klik [Ajukan] untuk kualifikasi target.
Masukkan tanggal akuisisi dan klik [Ajukan]. Melampirkan salinan kualifikasi akan mempercepat persetujuan.

Ketika aplikasi dikirim, email dikirim ke administrator tim dan muncul di [Menunggu persetujuan] di halaman kualifikasi. Administrator meninjau konten dan memilih [Setujui] atau [Tolak]. Penolakan memerlukan penjelasan, yang dikirim ke orang melalui email dan disimpan dalam riwayat. Hasil persetujuan atau penolakan diberitahukan kepada orang melalui email.

Sampai disetujui, itu tidak dihitung sebagai kepemilikan yang sah.

4. Perilaku saat batas waktu mendekati

Status kualifikasi berubah sebagai berikut.

Berlaku / Segera kedaluwarsa (memasuki waktu notifikasi) / Kedaluwarsa (melampaui batas waktu)
Menunggu persetujuan (dalam aplikasi) / Ditolak / Dicabut / Tidak diperoleh

Batas waktu menggunakan yang lebih awal dari Tanggal kedaluwarsa dan Pelatihan ulang berikutnya. Jika batas waktu pelatihan ulang internal dekat, itu ditampilkan secara terpisah dari kedaluwarsa lisensi.

Email pengingat dikirim pada waktu notifikasi dari master kualifikasi (default 90 hari sebelumnya dan 30 hari sebelumnya), di hari itu, dan saat keterlambatan kedaluwarsa. Satu email masing-masing pergi ke orang, dan satu ringkasan per tim pergi ke administrator. Jika Anda mendaftarkan pembaruan dan batas waktu berubah, notifikasi secara otomatis diatur ulang.

Jika "Secara otomatis tetapkan kursus pelatihan di atas saat batas waktu mendekati" diaktifkan di master kualifikasi, kursus pelatihan pembaruan ditugaskan ke orang saat memasuki periode notifikasi. Anda juga dapat menetapkannya secara manual dari daftar peringatan kedaluwarsa.

5. Tentukan "Orang yang memerlukan kualifikasi" (menurut Grup)

Di [Orang yang memerlukan kualifikasi], tentukan "siapa yang harus memiliki kualifikasi ini" untuk setiap grup (departemen / proses) dan lihat apakah itu terpenuhi (dapat ditetapkan oleh Pemilik / Administrator Tim).

Pilih Grup dan Kualifikasi target.
Masukkan Jumlah orang yang diperlukan. Biarkan kosong berarti "semua anggota grup itu harus memilikinya".
Setelah ditambahkan, itu menampilkan jumlah pemegang, orang yang segera kedaluwarsa, kedaluwarsa, tidak diperoleh, dan kekurangan.

Jika Anda memilih grup induk, grup bawahan juga memenuhi syarat. Anda juga dapat menargetkan hanya anggota langsung.

6. Tautkan "Kualifikasi wajib" ke prosedur operasi standar

Anda dapat mengatur di sisi prosedur operasi standar "tugas ini memerlukan kualifikasi ini".

Buka layar pengeditan prosedur operasi standar dan buka [Kualifikasi wajib] dalam pengaturan.
Pilih kualifikasi yang diperlukan untuk tugas ini (seperti tag, itu disimpan saat Anda memilih).

Jika seseorang tanpa kualifikasi yang ditetapkan membuka prosedur operasi standar itu, peringatan ditampilkan di layar awal pemutaran. Pesan seperti "Tidak diperoleh", "Tanggal kedaluwarsa telah berlalu", "Aplikasi menunggu persetujuan" muncul tergantung statusnya. Jika batas waktu dekat, panduan untuk mendorong pembaruan juga muncul.

Menonton tidak diblokir. Ini adalah untuk mencegah pekerjaan terhenti pada tahap di mana pendaftaran kualifikasi masih dalam proses. Sebagai gantinya, catatan "dibuka tanpa memenuhi kualifikasi yang diperlukan" disimpan di [Dikerjakan tanpa kualifikasi] untuk ditinjau kemudian.

Karena kualifikasi yang diperlukan dilampirkan ke dasar prosedur operasi standar, ia diwariskan bahkan ketika prosedur operasi standar direvisi.

● Peringatan pada layar mulai

7. Impor buku besar Excel Anda saat ini

Dari [Impor massal] di bagian atas kanan, Anda dapat memuat buku besar kualifikasi yang ada seperti itu (Pemilik / Administrator Tim).

[Unduh templat] atau seret Excel / CSV Anda seperti itu (CSV Shift-JIS auto-terdeteksi).
Cocokkan karyawan menurut kolom "Nama" atau "Email" dan cocokkan master kualifikasi menurut kolom "Nama kualifikasi". Variasi nama header diserap.
Sebelum impor, pratinjau ditampilkan baris demi baris. Anda dapat langsung melihat baris tempat target tidak ditemukan atau tanggal akuisisi tidak dapat dibaca.
Konfirmasi dengan [Impor ○ catatan].

Bahkan jika kolom tanggal kedaluwarsa kosong, itu dihitung secara otomatis dari masa berlaku di master kualifikasi. Anda dapat memilih opsi seperti "Lewati baris yang sudah terdaftar" dan "Buat kualifikasi yang belum terdaftar ke dalam master".

8. Ekspor ke Excel

Dari [Ekspor ke Excel] di bagian atas kanan, Anda dapat mengekspor status kepemilikan, tanggal kedaluwarsa, dan kecukupan kualifikasi yang diperlukan. Hanya data yang dapat Anda lihat yang diekspor (Administrator Grup melihat hanya area mereka). Dari tab [Kualifikasi] di halaman pribadi, Anda dapat mengekspor orang itu saja. Ekspor Excel tersedia di paket Pro dan Enterprise. Di paket Enterprise, Anda dapat membatasi peran pengguna yang dapat mengekspor di [Peran pengguna yang diizinkan per fitur] [Ekspor Pengembangan, Kualifikasi dan Pelatihan].

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah orang dengan kualifikasi kedaluwarsa tidak lagi membuka prosedur operasi standar?
Tidak. Peringatan muncul di layar awal, tetapi menonton tidak diblokir. Pembukaan dicatat sebagai "Dikerjakan tanpa kualifikasi".

Apa yang terjadi dengan kualifikasi setelah transfer?
Karena kualifikasi dilampirkan ke orang, catatan kepemilikan diwariskan bahkan jika grup berubah.

Ketika saya mendaftarkan pembaruan (pelatihan ulang), apakah catatan sebelumnya hilang?
Tidak. Catatan baru terakumulasi, dan catatan yang berlaku paling jauh di masa depan dianggap sebagai "kepemilikan saat ini".

Siapa yang dapat melihat salinan kualifikasi?
Hanya orang dan administrator.

Bisakah kualifikasi tamu dikelola?
Tidak. Tamu tidak memenuhi syarat untuk agregasi atau manajemen. Jika manajemen diperlukan, ubah ke akun reguler.

Terkait

Fitur pelatihan: cara membuat kursus, menetapkannya, dan melihat status penyelesaian (kursus yang digunakan untuk pelatihan pembaruan)
Halaman pribadi (pelatihan, pengembangan, kualifikasi, perbandingan, dan riwayat tampilan pengguna dalam sekejap)
Apa itu Peta Keterampilan? / Cara membaca tanda keterampilan (titik masuk ke lapisan pengembangan)