Fitur ini secara otomatis mencari file yang ditautkan sebagai "File terkait" ke SOP Anda untuk menemukan teks yang cocok dengan nama langkah, lalu secara otomatis menyisipkan tautan yang membuka langkah tersebut secara langsung. Anda tidak perlu menentukan baris atau sel mana yang akan ditempel. Teks dan tata letak asli Anda tetap tidak berubah, sehingga Anda dapat menggunakan file dalam format saat ini.

Jika Anda melakukan ini secara manual, Anda harus menemukan setiap item dalam dokumen satu per satu, mencari URL untuk setiap langkah, dan menempel. Untuk lembar periksa dengan puluhan item, ini tidak praktis. Fitur ini melakukan pencocokan dan penyisipan dalam satu langkah, dan memungkinkan Anda meninjau daftar "langkah mana yang dipetakan ke lokasi mana dalam file" sebelum tautan ditambahkan.

Tidak seperti ekspor PDF, Excel, atau PowerPoint yang membuat file baru dari konten Dive, fitur ini hanya menambahkan tautan ke file Anda yang sudah ada dan mengembalikannya. Gunakan ini ketika Anda ingin menghubungkan lembar periksa atau standar kerja yang sudah digunakan setiap hari di situs Anda dengan video SOP, tanpa membuat ulang dokumen.

Ekspor tersedia pada paket Pro dan Enterprise. Dilakukan dari browser PC oleh seseorang yang memiliki izin untuk mengedit SOP. Anda juga memerlukan izin pengguna yang memungkinkan unduhan file lampiran.

File yang memenuhi syarat

File yang memenuhi syarat adalah file yang ditautkan di panel "File terkait" di tab [Informasi dasar] layar pengeditan SOP dan memenuhi kondisi berikut. Tombol [Tambah tautan Dive] hanya muncul pada baris untuk file yang memenuhi kondisi ini.

Excel (.xlsx / .xlsm), Word (.docx / .docm), PowerPoint (.pptx / .pptm), atau PDF (.pdf)
Format lama (.doc / .xls / .ppt) tidak memenuhi syarat. Meskipun dapat dibaca sebagai materi referensi untuk analisis AI, penyisipan tautan tidak didukung karena fitur ini mengembalikan file asli tanpa perubahan. Silakan simpan file Anda dalam format baru
File harus diunggah ke Dive (file eksternal yang terdaftar sebagai URL tidak memenuhi syarat)
Untuk PDF, file harus tidak dilindungi dengan kata sandi. PDF yang tidak memerlukan kata sandi untuk membuka tetapi membatasi pencetakan, pengeditan, atau penyalinan juga tidak memenuhi syarat (tautan harus disisipkan, yang memerlukan memodifikasi file). Silakan berikan file dengan perlindungan dihapus

Bukan hanya SOP yang digunakan untuk analisis AI, tetapi lembar periksa dan formulir inspeksi yang ditautkan kemudian juga memenuhi syarat. Pengaturan "Peran" file tidak penting.

Menambahkan tautan

Buka tab [Informasi dasar] di layar pengeditan SOP dan buka panel "File terkait"
Klik [Tambah tautan Dive] pada baris untuk file yang ingin Anda edit
Sistem secara otomatis mencocokkan teks dalam file dengan nama langkah, dan layar konfirmasi muncul
Jika ada langkah yang tidak ingin Anda tambahkan tautan, hapus centang pada kotak di sebelah kiri
Klik [Unduh dengan tautan] atau [Simpan ke Dive]. Untuk file yang diimpor dari cloud, tombol untuk menambahkan ke file asli ([Tambahkan ke berkas Microsoft 365] / [Tambahkan ke berkas di Google Drive]) muncul sebagai pengganti [Simpan ke Dive]

Membaca layar konfirmasi

Hasil pencocokan dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan jenis kecocokan.

Cocok persis — nama langkah identik dengan teks dalam file (perbandingan mengabaikan perbedaan karakter lebar/setengah lebar, spasi, dan angka atau simbol di awal baris)
Kecocokan sebagian — teks dalam file berisi nama langkah apa adanya
Diperkirakan — teks tidak cocok sepenuhnya. Ini muncul ketika teks merosot, seperti dalam materi yang dipindai. Tingkat kecocokan ditampilkan sebagai persentase

[Lokasi untuk ditempel] dan [Teks di lokasi itu] menunjukkan lokasi yang tepat di mana tautan akan ditambahkan dan teks yang ditulis di sana. Jika ini bukan lokasi yang dimaksud, hapus centangnya. Tautan tidak akan ditambahkan ke langkah yang tidak dicentang.

Untuk PDF, gambar halaman ditampilkan di sebelah kanan. Klik baris dalam tabel untuk melompat ke lokasi tersebut, dan bingkai akan berkedip. Bingkai oranye menunjukkan kecocokan [Diperkirakan]. Anda dapat menyeret batas antara tabel dan gambar halaman untuk mengubah lebarnya.

Langkah yang tautan tidak dapat ditambahkan ditampilkan bersama-sama di bagian atas layar.

Langkah tidak ditemukan dalam file
Langkah yang tidak memenuhi syarat — langkah yang namanya mengandung kurang dari 3 karakter, atau langkah yang memiliki nama yang sama

Perbedaan antara unduh dan ganti

Unduh

File dengan tautan disisipkan diunduh segera. Nama file adalah "nama_file_asli_dengan_tautan.ekstensi". Gunakan ini saat mendistribusikan file di luar Dive.

Simpan ke Dive (ganti file terkait)

File dengan tautan yang disisipkan disimpan ke Dive dan mengganti file terkait. File yang dapat diakses dari SOP selalu versi terbaru dengan tautan.

Setelah penggantian, file asli sebelum menambahkan tautan disimpan. Lain kali Anda mengklik [Tambah tautan Dive], file akan selalu dibuat dari asli, sehingga tautan tidak akan pernah ditambahkan dua kali.

Tambahkan ke file cloud asli

Untuk file yang diimpor dari cloud seperti Microsoft 365 atau Google Drive, tombol untuk menambahkan ke sumber ([Tambahkan ke berkas Microsoft 365] / [Tambahkan ke berkas di Google Drive]) muncul sebagai pengganti [Simpan ke Dive]. Konten dengan tautan yang disisipkan ditulis kembali ke file asli di lokasi tersebut. Tanpa perlu mengunduh dan mendistribusikan kembali, siapa pun yang membuka lembar periksa di lokasi asli akan dapat melompat langsung ke SOP.

Untuk sumber cloud apa pun, jika file asli telah berubah sejak Dive terakhir kali melihatnya, penulisan ulang tidak akan terjadi (untuk menghindari menimpa pengeditan orang lain). Untuk cara mengimpor dan menghubungkan file, lihat Impor file cloud (Microsoft 365 dan Google Drive). Anda dapat mengatur koneksi dari menu pengguna di sudut kanan atas layar → "Integrasi layanan eksternal".

Catatan khusus untuk setiap sumber cloud adalah sebagai berikut.

Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive)

Pertama kali Anda menjalankan ini, layar muncul meminta izin untuk menulis ke Microsoft 365. Setelah Anda menyetujui, itu tidak akan muncul lagi. Jika administrator Anda memerlukan persetujuan, silakan hubungi departemen IT Anda.

Jika file asli terbuka di Excel, Word, PowerPoint, atau SharePoint, penulisan ulang tidak akan terjadi. Tutup dan tunggu sebentar, lalu coba lagi. Jika file diperiksa, Anda harus memeriksanya terlebih dahulu.

Google Drive

Untuk file yang diimpor dari Google Docs, Sheets, atau Slides, tautan ditambahkan langsung ke Google Docs, Sheets, atau Slides asli. File tidak dikonversi ke format Office dan diunggah kembali, jadi komentar, saran, dan pemformatan tetap utuh. Dalam hal ini, satu-satunya tombol di layar konfirmasi adalah [Tambahkan ke berkas di Google Drive]. Jika Anda ingin menyimpan versi dengan tautan ke komputer Anda, ekspor dari "Unduh" Google Drive.

Tautan tidak akan ditambahkan dalam kasus berikut:

Paragraf atau sel yang berisi tautan yang Anda tempel sendiri, saran perubahan, smart chip, atau gambar
Sel dengan rumus, sel dengan pemformatan sebagian berbeda, lembar tersembunyi
Jika file asli telah berubah sejak Anda melihatnya di layar konfirmasi (mulai lagi dari langkah konfirmasi)

Tautan hanya dapat ditambahkan saat Anda terhubung dengan akun Google yang digunakan untuk memilih file di layar penambahan materi. Jika orang lain melakukan operasi atau Anda terhubung kembali dengan akun Google berbeda, "Mohon beri izin akses ke berkas ini" ditampilkan. Pilih file dari [Pilih berkas dan beri izin], dan Anda dapat melanjutkan. Anda juga memerlukan izin edit untuk file di Google Drive.

Tautan yang disisipkan

Tautan yang tertanam adalah URL Dive yang membuka langkah secara langsung. Saat diklik, layar pemutaran Dive dimulai dari langkah tersebut.

URL itu sendiri tidak membawa hak tampilan. Apakah dapat dibuka atau tidak tergantung pada login Anda ke Dive dan izin akses Anda untuk folder. Jika seseorang yang tidak masuk log atau tidak memiliki izin tampilan untuk folder tersebut mengkliknya, SOP tidak akan ditampilkan. Tautan URL Berbagi Eksternal tidak dapat disematkan.

Untuk cara berbagi SOP dengan orang di luar organisasi Anda, lihat Berbagi SOP secara eksternal: panduan penggunaan (URL Berbagi Eksternal / undangan tamu).

Apa yang berubah dan apa yang tetap dalam file asli

Teks dengan tautan ditampilkan berwarna biru dengan garis bawah sehingga penerima dapat melihat dapat diklik (kecuali dalam PDF). Konten teks, tata letak, dan format tetap tidak berubah.

Excel — hyperlink diatur di sel yang relevan, dan teks ditampilkan berwarna biru dengan garis bawah. Perbatasan, isian, penyelarasan, dan format angka mewarisi format asli. Nilai sel, rumus, ukuran baris dan kolom, bentuk, dan kotak centang tidak dimodifikasi
Word — teks di paragraf yang relevan menjadi tautan dan gaya karakter "Hyperlink" standar Word diterapkan. Format paragraf dan tata letak tidak berubah
PowerPoint — teks di paragraf yang relevan menjadi tautan. Warna dan garis bawah mengikuti format hyperlink tema. Posisi bentuk, ukuran, dan ukuran font tidak berubah
PDF — area tautan ditambahkan ke halaman. Konten halaman tidak dimodifikasi, jadi tampilan tetap sama (tautan tidak terlihat)

Ketika tautan tidak ditambahkan

Untuk menghindari berbagi tautan langkah yang salah, kami tidak menambahkan tautan ketika ada ketidakpastian. Tautan tidak akan ditambahkan dalam kasus berikut:

Ketika perumusan atau akhiran berbeda ("Amankan alat" dan "Mengamankan alat" diperlakukan sebagai teks yang berbeda)
Ketika nama langkah mengandung kurang dari 3 karakter
Ketika beberapa langkah memiliki nama yang sama (tautan tidak ditambahkan ke salah satu karena kami tidak dapat menentukan langkah mana yang dimaksud)
Ketika teks yang sama muncul di beberapa lokasi dalam file, seperti di daftar isi dan isi. Tautan ditambahkan hanya jika teks dapat dibatasi menjadi satu lokasi di antara langkah-langkah yang berdekatan
Di Excel, hanya sel yang berisi teks yang dipertimbangkan. Satu tautan per sel, satu lokasi per langkah
Di Word dan PowerPoint, paragraf yang sudah memiliki tautan tidak memenuhi syarat (untuk menghindari merusak tautan yang ada). Langkah yang namanya membentang di beberapa paragraf tidak dapat ditambahkan
Di Word, teks dalam kotak teks atau bentuk, dan paragraf dengan perubahan yang dilacak tidak memenuhi syarat
Di PDF, teks yang diputar tidak memenuhi syarat

Jika tidak ada kecocokan yang ditemukan, "Tidak ada nama langkah yang cocok ditemukan dalam file" ditampilkan dan tidak ada file yang dibuat. Mengubah nama langkah untuk mencocokkan perumusan dalam materi asli membuat kecocokan lebih mudah ditemukan.

Ketika Anda merevisi SOP

Tautan yang disisipkan menunjuk ke nomor langkah. Jika Anda mengubah nama langkah atau mengatur ulang langkah setelah menambahkan tautan, tautan dalam file yang diekspor akan menunjuk ke langkah yang salah.

Ketika Anda mencoba menerbitkan dalam keadaan ini, konfirmasi muncul dengan pesan "File yang diekspor dengan tautan akan menjadi usang". Setelah penerbitan, jalankan [Tambah tautan Dive] lagi dari [Informasi dasar] → "File terkait" dan ekspor file lagi.

Jika nama langkah dan urutan tidak berubah dalam revisi, konfirmasi ini tidak akan muncul. Tautan dalam file yang diekspor dapat terus digunakan apa adanya.

Tentang pencocokan nama langkah

Kami terus meningkatkan pencocokan nama langkah. Silakan beri tahu kami jika Anda memperhatikan ada kasus di mana tautan ditempatkan dengan baik atau di lokasi yang tidak diinginkan.

Tambahkan URL langkah secara otomatis ke file Excel, Word, PowerPoint, dan PDF yang sudah ada