Ketika seseorang menyelesaikan kursus pelatihan, memperoleh kualifikasi yang berlaku, atau menyelesaikan semua SOP yang terkait dengan keterampilan, Dive secara otomatis memperbarui level keterampilan orang tersebut. Tidak ada yang perlu menyesuaikan level individu secara manual—Peta Keterampilan Anda tetap dalam kondisi terbaru.

Tersedia di paket Core, Pro, dan Enterprise. Pemilik, Admin Tim, dan Admin Grup dapat mengonfigurasi pengaturan penghubung. Pemilik dan Admin Tim dapat mengonfigurasi pengaturan evaluasi otomatis di seluruh tim.

Untuk penyesuaian level manual, lihat Atur level keterampilan anggota tim. Bahkan saat menggunakan pembaruan otomatis, perubahan manual tetap berfungsi seperti sebelumnya.

Untuk panduan tentang kapan mengevaluasi menggunakan pertanyaan dalam tes SOP versus uji verifikasi di kursus, lihat Gunakan pertanyaan SOP dan tes verifikasi untuk mengevaluasi keterampilan.

Cara kerja pembaruan otomatis

Ketika Anda menghubungkan "Kursus tempat keterampilan ini diperoleh" atau "Kualifikasi yang membuktikan keterampilan ini" dengan keterampilan, level keterampilan naik ke level target yang Anda tetapkan ketika seseorang menyelesaikan kursus itu atau memperoleh kualifikasi itu.

Penghubung dipertahankan sebagai satu hubungan. Pengeditan dari sisi kursus atau keterampilan memperbarui penghubung yang sama. Anda tidak perlu mendaftarkan ulang di kedua sisi.

Pembaruan otomatis diaktifkan secara default. Jika Anda belum mengonfigurasi penghubung apa pun, tidak akan ada yang terjadi—tim yang tidak menggunakan fitur ini tidak akan mengalami perubahan level yang tidak terduga.

Ada juga jalur untuk menaikkan level ketika seseorang menyelesaikan semua "SOP terkait" yang terhubung dengan keterampilan. Ini berfungsi bahkan tanpa kursus atau kualifikasi (dijelaskan nanti sebagai "Naikkan dari capaian SOP terkait").

Hubungkan kursus dengan keterampilan

Ada dua titik masuk; hasilnya sama di kedua cara.

Konfigurasi dari kursus pelatihan

1. Dari bilah samping, buka [Manajemen Pelatihan] > [Pelatihan] dan edit kursus target.
2. Di [Keterampilan yang diperoleh], pilih keterampilan.
3. Untuk setiap keterampilan, pilih [Level yang dicapai] (Lv1–Lv4). Ini adalah level yang akan naik keterampilan saat diselesaikan.
4. Simpan.

Konfigurasi dari keterampilan

1. Dari bilah samping, buka [Manajemen Pelatihan] → [Pelatihan], buka Peta Keterampilan untuk grup target, dan klik [Edit peta keterampilan].
2. Pilih keterampilan dan buka tab [Referensi].
3. Di [Kursus tempat keterampilan ini diperoleh], pilih kursus dan level target, kemudian simpan.

Untuk pembuatan kursus dan penugasan, lihat Fitur pelatihan: Cara membuat kursus, menugaskan, dan melihat status penyelesaian.

Hubungkan kualifikasi dengan keterampilan

Daftarkan hubungan "memegang kualifikasi ini berarti keterampilan ini telah tercapai." Gunakan ini ketika lisensi atau sertifikasi internal secara langsung membuktikan kompetensi.

1. Dari bilah samping, buka [Manajemen Pelatihan] > [Kualifikasi] dan edit kualifikasi target.
2. Di [Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini], pilih keterampilan dan level target, kemudian simpan.

Dari sisi keterampilan, pengaturan yang sama tersedia dalam pengeditan definisi keterampilan, di bawah tab [Referensi] > [Kualifikasi yang membuktikan keterampilan ini].

[Kualifikasi untuk dihubungkan] di tab [Referensi] yang sama memiliki arah sebaliknya: "kualifikasi ini diperlukan untuk melakukan keterampilan ini"—prasyarat yang tidak mengubah level. Ini hanya menampilkan status kepemilikan. Untuk manajemen tanggal kedaluwarsa kualifikasi, lihat Kelola tanggal kedaluwarsa kualifikasi (lisensi, sertifikasi internal, pemeriksaan kesehatan).

Naikkan dari capaian SOP terkait

Konfigurasi keterampilan untuk naik level ketika seseorang menyelesaikan semua SOP terkait yang terhubung dengan keterampilan itu. Ini berfungsi bahkan tanpa kursus atau kualifikasi—Anda dapat beroperasi hanya menggunakan catatan eksekusi SOP.

Konfigurasi terbagi di dua tempat. Jika salah satu tidak diatur, tidak ada yang terjadi.

1. Level apa yang akan dinaikkan (per keterampilan): Buka tab [Referensi] dalam pengeditan definisi keterampilan dan pilih [Level yang dicapai saat semua selesai] di bawah prosedur terkait. Keterampilan yang tidak diatur tidak akan naik.
2. Apa yang dianggap selesai (di seluruh tim): Buka [Pelatihan] → [Pengaturan umum] → [Evaluasi otomatis] dan pilih di bawah "Naikkan dari capaian SOP terkait".

• Hanya jika diselesaikan secara Mandiri (default): Orang tersebut menyelesaikan hingga akhir dan menjawab semua pertanyaan dengan benar. Ini paling mendekati "dapat melakukan sendiri." SOP tanpa pertanyaan jawaban benar dihitung jika diselesaikan hingga akhir di versi terbaru. Penyelesaian yang dikirimkan tanpa menjawab pertanyaan tidak dihitung.
• Jika dijalankan sampai akhir: Dihitung jika diselesaikan hingga akhir, bahkan jika pertanyaan dijawab salah.
• Jangan naikkan dari capaian SOP: Pilih ini jika Anda tidak menggunakan jalur ini.

Jumlah kali untuk dianggap mandiri

Di bagian yang sama, [Jumlah kali untuk dianggap mandiri] menetapkan berapa kali kondisi "mandiri" harus dipenuhi.

• Cukup 1 kali (default): Mandiri tercapai jika ada satu kasus menyelesaikan hingga akhir tanpa kesalahan apa pun pada pertanyaan yang menetapkan jawaban benar.
• Kali berturut-turut di hari berbeda (2–5): Mandiri tercapai jika ada beberapa kasus berturut-turut menyelesaikan hingga akhir tanpa kesalahan, terjadi di hari berbeda. Beberapa eksekusi pada hari yang sama dihitung sebagai satu hari. Kesalahan mereset penghitungan. (Kesalahan dalam Mode referensi di mana pertanyaan dilewatkan juga disertakan.) Celah antar hari baik-baik saja selama tidak ada kesalahan di antaranya. Untuk SOP tanpa percabangan di mana pertanyaan dilewatkan dan dikirimkan lengkap, kasus tersebut tidak dihitung.

Untuk SOP tanpa pertanyaan jawaban benar, mandiri tercapai jika semua pertanyaan versi saat ini dijawab dan SOP diselesaikan hingga akhir, terlepas dari berapa kali.

Jumlah kali juga mempengaruhi tampilan "Mandiri" dalam Detail Keterampilan dan catatan melihat SOP. (Jumlah ini digunakan bahkan ketika "Evaluasi otomatis" dimatikan atau kondisi berbeda dipilih untuk "Naikkan dari capaian SOP terkait".) Ketika Anda memilih "Hanya jika diselesaikan secara Mandiri" dan mengurangi jumlah kali, konfirmasi ditampilkan sebelum menyimpan dan diterapkan di seluruh tim. Menaikkan jumlah kali tidak menurunkan level yang sudah naik.

Jika bahkan satu prosedur yang terhubung tidak memenuhi kondisi, level tidak akan naik. Mengizinkan penyelesaian sebagian akan melemahkan standar seiring penambahan lebih banyak SOP.

Penilaian terjadi ketika seseorang menyelesaikan SOP. Jika komunikasi gagal saat itu, penilaian dilakukan saat halaman keterampilan orang tersebut dibuka (dari [Pelatihan], membuka layar orang itu). Catatan pengembangan menunjukkan alasan: "Menyelesaikan semua X SOP terkait…"

Orang yang disembunyikan di Peta Keterampilan tidak dinilai berdasarkan catatan SOP terkait.

Pilih cara memperbarui

Pilih di tingkat tim apakah level dikonfirmasi secara otomatis atau hanya catatan yang disimpan untuk konfirmasi manual.

1. Dari bilah samping, buka [Manajemen Pelatihan] > [Pelatihan], kemudian klik [Pengaturan umum].
   
2. Buka tab [Evaluasi otomatis].
   

Di tab [Evaluasi otomatis], pilih di bawah [Cara memperbarui]. Pengaturan ini berlaku apakah level naik dari penyelesaian kursus, akuisisi kualifikasi, atau catatan SOP terkait.

Memilih [Tetapkan levelnya secara otomatis juga] (default) memperbarui level keterampilan tanpa tinjauan manusia. Riwayat perubahan dicatat sebagai pembaruan otomatis.

Memilih [Simpan hanya catatan pengembangan dan biarkan manusia menetapkan levelnya] secara otomatis menyimpan penyelesaian kursus, akuisisi kualifikasi, dan penyelesaian SOP terkait dalam catatan pengembangan, tetapi administrator harus mengonfirmasi level. Pilih ini jika Anda memerlukan seseorang untuk dicatat sebagai evaluator.

Untuk menghentikan pembaruan otomatis sepenuhnya, matikan [Gunakan penilaian otomatis] di layar yang sama.

Kondisi untuk pembaruan otomatis diterapkan

Pembaruan terjadi ketika semua berikut ini benar:

• Kursus memiliki "Keterampilan yang diperoleh" atau kualifikasi memiliki "Keterampilan yang dibuktikan" dikonfigurasi.
• Untuk catatan SOP, keterampilan harus memiliki "Level yang dicapai saat semua selesai" diatur dan semua prosedur yang terhubung harus memenuhi kondisi.
• Kursus dengan tes verifikasi harus lulus. Kursus tanpa tes verifikasi harus menyelesaikan semua SOP yang disertakan.
• Kualifikasi harus memiliki kepemilikan yang saat ini berlaku (termasuk yang mendekati kedaluwarsa). Aplikasi yang menunggu persetujuan atau kepemilikan yang kedaluwarsa tidak memicu pembaruan.
• Orang harus menjadi anggota grup yang memiliki keterampilan ini.
• Keterampilan harus ditandai untuk evaluasi. Level tidak diubah untuk orang yang ditandai sebagai di luar cakupan.
• Orang belum menetapkan level secara manual setelah catatan ini (menetapkan, mengubah, atau mengembalikan ke belum dievaluasi; level yang diimpor melalui Excel dikecualikan). Jika ditetapkan secara manual, catatan disimpan tetapi level tidak berubah.

Jika orang sudah pada level yang sama atau lebih tinggi, level tidak turun. Pembaruan otomatis hanya menaikkan level.

Catatan yang sama (kursus, kualifikasi, atau SOP terkait yang sama) memicu pembaruan otomatis hanya sekali. Level yang diturunkan atau dikembalikan oleh seseorang tidak dinaikkan kembali dari catatan yang sama. Stempel waktu yang dibandingkan adalah: untuk kursus, saat lulus/diselesaikan; untuk SOP terkait, saat semua prosedur yang terhubung selesai; untuk kualifikasi, saat kepemilikan terdaftar atau disetujui (bukan tanggal perolehan).

Saat Anda menghubungkan nanti atau mengubah pengaturan

Menyimpan pengaturan berikut juga berlaku untuk orang yang sudah memenuhi kondisi pada saat itu. Jumlah kasus yang diterapkan muncul setelah disimpan. Orang dengan level yang ditetapkan secara manual setelah catatan tidak diubah—hanya catatan yang disimpan.

• Mengubah [Level yang dicapai saat semua selesai] atau prosedur terkait keterampilan.
• Mengubah [Keterampilan yang diperoleh] kursus, atau kondisi penyelesaian (kehadiran SOP, tes verifikasi, pemeriksaan penyelesaian ketat).
• Mengubah [Keterampilan yang dibuktikan kualifikasi ini] dari kualifikasi.
• Mengaktifkan evaluasi otomatis, atau melonggarkan kondisi untuk "Naikkan dari capaian SOP terkait" (termasuk mengurangi jumlah kali untuk dianggap mandiri).

Saat mengaktifkan evaluasi otomatis atau melonggarkan kondisi, konfirmasi ditampilkan sebelum menyimpan karena seluruh tim terpengaruh. Karena pembaruan otomatis hanya menaikkan level, mengembalikan pengaturan nanti tidak secara otomatis menurunkan level yang sudah naik.

Penerapan per keterampilan, kursus, atau kualifikasi terjadi secara berurutan di layar tempat Anda menyimpan. Ketika seluruh tim terpengaruh (mengaktifkan evaluasi otomatis atau melonggarkan kondisi), server menerapkan secara berurutan sehingga pekerjaan berlanjut bahkan jika Anda menutup layar. Kemajuan dan hasil muncul di bagian atas tab [Evaluasi otomatis]. Jika proses berhenti di tengah, klik [Lanjutkan penerapan] untuk melanjutkan. Beberapa orang tidak dapat diterapkan meskipun sudah dicoba beberapa kali muncul jika beberapa orang tidak dapat diperbarui. Anda dapat mencoba lagi dari [Terapkan ulang dengan pengaturan saat ini].

Ketika Anda ingin menerapkan ulang seluruh tim dengan pengaturan yang tidak berubah, klik [Terapkan ulang dengan pengaturan saat ini] di tab [Evaluasi otomatis] (Pemilik / Admin Tim). Ketika penerapan di seluruh tim selesai saat Anda memiliki Peta Keterampilan terbuka, pemberitahuan muncul di sudut kanan atas layar. Klik [Segarkan ke terbaru] untuk menampilkan hasil yang diterapkan di tabel.

Untuk kualifikasi, hanya kepemilikan yang saat ini berlaku (termasuk yang mendekati kedaluwarsa) yang diterapkan.

Konfirmasi bahwa pembaruan telah terjadi

1. Dari bilah samping, buka [Pelatihan] dan buka halaman keterampilan untuk orang target.
2. Klik keterampilan dan periksa riwayat perubahan di bawah [Ubah level]. Untuk pembaruan otomatis, pengubah menampilkan sebagai Dive (Evaluasi Otomatis).
3. Tab [Catatan pengembangan] menyimpan satu catatan untuk setiap kursus, kualifikasi, atau SOP terkait yang memicu pembaruan, menampilkan basis.

Ketika Anda memilih [Simpan hanya catatan pengembangan dan biarkan manusia menetapkan levelnya] untuk metode pembaruan, catatan pengembangan disimpan dengan cara yang sama. Tinjau catatan, kemudian konfirmasi di [Ubah level].

Jika orang menetapkan level secara manual setelahnya sehingga tidak berubah, akhir catatan pengembangan menampilkan "(Level yang ditetapkan manusia memiliki prioritas; level tidak diubah)."

Tunjukkan tim lapangan "cara memperoleh keterampilan ini"

Membuka detail keterampilan menampilkan [Cara memperoleh keterampilan ini]. Kursus tempat keterampilan diperoleh dan kualifikasi yang membuktikannya terdaftar dengan level target dan status saat ini (diselesaikan/belum diselesaikan, kualifikasi berlaku/kedaluwarsa).

Ini tidak ditampilkan untuk keterampilan tanpa penghubung yang dikonfigurasi.

Jika Anda menggunakan pengaturan "Naikkan dari capaian SOP terkait", di layar yang sama, daftar prosedur terkait menampilkan status eksekusi untuk masing-masing (penilaian mandiri). Ketika jumlah kali untuk dianggap mandiri adalah 2 atau lebih, orang yang sedang berlangsung ditampilkan sebagai "Mandiri sedang berlangsung 1/3 hari." Prosedur yang dikirimkan lengkap tanpa menjawab pertanyaan menampilkan sebagai "Selesai (ada pertanyaan belum dijawab)" dan tidak dihitung menuju penyelesaian mandiri. Menekan [Mandiri] membuka peta Kendala orang tersebut. Menekan [Catatan lihat] membuka catatan melihat orang tersebut untuk prosedur (catatan eksekusi, Peta Kendala), ditampilkan ke Pemilik, Admin Tim, Admin Grup melihat orang grup yang dikelola dan diri sendiri.

Perlu diperiksa ulang

Evaluasi otomatis tidak menurunkan level. Sebagai gantinya, ditandai dengan "Perlu diperiksa ulang" mereka yang harus meninjau kemajuan mereka setelah level naik.

• Kendala setelah mandiri: Setelah menjadi mandiri, eksekusi terbaru memiliki jawaban salah untuk pertanyaan. Tanda hilang saat diselesaikan lagi hingga akhir tanpa kesalahan. Jika kesalahan berada di Mode referensi, itu dicatat seperti itu (eksekusi Mode referensi tidak diperhitungkan terhadap jumlah kendala atau Peta Kendala; periksa baris "Referensi" dalam [Catatan eksekusi] di catatan lihat SOP).
• Belum dilaksanakan setelah revisi: Versi sebelumnya diselesaikan hingga akhir, tetapi SOP telah direvisi dan versi baru belum diselesaikan hingga akhir. Tanda hilang saat versi baru diselesaikan hingga akhir. Versi yang dihapus dan dipulihkan hanya dihitung sebagai penghapusan, bukan revisi.

Tanda muncul dalam daftar prosedur terkait dalam Detail Keterampilan, keterampilan dalam [Pelatihan] di Halaman pribadi (klik untuk membuka catatan pengembangan untuk keterampilan itu), titik di sudut kanan atas sel di Peta Keterampilan (oranye: kendala setelah mandiri, biru: belum dilaksanakan setelah revisi), daftar pengajar ([Perlu diperiksa ulang] jumlah dan filter), dan kolom "Mandiri" di catatan lihat SOP. Tanda tidak muncul untuk keterampilan di luar cakupan.

Tanda terlihat untuk Pemilik, Admin Tim, Admin Grup (orang di grup yang dikelola dan diri sendiri), orang itu, dan instruktur pengembangan mereka. Di Peta Keterampilan, titik tidak ditampilkan ketika lebih dari 60 orang ditampilkan. Periksa Halaman pribadi atau daftar pengajar sebagai gantinya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah level keterampilan turun jika kualifikasi kedaluwarsa?

Tidak. Pembaruan otomatis hanya menaikkan level. Periksa kedaluwarsa di layar kualifikasi dan biarkan administrator memutuskan apakah akan menurunkan level.

Kami menggunakan keterampilan yang sama di berbagai grup. Apakah saya perlu mengonfigurasi setiap grup secara terpisah?

Jika keterampilan didefinisikan sebagai keterampilan Umum tim (Katalog Keterampilan), penghubung dibuat sekali dan berlaku untuk semua grup yang telah mengadopsi keterampilan itu. Keterampilan yang dibuat secara independen oleh grup dikonfigurasi untuk keterampilan grup itu. Untuk definisi keterampilan Umum tim, lihat Tentukan keterampilan umum tim (pengaturan umum Peta Keterampilan).

Jika seseorang mengulang kursus yang sama, apakah catatan terus bertambah?

Tidak. Jika catatan otomatis untuk kursus yang sama ke level yang sama sudah ada, tidak ada catatan baru atau pembaruan level yang dibuat.

Apakah level hanya naik jika semua prosedur yang terhubung diselesaikan?

Ya. Semua SOP terkait yang terhubung harus memenuhi kondisi "dihitung sebagai selesai" tim agar level naik.

Bisakah level yang ditetapkan secara manual ditimpa?

Jika orang sudah pada level yang sama atau lebih tinggi, tidak ada pembaruan yang terjadi. Level tidak akan pernah diturunkan. Juga, setelah orang menetapkan, mengubah, atau mengembalikan level ke belum dievaluasi, catatan sebelumnya tidak mengubah level—hanya catatan yang disimpan. (Level yang diturunkan oleh seseorang tidak dinaikkan kembali dari catatan yang sama.) Level yang diimpor melalui Excel tidak dianggap sebagai level yang ditetapkan secara manual. Riwayat perubahan menunjukkan apakah perubahan itu manual atau otomatis.

Jika saya menambah jumlah kali untuk dianggap mandiri, apakah level yang sudah naik turun?

Tidak. Pembaruan otomatis hanya menaikkan level. Tampilan penyelesaian mandiri menggunakan jumlah kali yang baru, jadi orang yang naik di bawah jumlah kali lama mungkin sekarang menampilkan sebagai "Mandiri sedang berlangsung," "Selesai dengan kendala," dll.