Jika Anda sudah mengelola tabel kontrol keterampilan di Excel, Anda dapat mengimpor dan memindahkan data tersebut ke Dive.

Proses impor dibagi menjadi empat bagian: anggota (daftar), keterampilan, tingkat keterampilan, dan kualifikasi, dilakukan dalam urutan tersebut. Tingkat dan kualifikasi dicatat untuk anggota dan keterampilan tertentu, jadi anggota dan keterampilan harus didaftarkan terlebih dahulu.

Untuk ikhtisar peta keterampilan, lihat Apa itu peta keterampilan? / Cara membaca tanda keterampilan.

Sebelum memulai: Hal-hal yang perlu diverifikasi

Peta Keterampilan dan kualifikasi tersedia di paket Core, Pro, dan Enterprise
Ekspor ke Excel dan Impor level tersedia untuk paket Pro dan Enterprise
Pemilik dan admin grup melakukan pendaftaran pengguna massal. Admin grup juga dapat mengelola keterampilan dan tingkat untuk grup yang ditugaskan
Semua operasi dilakukan dari browser PC

Jika tabel kontrol keterampilan Anda dibagi menjadi lembar per departemen, membuat grup di Dive menggunakan struktur yang sama akan membuat migrasi lebih mudah.

Langkah 1: Daftarkan anggota (daftar)

Anggota yang muncul di peta keterampilan adalah pengguna yang terdaftar di Dive dan ditugaskan ke grup tersebut. Pertama, daftarkan daftar Anda sebagai pengguna di Dive.

Buka "Manajemen pengguna" di bilah samping dan klik "Ubah massal" di sudut kanan atas
Klik "Unduh pengaturan saat ini" untuk mendapatkan file Excel (berisi tiga lembar: "Daftar pengguna", "Hierarki grup", dan "Cara pakai")
Isi departemen dan proses di lembar "Hierarki grup". Grup yang Anda masukkan di sini akan dibuat selama impor
Di lembar "Daftar pengguna", masukkan satu anggota per baris dengan nama mereka dan tentukan Grup Afiliasi
Pilih file, verifikasi konten dalam pratinjau, dan lakukan impor

Kolom di lembar "Daftar pengguna" dibaca berdasarkan posisi, jadi edit file yang diunduh apa adanya. Urutan kolom adalah: Alamat email / ID Login, Nama, Wewenang, Akun tanpa email, Nomor Karyawan / ID, Email notifikasi, Grup Afiliasi 1–10.

Pengguna dengan alamat email akan menerima email undangan, dan pendaftaran selesai setelah mereka mengatur kata sandi
Untuk staf di lapangan tanpa alamat email, masukkan "○" di kolom "Akun tanpa email", dan ID Login beserta kata sandi awal akan dikeluarkan
Ada dua mode impor: "Penambahan bertahap (disarankan)" dan "Timpa (ganti seluruhnya)". Dengan opsi timpa, pengguna yang ada tidak ada di lembar akan dinonaktifkan, jadi kami merekomendasikan penambahan bertahap untuk penggunaan normal
Setiap anggota yang terdaftar akan menggunakan satu akun dari kuota akun kontrak Anda. Jika Anda melebihi batas, kesalahan akan ditampilkan dalam pratinjau sebelum impor

Untuk operasi terperinci, lihat Tambah pengguna (undangan email, terbitkan akun tanpa email).

Langkah 2: Daftarkan keterampilan

Impor bagian keterampilan (kategori dan nama keterampilan) dari file Excel Anda.

Buka "Manajemen pendidikan" → "Pengembangan" untuk membuka peta keterampilan dan pilih hanya satu grup target
Klik "Edit peta keterampilan"
Pilih "Impor" → "Dari Excel" dan muat file
Verifikasi apa yang akan ditambahkan atau diperbarui dalam pratinjau dan konfirmasi
Perubahan tidak diterapkan sampai Anda mengklik "Simpan" di layar edit definisi

Kolom yang dibaca adalah: Kategori, Subkategori, Keterampilan, Anggota target, Tingkat target, dan Deskripsi. Sistem dapat menyerap variasi dalam penamaan header, jadi dapat membaca format seperti "Kategori Utama", "Kategori Anak", atau "Item". Minimal, dua kolom (Kategori dan Keterampilan) diperlukan untuk impor.

Urutan kolom tidak penting. Kolom yang tidak cocok (seperti anggota yang dicapai atau nama anggota) diabaikan
Sistem mencari baris header di lima baris pertama, jadi tabel dengan baris judul di atas dapat diimpor apa adanya
Baris dengan kategori atau subkategori kosong mewarisi nilai dari baris di atas (tabel dengan sel gabungan juga dapat diimpor apa adanya)

Jika Anda tidak memiliki definisi, Anda juga dapat membuatnya dari templat industri. Lihat Buat peta keterampilan dari templat industri.

Langkah 3: Daftarkan tingkat keterampilan

Setelah anggota dan keterampilan terdaftar, impor tingkat setiap anggota. Impor dilakukan dengan menulis kembali ke file yang diekspor dari Dive.

Di layar peta keterampilan, pilih hanya satu grup target dan klik "Lainnya" → "Ekspor ke Excel"
Di lembar "Peta Keterampilan" file yang diekspor, masukkan angka setengah lebar 1–4 di kolom anggota
Di layar peta keterampilan, pilih "Lainnya" → "Impor level" dan muat file yang telah Anda isi
Pilih cara menangani tingkat yang sudah ada: "Isi hanya celah (pertahankan yang ada)" atau "Timpa yang sudah ada juga"
Periksa rincian "Impor", "Lewati", "Anggota yang tidak cocok", "Keterampilan yang tidak cocok", dan "Nilai tidak valid", lalu lakukan impor

Hanya angka setengah lebar 1–4 yang dikenali sebagai tingkat. Jika tabel Anda menggunakan simbol seperti o, segitiga, atau x, gunakan fitur temukan dan ganti Excel untuk mengonversinya ke angka 1–4 sebelum menempel
Sel kosong dianggap sebagai "tidak ada perubahan"
Untuk mengidentifikasi anggota, gunakan lembar "Anggota" dalam file yang diekspor (tabel yang mencocokkan nama tampilan dan alamat email dengan kolom). Jangan hapus lembar atau urutkan ulang kolom
Jika beberapa orang berbagi nama tampilan yang sama, impor akan dilewati untuk menghindari kebingungan. Tamu tidak disertakan

Tingkat yang diimpor dipertahankan dalam riwayat evaluasi sebagai tingkat resmi. Untuk detail, lihat Atur tingkat keterampilan anggota.

Langkah 4: Daftarkan kualifikasi

Catatan kualifikasi dapat diimpor langsung dari buku catatan kualifikasi Anda.

Buka "Manajemen pendidikan" → "Kualifikasi" dan klik "Impor massal" di sudut kanan atas
Unduh "Templat" atau seret dan lepas file Excel atau CSV yang ada
Dalam pratinjau baris demi baris, periksa baris di mana orang target tidak ditemukan atau tanggal perolehan tidak dapat dibaca
Klik "Impor ◯ catatan" untuk mengonfirmasi

Anggota dicocokkan dengan kolom "Nama" atau "Email"; kualifikasi dicocokkan dengan kolom "Nama kualifikasi". Jika kolom email ada, itu diutamakan
Kolom yang diperlukan adalah: Nama kualifikasi, tanggal perolehan, dan Nama atau Email. Tanggal kadaluarsa, pelatihan ulang berikutnya, nomor sertifikat, organisasi penerbit, dan catatan bersifat opsional; jika tanggal kadaluarsa kosong, akan dihitung secara otomatis dari master kualifikasi
Baris dengan orang yang memiliki nama yang sama tidak akan diimpor. Gunakan kolom email untuk menentukan
Jika kualifikasi di buku catatan belum didaftarkan, Anda dapat memilih "Buat kualifikasi yang belum terdaftar ke dalam master"

Untuk ikhtisar fitur kualifikasi, lihat Kelola kadaluarsa kualifikasi (lisensi, sertifikasi internal, pemeriksaan kesehatan).

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah saya perlu mendaftarkan semua orang di daftar?

Pendaftaran menggunakan satu akun untuk setiap orang, jadi Anda dapat memilih untuk hanya mendaftarkan mereka yang menjadi target evaluasi pada awalnya. Jika Anda ingin menyembunyikan anggota yang terdaftar dari tampilan peta keterampilan, Anda dapat melakukannya dari menu "Urutan / Tampilan" → "Tampilan anggota" di sudut kanan atas tabel peta keterampilan (di ujung kanan baris header tempat nama anggota muncul). Anggota yang tersembunyi juga dikecualikan dari perhitungan (anggota yang dicapai, total anggota, dan kesenjangan).

Bisakah saya juga memindahkan panduan fonetik dan gelar pekerjaan?

Tidak ada bidang khusus untuk panduan fonetik atau gelar pekerjaan. Anda dapat menyertakan mereka dengan nama tampilan (misalnya, "Taro Yamada [タロウヤマダ]"). Nama tampilan dapat diubah secara massal dari file Excel di Langkah 1.

Bisakah saya mengimpor level sebagai simbol seperti o, segitiga, x?

Simbol tidak dapat diimpor apa adanya. Gunakan fitur temukan dan ganti Excel untuk mengonversinya ke angka setengah lebar 1–4 sebelum impor.

Bisakah saya mengorganisir ulang grup setelah impor?

Anda dapat mengubah grup nanti. Pembatasan akses peta keterampilan dan folder bergantung pada grup sumber, jadi saat membuat perubahan organisasi, juga lihat Poin-poin utama untuk mencerminkan perubahan organisasi di Dive.

Terkait