Saat membuat SOP, kami mengumpulkan semua yang harus diikuti di bagian "Aturan penyusunan" dari Kamus / Templat. Ini mencakup tiga hal: Sistem, Cara penulisan, dan Format ekspor. Karena ketiga hal ini saling merujuk, kami menampilkannya di layar yang sama.

Artikel ini menjelaskan bagaimana ketiga hal ini saling berhubungan dan kapan harus menyetel masing-masing. Untuk petunjuk tentang cara menyetel masing-masing, lihat artikel-artikel terpisah.

Tab Aturan penyusunan di Kamus / Templat. Tiga bagian: Sistem / Cara penulisan / Format ekspor

Hubungan ketiga hal

Awal layar juga menjelaskan hal ini.

Ikuti apa yang dikatakan dalam Sistem, selaraskan Cara penulisan, dan keluarkan dalam Format ekspor.

Bagian	Pertanyaan yang dijawab	Konten
Sistem	Mengikuti apa	File regulasi internal perusahaan dan dari sini: Jenis SOP, Kolom yang wajib diisi, Hal yang dilarang, dan Granularitas
Cara penulisan	Bagaimana menulisnya	Gaya bahasa / Cara penulisan, Hal yang dilarang, Gaya bahasa umum
Format ekspor	Dikeluarkan dalam formulir yang mana	Template untuk mentransfer ke format Anda sendiri (Excel / Word / PowerPoint)

Sistem berarti "apa yang harus ditulis", Cara penulisan berarti "bagaimana menulisnya", dan Format ekspor berarti "tampilan saat dikeluarkan". Ketika Sistem menentukan "standar kerja harus dalam format ini", format tersebut mengacu pada apa yang terdaftar di Format ekspor. Karena jika ketiga hal ini berada di layar terpisah, Anda akan kehilangan korespondensi ini, kami menempatkannya di lokasi yang sama.

Cara membukanya

Dari bilah samping, pilih Kamus / Templat → dan klik tab "Aturan penyusunan". Ketiga bagian dapat diciutkan atau diperluas, dan statusnya akan dipertahankan saat Anda membukanya lagi.

Pengaturan ini memerlukan izin Admin Tim atau lebih tinggi. Lakukan ini dari browser PC.

Mana yang harus diatur terlebih dahulu

Anda tidak perlu menyetel ketiga-tiganya untuk menggunakannya. Bahkan hanya satu pun berfungsi.

●Ketika Anda memiliki file regulasi internal perusahaan

Mulai dengan "Sistem". Ketika file diimpor, AI mengatur dan mendaftarkan Jenis SOP, Kolom yang wajib diisi, Hal yang dilarang, dan Granularitas. Dari hasil yang diekstrak, "aturan tentang cara menulis" dapat ditambahkan ke bagian Cara penulisan menggunakan "Masukkan ke Bagaimana menulisnya". Hanya baris baru yang ditambahkan; baris yang ada tidak akan ditimpa.

●Ketika Anda tidak memiliki Sistem tetapi ingin menyelaraskan Cara penulisan

Atur hanya "Cara penulisan". Ketika sulit menuliskannya dalam teks, Anda juga dapat mendaftarkan contoh SOP atau file manual sebagai referensi dan membiarkan AI membuat draf.

●Ketika Anda perlu mengeluarkan dalam format perusahaan Anda sendiri

Daftarkan "Format ekspor". Jika Sistem menentukan format untuk setiap jenis, keselarasan antara jenis yang diekstrak dan format yang terdaftar ditampilkan sebagai "Ada formulir" atau "Tanpa kaitan formulir".

Di mana pengaturan diterapkan

Konsultasi AI sebelum membuat: Digunakan sebagai pilihan untuk jenis, kandidat format, dan alasan penerbitan
Analisis AI (Gaya teks): Ketika Anda memilih "Ikuti kebijakan", langkah-langkah diatur menggunakan gaya bahasa dan granularitas yang ditentukan dalam Cara penulisan
Pemeriksaan sebelum publikasi: Sistem, Cara penulisan, dan Format ekspor masing-masing menjadi item pemeriksaan. Sistem diverifikasi sambil membaca teks sumber halaman demi halaman, dengan sumber (nama Sistem dan halaman) dan kutipan teks asli dalam laporan
Keluaran SOP: Anda dapat mentransfer ke dan mengeluarkan dalam format yang terdaftar

Ruang lingkup penerapan

Baik Sistem maupun Cara penulisan dapat diatur secara terpisah di tingkat perusahaan dan tingkat lokasi. Jika suatu lokasi tidak memiliki pengaturan khusus, pengaturan di seluruh perusahaan digunakan apa adanya. Gunakan pengaturan terpisah ketika, misalnya, lokasi luar negeri memiliki aturan yang berbeda.

Untuk menyetel penulisan per lokasi, navigasikan dari "Cara penulisan per lokasi" di bagian Cara penulisan ke pengaturan grup lokasi tersebut dan edit. Anda dapat melihat apa yang Anda wariskan dari tingkat atas sambil menulis.

Riwayat pembaruan dan kembali ke keadaan sebelumnya

Baik Sistem maupun Cara penulisan memiliki riwayat pembaruan. Setiap baris menunjukkan kapan, siapa, dan apa yang berubah, dan Anda dapat meninjau konten pada titik itu dan mengembalikan jika diperlukan.

Simpan manual: Disimpan oleh seseorang
Buat otomatis: Pembaruan harian dari "Tumbuhkan dari catatan di lapangan". Pembaruan ditampilkan sebagai "Sistem"
Kembalikan: Dikembalikan ke versi sebelumnya
Titik awal: Konten sebelum pelacakan riwayat dimulai

Ketika Anda mengembalikan Sistem, file Sistem pada saat itu juga dikembalikan bersama-sama. Ketika Anda mengembalikan Cara penulisan, SOP contoh juga dikembalikan bersama-sama.

Paket tersedia

Ketiga Aturan penyusunan adalah fitur paket Enterprise. Untuk paket di mana mereka tidak tersedia, judul bagian menampilkan nama paket.

Perhatikan bahwa bahkan jika Anda belum mengonfigurasi Aturan penyusunan, "Konsultasi AI sebelum membuat" tersedia untuk paket Core dan di atasnya. Tujuan, audiens, dan ruang lingkup yang diputuskan dalam konsultasi secara otomatis diwariskan ke bidang "Deskripsi" dalam analisis AI.

Pertanyaan yang sering diajukan

●Mana yang didahulukan: Sistem atau Cara penulisan?

Mereka memiliki peran yang berbeda dan tidak bertentangan. Sistem memutuskan "apa yang harus ditulis", Cara penulisan memutuskan "bagaimana menulisnya". Pemeriksaan sebelum publikasi juga memverifikasi mereka sebagai item terpisah.

●Jika saya mendaftarkan Sistem, apakah saya memerlukan Cara penulisan?

Jika Sistem mencakup aturan tentang cara menulis, tambahkan ke bagian Cara penulisan menggunakan "Masukkan ke Bagaimana menulisnya". Alasan AI membaca Sistem apa adanya adalah untuk verifikasi dalam pemeriksaan sebelum publikasi; apa yang mempengaruhi pembuatan teks adalah Cara penulisan.

●Apakah saya perlu mengatur ketiganya untuk menggunakannya?

Tidak. Bahkan hanya satu pun berfungsi. Bagian yang tidak dikonfigurasi akan menampilkan "Tidak ada" dalam pemeriksaan sebelum publikasi.