Saat Anda mengunggah file peraturan perusahaan Anda, AI membaca dan mendaftarkan isinya. Peraturan yang terdaftar menjadi dasar untuk mengorganisir sebelum Anda Buat SOP dan untuk membuat keputusan selama Pemeriksaan sebelum publikasi.

Anda dapat mendaftarkan dua jenis dokumen:
• Peraturan tentang cara menulisnya SOP — dokumen yang mendefinisikan "dokumen mana yang akan Buat dalam format apa" dan "apa yang harus selalu ditulis" (standar kerja, pedoman Buat/pengoperasian, dll.)
• Peraturan tentang pekerjaan itu sendiri — seperti pedoman mutu, peraturan kesehatan dan keselamatan, dokumen ISO, dan standar hukum

Dari peraturan tentang pekerjaan itu sendiri, sistem jarang membaca informasi format atau jenis, tetapi itu tidak masalah. Selama Pemeriksaan sebelum publikasi, AI membaca teks asli halaman demi halaman dan membandingkan dengan apa yang telah Anda tulis.

Tersedia untuk pelanggan Paket Enterprise. Anda akan melakukan ini dari browser web di PC Anda.

Cara membukanya

Di bilah samping, klik "Kamus / Template" → tab "Aturan penyusunan", lalu buka bagian "Peraturan". Di bawah "Aturan penyusunan" Anda akan melihat tiga item: Peraturan (Mengikuti apa), Bagaimana menulisnya (Bagaimana menulisnya), dan Format ekspor (Dikeluarkan dalam formulir yang mana).

Membaca dan mendaftarkan

Layar dibagi menjadi tiga bagian, masing-masing dengan kontrol sendiri: "Berkas peraturan", "Pertentangan antarperaturan", dan "Jenis SOP".

1. Gunakan "Tambah berkas" untuk Tambah file peraturan ke bagian "Berkas peraturan". Sistem dapat membaca file PDF, Word, dan Excel. Anda dapat Tambah file yang terkait bersama-sama — tidak perlu berada dalam satu dokumen.
2. Di bawah "Jenis SOP", klik "Truksi dari N berkas Peraturan". AI menarik jenis SOP dan panduan penulisan yang ditentukan oleh peraturan Anda (membutuhkan waktu sekitar 30 detik).
3. Jika Anda memiliki banyak peraturan, klik "Telusuri" di bawah "Pertentangan antarperaturan". Ini memeriksa apakah ada ketentuan dari berbagai peraturan yang tidak dapat berlaku bersama.
4. Tinjau isinya, lalu konfirmasi dengan "Simpan".

Jika AI menemukan konvensi penyusunan kata atau larangan yang terkait dengan cara menulis, Anda akan ditanya sebelum menyimpan: "Bagaimana dengan aturan penulisannya?". Jika Anda memilih "Masukkan ke 'Bagaimana menulisnya'", Anda dapat memilih tujuan pemasukan (di seluruh perusahaan atau khusus situs) dan menambahkannya ke panduan penulisan Anda. Jika Anda memilih "Tetapkan tanpa memasukkan", konvensi itu tidak akan Tersimpan (tetap hanya dalam file peraturan).

Perubahan hanya dikonfirmasi saat Anda menekan "Simpan". Menambahkan atau menghapus file dari daftar tidak mengkonfirmasi apa pun dengan segera. File, konten yang diekstrak, dan pertentangan semuanya dilakukan bersama sebagai satu versi. Anda dapat kembali ke status Tersimpan dengan "Batalkan".

Versi saat ini dan riwayat pembaruan muncul di bagian atas layar, di mana Anda juga dapat Kembali ke versi sebelumnya.

Selain peraturan di seluruh perusahaan, Anda juga dapat mendaftarkan adendum khusus situs. Pilih "Peraturan seluruh perusahaan" atau "(nama situs) (adendum lokasi)" di bagian atas layar, lalu ikuti langkah yang sama untuk mendaftarkan.

Apa yang diekstraksi

Di bawah "Jenis SOP", Anda akan melihat informasi berikut untuk setiap jenis:

• Jenis: Jenis SOP apa yang dimiliki organisasi Anda
• Format ekspor: Format Ekspor terdaftar yang sesuai dengan jenis itu. Jika ada kecocokan, nama format ditampilkan
• Kolom yang wajib diisi: Kolom penting untuk jenis itu
• Granularitas: Ukuran di mana setiap langkah harus ditulis

Konvensi penyusunan kata dan larangan apa pun yang ditemukan juga tersedia untuk Dimasukkan ke dalam panduan penulisan Anda, seperti yang dijelaskan di bagian sebelumnya.

Pertentangan antarperaturan

Ketika beberapa peraturan mengatakan hal-hal berbeda, AI tidak membulatkan ke satu sisi atau yang lain. Sebaliknya, itu mencantumkan pertentangan di bawah "Pertentangan antarperaturan", menunjukkan file mana dan lokasi mana setiap versi berasal. Ketika Anda menekan "Pakai yang ini" pada versi yang ingin Anda adopsi, itu ditandai sebagai "Sudah ditentukan".

Anda tidak harus menentukan semuanya sebelum mulai beroperasi. Pertentangan yang belum ditentukan tetap terlihat, tetapi Anda juga dapat memilih di antara mereka dengan cepat saat Buat SOP.

Bagaimana konten yang diekstrak digunakan

• Konsultasi AI sebelum membuat: Digunakan sebagai pilihan untuk memilih jenis SOP dan sebagai kandidat format untuk jenis itu
• Pemeriksaan sebelum publikasi: Digunakan untuk Tentukan apakah bidang yang diperlukan terisi. AI juga membaca teks asli halaman demi halaman dan membandingkan, mengutip sumber (nama peraturan dan halaman) dan mengutip bagian yang relevan.
• Masukkan ke dalam panduan penulisan: Konvensi penyusunan kata yang ditemukan dalam peraturan dapat ditambahkan ke panduan penulisan Anda dengan "Masukkan ke 'Bagaimana menulisnya'". Ini hanya menambahkan ke panduan yang ada — tidak menulis ulang apa pun. Pilih tujuan pemasukan (di seluruh perusahaan atau khusus situs) dan konfirmasi apa yang akan ditambahkan sebelum menyelesaikan.

Pertanyaan yang sering diajukan

●Peraturan perusahaan saya tidak dalam satu dokumen

Itu tidak apa-apa, mereka dapat tersebar di beberapa file. Cukup Tambah semua file yang terkait bersama-sama. Sistem membaca banyak file sekaligus dan bendera pertentangan sebagai pertentangan.

●Bisakah saya Tulis ulang apa yang diekstraksi?

Ya. Anda dapat mengeditnya, lalu konfirmasi dengan "Simpan". Bahkan setelah mengkonfirmasi, Anda dapat mengedit dan menyimpan ulang dari layar yang sama.

●Bisakah saya kembali ke versi sebelumnya?

Ya. Gunakan riwayat pembaruan di bagian atas layar untuk Kembali ke versi sebelumnya. File peraturan juga akan Kembali.

Terkait

Ekspor SOP dalam format perusahaan Anda (Format ekspor)

Tentukan cara menulis SOP (Cerminkan penyusunan kata organisasi dan standar dalam AI)

Glosarium Istilah Teknis (istilah dan terjemahan multibahasa)