Di daftar pengguna, Anda dapat mendaftarkan departemen dan jabatan sesuai struktur organisasi perusahaan, serta furigana (cara baca) nama setiap orang. Departemen dan jabatan yang didaftarkan digunakan untuk tampilan, pengurutan, dan penyaringan di daftar pengguna dan Peta Keterampilan. Departemen dapat dibuat berjenjang, misalnya "Kantor Pusat / Divisi / Seksi", dan selain departemen utama, Anda juga dapat mendaftarkan departemen rangkap.
Siapa yang dapat melihat, menyetujui, dan mengelola SOP ditentukan oleh grup dan hak. Mendaftarkan departemen dan jabatan tidak mengubah cakupan yang dapat dilihat atau hak seseorang.
Fitur ini tersedia di semua paket. Hanya Pemilik dan Admin Tim yang dapat membuat daftar departemen dan jabatan. Proses ini dilakukan dari peramban web di PC.
Perbedaan departemen dan jabatan dengan grup dan hak
| Hal | Makna | Tempat digunakan |
|---|---|---|
| Departemen / Jabatan | Keanggotaan departemen dan jabatan seseorang dalam organisasi perusahaan | Tampilan, pengurutan, dan penyaringan di daftar pengguna dan Peta Keterampilan |
| Grup | Satuan untuk mengirim SOP di dalam Dive | Cakupan tampilan folder, alur persetujuan, Peta Keterampilan, dan pelatihan |
| Hak | Tindakan yang dapat dilakukan di Dive | Membuat dan menyetujui SOP, mengelola pengguna, dll. |
Cara membuat grup, lihat Step 5 Atur grup (untuk administrator); untuk hak, lihat Hak pengguna dan jumlah akun.
Membuat daftar departemen dan jabatan
Pemilik dan Admin Tim membuat daftar departemen dan jabatan yang digunakan oleh tim.
- Buka [Manajemen pengguna] di sidebar
- Klik [Departemen / Jabatan] di bagian atas layar
- Pada tab [Departemen], masukkan nama departemen, pilih [Departemen induk (tingkat teratas jika tidak ada)], lalu klik [Tambah]. Jika tidak memilih departemen induk, departemen tersebut menjadi departemen tingkat teratas
- Pada tab [Jabatan], masukkan di kolom "Nama jabatan (mis. Kepala toko)" lalu klik [Tambah]
Jabatan yang berada lebih atas dalam daftar dianggap sebagai jabatan yang lebih tinggi. Saat mengurutkan Peta Keterampilan dengan [Jabatan dari atas] atau [Jabatan dari bawah], jabatan akan diurutkan mengikuti urutan ini.
Ikon di sebelah kanan setiap baris memungkinkan Anda melakukan hal berikut.
- Ikon pensil: Ganti nama. Jika Anda mengganti nama departemen, tampilan untuk semua orang di departemen tersebut ikut berubah
- Ikon panah atas dan bawah: Mengubah urutan
- Ikon hierarki (hanya untuk departemen): Mengubah departemen induk
- Ikon larangan: Ubah menjadi "Tidak digunakan". Item tidak lagi muncul sebagai pilihan, tetapi nilai orang yang saat ini berada di departemen atau jabatan tersebut tetap dipertahankan. Departemen di bawahnya masih dapat dipilih seperti biasa
- Ikon tempat sampah: Hapus. Item tidak dapat dihapus saat masih ada orang yang menggunakannya, saat masih ada departemen di bawahnya, atau saat digunakan untuk pemetaan. Dalam kasus tersebut, ubah menjadi "Tidak digunakan"
Departemen dan jabatan yang diubah menjadi "Tidak digunakan" akan ditampilkan di daftar saat Anda mengaktifkan [Tampilkan yang tidak digunakan], dan Anda dapat mengembalikannya.
Mengatur departemen, jabatan, dan furigana untuk setiap orang
- Buka [Manajemen pengguna] di sidebar
- Klik pengguna yang dituju lalu buka [Rincian pengguna]
- Di [Departemen dan jabatan], klik ikon pensil di sebelah kanan [Departemen] atau [Jabatan]
- Pilih [Departemen (utama)], [Departemen rangkap (opsional)], dan [Jabatan], lalu klik [Simpan]
Untuk memasukkan furigana, gunakan ikon pensil di samping [Furigana] pada bagian yang sama. Furigana digunakan untuk mencari di daftar pengguna dan untuk mengurutkan nama di Peta Keterampilan (menurut urutan gojūon, yaitu lima puluh bunyi dasar bahasa Jepang).
Cakupan perubahan departemen dan jabatan sama dengan cakupan untuk mengubah hak. Pemilik dan Admin Tim dapat mengubah semua pengguna, sedangkan Admin Grup dapat mengubah pengguna di grup yang mereka kelola. Hanya Pemilik dan Admin Tim yang dapat mengubah departemen dan jabatan mereka sendiri. Furigana juga dapat diubah oleh pengguna yang bersangkutan.
Mendaftar sekaligus dengan Excel
Pemilik dan Admin Tim dapat mendaftarkan dan mengubah departemen, jabatan, dan furigana sekaligus menggunakan Excel dari [Manajemen pengguna], di bawah [Ubah massal]. Langkahnya sama dengan yang ada di Tambah pengguna (undangan email dan penerbitan akun tanpa email), pada bagian "Lanjutan: Atur Grup & pengguna dengan impor Excel".
- Di kolom Q sampai T pada lembar "Daftar pengguna", masukkan furigana, departemen, departemen rangkap, dan jabatan
- Masukkan departemen dengan jalur lengkap dari lembar "Departemen" (mis. Kantor Penjualan Pusat / Departemen Penjualan Jepang Timur). Untuk departemen rangkap, pisahkan jalur lengkap dengan ";"
- Masukkan jabatan dengan nama jabatan dari lembar "Jabatan"
- Jika Anda menambahkan baris ke lembar "Departemen", departemen tersebut dibuat meskipun belum ada orang di dalamnya. Lembar "Jabatan" menentukan urutan jabatan dari atas ke bawah (semakin atas semakin tinggi)
- Departemen dan jabatan yang tidak ada dalam daftar akan dibuat saat impor. Layar konfirmasi impor menampilkan departemen dan jabatan yang akan dibuat baru
- Jika Anda mengimpor dengan kolom Q sampai T dikosongkan, furigana, departemen, dan jabatan orang tersebut akan dikosongkan
Jika Anda mengimpor file yang diunduh sebelumnya dan tidak memiliki kolom Q sampai T, furigana, departemen, dan jabatan tidak akan berubah.
Menyaring dan mencari di daftar pengguna
Setelah Anda mendaftarkan setidaknya satu departemen atau jabatan untuk tim, daftar pengguna di [Manajemen pengguna] akan menampilkan kolom [Departemen] dan [Jabatan].
- Di PC, Anda dapat menyaring berdasarkan departemen dan jabatan dari ikon saring di header kolom. Mengklik header akan mengurutkan daftar. Untuk orang yang termasuk langsung dalam departemen yang memiliki departemen di bawahnya, pilih "(Anggota langsung departemen ini)". Untuk orang yang tidak memiliki departemen atau jabatan, pilih "Belum diatur"
- Di smartphone, saring dari [Filter menurut departemen/jabatan]
- Saat mencari di daftar pengguna, Anda dapat mencari dengan furigana selain nama dan alamat email
Menggunakan di Peta Keterampilan
Di Peta Keterampilan, Anda dapat melakukan hal berikut dari [Urutan / Tampilan] di kanan atas tabel (ujung kanan baris header tempat nama anggota ditampilkan). Menu ini muncul saat tim sudah mendaftarkan departemen atau jabatan.
- Tag judul: Pilih tag yang ditampilkan di bawah nama anggota dari [Jabatan], [Hak], atau [Tidak ditampilkan]. Untuk tim yang telah mendaftarkan setidaknya satu jabatan, jabatan ditampilkan secara default. Tamu selalu menampilkan "Tamu"
- Urutan: Urutkan berdasarkan [Jabatan dari atas], [Jabatan dari bawah], atau [Urutan departemen]. [Nama menaik] dan [Nama menurun] mengurutkan orang yang telah mendaftarkan furigana berdasarkan furigana mereka
- [Filter menurut departemen/jabatan]: Mempersempit orang yang ditampilkan di tabel berdasarkan departemen dan jabatan. Memilih departemen induk juga akan menyertakan orang di departemen di bawahnya
Urutan, tag judul, dan penyaringan hanya mengubah tampilan. Pengaturan Peta Keterampilan tidak berubah. Bahkan saat penyaringan aktif, jumlah target, jumlah yang tercapai, dan Gap tetap dihitung dari seluruh anggota grup sebelum disaring.
Halaman pribadi, daftar murid didikan penanggung jawab pelatihan, dan status pencapaian per keterampilan juga menampilkan jabatan bagi orang yang sudah mendaftarkan jabatan (arahkan kursor ke jabatan untuk melihat departemen). Saat menggunakan Ekspor Excel di Peta Keterampilan, kolom departemen dan jabatan ditambahkan di ujung kanan lembar "Rincian penilaian" dan "Anggota" (tidak termasuk dalam file Excel yang diambil dari penyimpanan).
Kolom HR (nomor karyawan, tanggal masuk, jenis kepegawaian, tanggal berhenti)
Di [Rincian pengguna], pada [Kolom HR], Anda dapat mencatat nomor karyawan, tanggal masuk, jenis kepegawaian, dan tanggal berhenti. Klik [Edit] untuk memasukkan data, lalu klik [Simpan].
Hanya Pemilik dan Admin Tim yang dapat melihat dan mengubah kolom HR. Kolom ini tidak ditampilkan untuk pengguna lain. Kolom ini terpisah dari "Nomor karyawan/ID" yang digunakan untuk masuk dengan akun tanpa email.
Sinkronisasi otomatis dari sistem HR (Enterprise)
Paket Enterprise dapat menyinkronkan daftar pengguna yang berisi departemen, jabatan, dan kolom HR secara otomatis dari sistem HR atau Microsoft Entra ID. Anda juga dapat menentukan Grup Afiliasi dan hak berdasarkan departemen dan jabatan dari HR (pada [Departemen / Jabatan], tab [Pemetaan]). Untuk detailnya, lihat Sinkronisasi daftar pengguna otomatis dari sistem HR (SCIM).
Selama sinkronisasi digunakan, departemen, jabatan, dan kolom HR yang dikirim dari HR akan diberi tanda [Sinkronisasi HR], dan tidak dapat diubah lagi dari layar daftar pengguna maupun dari Excel. Kolom yang tidak dikirim dari HR tetap dapat diubah di layar atau di Excel.
Informasi terkait
Tambah pengguna (undangan email dan penerbitan akun tanpa email)
Memindahkan lembar pengelolaan keterampilan (Excel) yang sudah ada ke Dive